Estructura de desglose de riesgos para proyectos: una guía completa para RBS

La incertidumbre es una certeza en los proyectos. Surgirán riesgos que amenazarán la entrega exitosa de su proyecto. El uso de una estructura de desglose de riesgos (RBS) es la forma de prepararse para lo inesperado.

Una estructura de desglose de riesgos es excelente para identificar y priorizar riesgos para que sepa cuál tendrá más o menos impacto. Ese es el primer paso en la planificación, gestión y mitigación de riesgos en sus proyectos.

¿Qué es una estructura de desglose de riesgos en la gestión de proyectos?

Una estructura de desglose de riesgos es una herramienta para administrar los riesgos, que son cualquier evento que no haya planeado o esperado. El riesgo generalmente se considera como un impacto negativo en el presupuesto, el cronograma o la calidad del proyecto. Sin embargo, también existen riesgos positivos que pueden beneficiar a un proyecto.

De cualquier manera, los gerentes de proyecto deben prepararse para el riesgo, ya sea bueno o malo, ya que puede interferir con los objetivos del proyecto. Una estructura de desglose de riesgos desglosa los riesgos en un gráfico jerárquico, comenzando en el nivel más alto y bajando hasta los riesgos de nivel más fino.

A veces, los gerentes de proyecto crean una estructura de desglose de riesgos durante el inicio del proyecto para ver si el trabajo es viable. Más a menudo, lo abordará durante la fase de planificación cuando asigne roles y responsabilidades a los miembros de su equipo.

Las cuatro categorías de riesgo en un proyecto

Hay cuatro categorías de riesgo. Se pueden desglosar aún más, pero la mayoría de las estructuras de desglose de riesgos dividen el riesgo en estas cuatro categorías:

• Externos: Riesgos fuera de su control, tales como ambientales, regulatorios, proveedores, competidores, etc.
• Internos: riesgos que ocurren dentro de su organización, incluida la falta de recursos, retrasos en la financiación o errores en la priorización.
• Técnico: Alcance, requisitos y otros asuntos técnicos entran en esta categoría.
• Gestión: Riesgos relacionados con su planificación, comunicación, control, etc.

Por ejemplo, en el riesgo de nivel superior, puede comenzar con un tema amplio, como riesgos técnicos, de gestión, externos o de programación. El siguiente nivel podría definir aún más esas categorías como riesgos de diseño, financiamiento o recursos. Puede seguir afinando más y más su riesgo, alcanzando un nivel granular o tan fino en el riesgo como se sienta adecuado para el proyecto. Por supuesto, nunca podrías parar, pero eso resultaría contraproducente.

¿Por qué utilizar una estructura de desglose de riesgos en la gestión de proyectos?

La estructura de desglose del riesgo lo ayuda a comprender el riesgo. Hace que sea más fácil identificar y evaluar el riesgo en su proyecto. Puede ver qué proyectos requieren atención especial e identificar riesgos recurrentes y concentración de riesgo. Incluso puede utilizar la herramienta para conocer la exposición total al riesgo del proyecto y resumir las pérdidas potenciales mientras describe el proceso de gestión de riesgos.

Para administrar el riesgo correctamente, debe utilizar un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software basado en la nube que supervisa su trabajo en tiempo real para que pueda detectar un problema cuando aparece, no después de que el daño ya esté hecho.

El tablero en vivo de ProjectManager está configurado y listo para funcionar, recopilando y calculando automáticamente los datos del proyecto que luego se muestran en tablas y gráficos fáciles de leer. Realice un seguimiento de las métricas a tiempo, costo, variación y más, y capture anomalías rápidamente para que pueda mitigar su impacto. Comience con ProjectManager de forma gratuita.

Cómo hacer una estructura de desglose de riesgos para un proyecto

Una estructura de desglose de riesgos es una cuadrícula simple, con una definición amplia del riesgo en la parte superior, con definiciones más específicas a medida que avanza en la cuadrícula. También se puede configurar como una hoja de cálculo y el riesgo se vuelve más definido a medida que se mueve de izquierda a derecha.

Al construir una estructura de desglose de riesgos, desea seguir los siguientes tres pasos.

1. Identificar categorías de riesgo para el RBS

El primer paso es identificar las categorías de riesgo de primera línea. Como se ha señalado, las categorías básicas para la estructura de desglose del riesgo son externo, interno, técnico y de gestión. Dependiendo de la industria en la que esté trabajando, estas categorías pueden ajustarse un poco más.

Por ejemplo, el desarrollo de software puede tener restricciones de ingeniería de producto, entorno de desarrollo y programa. En general, estas categorías principales de identificación de riesgos incluyen:

• Calendario
• Financiero
• Técnico
• administración
• Cliente
• Contractual
• Clima
• Político
• Ambiental

El método de identificación de riesgos para encontrar riesgos puede ser una lluvia de ideas con su equipo, talleres y entrevistas para revisar datos históricos, hacer análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) y más. También es bueno hacer un cuadro RACI (responsable, responsable, consultado e informado) para ayudar a determinar la gestión de sus partes interesadas con respecto al riesgo.

2. Desglose de Riesgos Específicos en el RBS

A continuación, desea dividir las categorías de nivel uno en categorías de nivel dos: esto significa comenzar de manera amplia y refinar ese tema en partes cada vez más pequeñas.

Por ejemplo, en la categoría de cliente, puede dividirla en temas más pequeños, como el equipo del cliente, el equipo del proyecto, los objetivos, la financiación y las tácticas.

Luego, en el equipo del proyecto, puede notar que no hay suficientes recursos para completar las tareas o que su equipo no tiene suficiente experiencia y requiere más capacitación para ejecutar con éxito sus tareas.

Tres niveles de riesgo probablemente sean suficientes. Más que eso, y puede terminar atascado en minucias sin mucho retorno por el esfuerzo.

3. Califique el riesgo y el impacto

Una vez que haya desglosado los riesgos, querrá calificarlos para determinar cuál podría tener el mayor impacto en el proyecto. Este es el comienzo de su análisis de riesgo. Al priorizar el riesgo, sabe cuál merece atención inmediata y cuál puede esperar o incluso evitarse.

Esto se hace calificando cada riesgo por el impacto de probabilidad de que ocurra y, si ocurre, el posible impacto en el proyecto. La forma en que califica cada uno de estos factores depende del gerente del proyecto, pero una buena regla general es dividir la probabilidad en cuatro:

• Alto (80-100 por ciento)
• Medio-alto (60-80 por ciento)
• Medio-bajo (30-60 por ciento)
• Baja probabilidad (0-30 por ciento)

Para el impacto, tradicionalmente se divide en tres: alto (crítico), medio (moderado) y bajo (mínimo). Sus hallazgos serán parte de su informe de riesgos, y puede asignar miembros del equipo para que estén atentos a estos riesgos. Una vez que tenga una puntuación de riesgo, agréguelas todas a un registro de riesgos si aparecen como problemas en el proyecto.

Beneficios de usar una estructura de desglose de riesgos

Los riesgos son desconocidos, pero eso no significa que no pueda gestionarlos. Una estructura de desglose de riesgos es una herramienta que lo ayuda a identificar y ordenar los riesgos en su proyecto. Es el primer paso en la mitigación del riesgo. Su plan de gestión de riesgos le permite determinar qué recursos serán necesarios para abordar los problemas que se presentan en su proyecto.

Ser capaz de evaluar con precisión el riesgo conduce a una mayor probabilidad de éxito del proyecto. No todos los riesgos son malos, pero no tener un plan para abordar el riesgo nunca es bueno. Sin prepararse para el riesgo, no puede aprovechar lo positivo y mitigar lo negativo.

El uso de una estructura de desglose de riesgos gestiona el riesgo y establece su plan de gestión de riesgos. Tener una idea de lo que podría suceder en el transcurso del proyecto, y luego saber a qué problema potencial (u oportunidad) vale la pena responder, es cómo administrar el riesgo y convertir lo que podría ser un desastre en un pequeño bache en el camino.

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Ejemplos de estructuras de desglose de riesgos

Si bien ya mencionamos que hay muchos ejemplos de estructuras de desglose de riesgos, difieren según la industria a la que pertenecen. La estructura escalonada real del RBS es básicamente la misma.

El Project Management Institute tiene un documento de conferencia informativo sobre RSB en su sitio web. El documento Use una estructura de desglose de riesgos (RBS) para comprender sus riesgos es útil si está tratando de entender qué es una estructura de desglose de riesgos y cómo usarla.

Hay algunos ejemplos para darle una idea de cómo sería uno para ciertas industrias. Ejemplos de una estructura de desglose de riesgos incluyen los siguientes.

Ejemplo de estructura de desglose de riesgos genéricos

Ejemplo de estructura de desglose de riesgos de construcción

Ejemplo de estructura de desglose de riesgos de desarrollo de software

Cómo crear un RBS con ProjectManager

Puede encontrar plantillas de estructura de desglose de riesgos para ayudarlo a identificar y planificar el riesgo en su proyecto en línea, pero una plantilla es un documento estático y no es útil cuando surgen problemas y deben asignarse y rastrearse. Lo mejor es cargar esa plantilla RBS en ProjectManager, un software basado en la nube que puede ayudarlo a planificar, rastrear e informar sobre el riesgo.

Ejecutar resolución de riesgos en diagramas de Gantt

La gestión de riesgos se trata de identificar el riesgo y crear planes para resolver o aprovechar el problema si aparece en su proyecto. Los diagramas de Gantt interactivos de ProjectManager le brindan las herramientas para planificar, priorizar, vincular dependencias y asignar su equipo. Obtenga la ruta crítica sin cálculos complicados y lentos. Luego, establezca una línea de base para realizar un seguimiento del progreso real en comparación con su plan y asegúrese de mantenerse al día.

Crear flujos de trabajo en tableros Kanban

Debido a que ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos que se adaptan a la forma en que prefiera trabajar, simplemente cambie de la vista Gantt a la vista Kanban. Ahora puedes definir el ciclo de producción del riesgo creando columnas personalizadas para identificar, trabajar y resolver. Los equipos pueden administrar su trabajo pendiente y planificar sprints para resolver los riesgos, mientras que los gerentes pueden ver su trabajo y reasignar recursos según sea necesario para mantener su capacidad de trabajo.

Cree informes de progreso en segundos

Utilice los informes de un solo clic de ProjectManager para realizar un seguimiento de la resolución del riesgo y mantener informados a los interesados ​​sobre el progreso en la mitigación del riesgo. Hay informes amplios sobre el estado de un proyecto o cartera, pero otros más detallados sobre el tiempo, el costo y la carga de trabajo. Todos son útiles a la hora de gestionar el riesgo. Cada informe se puede filtrar para mostrar exactamente lo que desea ver y compartir fácilmente con las partes interesadas para que puedan mantenerse actualizados.

ProjectManager es un software galardonado que ayuda a los equipos híbridos a trabajar como lo hacen, cuando quieren y dondequiera que estén. Obtenga una herramienta que le brinde una fuente de verdad y que sea lo suficientemente flexible para trabajar de forma tradicional o en un entorno más ágil. ¡Comience con ProjectManager hoy gratis!