Orden aproximado de magnitud (ROM): comprensión de las estimaciones de ROM

Nadie necesita decirle que los proyectos cuestan dinero. Pero cuánto costarán es una pregunta abierta. Cuanto más se acerque a un pronóstico preciso de los costos del proyecto, más probable será que entregue un proyecto exitoso. El orden de magnitud aproximado (ROM) puede ayudarlo a estimar mejor los costos del proyecto.

Pero, ¿qué es ROM y cómo puede calcular las estimaciones de ROM? Explicaremos el proceso, definiremos el término y detallaremos los pasos para hacer una estimación aproximada del orden de magnitud. Es una gran herramienta para determinar los costos de su proyecto porque, aunque no es 100 por ciento preciso, está estadísticamente en el objetivo y es mejor que basar el presupuesto en su instinto.

¿Qué es un orden aproximado de magnitud (ROM)?

Como se señaló, el orden de magnitud aproximado es una técnica para estimar los costos del proyecto. Es común en muchos tipos de proyectos, desde el desarrollo de estrategias hasta los proyectos de implementación. También encontrará que se utiliza en proyectos de TI y proyectos de construcción.

El orden de magnitud aproximado se aplica durante la preparación de un proyecto, como la fase de iniciación al crear el caso de negocio para el proyecto. Es clave para determinar qué recursos financieros se necesitan y se describen en el acta de constitución del proyecto.

Es comprensible que las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones quieran una imagen nítida de su inversión antes de seguir adelante con un proyecto. El orden de magnitud aproximado les da al menos una estimación aproximada de cuánto gastará el proyecto y cuánto puede ganar potencialmente.

Pero, ¿qué tan precisa es una estimación de ROM? Según el Project Management Book of Knowledge (PMBOK) del Project Management Institute, las estimaciones de ROM tienen una precisión de -25 a +75 por ciento, aunque otros dicen que su rango es de +/-50 por ciento. Puede usar ambos rangos para encontrar un pronóstico de costos más conservador.

Independientemente de la estimación que obtenga después de hacer un orden de magnitud aproximado, deberá realizar un seguimiento de esos costos a medida que se acumulen para mantenerse dentro de su presupuesto. ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a planificar su presupuesto, programar recursos y realizar un seguimiento en tiempo real. Programe sus costos en nuestro diagrama de Gantt interactivo y luego establezca una línea de base para capturar su presupuesto planificado para compararlo con su presupuesto real. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué es una estimación de ROM?

Una estimación aproximada del orden de magnitud es un cálculo que requiere una fórmula. Esa fórmula es doble para capturar un límite superior y un rango de límite inferior. Las fórmulas están abajo.

Límite superior = Estimación de ROM x (1 + 75 por ciento) = Estimación de ROM x 1,75
Límite inferior = Estimación de ROM x (1 – 25 por ciento) = Estimación de ROM x 0,75

Si bien las ecuaciones son bastante sencillas, calcular la estimación de ROM o el rango puede ser difícil. Puede hacerlo con técnicas de estimación establecidas, de las que hablaremos un poco más adelante en el blog.

Sin embargo, el orden de magnitud aproximado generalmente se realiza en las primeras fases de un proyecto, cuando es posible que muchos de los datos que necesita para las técnicas de estimación no estén disponibles. Por lo tanto, la estimación de ROM se basa en un juicio de expertos de alto nivel y también se puede realizar con una estimación de tres puntos (definida a continuación).

Cómo hacer una estimación de ROM

En este punto, probablemente pensará que la estimación de ROM no es tan precisa como pensó al principio. La verdad es que la técnica es menos una certeza matemática que una especie de arte. La fórmula anterior es fácil de seguir, pero se necesita el toque de un artista para definir su precisión. Esto es especialmente cierto cuando se determina la estimación de ROM.

Si bien hay una manera de hacer una estimación de ROM, se requiere algo de experiencia, conocimiento y delicadeza para aprovechar al máximo la técnica. De hecho, hay diferentes formas de hacer una estimación de ROM según el proyecto y las técnicas que utilice, aunque tiende a preferirse una estimación análoga.

Un buen punto de partida es incorporar una serie de factores, incluso adivinar. Puede usar su instinto para descubrir una variedad de recursos necesarios en el proyecto. No es que sacará este número de la nada, sino que utilizará los datos que ha establecido para el proyecto para hacer una estimación basada en eso y su experiencia.

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Mientras trabaja en su estimación de ROM, busque opiniones de expertos. Mire a aquellos que administran proyectos similares o ejecutivos en la organización que puedan tener una perspectiva única sobre los costos. Pueden ayudarlo a procesar los datos del proyecto que tiene y agregar información valiosa.

El objetivo de una ROM es solo una estimación aproximada, con una variación de aproximadamente -25 por ciento a +75 por ciento, pero es bastante precisa. No elija la estimación que mejor se adapte a su proyecto, ya que invalida el trabajo que ha realizado en la estimación de ROM. Para evitar sesgos, apóyate en investigaciones y datos reales para guiarte.

Recuerde, la estimación de ROM es simplemente el punto de partida. Proporciona una base sobre la cual puede construir un pronóstico de costos preciso. Un rango es siempre una buena ventana a través de la cual observar el panorama de costos del proyecto. Solo puede crear su estimación a partir de los datos existentes, aunque faltará información, es un comienzo.

Técnicas para estimar la ROM

Le hemos dado pautas generales, pero hemos omitido detalles específicos. Al tratar de averiguar cuál es la estimación de ROM, puede aplicar varias técnicas. Como se mencionó, el análogo tiende a ser el más popular, aunque también se usan paramétricos y algunos otros.

Puede usar una o una combinación de técnicas de estimación para ayudarlo a establecer la estimación de ROM. El gerente del proyecto suele ser quien hace una estimación de ROM, pero debe buscar orientación de expertos y líderes técnicos según el tipo de proyecto.

Estimación paramétrica

La estimación paramétrica utiliza tasas unitarias de proyectos anteriores que son similares al que está iniciando. Esto ayuda a determinar cuáles serán los costos para un nuevo proyecto. Esta es una técnica de estimación muy útil cuando tiene muchos datos de proyectos antiguos y el nuevo proyecto tiene un alcance muy similar. Luego puede usar la misma fórmula para el nuevo proyecto que para los anteriores.

Estimación análoga

La estimación análoga utiliza datos de proyectos similares del pasado pero de una manera más general. Esta técnica es mejor cuando se busca la duración y los costos de previsión para un proyecto nuevo que es similar a los anteriores. También es una técnica que se usa cuando hay menos datos sobre el nuevo proyecto. Las comparaciones incluyen el alcance, los costos, la duración y más, aunque la mayoría de las estimaciones análogas se utilizan únicamente para la duración y los costos. Sin embargo, los proyectos cambian y, a menudo, el proyecto anterior no es un pronóstico tan claro para el nuevo.

Estimación de tres puntos

La estimación de tres puntos tiene tres calificaciones para la estimación: optimista, realista y pesimista. Este enfoque triple ayuda a adaptarse a la incertidumbre en la estimación de proyectos. Para calcular la estimación de tres puntos, primero, defina los términos: optimista no asume ningún riesgo, pesimista asume el riesgo y lo más probable es que el riesgo ocurra de manera más realista. Luego calculas el promedio: E = (O + M + P) /3. En PERT se utiliza otra ecuación, que significa técnica de revisión y evaluación de programas. Toma un promedio ponderado de los tres valores: E = (O + 4M + P) /6. El único problema es que sus datos deben ser precisos.

Estimación ascendente

Otra forma de medir el costo y la duración de un proyecto es la estimación ascendente, que agrega los componentes del nivel inferior de su estructura de descomposición del trabajo (EDT). Pero usar el nivel más minucioso del proyecto puede proporcionar un pronóstico más preciso al mostrar a los gerentes de proyecto los elementos disponibles del proyecto antes de comenzar el proyecto. Debido a que analiza todo lo relacionado con las necesidades del proyecto, suele ser la medida más precisa de los costos del proyecto.

Estimación de ROM vs. Estimación definitiva

Una estimación de ROM no es lo mismo que una estimación definitiva, aunque ambas pueden aplicarse al proceso de estimación. Una estimación de ROM se realiza en la fase inicial de un proyecto y tiene una variación de -25 por ciento a +75 por ciento. Como su nombre lo dice, es una estimación aproximada de los costos del proyecto.

Una estimación definitiva es más precisa como lo indica el título. Su variación de precisión es de -5 por ciento a -10 por ciento. Otra diferencia es que, a diferencia del orden de magnitud aproximado, la estimación definitiva requiere que utilice un enfoque de estimación ascendente. Este pronóstico se realiza durante la fase de planificación de un proyecto y, debido a que es tan detallado, requiere mucho tiempo.

Ejemplo de orden aproximado de magnitud

Hemos hablado mucho sobre la ROM en abstracto, pero puede ayudar ver un ejemplo práctico. Nuestro ejemplo aproximado de orden de magnitud es la creación de una aplicación. Primero, busca aplicaciones anteriores con una funcionalidad similar en la que trabajó para ayudarlo a determinar un período de tiempo.

Luego mire sus gastos, como los equipos que tendrá que emplear para ejecutar el diseño, la ingeniería y el marketing de la nueva aplicación, cualquier software que necesitarán para hacer su trabajo, etc. Esto le dará la estimación de ROM.

Luego, ingresará sus datos para obtener un rango del nivel de esfuerzo. Este rango será desde pequeño, digamos 20 horas durante dos semanas a un costo de $1,000 hasta alto, que podría ser alrededor de 200 horas durante dos meses, con un costo de $10,000.

Usar un orden de magnitud aproximado para calcular este rango lo ayuda a definir mejor la cantidad de costos relacionados con el proyecto, cuántas personas podría necesitar y la duración. Puede reducir aún más esa ventana buscando orientación experta, datos históricos y otras técnicas de estimación.

ProjectManager ayuda con las estimaciones de ROM

Ser capaz de estimar con precisión es el primer paso. Una estimación aproximada del orden de magnitud lo ayuda a planificar mejor, pero una vez que se ejecuta ese plan, debe ceñirse a su presupuesto. ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a controlar los costos en tiempo real. Las funciones de gestión de riesgos le permiten identificar y realizar un seguimiento de los problemas que pueden provocar un gasto excesivo. Las herramientas colaborativas significan que todos están trabajando con los datos más actualizados. Pero eso es solo el comienzo.

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Poder estimar con precisión sus costos con técnicas como ROM son herramientas esenciales para configurar su proyecto para el éxito. ProjectManager es un software que lo ayuda a entregar ese proyecto a tiempo y dentro de los costos estimados. No puede ajustarse a su presupuesto si no puede ver los datos en tiempo real, razón por la cual nuestra herramienta es preferida por los profesionales de gestión de proyectos de todo el mundo.

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