Ideas de reuniones de ventas para mantener a su equipo motivado y enfocado

Las empresas de todo el mundo comparten un problema común: las reuniones . Tienen demasiados de ellos, duran demasiado o incluyen personas que realmente no necesitan estar allí o , en muchos casos, una combinación de los tres.

Cualquiera que sea la razón, el hecho es que demasiadas empresas siguen celebrando reuniones que no son tan productivas o útiles como podrían ser.

Según las estadísticas reportadas por Erik Devaney de Drift, el empleado promedio desperdicia 31 horas al mes en reuniones improductivas, mientras que el costo estimado de las reuniones innecesarias para las empresas de EE. UU. es de $37 mil millones.

De hecho, el director de HubSpot, Dan Tire, odia las reuniones. En una conversación reciente me dijo: “Las reuniones son una resaca de los años 80. Apestaban en ese entonces, y ahora son aún peores”.

Es difícil discutir.

Según las estadísticas reportadas por Erik Devaney de Drift, el empleado promedio desperdicia 31 horas al mes en reuniones improductivas, mientras que el costo estimado de las reuniones innecesarias para las empresas de EE. UU. es de $37 mil millones.

Por supuesto, esto no significa que no debamos tener reuniones , solo significa que debemos repensar cómo las tenemos. Necesitamos idear ideas para reuniones de ventas que maximicen nuestro tiempo y esfuerzo.

Si bien el problema abarca todas las industrias y departamentos, los equipos de ventas deben ser especialmente conscientes de la pérdida de tiempo en las reuniones, ya que el tiempo en las reuniones es tiempo que no se vende , y eso significa pérdida de ingresos.

Reglas para realizar una reunión de ventas productiva

Antes de entrar en ideas para reuniones de ventas para mantener a su equipo de ventas motivado y enfocado, primero asegurémonos de tener los conceptos básicos correctos. Aquí hay algunas reglas generales para llevar a cabo reuniones productivas (de ventas o de otro tipo):

Establecer un solo objetivo

Cada reunión debe girar en torno al logro de un objetivo específico. Las reuniones que giran en torno a más de un objetivo tienden a perder el enfoque, por lo que si hay varios objetivos en la agenda, considere seriamente si puede dejar los objetivos menos apremiantes para otro momento.

¿No puedes pensar en una meta?

Entonces probablemente no deberías tener la reunión.

Asignar un líder

Todas las reuniones deben tener a alguien a cargo que sea responsable de garantizar que las cosas sigan su curso.

Designe a esta persona con anticipación: esto le dará tiempo para considerar su papel en la reunión mientras la planifica.

Mantenga las reuniones lo más cortas posible (y cumpla con su horario)

Las reuniones generalmente se programan en intervalos de media hora o de una hora. Me imagino que una gran razón para esto es que, aunque puede sobrescribirlo, 30 minutos es la configuración predeterminada en Google Calendar.

Mientras que algunas reuniones pueden requerir media hora o más, muchas no lo hacen.

Una reunión puramente motivacional puede necesitar solo 10 minutos, mientras que una reunión de lluvia de ideas puede llevar una hora completa.

Sea realista acerca de cuánto tiempo necesita y no caiga en la trampa clásica de programar reuniones en bloques de media hora o de una hora, solo porque Google está configurado de esa manera y es a lo que está acostumbrado.

De hecho, Gary Vaynerchuk aboga por programar reuniones en intervalos de tiempo muy cortos y muy precisos , tan solo 7 o incluso 5 minutos , y ¿por qué no? Saber que hay menos de 10 minutos para lograr una meta y que el reloj corre es un gran motivador. También evitará una pérdida de tiempo clásica: prolongar las reuniones para llenar toda la media hora o la hora solo porque su calendario indica que debe estar allí durante ese tiempo.

Según Dan, todas sus reuniones de ventas se mantienen en un estricto límite de tiempo de 25 minutos. “Lo último que quieres es que alguien parlotee sobre cosas ridículas que a nadie le importan”, dijo.

¿Por qué 25 minutos? “Así es como vivimos hoy. Todos estamos ocupados. Y su equipo de ventas se lo agradecerá, ya que les da cinco minutos adicionales para revisar sus correos electrónicos. Si no tiene 25 minutos de cosas para resolver, Dan sugiere cancelar la reunión o cambiarla por una reunión de diez minutos.

Agenda de la reunión de ventas

Parte de asegurarse de que las reuniones de ventas sean lo más productivas posible y no desperdicien el valioso tiempo de nadie es crear una agenda de reuniones de ventas óptima.

No solo necesita que sus reuniones de ventas sean educativas y motivadoras, sino que también desea que sus representantes esperen con ansias las reuniones y disfruten participando en ellas.

Es una rara oportunidad en la semana laboral para reunirse para un momento de unión de equipo y, según Dan, un poco de diversión.

Así que no subestime la importancia de elaborar la agenda perfecta para la reunión y continúe perfeccionándola a través de prueba y error a lo largo de los años.

Sus segmentos más exitosos serán las partes de la reunión que sus representantes esperan regularmente, que los hagan hablar.

¿Cómo puedes lograr esto?

Dan cree que todo lo que intente incluir en su reunión debe tener un impacto. En pocas palabras, corta la pelusa.

En nuestro chat, compartió su propia estructura de reunión de ventas: una que no deja lugar para la pelusa en absoluto.

Bienvenida y presentaciones

La sección de bienvenida y presentaciones no necesita ser larga, de hecho, no debería serlo, pero debe establecer el tono de la reunión y garantizar que todos se sientan cómodos.

Si hay alguien nuevo en las reuniones, Dan les hace tres preguntas para romper el hielo. Los dos primeros: ¿Quién eres? ¿Cuánto tiempo llevas en HubSpot? La tercera pregunta es algo un poco peculiar, como "¿Cuál es tu queso favorito?" o "¿Dónde fue el último lugar al que viajaste?"

Reseña de la semana pasada

Dan dice: "Es en este punto que el equipo se pregunta: '¿Hay algún chad pendiente de la semana pasada?'".

Si es así, considere cuál de ellos debe transferirse esta semana: garantizar la continuidad es clave para garantizar que se aborden todos los puntos y que nada se pase por alto.

Tubería

Una de las partes más impactantes de las reuniones, la sección Pipeline se trata de garantizar que el equipo esté en camino de alcanzar su objetivo.

Dan dice: “Ganamos como equipo, perdemos como equipo”. No se trata de avergonzar a nadie. Y si los números no son buenos, alienta al personal a “no preocuparse por eso” ya recordar que todas las organizaciones tienen meses buenos y malos.

No más de tres cosas a tener en cuenta

Esta sección de la reunión se trata de informar al equipo, pero nunca con más de tres puntos. Si hay más de tres cosas que mencionar, dice Dan, no todas pueden ser tan importantes y se pueden pasar a la próxima reunión.

Aprende una nueva habilidad en siete minutos

A continuación, Dan incluye una parte educativa en la reunión, en la que puede ayudar a mejorar las habilidades de su equipo. Según Dan, siete minutos son suficientes para aprender una nueva habilidad.

preguntas frecuentes

Dan advierte a los líderes de la reunión que no permitan que la sección de preguntas frecuentes sobrepase el límite de tiempo.

“Soy bastante duro con mis 25 minutos”, dice. “Si es una gran pregunta y oportuna, diré 'Está bien, nos tomaremos dos minutos para responder eso ahora'. O diré 'Esa es una gran pregunta, déjame grabar un video y enviárselo al equipo'. O diré '¿Eso molesta a otras personas? ¿Es eso un gran problema para todos? Si es así, me tomaré los cinco minutos adicionales”.

Si la pregunta es importante pero no oportuna, Dan recomienda pasarla a la siguiente reunión si el tiempo se agota.

final motivacional

Este es tu momento para impulsar a tu equipo para aplastar sus objetivos.

“Vamos a por ello, terminemos con fuerza”, dice Dan. Se trata de impulsar la motivación del equipo, y tiene que ser mucha energía.

Él explica: "Es como un equipo de fútbol: entras y haces ¡BOOM!"

Enfócate en lo positivo

Guarde las quejas para las reuniones individuales : las reuniones grupales solo deben mencionar los logros y lo que salió bien.

Rara vez hay beneficios al discutir los errores públicamente. Es vergonzoso para la persona (o personas) involucradas y desmotivador para el resto del equipo. También pinta mal a los líderes involucrados y es probable que afecte (negativamente) los sentimientos de sus subordinados hacia ellos.

Considere a sus trabajadores remotos

Las empresas con trabajadores remotos , ya sea solo uno o dos o un equipo completo , tienen un caldero de pescado completamente diferente para freír.

Es mucho más fácil para los trabajadores remotos distraerse y desconectarse de una reunión que para los trabajadores que están físicamente presentes hacer lo mismo. También es más difícil, si no imposible, implementar algunos de los conceptos que se incluyen a continuación.

Esto significa que debe tener mucho cuidado al realizar reuniones que incluyen trabajadores remotos. Más aún si su reunión incluye trabajadores en el sitio y remotos (ya que es demasiado fácil para los trabajadores remotos sentirse excluidos y desconectados).

Si esto se aplica a usted, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta:

• Siempre es importante mantener las reuniones lo más cortas posible. Es aún más importante cuando se trata de trabajadores remotos.
• Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de expresar su opinión.
• Trate a los trabajadores remotos como si estuvieran en la habitación.
• Asegúrese de que todos los participantes hablen alto, claro y para todos, ya sea que estén en la sala o no.
• Invierte en equipos de calidad. Si se equivoca un poco, es posible que sus trabajadores remotos no estén en la reunión.

Ideas de reuniones de ventas para mantener a su equipo motivado y enfocado

Una vez que tenga los conceptos básicos para llevar a cabo una reunión productiva, debería estar listo para diversificar el contenido de sus reuniones y explorar nuevas formas de mantener a su equipo de ventas motivado y enfocado durante ellas.

Solo tenga en cuenta que el contenido de cualquier reunión, ya sea de ventas o de otro tipo, variará según los asistentes y su jerarquía. Una reunión entre un CEO y un CMO sería, por ejemplo, muy diferente a una reunión entre un CMO y su equipo de ejecutivos. La estructura probablemente cambiaría nuevamente si la reunión consistiera en un CMO o jefe de ventas y un grupo de nuevos empleados.

Hazlo divertido

Cuando se trata de las mejores ideas para reuniones de ventas, asegurarse de que sean divertidas y agradables es clave para el compromiso de los empleados.

Dan informa: “Si esos hombres o mujeres no salen de la reunión de ventas totalmente emocionados, pensando que eres bastante gracioso, entonces no fue una buena reunión. Y si no eres gracioso, busca a alguien que pueda serlo. Tienes que ser impactante, tienes que agregar valor, tienes que asegurarte de que todo esté listo para funcionar. Y si haces eso, tendrás mucho éxito”.

Para hacer esto, Dan aborda sus reuniones de la misma manera que lo haría con un set de stand-up. Incluso los "tema".

“¿Alguna vez has hecho una reunión de ventas en pijama?” él pide. “Tienes que tener tus disfraces. Lleva a tu perro a la reunión de ventas. Si no tienes un perro, consigue un perro de alquiler”.

“Solo quieres mantenerlo suelto”, dice. “Mantenlo divertido. Dales un poco de información, pero deberían salir de allí diciendo: 'Está bien, no voy a olvidar esa reunión en la que todos tenían su perro'. Y entonces has logrado tu objetivo”.

Compartir información privilegiada

Las empresas que son transparentes tienen empleados más felices y más comprometidos, principalmente porque ser directo y honesto con sus empleados genera una cultura de confianza y apertura, y la sensación de que todos están trabajando hacia un objetivo común.

Para comenzar a adoptar una cultura más abierta y honesta en su empresa, haga que compartir información sea una característica habitual de las reuniones de ventas.

Pida al personal que haga un juego de roles

Unos días antes de la reunión, proporcione a su personal un tema y pídales que preparen un juego de roles basado en él. En teoría, esto podría ser cualquier cosa, pero aquí hay algunas ideas que tienen sentido en un entorno de ventas:

• Cómo superaron una objeción engañosa.
• El lanzamiento más duro que jamás hayan hecho.
• Su momento más vergonzoso como vendedor.
• Cómo lidiaron con una perspectiva argumentativa.

De hecho, podría ser más específico con algunos de estos. Por ejemplo, puede ampliar ese último punto para ver cosas como tratar con un cliente potencial que:

• Cree que tiene más conocimientos que usted en su área de especialización
• te acusa de mentir
• Dice estar interesado pero solo hablará con alguien por encima de usted

Como mínimo, los juegos de roles suelen ser muy divertidos, pero también pueden ser realmente educativos, especialmente si anima a los miembros del personal más experimentados a representar escenarios que pueden ser nuevos para el personal menos experimentado.

Sin embargo, no fuerce al personal a participar ; no logrará mucho si avergüenza a su equipo. Dicho esto, los juegos de roles son increíblemente valiosos cuando se trata de perfeccionar las habilidades de ventas. Cualquiera que no esté interesado en el juego de roles frente a sus colegas debería estar jugando en un lugar un poco más privado.

“Los juegos de roles son la herramienta de capacitación en ventas menos utilizada y menos apreciada en toda la industria de ventas”. Marcus Sheridan, el león de las ventas

Juega un juego (con premios)

Los juegos que están diseñados para ayudar a su personal a trabajar juntos pueden ayudar a fortalecer las relaciones y aumentar la confianza.

Hay innumerables ideas para juegos de creación de equipos en línea, así que no entraré en muchos detalles ahora, pero aquí hay algunas sugerencias rápidas para juegos que creo que funcionan bien y son fáciles de organizar.

Verdad y mentiras : pida a cada persona que piense en dos hechos sobre sí mismos y una mentira. Luego se comparten los "hechos" con el grupo, y se reta al resto del equipo a adivinar cuál es la mentira.

Búsquedas del tesoro : ponga a su equipo en parejas y déles una lista de tareas tontas para completar, como encontrar un artículo difícil de encontrar o tomarse una selfie con un extraño. Para obtener el máximo de puntos de brownie de creación de equipos, asegúrese de emparejar a los miembros del equipo que aún no se han unido.

La caída del huevo : divida a su equipo en pequeños grupos y desafíelos a hacer un artilugio que albergará un huevo crudo (algo como lo que ve a continuación) y evitará que se rompa cuando se deje caer sobre una superficie dura.

Realizar una sesión de formación (corta)

Elija un tema y realice una mini sesión de capacitación orientada a mejorar las habilidades de su personal en esa área o enseñar una nueva habilidad.

La primera vez que haga esto, probablemente querrá asumir el papel de entrenador; sin embargo, te animo a que abras espacios futuros para todo tu equipo (dicho esto, al igual que con el juego de roles, no obligues a nadie a participar ; es mejor para todos si todos los participantes están dispuestos).

Organiza una entrega de premios improvisada

Las ceremonias de premiación a menudo se reservan para la fiesta de Navidad del trabajo u otra reunión anual. Eso está bien, pero con frecuencia significa que los logros más pequeños pasan desapercibidos.

Además de una ceremonia anual "oficial", reconozca las victorias más pequeñas de su equipo con premios improvisados ​​durante una de sus reuniones periódicas (completa con recompensas, por supuesto).

Sorprenda a su personal

Celebre su reunión al final del día y sorprenda a su personal con una actividad no relacionada con el trabajo (la comida y las bebidas suelen ser una apuesta segura ; solo asegúrese de considerar los requisitos dietéticos de todos y lo que podrían disfrutar los no bebedores/conductores).

Esta es una de esas reuniones que probablemente debería programar para media hora o incluso una hora. Solo asegúrese de informar a su equipo con anticipación cuándo deben terminar el día y dirigirse a la sala de reuniones.

mezclar las cosas

Evite seguir una agenda establecida. Enjuague y repita, y su equipo se aburrirá rápidamente. Peor aún, es posible que les cueste recordar los detalles de la reunión (es un fenómeno común llamado saturación atencional).

Evite esto mezclando el formato que utiliza, las actividades que planifica y la duración de las reuniones.