Presupuesto de ventas: la guía definitiva para gerentes de ventas (con plantilla)

Preparar un presupuesto de ventas puede parecer una tarea abrumadora, pero no tiene por qué ser tan desalentador como parece. En este artículo, analizamos qué es exactamente un presupuesto de ventas, por qué es importante y qué se necesita para crear y preparar un presupuesto de ventas usted mismo.

¿Qué es un presupuesto de ventas?

Los presupuestos de ventas suelen ser presentaciones mensuales o trimestrales de lo que una empresa espera realizar en ventas (tanto en dólares como en cantidades unitarias) durante un período presupuestario específico. Estas expectativas de ventas se calculan en función del conocimiento de varios departamentos sobre los productos que se venden, así como de sus expectativas para el futuro.

Por ejemplo, los gerentes del departamento de marketing pueden proporcionar información sobre las próximas promociones de ventas navideñas que pueden generar más ventas durante ese período presupuestario que un presupuesto de ventas durante una temporada que no sea festiva. Los gerentes de productos pueden tomar nota de un próximo lanzamiento de un nuevo producto y cómo eso podría afectar las ventas.

En resumen, preparar un presupuesto de ventas es un esfuerzo de equipo que requiere mucha colaboración y comunicación entre departamentos.

Objetivo del presupuesto de ventas

El propósito de un presupuesto de ventas es establecer expectativas para el período de ventas aprovechando los recursos y maximizando las ganancias de una empresa. También actúa como una herramienta de planificación que también permite que departamentos específicos sepan exactamente qué esperar durante el período de tiempo presupuestado para aprovechar sus propios recursos y coordinarse de manera efectiva con otros departamentos.

Los presupuestos de ventas también proporcionan a los equipos de ventas un objetivo por el que luchar. Hacer más ventas de lo que se espera en el presupuesto de ventas es una condición favorable que da como resultado una ganancia general para la empresa. Dicho esto, se necesita mucho más para crear un presupuesto de ventas que simplemente establecer expectativas bajas para obtener una “ganancia”.

Componentes de un presupuesto de ventas

Si está involucrado en la planificación corporativa, es probable que ya sepa que la mayoría de la planificación colaborativa se lleva a cabo en una hoja de cálculo, en lugar de varias hojas de cálculo. Un presupuesto de ventas no es diferente, pero es mejor encontrar una hoja de cálculo con la que se sienta cómodo trabajando. El uso de una hoja de cálculo que es demasiado simple puede pasar por alto algunas de las cosas que su empresa necesitará tener en cuenta. Demasiado complejo, y puede atascarse demasiado en los detalles para concentrarse en administrar su negocio.

Independientemente de la hoja de cálculo que utilice, su presupuesto de ventas debe incluir al menos los siguientes elementos:

• Estado de ingresos: Informa sobre los ingresos netos, lo que proporciona información sobre la eficacia operativa general de una empresa. Calculado matemáticamente: Ingreso neto = (Ingresos + Ganancias) – (Gastos + Pérdidas)
• Hoja de balance: informa los activos, pasivos y capital de los accionistas de una empresa durante un período presupuestario específico.
• Estado de flujo de efectivo: En pocas palabras, un estado de flujo de efectivo informa las entradas de efectivo recibido y las salidas de efectivo gastado.

Estos tres elementos ayudarán a impulsar la creación y el mantenimiento de su presupuesto de ventas. Encuentre o cree plantillas que funcionen bien para usted y su empresa. Estas hojas de cálculo le proporcionarán información valiosa mientras crea su presupuesto de ventas.

Cómo preparar un presupuesto de ventas

Además de tener un control sobre los componentes básicos que intervienen en la creación de un presupuesto de ventas, todavía hay muchas otras consideraciones que deben tenerse en cuenta. Aquí hay una guía paso a paso para configurar su presupuesto de ventas:

1. Seleccione un Período para el Presupuesto

Su primer paso es decidir para qué período de tiempo desea presupuestar. Trate de ir con un presupuesto mensual o trimestral. Los presupuestos de ventas anuales ofrecen una mejor visión general de alto nivel desde una perspectiva de todo el año, pero pueden perderse algunos de los detalles más matizados que se pueden recoger en un presupuesto mensual o trimestral.

2. Recopilar productos y precios de venta

Haga un inventario de todos los productos que está vendiendo actualmente y el precio al que se están vendiendo actualmente. Si tiene algún producto nuevo próximo que planea vender, asegúrese de anotar esa información, así como cualquier cambio de precio próximo a sus ofertas de productos actuales.

3. Eche un vistazo a los datos históricos de ventas

Obtenga todos los datos de ventas anteriores que pueda tener que se alineen con el marco de tiempo que está creando para su presupuesto de ventas. Por ejemplo, si está creando un presupuesto de ventas para julio de este año, extraiga los datos de ventas de julio de los años anteriores. Esta es una manera fácil de establecer expectativas para su presupuesto de ventas y, al mismo tiempo, es una oportunidad para identificar tendencias de ventas que puede aplicar a su estrategia de ventas general.

4. Mire los puntos de referencia de la industria

Obtenga una idea de cómo se ve el resto de la industria al observar los puntos de referencia y los datos de ventas de otras compañías en su industria. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. proporciona datos financieros para empresas públicas en su sitio web. Este es un paso especialmente valioso si es un negocio nuevo que no tiene datos históricos de ventas.

5. Tenga en cuenta las tendencias del mercado

Si bien los datos históricos de ventas brindan información sobre la tendencia de su empresa en el pasado, no garantizan necesariamente que esa tendencia continúe. Eche un vistazo a las tendencias reales del mercado dentro de su industria, tanto pasadas como presentes, para asegurarse de que sus expectativas se alineen con lo que está sucediendo en su industria.

6. Considere el tamaño de su equipo de ventas

Los representantes de ventas impulsarán en última instancia sus ventas, así que asegúrese de tener en cuenta el tamaño de su equipo para garantizar que su presupuesto de ventas se alinee con la capacidad de su equipo de ventas.

7. Hable con sus representantes de ventas

Hablar con sus representantes de ventas es una excelente manera de establecer expectativas, ya que son ellos quienes tratan directamente con los clientes. También es probable que tengan una gran cantidad de conocimientos cuando se trata de obtener información sobre las tendencias actuales del mercado.

8. Habla con tus clientes

Interactuar directamente con sus clientes también es una excelente manera de obtener más información sobre sus expectativas, así como sobre lo que pueden estar planeando comprarle a su empresa en el futuro. Esto puede tener una ventaja adicional de construir relaciones positivas con sus clientes, lo que puede conducir a la repetición de negocios.

9. Evalúe los números de sus prospectos de ventas

Los clientes potenciales jugarán un papel importante en la configuración de sus expectativas. Eche un vistazo al porcentaje de clientes potenciales que se convirtieron en ventas reales de un período de ventas similar anterior y compárelo con su embudo de ventas actual.

10. Crea el presupuesto

En este punto, debe tener muchas ideas para comenzar a construir su presupuesto de ventas. Asegúrese de seguir revisando su presupuesto durante todo el período de ventas para asegurarse de que todo esté en orden o si necesita hacer ajustes sobre la marcha.

Ejemplo de un presupuesto de ventas

Aquí hay algunos ejemplos de un presupuesto de ventas para darle una idea de cómo pueden verse:

Ejemplo 1

Este ejemplo es tan simple como parece, capturando las ventas totales presupuestadas para cada trimestre en función de cuántas unidades se espera vender multiplicadas por el precio de venta unitario. Este es un excelente punto de partida para un presupuesto de ventas, pero se recomienda tener en cuenta otras consideraciones, como posibles promociones de ventas. Por supuesto, puede haber un contexto más profundo detrás de estas cifras de ventas esperadas dependiendo de si se ha llevado a cabo una debida diligencia adicional.

Ejemplo #2

En este ejemplo, vemos que el precio por unidad está programado para aumentar con el tiempo. También vemos que las ventas promocionales están incluidas en este presupuesto de ventas, lo que finalmente afecta las ventas netas totales esperadas. Tener esta información disponible es útil para saber qué cambios se avecinan, si es que hay alguno, lo que permite a sus representantes de ventas saber qué tipo de detalles deben incluir en su presentación de ventas cuando se reúnan con los clientes.

Ejemplo #3

Similar al Ejemplo n.º 2, esta tabla muestra cómo un presupuesto de ventas mensual puede ser un poco más detallado. Muestra números esperados para meses individuales en lugar de trimestres. En este ejemplo, las ventas deberían aumentar a lo largo del año. Pero los aumentos no son tan dramáticos como cuando se registran trimestralmente.

Plantilla de presupuesto de ventas

¿Listo para empezar? Eche un vistazo a nuestra plantilla de presupuesto de ventas para ver lo fácil que es crear la suya propia. Asegúrese de seguir los pasos anteriores al crear su presupuesto de ventas, teniendo en cuenta que algunos pueden ser más aplicables a su situación comercial que otros.

Sin embargo, este es solo un punto de partida. Asegúrese de tomar las medidas que tengan más sentido para usted y su empresa.

Conclusión

Crear y mantener un presupuesto de ventas es una excelente manera de prepararse de manera proactiva para el éxito futuro de su negocio. Le brindará información valiosa sobre dónde ha estado su negocio, qué está sucediendo en el resto de su industria y lo ayudará a mantener todo en orden.