Cómo gestionar tu agencia digital desde cualquier parte del mundo

Imagínese si pudiera combinar trabajo y placer, pasando sus tardes tomando el sol o explorando una nueva ciudad. Te sientes feliz de que los negocios estén bien atendidos y de que puedas relajarte y disfrutar de tu entorno sin estrés.

Bueno, no imagines más.

En este artículo, compartiré consejos de más de 10 años de experiencia haciendo precisamente eso. Mi misión es ilustrar que ese estilo de vida no es simplemente un sueño descabellado, sino una realidad alcanzable, una que se puede adaptar a sus necesidades.

Ya sea que eso signifique escabullirse en unas vacaciones adicionales cada año, pasar unos meses viajando por Asia o incluso mudarse a un país diferente, todo es posible.

Durante los últimos 16 años, he sido propietario y administrador de una pequeña agencia de marketing digital. Durante ese tiempo, viajé mucho, rara vez me tomé tiempo libre del trabajo por completo (no me juzguen, ¡me encanta que sea así!), me mudé permanentemente a España y administré un negocio bastante exitoso en todo el mundo.

Aprende a administrar tu negocio desde cualquier parte del mundo. El secreto es cómo administra su espacio de trabajo, tiempo, límites, equipo y tecnología.

1. Planifica tu espacio de trabajo

Para que sus arreglos de viaje y trabajo sean más sencillos, comience investigando la disponibilidad de servicios de Internet y la confiabilidad de la energía en el país que está visitando. Conocer las circunstancias por adelantado le ayudará a planificar mejor.

Si tiene la intención de trabajar desde su alojamiento, designe un espacio específico como su escritorio exclusivo. Evite las configuraciones improvisadas en los muebles o usando el mostrador de la cocina, ya que pueden volverse problemáticos. Empacar y desempacar su escritorio cada vez que necesita usar la mesa del comedor también es un inconveniente.

Considere un espacio de trabajo conjunto, pero verifique sus horas de funcionamiento para asegurarse de que se alineen con su horario de trabajo. Realice una investigación exhaustiva antes de su viaje para tomar decisiones informadas.

2. Administra tu tiempo

Optimice su productividad aprovechando diferentes zonas horarias. Si puede trabajar mientras sus clientes duermen, logrará más. Considere adoptar la mentalidad del “club de las 5 am”.

Cree un cronograma que combine horas de trabajo superpuestas con tiempo ininterrumpido dedicado para trabajo intenso o tareas por lotes. Esto permite concentrarse en el trabajo sin distracciones y al mismo tiempo tener tiempo para reuniones, llamadas y comunicación en equipo.

Mantenga la disciplina para alejarse del trabajo y disfrutar de su entorno. El objetivo es trabajar menos horas en general, por lo que maximizar su eficiencia es crucial.

Utilice técnicas como el procesamiento por lotes de tareas y el bloqueo de tiempo para mantenerse enfocado y evitar el cambio de tareas.

Complete previamente y programe tareas como publicaciones en redes sociales, blogs y boletines por correo electrónico si sus viajes son a corto plazo.

3. Establece tus límites

Cuando viaja con la familia o en un entorno que distrae, los auriculares con cancelación de ruido son esenciales. Reproducir música mientras trabaja puede ayudar a bloquear las distracciones y señalar que no debe ser interrumpido.

Comuníquese claramente con sus compañeros de viaje que durante las horas de trabajo está concentrado y que las interrupciones deben limitarse a emergencias. Asimismo, cuando no estés trabajando, dedícales todo tu tiempo. El cumplimiento estricto de estos límites es vital.

Establezca límites con sus clientes también. Siempre que pueda comunicarse y entregar el trabajo, a la mayoría de los clientes no les importará su ubicación física.

Considere agregar una nota a su firma de correo electrónico antes de viajar, informando a los destinatarios que su horario de trabajo puede variar y es posible que no responda de inmediato.

Alternativamente, especifique horas específicas para las respuestas por correo electrónico. Cumplir con el horario de manera constante. Esto permite que los clientes y colegas se adapten a sus patrones de comunicación con anticipación, lo que le permite abordar cualquier problema antes de su viaje.

4. Empodera a tu equipo para que tome las riendas

Se sorprenderá gratamente de cuánto puede manejar su equipo sin su aporte constante. Puede ser un desafío para los dueños de negocios dejarlo ir por completo, pero usted y su equipo se adaptarán a su ausencia durante un período prolongado de ausencia.

Esto le permite concentrarse en las tareas esenciales que requieren su atención, al mismo tiempo que permite a su equipo asumir más responsabilidades sin tener que buscar aprobación constantemente.

Mantener canales de comunicación abiertos es crucial para el trabajo remoto. Programe reuniones de equipo regulares, al menos dos veces por semana, para discutir asuntos relacionados con el trabajo de manera concisa y vincularse con su equipo.

A pesar de no tener conversaciones informales, mostrar interés genuino en los miembros de tu equipo fomenta relaciones honestas y abiertas.

Anime al equipo a tener discusiones sin su participación para asuntos menores del día a día. Si no tiene un equipo, considere contratar a un profesional independiente para que se encargue de las tareas administrativas básicas y administre las comunicaciones con los clientes mientras viaja.

Defina claramente sus responsabilidades, cree procedimientos operativos estándar (SOP) con anticipación y tráigalos al menos dos semanas antes de su partida.

Incluso si trabajan solo unas pocas horas al día, tener a alguien allí puede aliviar mucho tu carga mental. Incluso puede resultarle difícil dejarlos ir una vez que regrese.

5. Elige la tecnología adecuada

Para la mayoría de las situaciones de viaje, empaca elementos esenciales como tu computadora portátil, auriculares con cancelación de ruido (¡muy recomendable!), adaptadores, teléfonos móviles y cargadores.

Si anticipa un acceso WiFi limitado, considere traer un dongle WiFi universal. En caso de que no pueda conectarse en línea, no entre en pánico. Es probable que las cosas funcionen sin problemas sin usted y recuperará la conectividad pronto.

Asegúrese de que sus archivos estén almacenados en la nube en lugar de únicamente en su computadora portátil para evitar el estrés potencial por pérdida, daño o robo.

Guarde una copia en papel de los números de teléfono importantes, su pasaporte, visas, tarjetas de identificación y seguro de viaje. Use una carpeta a prueba de agua y sepárelos de su computadora portátil y teléfono siempre que sea posible.

Además, guarde copias de documentos importantes en su teléfono, protegidos con contraseña por seguridad.

No olvide empacar cargadores y adaptadores de repuesto para su tecnología, ya que pueden romperse inesperadamente durante el viaje.

Aprovecha al máximo tu experiencia

El objetivo principal es disfrutar del país que estás visitando, ya que ese es el motivo de tu viaje. Sumérjase en la cultura, pruebe la cocina local y explore e interactúe con los lugareños. Trabajar en el extranjero durante tres meses pero ver poco más allá de una habitación de hotel sería desafortunado.

Considere comenzar a trabajar temprano y terminar a la hora del almuerzo para tener el resto del día libre. Esto proporciona un tiempo ininterrumpido cuando los clientes y los miembros del equipo normalmente no están disponibles. Sentirse seguro de que todo puede esperar hasta el día siguiente contribuye a una mentalidad más relajada.

Designe a un miembro del equipo para que se comunique con usted solo para asuntos importantes, como una caída significativa en el tráfico del sitio web de un cliente. Saber que solo se comunicarán con ellos para asuntos urgentes le permite dejar su oficina temporal.

Para estar presente en el momento, considera usar un teléfono más económico mientras exploras y deja tu teléfono del trabajo en tu alojamiento. Puede requerir algunos ajustes, pero ayuda a evitar la actualización constante del correo electrónico y le permite participar plenamente en sus actividades. Elija el enfoque que mejor se adapte a su personalidad.

Si hacer un viaje prolongado lo pone nervioso, comience con vacaciones escolares más cortas y extiéndalas gradualmente hasta que se sienta cómodo estando fuera por períodos más largos.

Por último, trate de no preocuparse por las percepciones de sus clientes. Como alguien que vive en el extranjero, la mayoría de las interacciones con mis clientes ocurren de forma remota. Los clientes se han acostumbrado y, a veces, incluso envidian el estilo de vida.