Escalar una agencia: Lecciones de crecimiento y cambio

Liderar y escalar una agencia de rápido crecimiento ha sido un viaje increíble, especialmente porque construir un negocio ni siquiera estaba en mi radar cuando comencé a consultar de forma independiente hace seis años.

Durante los últimos seis años construyendo Eyeful Media, me he apoyado en mi red y colegas, específicamente aquellos con experiencia en agencias, para navegar nuestro crecimiento con éxito. He aprendido lecciones invaluables en todo momento.

Si bien aprendimos algunas lecciones temprano, muchas han llegado a medida que maduramos. Dividimos nuestro viaje en etapas según el modelo de ciclo de vida organizacional de Adizes:

• Infancia.
• Crecimiento Go-Go.
• Adolescencia.
• Principal.

Nos dimos cuenta de la necesidad de ajustar y mejorar nuestro enfoque en cada etapa.

Muchas de las oportunidades de crecimiento más críticas que pudimos capitalizar se obtuvieron de los comentarios de nuestros clientes y empleados.

Esas importantes lecciones aprendidas en cada etapa de nuestro viaje han seguido evolucionando a medida que maduramos como organización.

Establecer temas para la progresión empresarial

Para brindar claridad y dirección, asignamos un tema cada año que representaba el estado de nuestro negocio.

En 2020, nos enfocamos en construir infraestructura. 2021 fue para establecer la estructura. En 2022, nuestro objetivo era mejorar la eficiencia, que sigue siendo una prioridad en 2023.

Una de las cosas más importantes que hemos hecho ha sido elaborar y refinar cuidadosamente nuestra misión, visión y valores.

Tener claridad sobre esas cosas nos ha permitido escalar de una manera que nos parece adecuada, incluida la contratación para adaptarse a la cultura y construir infraestructura, estructura y eficiencia de manera que se alinee con lo que queremos lograr y defender.

El año de la infraestructura (2020)

En los primeros años de nuestra agencia, dependíamos de una red de contratistas y consultores.

Sin embargo, cuando comenzamos a contratar empleados de tiempo completo (ETC) en 2020, necesitábamos una infraestructura más sólida para respaldar a nuestro equipo en crecimiento.

La razón principal para cambiar a FTE fue tener más previsibilidad en la dotación de personal a medida que presentamos a los clientes.

Los siguientes elementos son cosas que desearía haber implementado mucho antes, así que si su presupuesto lo permite, considere implementarlos tan pronto como pueda:

Obtenga una solución de nómina

La transición de pagar a los contratistas a través de PayPal a usar Gusto para la nómina simplificó enormemente nuestros procesos.

Con Gusto, la emisión de 1099 y W2 se volvió más eficiente. La integración con Corpnet y los beneficios también nos ayudaron a administrar a los empleados en diferentes estados de manera más efectiva.

Invertir en herramientas de comunicación de calidad

Nos dimos cuenta de la necesidad de una colaboración fluida y actualizamos de Google Chat a Slack según los comentarios de nuestro equipo.

Invertir en herramientas de comunicación que faciliten el trabajo en equipo efectivo y el intercambio de información es crucial, especialmente para las agencias remotas.

Elija un software de contabilidad empresarial

Comience con un software de contabilidad más robusto como QuickBooks Online para evitar migrar datos más adelante desde una versión diseñada para autónomos independientes.

La coherencia en la denominación de proyectos y la configuración de divisiones y clases proporcionará información valiosa para el análisis de crecimiento.

Automatice la recopilación de datos de informes

Para reducir las tareas manuales y ahorrar tiempo de análisis a nuestro equipo, inicialmente usamos Supermetrics para extraer datos en hojas de cálculo. (Sin embargo, a medida que crecieron nuestras necesidades, adoptamos Domo, una solución de informes más completa, para crear informes internos y externos detallados durante nuestro año de eficiencia).

Seguimiento del tiempo con precisión

Aunque a muchos no les gusta el seguimiento del tiempo, reconocemos su importancia para comprender la rentabilidad del proyecto y del cliente.

El seguimiento del tiempo se implementó desde el primer día, ya que lo necesitábamos para fines de facturación, pero actualizamos a una solución que se integraba mejor con el resto de nuestra pila tecnológica.

(Nota: en años posteriores, comenzamos a realizar un análisis mensual más profundo del porcentaje del tiempo total rastreado y la rentabilidad del cliente/proyecto, pero esto sentó las bases)

Utilice una solución de gestión de proyectos

Adopte una herramienta de gestión de proyectos para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia. Nuestra primera contratación de SEO impulsó la gestión de proyectos.

Como salí de un rol de liderazgo interno, no me di cuenta de su importancia en la alineación de múltiples organizaciones en flujos de trabajo simultáneos.

Invierta en herramientas que le faciliten a su equipo compartir comentarios

Como agencia orientada a los valores, es importante tener un pulso constante sobre cómo les está yendo a nuestros empleados. Implementamos 15five después de una sugerencia de un amigo que dirige una agencia mucho más grande.

Aunque las grandes empresas suelen utilizar herramientas de gestión de la fuerza laboral, esta es una de las pocas cosas que cambió el juego para nosotros.

Cree una plantilla personalizada de PowerPoint/Google Slides

Esto puede sonar tonto, pero una de nuestras mejores inversiones fue contratar a un diseñador para crear una plantilla de Presentaciones de Google.

Solíamos pasar incontables horas reelaborando cubiertas porque eran inconsistentes. Ha sido un gran ahorro de tiempo y nos costó menos de $2,000.

Descargue la contabilidad y obtenga un CPA que pueda admitir múltiples estados

Solía ​​categorizar cada gasto en QuickBooks manualmente. Si bien está bien administrar su propia contabilidad al principio del viaje de su empresa para comprender sus gastos, deja de ser el mejor uso de su tiempo en un momento determinado.

Pague a alguien (como Corpnet) para que establezca estados para usted para los impuestos y encuentre un tenedor de libros. Después de nuestros primeros años en el negocio, también tuvimos que contratar a un nuevo CPA. Habíamos superado nuestro primero debido a la complejidad de operar en muchos estados.

Crear un plan operativo general

Como fundador, es posible que tenga una idea clara de hacia dónde quiere ir con la agencia y qué es importante para usted.

Pero, a medida que contrate a más líderes, querrá asegurarse de que también les quede claro. Poner un plan por escrito también lo ayuda a identificar brechas y oportunidades.

Configura unidades compartidas y organiza tus documentos

Estaría bien poniendo todos los documentos en una sola carpeta y buscando. Sin embargo, no todo el mundo puede trabajar así, y puede ser muy doloroso volver atrás y organizar los documentos después.

Cree una estructura de archivos organizada y escalable que facilitará la incorporación de nuevos empleados. Cuando está creciendo rápidamente, necesita que las personas aumenten rápidamente, y tomarse el tiempo para organizarse ayudará a acelerar el proceso.

Mientras lo hace, asegúrese de colocar todos los contratos en una carpeta organizada.

Identificar flujos de ingresos y gastos

Identifique lo que desea vender, cómo desea cobrarlo y la alineación de los recursos con el tipo de trabajo que desea realizar.

En sus primeros años, puede estar dispuesto a asumir cualquier proyecto que se le presente, pero a medida que escala, puede optar por ampliar o reducir la amplitud de sus ofertas.

El año de la estructura (2021)

Durante esta fase, nuestro enfoque principal fue establecer una base sólida y refinar nuestros procesos para la escalabilidad y las iniciativas estratégicas.

Nuestro objetivo era liberar al equipo para iniciativas estratégicas y mejorar el proceso de incorporación.

Puede ser un desafío alejarse de las tareas cotidianas, especialmente si comenzó como especialista en marketing y ahora tiene que convertirse en un director ejecutivo "real".

Sin embargo, delegar responsabilidades y establecer una estructura de equipo sólida es crucial para contratar a las personas adecuadas.

Maximice la tecnología que tiene, estandarice las prácticas y considere usar herramientas más sofisticadas para consolidar y presentar los datos de manera efectiva.

Introducir capas adicionales de gestión para garantizar una comunicación y alineación eficientes dentro de la agencia. Explorar asociaciones y asegurar una línea de crédito también puede respaldar el crecimiento de su agencia durante esta etapa.

Cree un proceso de incorporación sólido

Realicé la incorporación durante los primeros años porque quería asegurarme de que las personas entendieran nuestros valores. Pero esto no fue eficiente o escalable y no fue tan efectivo como podría ser.

Algunos de nuestros líderes decidieron construir un mejor proceso con más claridad en torno a las expectativas para los primeros 90 días, enlaces a documentos importantes y encuentros y saludos con varios colegas.

Establecer una estructura de equipo

En esta etapa, comenzamos a construir capas adicionales de administración, incluida la adición de directores de grupo. Esto permitió que nuestro equipo tuviera gerentes a quienes acudir en busca de ayuda y brindó más claridad en el rol.

Implementar revisiones anuales

Nunca he sido un gran fanático de las revisiones anuales porque siento que los gerentes deben comunicar sus comentarios los 365 días del año.

Sin embargo, algunos de nuestros empleados más ecológicos querían un proceso más estructurado que les ayudara a comprender lo que se necesitaría para pasar al siguiente nivel.

Comenzamos a hacer esto en Google Docs pero luego cambiamos el proceso a 15 Five.

Asegure una línea de crédito

El mejor momento para obtener una línea de crédito es cuando no la necesita.

Como líder, usted es responsable del sustento de sus empleados y sus familias. Tenga una línea de seguridad en su lugar si se encuentra con un problema de flujo de efectivo.

Mejora tu marca

Es posible que pase desapercibido durante los primeros años. A medida que comience a escalar, incluso a través del boca a boca, considere rediseñar el sitio web o actualizar el logotipo. ¡Solo asegúrate de no gastar de más!

Contratar por adelantado, pero no demasiado

A medida que su agencia escala y los ingresos se vuelven más predecibles, considere cambiar de un modelo de contratación justo a tiempo a agregar personal con un poco de anticipación.

No contrate en exceso para no enfrentarse a un ancho de banda inactivo (como las flores, las horas de agencia son perecederas: ¡una vez que se acaban, se acaban!). Pero contar con más personal le da al equipo más espacio para entrenar y cubrir las ausencias.

Use contratistas para escalar recursos rápidamente si un proyecto sale de la nada y necesita el ancho de banda.

El año de la eficiencia (2022)

La eficiencia se convirtió en nuestro enfoque principal, ya que nos propusimos optimizar nuestros procesos, adoptar la automatización y mejorar la rentabilidad del cliente y del proyecto.

También ponemos un gran énfasis en el desarrollo de nuestra gente. Si bien la capacitación en liderazgo puede no sentirse relacionada con la eficiencia, su objetivo siempre debe ser reducir la rotación involuntaria y crear oportunidades de crecimiento para su equipo. El coaching puede ayudar con ambas cosas.

conseguir un asistente

Como fundador, a menudo se encontrará asumiendo tareas que nadie más puede manejar.

Esto puede incluir cosas como configurar direcciones de correo electrónico para nuevos empleados o manejar preguntas sobre beneficios. Considere el costo de oportunidad de su tiempo y delegue estos artículos a un asistente.

Crear procesos y plantillas

Navegar por la implementación del proceso con las primeras contrataciones puede ser difícil. Es probable que encuentre resistencia, así que asegúrese de recibir sus comentarios pronto y con frecuencia.

Las plantillas pueden incluir opciones como planes de 90 días o planes de informes, pero su objetivo debe ser encontrar algo que se recree con frecuencia para ahorrar tiempo al equipo.

También puede crear enfoques y contenido de proyectos reutilizables, aunque desea evitar hacer cualquier trabajo que se sienta "enlatado" o prefabricado.

Tome en serio la rentabilidad del cliente y del proyecto

Siempre debe tener un buen pulso sobre la rentabilidad, pero puede estar dispuesto a aceptar márgenes más reducidos durante los primeros años a medida que construye su reputación.

Asegúrese de tener un buen manejo de su costo real para administrar cuentas en función del equipo asignado y sus costos específicos.

Desarrolle a su gente, y no solo con plataforma táctica/capacitación en marketing

No asuma que las personas tienen las mismas habilidades que usted. Recuerda que probablemente has visto mucho más que ellos.

Cree un calendario de capacitación sólido que cubra temas como la escucha activa, la navegación en conversaciones difíciles y la adaptación de materiales para clientes en diferentes niveles organizacionales.

Realinea tu equipo

Las personas que lo trajeron aquí no son necesariamente las que lo llevarán al siguiente nivel de crecimiento, pero desea permanecer leal a las personas que hacen un buen trabajo.

Una de las partes más difíciles de hacer crecer un negocio es comprender si necesita cambiar algunos de los roles de sus empleados o su relación de informes. También es importante asegurarse de que los miembros de su equipo se ajusten a su marca y valores.

Alguien puede ser un trabajador increíblemente duro, pero es mejor dejarlos atrás si no encajan en la cultura. Un proceso de contratación riguroso puede ayudar a evaluar a las personas por adelantado. Sin embargo, es posible que no siempre lo hagas bien.

Actualiza tus trámites legales

Ahora que tiene más empleados y clientes, asegúrese de que un abogado revise sus acuerdos de consultoría, manuales de empleados, acuerdos laborales, acuerdos de confidencialidad y otros documentos similares.

Las leyes cambian con frecuencia y desea asegurarse de que su negocio esté protegido.

Revisa tus cuentas bancarias

Es posible que tenga una cuenta de cheques básica desde que comenzó su agencia.

A medida que su negocio crezca, asegúrese de hablar con un banquero sobre la actualización de su cuenta y considere agregar una cuenta de ahorros vinculada para que pueda comenzar a generar interés.

También puede ahorrar en tarifas de transferencia.

Actualice su conjunto de informes

Ahora que probablemente esté trabajando con más clientes, busque un conjunto de informes más avanzado como Domo, Tableau u otra solución que satisfaga las necesidades de su empresa.

Cree un presupuesto real

Con una empresa más madura en sus manos, es hora de comenzar a operar y administrar con un presupuesto planificado.

Se equivocará en el primer año, pero es un gran músculo para desarrollar para comprender dónde está aumentando los ingresos más rápido o más lento de lo esperado y dónde los gastos se están desviando de sus planes.

6 consejos más para el crecimiento de la agencia a tener en cuenta

Obtenga retroalimentación frecuente de los clientes y su equipo

Nada es más importante que asegurarse de que sus clientes y miembros del equipo se sientan escuchados.

Capture comentarios trimestrales o más frecuentes, incluidos NPS, eNPS y Start/Stop/Continue.

Preste atención a los comentarios que recibe para construir una agencia sólida y duradera.

Diversifica tus ingresos

Es posible que no pueda controlar esto mientras se encuentra en las primeras etapas y está aceptando la mayor parte de lo que se le presente.

Los consultores de desarrollo de la agencia pueden recomendarle que se concentre en un nicho específico, y es un acto de equilibrio para asegurarse de que está protegiendo la salud del negocio y los medios de subsistencia de los que es responsable frente a ese consejo.

Evite poner demasiado de su negocio en manos de un cliente o vertical. Equilibrar los anticipos con proyectos únicos es importante para mantener la salud de su negocio.

Los retenedores son más fáciles de contratar, mientras que los proyectos de una sola vez pueden ser lucrativos siempre y cuando no se encuentre con una gran cantidad de alcance.

Diga no cuando se siente como un estiramiento o si el cliente no encaja bien

Nada bueno puede salir de tomar un proyecto que no tienes las habilidades para apoyar.

Confíe en las perspectivas de su equipo de liderazgo y no confíe únicamente en su propia intuición. Es mejor retirarse amablemente e incluso recomendar otra empresa que entregar un trabajo deficiente.

Recuerde que siempre puede alejarse si un cliente no es adecuado para usted porque es degradante para el personal, siempre trata de exprimirlo para obtener más o, en general, es un mal socio.

Implementa mínimos que te permitan hacer tu mejor trabajo

Durante las primeras etapas del crecimiento de la empresa, es posible que esté dispuesto a flexibilizar los anticipos mínimos o las tarifas del proyecto.

Con el tiempo, aprenderá cuántas horas debe tener su equipo para hacer un trabajo del que usted y ellos estén orgullosos y sean capaces de generar resultados.

No se avergüence de sus tarifas. Cobra lo que tú y tu trabajo valen.

Averigüe qué tipos de personas prosperan en su empresa

En función de la velocidad y la complejidad de nuestro trabajo, nos resultó difícil contratar a más personas jóvenes que requieren orientación práctica diaria.

Retroceda, mire los patrones de quién prospera y quién tiende a optar por no participar o tener un rendimiento inferior, y ajuste su contratación en consecuencia.

Querrás que las personas tengan los valores y habilidades correctos, lo que requiere esfuerzo.

Manténgase al tanto de los pequeños gastos

Si es completamente remoto, descubrirá que la mayoría de sus gastos son personas y software, y el software puede sumarse rápidamente.

Un consejo rápido es verificar regularmente si los trabajadores independientes aún forman parte de su lista para que pueda cancelar el correo electrónico, la gestión de proyectos, el seguimiento del tiempo y otros gastos que se acumulan rápidamente.

Realice una auditoría trimestral de todo el software para asegurarse de que su equipo todavía lo esté utilizando activamente.

Adoptar diferentes etapas de crecimiento y cambio.

Escalar una agencia es un viaje emocionante lleno de desafíos y lecciones. Puede escalar con éxito su agencia diversificando los ingresos, realizando contrataciones estratégicas, implementando procesos eficientes y centrándose en el desarrollo del equipo.

Adopte las diferentes etapas de crecimiento, adáptese a las necesidades cambiantes de su agencia y evalúe y optimice constantemente sus operaciones.

Recuerde, cada paso del viaje brinda información valiosa que contribuye al éxito de su agencia.