Automatización de ventas para escalar su equipo de ventas (y cerrar más negocios)

Hacer un seguimiento manual de los clientes potenciales y el canal de ventas puede ser complicado y llevar mucho tiempo, especialmente cuando está trabajando para escalar su equipo de ventas. La automatización de ventas elimina la priorización de clientes potenciales y la gestión de contactos, por lo que puede dedicar su tiempo a lo que mejor sabe hacer: cerrar tratos.

Pero… ¿qué es exactamente lo que puedes automatizar?

El uso de la automatización de ventas con su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede ayudarlo a:

• Mantenga a su equipo en sintonía para que nada se escape
• Evite horas de ingreso manual de datos
• Acorta tu ciclo de ventas para que puedas vender más en menos tiempo
• Evita que las tareas se acumulen para sus representantes de ventas (un estudio de Nucleus Research descubrió que el software de automatización de marketing aumentó la productividad de ventas en un 14,5 %)
• Sepa qué clientes potenciales priorizar y cuáles deben calentarse con una campaña de nutrición automatizada
• Cerrar más tratos (4 de cada 5 usuarios aumentaron sus clientes potenciales con el software de automatización de marketing y el 70 % vio un aumento en las conversiones)

En esta guía, cubriremos 5 partes de su proceso de ventas que puede automatizar, además de 21 recetas de automatización que puede importar y usar de inmediato.

1. Rastree y administre todos sus contactos en un solo lugar
2. Encuentre sus clientes potenciales más calificados con la puntuación de clientes potenciales
3. Crea y actualiza tratos automáticamente
4. Nutrir clientes potenciales a lo largo del embudo de ventas
5. Asigne tareas y clientes potenciales a su equipo de ventas

1. Rastree y administre todos sus contactos en un solo lugar

Cuando puede ver todo su proceso de ventas de un vistazo, su equipo de ventas siempre está en la misma página. La automatización le permite realizar un seguimiento de cada interacción y continuar donde lo dejaron sus compañeros de equipo. Un CRM de automatización de ventas mantiene todo su proceso de ventas en movimiento sin problemas.

La automatización de procesos también significa que sus procesos de ventas se desarrollarán de la misma manera cada vez. Sin representantes de ventas deshonestos, sin pasos perdidos, sin problemas de servicio al cliente que pasan desapercibidos.

Si automatiza su CRM, puede ver exactamente dónde están sus contactos:

• Interactuar con sus campañas de marketing
• Conectar en el ciclo de ventas
• Mostrar interés por determinados productos o servicios
• Convertir en clientes
• Necesita soporte y servicio adicional

Utilice la automatización para segmentar sus clientes potenciales

La segmentación (agrupar contactos en función de lo que tienen en común) es uno de los ingredientes clave en la automatización de marketing y ventas.

Envíe automáticamente un correo electrónico de solicitud de reunión para comenzar una conversación de ventas con los contactos que visitan repetidamente su página de precios. Obtenga la Receta Engage Prospects Interested In Pricing Automation aquí.

Cuando segmenta sus clientes potenciales, puede obtener más información sobre lo que quieren de su negocio y luego resaltar y promocionar exactamente lo que quieren ver. La segmentación le permite brindar una experiencia de ventas más personalizada, incluso cuando utiliza la automatización para llegar a nuevos clientes potenciales.

Puede segmentar sus clientes potenciales en función de casi cualquier cosa que pueda imaginar, que incluye:

• Visitas a tu sitio web
• Contacta con tu equipo de ventas
• Información en campos personalizados
• Industria
• Función laboral
• Tipo de organización
• Fecha de suscripción
• Ubicación geográfica
• Contenido visto
• Productos comprados
• Tiempo desde la última compra

Puede segmentar sus contactos con listas, etiquetas y campos personalizados.

Las listas son una forma amplia de segmentación y, por lo general, indican el estado de un contacto: activo, trato abierto o cerrado, cliente o no cliente, etc.

Una etiqueta indica atributos de contacto que son urgentes o están sujetos a cambios; cosas como haber descargado un cierto lead magnet, asistido a un evento o registrado para una demostración.

Los campos personalizados son el nivel de segmentación más específico y personalizado. Un campo personalizado es un punto de datos específico dentro del perfil de un contacto. Ejemplos de campos personalizados son el identificador de Twitter, el cumpleaños, el tipo de mascota, el tamaño de la empresa... prácticamente cualquier punto de datos que desee recopilar sobre un cliente potencial se puede almacenar en un campo personalizado.

Aquí hay algunas formas en que puede usar la segmentación en sus automatizaciones de ventas:

• Cuando un contacto descarga un lead magnet, etiquete automáticamente la fuente de leads para que pueda rastrear de dónde provienen sus leads más valiosos.
• Envíe contenido dirigido a diferentes contactos en función de una etiqueta. Por ejemplo, si un contacto está etiquetado como interesado en un determinado servicio, ingréselo en un flujo de crianza de clientes potenciales centrado en ese servicio.
• Use campos personalizados para completar los detalles de contacto en sus correos electrónicos, como la ubicación de la empresa o la industria. Esto le permite personalizar sus correos electrónicos de ventas y al mismo tiempo automatizar su alcance.
• Cuando un contacto ve repetidamente su página de precios, invítelo automáticamente a programar una llamada de ventas con su equipo

Cuando un contacto envía un formulario integrado, cree y segmente un acuerdo en función de la información que envía. Puede segmentar sus contactos en función de cualquier información que envíen a través de su formulario. Obtenga la Receta Agregar una Automatización de Oferta Segmentada aquí.

2. Encuentre sus clientes potenciales más calificados con la puntuación de clientes potenciales

Algunas personas están casi listas para comprarle, y otras están en peligro de no convertirse en clientes. ¿Cómo puedes saber quién es quién?

La puntuación de clientes potenciales le permite medir qué tan comprometido y calificado está cada cliente potencial, sin contar manualmente cuántas veces respondieron sus llamadas o respondieron sus correos electrónicos. Con la automatización, puede actualizar los puntajes en función de las llamadas, la participación por correo electrónico y la actividad del sitio, para que siempre sepa qué clientes potenciales están listos para hablar con su equipo.

La puntuación de clientes potenciales lo ayuda a concentrarse en sus clientes potenciales más calificados. Un buen modelo de calificación de clientes potenciales lo ayuda a priorizar clientes potenciales en función de:

• Cuán probable es que cierren
• Cuánto es probable que gasten
• Qué tan rápido es probable que cierren

Para configurar un sistema de puntuación de clientes potenciales, debe averiguar qué comportamientos y características son importantes. Cuando un cliente potencial realiza una acción, ¿qué le dice eso sobre lo que quiere? Según esos criterios, cada cliente potencial obtiene una puntuación numérica.

Puede ajustar la puntuación de un cliente potencial en función de casi cualquier acción que realice un cliente potencial, incluidas las siguientes:

• Cualquier campo de contacto (incluidos los campos personalizados)
• Comportamiento del correo electrónico (aperturas, clics, reenvíos, respuestas, cancelaciones de suscripción, etc.)
• Comportamiento del sitio web (páginas visitadas, tiempo en la página, etc.)
• Envíos de formularios

Si ofrece más de un producto o servicio, puede configurar varios sistemas de puntuación de clientes potenciales, de modo que pueda realizar un seguimiento del interés por cada una de sus ofertas de forma individual.

Puede utilizar automatizaciones para:

• Ajustar la puntuación de prospecto de un contacto cuando realiza una determinada acción
• Notifique a un vendedor y asígnele una tarea cuando un contacto alcance una determinada puntuación de prospecto
• Ingrese un contacto en una serie de correos electrónicos una vez que alcancen un cierto puntaje de prospecto

…para que su equipo de ventas pueda dedicar tiempo a los clientes potenciales más importantes.

Cómo usar automatizaciones para ajustar puntajes de prospectos

Puede configurar automatizaciones para ajustar las puntuaciones de los clientes potenciales cuando un contacto:

• Abre un correo electrónico
• Visita su página de precios
• logra un objetivo
• Hace clic en un enlace en un correo electrónico
• Compra un producto
• Programa una reunión
• Responde a tu correo electrónico
• Completa una automatización
• Descarga un lead magnet
• Visita una página de producto
• abandona un carrito
• Registros para un seminario web
• Darse de baja de una lista
• asiste a un evento

Cuando un contacto visita una página (o páginas) específica en su sitio web dentro de un rango de fechas específico, agregue puntos automáticamente a su puntaje de plomo. Obtenga la puntuación de contacto para la receta de automatización de visitas al sitio aquí.

Agregue puntos automáticamente al puntaje de prospecto de un contacto cada vez que abra un correo electrónico suyo. Obtenga aquí la Receta de automatización de aperturas de correo electrónico para agregar puntos.

Cuando un cliente potencial hace clic en un enlace en un correo electrónico, está aún más comprometido que si abriera el correo electrónico sin hacer clic. Agregue automáticamente (más) puntos al puntaje de plomo de un contacto cuando hace clic en un enlace en un correo electrónico. Obtenga aquí la Receta de Automatización de Agregar Puntos para Clics en Enlaces de Campañas.

Si un contacto se da de baja de una de sus listas, simplemente no está interesado en usted. Deduzca puntos de la puntuación de prospectos de un contacto cuando se da de baja de una de sus listas de correo electrónico. Obtenga los puntos de deducción para la receta de automatización de cancelación de suscripción de lista aquí.

Puntuación automatizada de clientes potenciales en acción

La plataforma para compartir pantalla Airtame utiliza la calificación automatizada de clientes potenciales para hacer que su flujo de ventas sea más eficiente. Al automatizar la crianza de prospectos, solo los prospectos más calificados llegan al equipo de ventas.

Airtame rastrea dos puntajes de clientes potenciales separados para mejorar su tasa de conversión:

1. Puntaje de ajuste del cliente: ¿Qué tan cerca se parece el perfil del cliente potencial al cliente ideal de Airtame?
2. Puntuación de participación: ¿Con qué frecuencia interactúa el cliente potencial con los correos electrónicos de Airtame?

Las puntuaciones de clientes potenciales de Fit and Engagement se actualizan automáticamente en función de la actividad y la información de contacto.

Las dos puntuaciones de plomo se suman. Si el puntaje combinado es lo suficientemente alto, el equipo de ventas se etiqueta para ayudar.

Airtame actualiza sus puntuaciones de clientes potenciales en función de:

• Por qué lead magnet llegó el lead
• Qué información proporcionan los contactos
• El nivel de interacción del cliente potencial con el sitio web

Puede actualizar un puntaje de prospecto basado en casi cualquier cosa que pueda rastrear en ActiveCampaign. Airtame eligió estos criterios porque descubrió que ciertos tipos de contactos tienen más probabilidades de convertirse en clientes.

Cómo utilizar la puntuación de clientes potenciales para activar automatizaciones

Cuando un contacto alcanza una determinada puntuación, automáticamente puede:

• Ingréselos en una serie de goteo de correo electrónico dirigido
• Asigne una tarea para que su equipo de ventas se comunique
• Envíales un cupón u otra oferta especial

Envíe a sus contactos más comprometidos la información que necesitan, luego haga una oferta que sea pan comido. Puntuación de clientes potenciales + automatización de marketing = una combinación perfecta en el paraíso de la automatización de ventas.

Sus clientes más comprometidos también son los más propensos a responder a las solicitudes de comentarios. Cuando un contacto alcanza una determinada puntuación de cliente potencial, comuníquese automáticamente para solicitar comentarios del cliente. Obtenga aquí la Receta de Automatización de Comentarios de Clientes Altamente Comprometidos por Correo Electrónico.

Cuando un cliente potencial alcanza un puntaje determinado, detenga automáticamente su campaña de marketing principal e ingréselo en una campaña de correo electrónico de goteo de ventas enfocada. Obtenga la receta de automatización de goteo de ventas enfocadas aquí.

3. Crea y actualiza ofertas automáticamente

La automatización del flujo de datos dentro y fuera de su CRM puede ahorrarle horas por semana.

Con la automatización de ventas, puede automáticamente:

• Cree una nueva oferta cuando un cliente potencial complete un formulario, descargue un lead magnet o solicite una demostración
• Actualice los propietarios de tratos en función de las acciones de un cliente potencial
• Actualizar los campos personalizados de un contacto
• Mover tratos a una nueva etapa
• Marcar un trato como ganado o perdido
• Actualizar el valor de una oferta

Cuando un contacto envía un formulario en su sitio web, cree una nueva oferta e importe la información de su contacto desde el formulario a su CRM. Obtenga aquí la opción Crear trato a partir de una receta de automatización de formularios.

Cuando un contacto existente envía un formulario con información actualizada, actualice automáticamente su registro de trato en consecuencia. Obtenga aquí la Receta de automatización de campos personalizados de sincronización de campos de acuerdos.

Cuando un cliente potencial envía un formulario en su sitio web, actualice automáticamente cada campo en su registro de contacto en consecuencia, sin necesidad de ingresar datos manualmente. Obtenga aquí la Receta de automatización de envío de formularios para sincronizar campos de acuerdos.

Cómo usar la automatización para mover tratos a través de la canalización de ventas

Cada etapa de canalización es un cubo en el que coloca clientes potenciales hasta que avanzan en su proceso de ventas. Cuando un cliente potencial pasa a una nueva etapa en la tubería, probablemente haya un evento notable que tuvo lugar: una reunión programada, un contrato firmado, una demostración realizada, etc.

Con la automatización de ventas, puede mover automáticamente el trato a la siguiente etapa de la canalización cuando se produce un evento importante. Esto asegura que sus acuerdos estén siempre exactamente donde deberían estar en su CRM, sin que tenga que actualizar manualmente cada acuerdo.

La automatización de ventas le permite mover tratos a través de etapas de canalización:

• Cuando una tarea se marca como completada, mueva un trato a la siguiente etapa en la canalización
• Cuando un trato pasa a una nueva etapa de embudo, ajuste la fecha de cierre prevista
• Cuando un cliente potencial programe una llamada o complete un formulario, actualice la etapa de canalización

Mueva tratos automáticamente a través de su embudo de ventas. Tan pronto como una tarea se marca como completa en su CRM, esta automatización mueve un trato a la siguiente etapa de su embudo y asigna una nueva tarea al propietario del trato. Obtenga la oferta de movimiento a la siguiente etapa cuando se complete la receta de autómata aquí.

Cuando un cliente potencial pasa a nuevas etapas de canalización de CRM, agregue o reste automáticamente días a su fecha de cierre prevista. Obtenga el ajuste de la fecha de cierre esperada en una receta de automatización de acuerdos aquí.

Cómo usar integraciones para automatizar su canalización

Si tiene herramientas de terceros que se integran con su CRM y su plataforma de automatización de marketing, puede usar esas integraciones para crear tratos automáticamente y moverlos a través de las etapas de canalización:

• Las soluciones de programación de citas , como Calendly, pueden mover negocios cuando se programan demostraciones, consultas y llamadas.
• Las plataformas de firma de documentos como DocuSign y ApproveMe pueden mover tratos cuando los documentos se leen, firman y devuelven.
• Las soluciones de pago como Paypal, Stripe, Shopify y Woocommerce pueden mover ofertas cuando se realizan los pagos.
• La acción "Actualizar trato" de Zapier puede ayudarlo a mover tratos a través de etapas con eventos de más de 700 aplicaciones

Las integraciones de sitios web, programación y comercio electrónico extraen y muestran información valiosa sobre la experiencia del cliente, para que sepa exactamente cuándo un contacto:

• hace una compra
• reserva una cita
• Envía un formulario
• Visita la página de detalles de un producto más de una vez
• Descarga contenido cerrado
• Utiliza un código de promoción
• Interactuar con su sitio web o blog
• Se registra para un evento

…y actualice su información de contacto o mueva su registro de acuerdos en consecuencia.

Cuando un cliente potencial solicite una consulta, comparta automáticamente su calendario (desde Calendly u otra herramienta de programación en línea) para que el contacto pueda programar fácilmente una llamada de consulta o una sesión de consulta. Obtenga la llamada de consulta de configuración con la receta de automatización de integración de calendario aquí.

Cuando un cliente potencial reserve una reunión a través de Calendly, actualice su etapa de trato y muévalo a través de su flujo de ventas en consecuencia. Esta automatización facilita el movimiento de los contactos a través de esas etapas del acuerdo según el tipo de cita que reserven. Obtenga Calendly: actualice la receta de automatización de la etapa de acuerdos aquí.

4. Fomente los clientes potenciales a lo largo del embudo de ventas

En un mundo perfecto, tendría tiempo para comunicarse personalmente con cada cliente potencial que ingresa a su cartera.

Para la mayoría de los equipos de ventas, especialmente si está tratando de escalar rápidamente, eso no es realista.

Debe equilibrar cuidadosamente la eficiencia de la automatización con el conocimiento de que sus clientes potenciales probablemente prefieran la comunicación 1 a 1. Una estrategia es comunicarse personalmente con un nuevo cliente potencial y, si no responde, ingresarlo en una serie de correos electrónicos automatizados de nutrición de clientes potenciales.

Tan pronto como el cliente potencial responda, puede eliminarlo automáticamente de la secuencia automatizada y ponerlo en contacto con un vendedor para una experiencia más personalizada. Esto permite que su equipo de ventas se concentre en clientes potenciales comprometidos y confíe en la automatización para calentar clientes potenciales fríos hasta que estén listos para la venta.

Crear campañas de crianza de clientes potenciales a través de su plataforma de automatización de marketing lo ayuda a:

• Calentar prospectos fríos
• Acortar el ciclo de ventas
• Comparta información diferente dependiendo de qué tan familiarizados estén con su marca
• Personalice el contenido según lo que hayan hecho clic, descargado o compartido
• Crea una experiencia personalizada a lo largo del embudo de ventas

Fomente nuevos clientes potenciales y aumente el compromiso con esta automatización de correo electrónico de goteo de 7 días. Obtenga la receta de automatización de la serie de goteo de 7 días aquí.

Agrega personalización a tus invitaciones a eventos. Si un contacto es parte de un trato abierto, asigne automáticamente una tarea para que los propietarios del trato inviten personalmente a sus prospectos. Si el estado del acuerdo no es "abierto", ingrese automáticamente el contacto en una serie de correos electrónicos de goteo de eventos. Obtenga el evento: Receta de automatización de invitación personal o correo electrónico aquí.

También puede automatizar la experiencia del cliente más allá de la crianza de clientes potenciales. Cuando un trato se marca como "Ganado", comience el proceso de incorporación del cliente automáticamente:

• Ingresar el contacto en una serie de correos electrónicos de incorporación
• Notificar a su equipo de incorporación y asignar una tarea para configurar una llamada de incorporación
• Envío de webhooks a otras aplicaciones

La automatización también puede ayudarlo a recuperar negocios perdidos. Cuando un trato se marca como "Perdido", ingrese automáticamente el contacto en una serie de correos electrónicos de recuperación para mantener a su empresa en la mente si el cliente potencial necesita sus servicios en el futuro.

5. Asigna tareas y leads a tu equipo de ventas

La automatización puede ayudar a mantener a su equipo de ventas organizado y alineado, para que puedan concentrarse en hacer lo que mejor saben hacer: cerrar tratos.

Con la automatización, puede:

• Notifique a un representante de ventas cuando su cliente potencial tome medidas. Si un cliente potencial navega por páginas específicas o presenta una solicitud de precio, envíe una notificación automática para que su vendedor pueda realizar un seguimiento directamente.
• Deje que los vendedores sepan qué clientes potenciales se están calentando. Active automáticamente notificaciones por correo electrónico y asigne tareas en función de los cambios en la puntuación de los clientes potenciales, de modo que siempre pueda hacer un seguimiento de las negociaciones con más probabilidades de cerrarse.
• Distribuya nuevos clientes potenciales a través de su equipo de ventas, sin necesidad de una hoja de cálculo por turnos o un generador de números aleatorios
• Asigne tareas a vendedores individuales, luego active nuevas automatizaciones una vez que una tarea se marque como completada

Cómo usar automatizaciones para asignar tareas a tu equipo de ventas

Evite que las tareas de ventas se olviden o se acumulen. Utilice las automatizaciones de ventas para asignar tareas a su equipo de ventas cuando un contacto complete una determinada acción o alcance una determinada puntuación de cliente potencial. También puede agregar notificaciones desde dentro de las automatizaciones de ventas y fomentar campañas para recordarle a su equipo que haga un seguimiento de sus clientes potenciales.

Puede asignar automáticamente una tarea:

• Cuando un cliente potencial responde a un correo electrónico que ha enviado
• Cuando completa otras tareas, entonces tiene acciones siguientes perpetuas que impulsan las cosas
• Cuando un contacto completa un comportamiento objetivo (Objetivo)
• Cuando un cliente potencial alcanza una determinada puntuación de contacto

Cuando reciba un correo electrónico de un contacto de trato abierto que requiera un seguimiento, cree automáticamente una tarea para que el propietario del trato responda. Obtenga la Receta de Autómata de Recordatorio de Seguimiento por Correo Electrónico aquí.

Cuando un nuevo acuerdo ingresa a su embudo, ¿cómo sabe el propietario del acuerdo si debe llamarlo o enviarle un correo electrónico? ¿Tienen que buscar en el perfil de contacto una dirección de correo electrónico o un número de teléfono? ¿Qué sucede si no hay un número de teléfono en la lista? Si un contacto no tiene un número de teléfono en la lista, la automatización crea y asigna una tarea para enviar un correo electrónico al contacto. Obtenga la Receta de Automatización de New Deal para Crear una Tarea para Llamar o Enviar un Correo Electrónico aquí.

Notifique automáticamente al propietario de un trato cuando un trato no se haya cerrado en la fecha de cierre prevista. Esto le permite al propietario del trato saber que necesita marcar el trato como un prospecto frío, marcar el trato como perdido o duplicar sus esfuerzos para ganar el trato. Obtenga la receta de automatización Notificar cuando un acuerdo de ventas no se ha cerrado aquí.

Cómo automatizar la distribución de prospectos

También puede utilizar la automatización de ventas para automatizar la distribución de clientes potenciales. ActiveCampaign le permite asignar automáticamente clientes potenciales a diferentes miembros del equipo de ventas.

Puede distribuir clientes potenciales en función de:

• Un formato de turno rotativo
• Puntaje de plomo
• Probabilidad de ganar
• Territorio
• Valor de la oferta

Esta automatización distribuye de manera uniforme las oportunidades de venta a cada propietario de trato. Envíe clientes potenciales a cada propietario de trato que trabaje en un canal de ventas en orden secuencial, incluso si se agrega o elimina un nuevo propietario de trato de la automatización. Obtenga la Receta de Automatización de Asignación Equitativa de Prospectos a Propietarios de Acuerdos aquí.

Para aprovechar al máximo la automatización para su equipo de ventas, asegúrese de conectar su plataforma de automatización de marketing a su CRM. Esto mantiene a su equipo de ventas actualizado sobre todo lo que sus clientes potenciales han hecho hasta el momento:

• fuente principal
• Puntaje de plomo
• Actividad del sitio web
• Qué contenido han mirado
• Qué correos electrónicos han recibido
• Segmentación

Tener esta información a mano ayuda a equilibrar la personalización y la automatización para brindar la mejor experiencia a cada cliente potencial y cerrar más negocios.