Plan de respuesta al riesgo en la gestión de proyectos: estrategias clave y consejos
Publicado: 2022-08-23Los proyectos son operaciones delicadas. Hay tantas cosas que pueden impactarlos; una tormenta que corta la cadena de suministro, una falla en el equipo o una disputa laboral son solo tres situaciones posibles en una sucesión aparentemente interminable de riesgos.
El plan de respuesta a riesgos que cree para hacer frente a estos riesgos, que describe las estrategias de respuesta de identificación, evaluación y mitigación de riesgos, podría significar el éxito o el fracaso del proyecto. ¡No es de extrañar que gran parte de la gestión de proyectos se centre en el riesgo!
Controlar el riesgo, tener un plan de respuesta al riesgo e implementar estrategias de respuesta al riesgo son métodos para administrar mejor su proyecto y lograr el éxito. Otra forma es tener un software de gestión de proyectos para planificar y realizar un seguimiento de sus estrategias de respuesta al riesgo.
¿Qué es un riesgo de proyecto?
Un riesgo de proyecto es un evento incierto que potencialmente puede impactar un proyecto, ya sea positiva o negativamente. Los gerentes de proyecto deben crear planes de respuesta al riesgo que describan las estrategias de mitigación del riesgo que utilizarán para minimizar el efecto negativo de los eventos de riesgo.
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Lo que muchos no piensan es que el riesgo también puede ser bueno para un proyecto. ¿Riesgo negativo? Una tormenta que provoca un apagón que detiene la producción. ¿Riesgo positivo? El precio de los materiales que necesitas para tu proyecto ha bajado considerablemente. En la gestión de proyectos, los riesgos negativos se conocen comúnmente como amenazas, mientras que los riesgos positivos se conocen como oportunidades.
- Riesgos negativos (amenazas)
- Riesgos Positivos (Oportunidades)
Independientemente del tipo de riesgo que tenga, desea tener un registro de riesgos y un plan de respuesta al riesgo para enfrentarlo.
Si bien es imposible prepararse para todo lo que podría suceder en un proyecto, con el uso de datos históricos, experiencia y suerte, puede identificar los riesgos del proyecto que probablemente ocurran y luego crear un plan para responder a ellos.
¿Qué es una respuesta al riesgo?
La respuesta al riesgo es el proceso de gestión de eventos de riesgo que surgen como problemas en su proyecto. El proceso de respuesta al riesgo está guiado por un plan de respuesta al riesgo.
¿Qué es un plan de respuesta a riesgos?
Un plan de respuesta al riesgo es un documento que explica las estrategias que se tomarían para mitigar los riesgos negativos del proyecto. Es parte del plan de gestión de riesgos más amplio que, posteriormente, forma parte de cualquier plan de gestión de proyectos.
Una respuesta al riesgo es tal como suena. Estás respondiendo a los riesgos. Para hacerlo, los gerentes de proyecto deben trabajar con las partes interesadas, asegurar los recursos para las estrategias de respuesta al riesgo y asignar a los propietarios del riesgo para que las implementen.
Antes de responder al riesgo, debe identificarlo. La identificación de riesgos se realiza en la fase de planificación del proyecto. Si bien la definición de riesgo es una incertidumbre, eso no significa que todos los riesgos potenciales para su proyecto surgirán de la nada y lo sorprenderán.
Una buena respuesta al riesgo comienza con una buena identificación del riesgo. Como se señaló anteriormente, puede descubrir muchos riesgos potenciales del proyecto al observar proyectos similares que administró, hablar con los miembros experimentados del equipo del proyecto sobre lo que creen que podría suceder y comunicarse con las partes interesadas y los mentores.
Recopilar todos esos datos es solo el comienzo. Ahora tienes que organizarlo. El software de gestión de proyectos puede ayudar. ProjectManager es un software basado en la nube que conecta a todos los miembros del equipo del proyecto. Si tienen un riesgo potencial que sugerir, pueden agregarlo a la vista de lista de tareas, una de las múltiples vistas de proyectos disponibles. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.
¿Por qué es importante un plan de respuesta a riesgos en la gestión de proyectos?
Claramente, dado que el riesgo existe, es importante tener un plan de respuesta al riesgo. La gestión de un proyecto tiene que ver con la organización de actividades para cumplir con los cronogramas y las restricciones presupuestarias. Los riesgos del proyecto pueden afectar esa línea de tiempo y aumentar los costos. Cuanto más rápido los identifique y resuelva cualquier problema que surja, más probabilidades tendrá de entregar un proyecto exitoso.
Por lo tanto, un plan de respuesta al riesgo es una forma de reducir o eliminar cualquier amenaza al proyecto. También se puede utilizar para aumentar la oportunidad que ofrece el riesgo positivo. Es decir, si hay riesgos positivos que pueden ayudar al proyecto, un plan bien pensado establece cómo obtener rápidamente la mayor ventaja posible.
A veces, los riesgos no se van a resolver. La respuesta al riesgo es también una forma de poner en marcha un plan de contingencia. Es decir, tener un Plan B cuando no se pueda proceder como se ha venido en el proyecto.
Nuevamente, un plan de respuesta al riesgo le da opciones al gerente del proyecto. Proporciona conciencia de los muchos riesgos que pueden ocurrir en el proyecto y proporciona varios medios para abordarlos.
Tipos de estrategias de respuesta al riesgo
Hemos hablado mucho sobre tener una respuesta al riesgo para abordar los riesgos positivos y negativos a medida que aparecen en su proyecto. Ahí es donde entra en juego un plan de respuesta al riesgo.
Un plan le brinda al gerente del proyecto una variedad de estrategias de respuesta al riesgo para mitigar el riesgo negativo si ocurre. Como se define, el riesgo es la incertidumbre que puede afectar un proyecto de forma negativa o positiva. Como tal, existen estrategias para maximizar el beneficio del riesgo positivo.
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Estrategias de Respuesta al Riesgo para Riesgos Negativos (Amenazas)
Las cuatro estrategias para los riesgos se enumeran a continuación:
- Evitar: esta estrategia de respuesta al riesgo se trata de eliminar la amenaza por cualquier medio. Eso puede significar cambiar su plan de gestión de proyectos para evitar el riesgo porque es perjudicial para el proyecto.
- Mitigar: algunos riesgos del proyecto que simplemente no puede evitar. Aquellos que necesita mitigar, que es reducir el impacto del riesgo negativo en el proyecto.
- Transferencia: como su nombre lo indica, aquí transferirá o pasará el trabajo de resolver el riesgo del proyecto a un tercero, como comprar un seguro u obtener una garantía.
- Aceptar: Esta estrategia de respuesta al riesgo consiste en identificar un riesgo y documentar toda la información de gestión de riesgos al respecto, pero no tomar ninguna acción a menos que ocurra el riesgo.
Estrategias de Respuesta al Riesgo para Riesgos Positivos (Oportunidades)
En el otro lado de la moneda, están los riesgos positivos que desea explotar. También hay tres estrategias para esto:
- Explotación: cuando hay un riesgo positivo o una oportunidad que desea aprovechar, debe agregar más tareas o cambiar el plan de gestión para aprovecharlo. Existe un riesgo inherente a este enfoque, pero a menudo la recompensa vale la pena.
- Mejorar: aquí aumenta la posibilidad de que ocurra un riesgo positivo en su proyecto.
- Compartir: aquí compartirá la respuesta al riesgo con otros socios en varios equipos o proyectos. Podría significar compartir un miembro del equipo capacitado en varios proyectos.
¿Qué pasa si hay tanto un positivo como un negativo en un riesgo?
A veces, el riesgo puede contener tanto una amenaza como una oportunidad. En ese caso, hay un par de estrategias de respuesta al riesgo que puede aplicar:
- Aceptar: Aquí se acepta el riesgo y se espera hasta que se pueda determinar una respuesta adecuada, como un plan de contingencia o asignación de tiempo y costo. Esta decisión debe ser compartida con las partes interesadas.
- Escalar: si el riesgo no se puede monitorear y está más allá de la gestión del proyecto, se escala a un nivel superior, como la gestión del programa o la cartera.
Cómo hacer un plan de respuesta a riesgos
Solo una vez que comprenda los tipos de estrategias de respuesta al riesgo, podrá comenzar a desarrollar un plan de respuesta al riesgo. El proceso de planificación de la respuesta al riesgo es donde describe las estrategias que utilizará para gestionar los riesgos negativos (amenazas) y los riesgos positivos (oportunidades).
El plan incluirá la identificación de los riesgos, las tareas asociadas a la respuesta a los mismos y el propietario del riesgo que actúa. El plan es una forma de estructurar sus estrategias para asegurarse de que no se salte ningún paso.
Debe tener en cuenta la probabilidad y el nivel de impacto de un riesgo y priorizar su respuesta al mismo. Luego, determine si es rentable, realista y si tendrá éxito si se lleva a cabo. Su evaluación de riesgos debe ser acordada por todos los involucrados, especialmente los interesados en el proyecto.
El plan empleará una de las estrategias de respuesta al riesgo mencionadas anteriormente. Luego, habrá desencadenantes de riesgo que desencadenarán el plan. Estas respuestas también deben priorizarse, desde baja probabilidad y bajo impacto hasta alta probabilidad y alto impacto. Esto le ayudará a determinar a qué riesgos responder.
Cómo ProjectManager ayuda con la respuesta al riesgo
ProjectManager es un software basado en la nube que lo ayuda a organizar su plan, monitorear su progreso e informar a las partes interesadas para mantenerlos actualizados sobre su progreso. ProjectManager ofrece datos en tiempo real que ayudan a identificar el riesgo más rápido y realizar un seguimiento de sus riesgos en tiempo real.
Crear planes de respuesta a riesgos en diagramas de Gantt
Una vez que haya identificado los riesgos probables en su proyecto, debe crear un plan de respuesta a los riesgos. El diagrama de Gantt en línea de ProjectManager lo ayuda a organizar tareas, asignar miembros del equipo y establecer una línea de base. Luego, si se produce el riesgo, puede realizar un seguimiento de su progreso real con respecto al plan para asegurarse de que cumple con su cronograma y presupuesto. Además, el Gantt se puede compartir con los miembros del equipo y las partes interesadas para mantener a todos informados.
Realice un seguimiento del progreso de los problemas con los tableros Kanban
El flujo de trabajo visual que ofrece la vista de tablero kanban es solo una de las muchas vistas de proyectos que se ofrecen en ProjectManager. Los equipos pueden usar la vista de tablero para administrar su trabajo pendiente y planificar los sprints, mientras que los gerentes obtienen transparencia en su proceso y pueden asignar recursos según sea necesario para mantenerlos trabajando a plena capacidad.
Realice un seguimiento de los riesgos en tiempo real en los paneles de proyectos
Otra herramienta para brindar a los gerentes una vista de alto nivel de la respuesta al riesgo es el tablero en tiempo real. A diferencia de las herramientas ligeras, nuestro tablero no tiene que configurarse. Está listo para funcionar cuando tú lo estés. Recopila automáticamente las actualizaciones de estado y calcula las métricas del proyecto, que luego se muestran en tablas y gráficos fáciles de leer.
ProjectManager es un software galardonado que organiza, rastrea e informa sobre el riesgo del proyecto con datos en vivo que informan la toma de decisiones perspicaces. Mantenga a sus equipos conectados, ya sea en la oficina o distribuidos por todo el mundo. Vea por qué la NASA, el Bank of America y Ralph Lauren usan nuestra herramienta para trabajar de manera más productiva. ¡Pruebe ProjectManager gratis hoy!