Pronóstico de Ventas: Definición y Metodologías

El antiguo poeta chino Lao Tse dijo una vez: “Aquellos que tienen conocimiento, no predicen. El que predice, no tiene conocimiento.”

Pero hemos recorrido un largo camino desde el siglo VI a. Los pronósticos son importantes y, si no lo hace, no está administrando su negocio correctamente.

Digamos que estás abriendo un restaurante. ¿Lidiarías con los picos y valles a medida que ocurren? ¿O intentaría predecir a qué horas del día es probable que esté más ocupado y qué platos serán los más populares en qué días?

Probablemente el segundo, ¿verdad?

Lo ayudará a planificar los niveles de personal y les dará a sus chefs una ventaja inicial en la preparación.

Esa misma lógica debe aplicarse a cualquier negocio , que es donde entra en juego la previsión de ventas.

Definición de previsión de ventas: ¿Qué es la previsión de ventas?

Un pronóstico de ventas es un intento de predecir los ingresos futuros de las ventas, generalmente desglosado mes por mes durante al menos los próximos 12 meses y luego por año durante los próximos dos a cinco años. Para la mayoría de los planes de negocios, un pronóstico de tres años en el futuro es generalmente suficiente.

El pronóstico promedio se basa en datos de varias fuentes: sus propias ventas históricas, el tamaño y la calidad de su tubería actual y tendencias más amplias de la industria y la sociedad. De esa manera, es menos probable que te equivoques con tus cifras.

Por ejemplo, su embudo podría indicarle que las ventas de calabazas están aumentando durante octubre, pero sus datos históricos y las tendencias de la industria deberían indicarle que es probable que disminuyan significativamente en noviembre.

Al igual que un pronóstico del tiempo, su pronóstico de ventas debe tratarse como un plan a partir del cual trabajar, en lugar de una garantía concreta de lo que sucederá dentro de seis meses.

También es importante tener en cuenta lo que no es la previsión de ventas. Específicamente, un pronóstico de ventas no es lo mismo que el establecimiento de objetivos de ventas:

• Un objetivo de ventas describe lo que quiere que suceda
• Un pronóstico de ventas estima lo que sucederá , independientemente de sus objetivos de ventas

Cómo pronosticar ventas

Usted comprende el valor de un pronóstico de ventas; ahora le mostramos cómo crear el suyo propio:

1. Recuerda: no necesitas ser contador

La previsión de ventas puede sonar compleja, pero en realidad es poco más que una serie de conjeturas informadas.

No esperes hacerlo perfecto. Los modeladores financieros más experimentados, con acceso a los algoritmos más avanzados, nunca esperarían obtener un pronóstico completamente correcto, por lo que usted tampoco debería hacerlo.

Los elementos de un pronóstico de ventas son bastante simples. Si tiene más de un producto o servicio, muestre los ingresos previstos de cada uno en una fila separada en una hoja de cálculo y súmelos. Si tiene 10 o más líneas, consolide.

Está planificando una estrategia futura, no la contabilidad, así que no se preocupe por profundizar mucho.

2. “Unidades” pronosticadas vendidas por mes

Para empezar, intente predecir la cantidad de "unidades" que espera vender cada mes.

Por supuesto, la palabra "unidades" a menudo sugiere un producto físico. Pero podría aplicarse fácilmente a los diferentes niveles de productos de Mailshake, o al número de tazas de café o desayunos vegetarianos vendidos por nuestro restaurante ficticio.

Se vuelve mucho más fácil pronosticar una vez que divide su servicio en sus componentes, en lugar de solo mirar el resultado final.

3. Aproveche los datos históricos

Los datos de ventas anteriores son su mejor amigo cuando se trata de pronósticos, en particular, el pasado reciente.

Revise su desempeño durante los últimos tres a cinco años para identificar y confirmar las tendencias estacionales. Pero trate los datos del último año como los más valiosos en términos de producir su pronóstico de ventas.

4. Usar datos de mercado para nuevos productos

Pero, ¿y si no tienes ningún dato histórico?

¿Qué pasa si está lanzando un nuevo producto que es diferente a cualquier cosa que haya vendido antes?

Eso todavía no es excusa para no producir un pronóstico de ventas.

Claramente, no sabe exactamente qué sucederá en el futuro, pero siempre habrá algún tipo de información en la que pueda apoyarse para predecir la demanda. Antes de que las máquinas de fax, un producto innovador en ese momento, llegaran al mercado por primera vez, los analistas usaban cifras de ventas de máquinas de escribir y fotocopiadoras para crear sus pronósticos de ventas.

5. Precios del proyecto

El paso final es aplicar los datos de precios a todas las unidades que espera vender.

Una vez que haya hecho eso, debería quedarse con una hoja de cálculo simple que suma todas las diferentes ventas de unidades en una sección y multiplica esos valores por sus precios estimados en otra sección, para producir su pronóstico de ingresos en la tercera sección.

Metodologías de previsión de ventas

Esa es una teoría básica detrás de la construcción de un pronóstico de ventas. Pero en la práctica, ¿de dónde sacas todos esos números?

Reitero: su objetivo aquí no es hacer que su pronóstico sea 100% preciso. Pero los datos tienen que venir de alguna parte , de lo contrario, esencialmente no tienen sentido. Aquí hay un par de métodos diferentes que puede usar para juntar los suyos:

1. Confiar en el juicio de su equipo de ventas

La teoría detrás de esto es bastante simple. Su equipo de ventas tiene la mejor visibilidad sobre lo que se avecina, por lo que puede preguntarles a sus representantes cuánto valdrá un trato cuando se cierre.

Sume todos esos totales, extrapólelos por otro año o dos, ¡y listo! Tienes un pronóstico de ventas.

Claramente, hay algunas fallas en esta metodología, la más importante de las cuales es la mentalidad del vendedor promedio.

De la misma manera que alguien que ha estado pescando siempre exagerará el tamaño de esa perca monstruosa que aterrizó, los representantes de ventas tienden a sobrestimar las previsiones de ventas.

Lo que es más, diferentes vendedores llegarán a diferentes estimaciones, por lo que realmente no hay forma de construir un modelo consistente y repetible aquí.

2. Revisión de datos anteriores

Otro enfoque bastante simple, este se basa en examinar cómo se ha desempeñado en condiciones similares en el pasado para pronosticar cómo se desempeñará en el presente y en el futuro.

Digamos que su negocio ha crecido un 10 % anual durante los últimos cinco años, y el año pasado cerró $20 000 de nuevos negocios. Usando este modelo, sería razonable estimar $22,000 en ingresos por ventas este mes.

Si bien es un poco más preciso que el método anterior, confiar únicamente en datos anteriores significa que está ignorando cualquier otra cosa que esté sucediendo en el gran mundo.

El coronavirus es un claro ejemplo de cómo este enfoque puede desmoronarse. Si vende ropa comercial, no importa cuántas unidades haya cambiado en el tercer trimestre de 2019: con tanta gente trabajando de forma remota en este momento, simplemente no venderá tanto.

3. Uso de las etapas de la oferta

Este es un poco más sofisticado.

Para cada etapa de su proceso de ventas, asigna una probabilidad de que se cierre un trato. Tal vez sea el 5 % si responden a su correo electrónico frío inicial, aumentando al 50 % si aceptan una demostración del producto y al 75 % si reserva una reunión de lanzamiento con sus tomadores de decisiones clave.

Luego, en cualquier momento, puede multiplicar el tamaño de la oportunidad por el porcentaje de probabilidad de que se cierre el trato para estimar los ingresos que puede esperar.

Este es un método muy popular, pero aún tiene sus inconvenientes.

En particular, ignora el paso del tiempo. Si realizó demostraciones de productos para dos clientes potenciales diferentes, pero uno de ellos fue hace tres semanas y el otro fue esta mañana, ¿realmente tienen la misma probabilidad de cierre? Probablemente no.

4. Construcción de un modelo personalizado

Por definición, un modelo personalizado puede ser cualquier cosa . Pero, en general, combinará todos los métodos anteriores, además de características adicionales como la antigüedad de la oportunidad y las señales de compra que ha mostrado su cliente potencial.

Este enfoque generalmente producirá los resultados más precisos, pero es probable que necesite una herramienta de análisis y/o informes de CRM avanzados para aprovecharlo.

Ejemplos de previsión de ventas

¿Cómo podría verse su pronóstico de ventas una vez que haya terminado de calcular los números? Aqui hay un par de ejemplos:

Pronóstico básico de ventas

Tim Berry, presidente y fundador de Bplans.com, brinda un ejemplo fantástico de un pronóstico de ventas simple para un nuevo café.

Este pronóstico se basa en los siguientes supuestos:

• Con seis mesas de cuatro personas cada una, el propietario puede servir aproximadamente 24 almuerzos sentados en un día promedio
• Los almuerzos para llevar serán aproximadamente el doble de los almuerzos de mesa, por lo que 48 por día.
• Las bebidas del almuerzo promediarán .9 por cada almuerzo en las mesas, y solo .5 por cada almuerzo para llevar
• La capacidad de café alcanza un máximo de 30 clientes por hora durante las horas de la mañana, y algunas tazas más se venden en el almuerzo a razón de tres cafés por cada 10 almuerzos.

Para llegar a estas suposiciones, la propietaria ficticia del café aprovechó su experiencia en la industria y su ubicación en un parque empresarial, lo que significa que sus picos de demanda estarán fuertemente influenciados por la composición del día laboral.

Pronóstico de Ventas Detallado

Microsoft nos brinda esta plantilla detallada de pronóstico de ventas, que se puede adaptar a las necesidades de cualquier negocio:

La hoja de cálculo viene con un montón de fórmulas preconstruidas y funciones de hoja de trabajo que hacen gran parte del trabajo duro por usted, mientras se basa en un método de pronóstico ponderado basado en la probabilidad de que una oportunidad dada resulte en un trato.

¿Cuál es su método preferido actual de previsión de ventas? Déjame saber abajo en los comentarios: