Cómo identificar, rastrear e informar sobre métricas de ventas

Una estrategia sólida de informes de ventas es esencial para cualquier organización. Aquellos que no establezcan métricas de ventas e informen regularmente sobre el progreso y los resultados, sin duda, perderán oportunidades para aumentar los clientes potenciales, las conversiones y los ingresos.

Para poner esto en contexto, imagina que estás planeando correr un maratón. Probablemente no participaría en un maratón que se llevará a cabo la próxima semana y solo esperaría lo mejor. Crearía un plan práctico y establecería objetivos específicos a corto y largo plazo, como correr 10 millas para la fecha X, una media maratón para la fecha Y, etc. También puede realizar un seguimiento de su ritmo y tiempo de recuperación.

Si se tomaría todas esas molestias por un objetivo personal, ¿por qué no pondría al menos la misma cantidad de esfuerzo en una función crítica de su negocio?

Después de todo, el proceso de generación de informes de ventas no es muy diferente: usted establece objetivos a corto y largo plazo, realiza un seguimiento del progreso y hace que sus representantes le informen los resultados.

Estas son mis mejores prácticas que todas las organizaciones deben seguir al decidir cómo identificar, rastrear e informar sobre las métricas de ventas.

¿Qué son las métricas de ventas y por qué son importantes?

El término "métricas de ventas" es bastante amplio. Podría medir una amplia gama de cosas, según su negocio, producto, la composición de su operación de ventas y muchos otros factores (más sobre esto más adelante).

Pero esencialmente, las métricas de ventas lo ayudan a medir la actividad de sus vendedores durante un período determinado: días, semanas, meses o incluso años. Le brindan una visión mucho más granular sobre el rendimiento de su equipo de ventas que simplemente mirar su balance final.

¿Por que importa? Porque esas métricas lo ayudan a evaluar la efectividad de su operación de ventas e informan su toma de decisiones. Si no sabe cuántas llamadas debe hacer un vendedor en una semana promedio, por ejemplo, no puede evaluar con precisión si su carga de trabajo es manejable o si es hora de contratar a alguien nuevo.

Cómo identificar métricas de ventas relevantes

Como ya he señalado, las métricas "correctas" dependen de una serie de factores que son específicos de su negocio. Pero en términos generales, caerán en una de estas categorías:

1. Desempeño general de ventas

Estas métricas de alto nivel están directamente relacionadas con el rendimiento general de su empresa; esencialmente, ¿está ganando suficiente dinero? ¿Y lo estás logrando en las áreas correctas? Probablemente no le dirán mucho acerca de las fortalezas relativas de los vendedores o tácticas individuales, pero querrá medirlas para mantener contentos a su directorio y al gerente del banco. Ejemplos incluyen:

• Los ingresos totales
• Penetración de mercado
• Valor promedio de por vida del cliente
• Porcentaje de ingresos de nuevos negocios
• Crecimiento trimestre tras trimestre o año tras año

2. Métricas de actividad

¡Ahora nos estamos volviendo más específicos! Estas métricas lo ayudarán a profundizar en lo que sus vendedores realmente están haciendo a diario o semanalmente. ¿Están usando su tiempo de manera efectiva? ¿Están hablando con suficientes personas?

Las métricas dentro de esta sección pueden ser influenciadas directamente por el gerente de ventas, es decir, si un vendedor hace muy pocas llamadas o envía muy pocos correos electrónicos, depende de su gerente hacer algo al respecto. Ejemplos incluyen:

• Número de correos electrónicos enviados
• Número de llamadas realizadas
• Número de reuniones programadas
• Número de interacciones en las redes sociales

3. Métricas de canalización

Mientras que las métricas de actividad se enfocan en lo que está sucediendo aquí y ahora, las métricas de canalización tienen que ver con lo que sucederá dentro de unas semanas o meses. Las cosas pueden parecer optimistas en este momento, pero ¿está preparado para mantener sus niveles actuales de crecimiento? Estas métricas te ayudarán a responder esa pregunta:

• Duración media del ciclo de ventas
• Total de oportunidades abiertas por mes/trimestre
• Total de oportunidades cerradas por mes/trimestre
• Valor ponderado de pipeline por mes/trimestre
• Valor total de las ventas por mes/trimestre
• Valor medio del contrato

4. Métricas de generación de leads

Al igual que su embudo, estas métricas tienen que ver con la predicción del éxito futuro. Todos sabemos que si no tenemos suficientes clientes potenciales en nuestro CRM, o si no hacemos un seguimiento de ellos de manera oportuna y efectiva, los tiempos de escasez se avecinan en el horizonte. Ejemplos incluyen:

• Frecuencia/volumen de nuevas oportunidades añadidas a la canalización
• Tiempo medio de respuesta de los clientes potenciales
• Porcentaje de clientes potenciales seguidos con
• Tiempo medio de seguimiento de un cliente potencial
• Costo de adquisición de clientes
• Porcentaje de prospectos calificados

5. Métricas de alcance de correo electrónico

Ahora nos estamos enfocando en canales específicos. Esto es importante, porque es posible que esté utilizando algunas tácticas diferentes para ganar nuevos negocios, por lo que, naturalmente, desea comprender cuál es la más efectiva. Los ejemplos de métricas de alcance de correo electrónico incluyen:

• Número de correos electrónicos enviados por día/semana (a nivel individual y de equipo)
• Rango abierto
• Tasa de participación
• Tasa de respuesta

6. Métricas de llamadas en frío

Lo mismo que las métricas de alcance de correo electrónico, pero en su lugar se centra en la actividad de llamadas en frío. Ejemplos incluyen:

• Número de llamadas realizadas por día/semana (individual y a nivel de equipo)
• Número de devoluciones de llamada realizadas
• Porcentaje de prospectos que pasan al siguiente paso en el ciclo de ventas

7. Métricas de conversión

Aquí, estamos analizando la eficacia con la que su equipo de ventas está convirtiendo prospectos y clientes potenciales en dinero en efectivo. Ejemplos incluyen:

• Porcentaje de oportunidades cerradas/ganadas
• Porcentaje de oportunidades perdidas
• Porcentaje de oportunidades ganadas por fuente de prospectos
• Número promedio de conversaciones para oportunidades ganadas/perdidas

Es importante destacar que ninguno de estos "tipos" de métricas le dará la historia completa.

Es posible que esté cerrando el 100 % de sus oportunidades, pero si solo está generando una oportunidad al mes, es posible que no sea lo suficientemente bueno.

O podría estar enviando miles de correos electrónicos al día y construyendo una canalización excelente, pero todo ese esfuerzo no cuenta mucho si no los está convirtiendo en acuerdos.

Es por eso que necesita observar una amplia gama de métricas para comprender realmente el rendimiento de sus ventas.

Cómo realizar un seguimiento de las métricas de ventas

Así que ha identificado las métricas que necesita vigilar. ¡Estupendo! Pero ahora tiene otro desafío: encontrar la forma más eficaz de realizar un seguimiento del rendimiento.

La transparencia es súper importante. Sus vendedores necesitan entender cómo se están desempeñando a nivel individual y de equipo día a día y semana a semana. Pero es probable que no tengan tiempo para generar informes de CRM ad hoc (después de todo, desea que se concentren en hacer que usted gane dinero ).

Así que aquí hay un par de formas de realizar un seguimiento del rendimiento para que su equipo pueda sumergirse en los datos cuando los necesiten:

1. Paneles de Ventas

Los paneles le permiten mostrar todas sus métricas de ventas clave en un solo lugar.

Idealmente, serán fáciles de entender, de modo que sus vendedores puedan simplemente pasar un par de minutos cada mañana revisándolos sin necesidad de un título en ciencia de datos para encontrar la información que necesitan.

También querrá que estén lo más cerca posible del 100 % de automatización. No hay duda de que ya está ocupado, por lo que lo último que necesita es dedicar horas cada semana a recopilar manualmente datos de múltiples fuentes y reunirlos en una hoja de cálculo.

Ejemplos de software de panel de ventas

• Klipfolio
• hubspot
• héroe de datos
• Analítica de Zoho
• Slemma
• Visible
• PulsaClics

2. Tablas de clasificación de ventas

Los vendedores tienden a ser un grupo competitivo. Eso es algo bueno: los vendedores competitivos se impulsan unos a otros para tener un mejor desempeño (simplemente no deje que las cosas se vuelvan demasiado competitivas; todos deberían seguir empujando en la misma dirección).

Una forma de fomentar un poco de competencia sana es mostrar sus métricas de ventas en forma de tablas de clasificación. ¿Quién ha hecho más llamadas en las últimas 24 horas? ¿Agregó el mayor valor a su canalización? ¿Cerró la mayor cantidad de negocios en los últimos 30 días?

Idealmente, su tabla de clasificación se mantendrá actualizada en tiempo real en una pantalla de TV o monitor, para que todos en su equipo de ventas entiendan cómo se están desempeñando en comparación con sus colegas.

Ejemplos de software de clasificación de ventas

• aumento.global
• JuegoEfectivo
• alboroto

Cómo informar sobre las métricas de ventas

Como ya expliqué, las métricas son importantes, pero los números en sí mismos no tienen ningún valor intrínseco.

El simple hecho de saber que Jenny envió más correos electrónicos que Virat el mes pasado no te dice nada. Tampoco comprender que cerró el 40 % de las oportunidades o que los ingresos aumentaron un 5 % año tras año.

Ahí es donde entran los informes. Sus informes deben profundizar en los datos, extraer los puntos clave y proporcionar información procesable.

Supongamos que su equipo de ventas dedica el 60 % de su tiempo de prospección a llamadas en frío y el 40 % a correos electrónicos; sin embargo, el correo electrónico tiene el doble de tasa de conversión que las llamadas. Probablemente querrá volver a marcar las llamadas y dedicar más tiempo a los correos electrónicos, ¿verdad?

Estas son algunas de las mejores prácticas para crear informes que brinden el nivel correcto de conocimiento y acción:

1. Establezca la ventana de informes adecuada

No es raro que las organizaciones soliciten informes de progreso mensuales de sus equipos de marketing y ventas, simplemente porque la mayoría de los elementos de un negocio se rastrean mes a mes.

Esto es más a menudo que no el enfoque equivocado.

Si bien los informes mensuales pueden ser adecuados para algunas empresas, por lo general son una minoría.

La frecuencia con la que debe informar depende de su ciclo de ventas. Las empresas con ciclos de ventas cortos pueden beneficiarse de informes diarios breves y semanales más detallados. Es posible que las empresas con ciclos de ventas más largos solo necesiten informar al final de cada mes.

¿Por qué es tan importante programar correctamente los informes?

Si no informa lo suficiente, corre el riesgo de perder nuevas oportunidades y áreas que tienen un bajo rendimiento o que podrían beneficiarse de una mayor inversión.

Informe con demasiada frecuencia y pondrá a su personal bajo un estrés innecesario, todo para analizar números que, honestamente, probablemente tendrán muy poco significado.

2. Cuenta una historia

Un informe nunca debe dejar al lector pensando "¿y qué?"

Comience por identificar lo más importante que desea comunicar e inclúyalo en el resumen introductorio. En muchos casos, esa será la cantidad de ventas o el valor de las transacciones realizadas durante el período del informe y cómo se compara con su cuota.

Luego, el cuerpo del informe debe detallar todas las demás métricas relevantes que está rastreando, seguido de una conclusión que explica lo que va a hacer a continuación y por qué.

3. Dar significado a los datos

Se ha tomado el tiempo de rastrear todos esos datos; ahora es su oportunidad de darles vida.

Proporcione comparaciones mensuales, trimestrales y/o anuales. Visualiza los números para hacerlos más fáciles de digerir. Describa los factores que afectaron el rendimiento; obviamente, esos números sucedieron, pero ¿por qué ? ¿Ha recibido un montón de respuestas porque cambió a una nueva plantilla de correo electrónico o cerró más tratos después de renovar el proceso de demostración de su producto?

No obligue al equipo de liderazgo a adivinar por qué sucedió algo. Explícalo para ellos.

Se requiere mucho trabajo para identificar las métricas de ventas correctas, rastrearlas de manera efectiva e informar sobre sus resultados, pero es trabajo que le hará la vida más fácil. Lo ayudará a tomar decisiones más inteligentes, comprender qué funciona mejor (y qué no) y, en última instancia, vender más.

O, para decirlo de otra manera: si no está midiendo las métricas de ventas, es como si estuviera entrando en ese maratón sin haber hecho ningún entrenamiento, usando los zapatos equivocados y apareciendo en el momento equivocado. Es posible que tenga las mejores intenciones y una mentalidad positiva, pero no obtendrá el resultado que desea.