¿Qué es una línea base de programación y cómo hago una?

Antes de iniciar un proyecto, hay que pensar en el tiempo. Es la variable más importante que puede afectar su plan. ¿Cómo puede obtener lo que necesita hacer en el tiempo que tiene para hacerlo? Para lograr esto, uno debe crear un horario.

Un cronograma es clave para la planificación de proyectos, pero los cronogramas son en realidad solo un marco. Una vez que actúas sobre él, ejecutando tu proyecto tarea por tarea, el cronograma cambia. ¿Cómo puede asegurarse de cumplir con el cronograma y mantener su proyecto encaminado?

Ahí es donde entra en juego la creación de una línea de base. Al crear un plan de proyecto de línea de base y un cronograma de línea de base, tiene los medios para comparar dónde se encuentra en la ejecución del proyecto, y si eso se alinea con el lugar donde pretendía estar en ese momento.

¿Qué es una línea base de programación?

Ya sea que lo llame cronograma de línea base o línea base de cronograma, el término se refiere al cronograma terminado y aprobado. La línea de base del cronograma se puede usar como una herramienta para medir el desempeño al informar sobre la variación del cronograma. Es decir, la línea base del cronograma se puede usar para comparar dónde planeó estar en un momento determinado del proyecto con el lugar donde los datos muestran que realmente se encuentra.

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Como sabe, el cronograma de un proyecto es una colección de tareas que deben completarse en un cronograma específico para alcanzar el resultado final del proyecto. Por lo tanto, la línea base del cronograma es una forma de capturar este cronograma finalizado y usarlo como punto de referencia para medir su progreso en la ejecución del proyecto.

La línea base del cronograma captura los cambios en su cronograma que ocurren debido al desarrollo de riesgos. El uso de un cronograma de referencia significa que puede ver estas variaciones en su cronograma más temprano que tarde y hacer ajustes rápidamente para mantenerse al día.

¿Por qué usar un horario de referencia?

La razón obvia para usar un cronograma de referencia es que, bueno, lo ayuda a cumplir con el cronograma. Sin uno, es como si estuviera trabajando fuera del contexto actual de su proyecto. No hay forma de saber dónde debería estar en el cronograma porque no hay un punto de referencia para comparar su progreso.

Los proyectos rara vez pasan sin que surjan numerosos problemas. Puede haber un percance menor o uno mayor. Independientemente de la gravedad del problema, las repercusiones inevitablemente pueden afectar su agenda, dejando los plazos interrumpidos a su paso. Deberá reasignar recursos para estabilizar su proyecto.

Eso significa cambiar partes del cronograma para responder a los cambios y mantenerse al día para cumplir con la fecha límite final. Sin embargo, en el flujo constante de cambios y contratiempos, la línea de base del cronograma se mantiene firme. Es la constante en el mar de cambios que es un proyecto, lo que le permite navegar con éxito cuando una tormenta lo lleva a aguas desconocidas.

Por supuesto, hay muchos tipos diferentes de líneas base. Todos ellos son importantes. El cronograma de línea de base lo mantiene en el objetivo y está relacionado con el plan de proyecto de línea de base, en el sentido de que el cronograma es parte del plan de proyecto más grande. Pero el cronograma de referencia incorpora activos y recursos comerciales, por lo que puede asignarlos correctamente para cumplir con el cronograma.

Cómo hacer una línea base de programación

Antes de que pueda establecer una base de referencia para su horario, debe tener un horario. Eso comienza recopilando todas las tareas que necesitará ejecutar para llegar a su entrega final.

identificar tareas

Use una estructura de desglose del trabajo para trabajar hacia atrás desde su entrega final. Esta herramienta se asegura de que no omita ningún paso. Para hacer un programa exitoso, primero debe definir minuciosamente cada tarea. Tener reuniones de planificación con su equipo y las partes interesadas le ayudará a asegurarse de no dejar ningún paso importante fuera de su agenda. También puede usar datos históricos al investigar proyectos similares.

Determinar la duración

Una vez que tenga todas sus actividades alineadas, deberá estimar cuánto tiempo llevará completarlas. Hay una serie de técnicas para ayudarle a obtener una cifra precisa. Para obtener resultados más rápidos, existe una estimación análoga, que se refiere al tiempo que tomó completar proyectos anteriores similares. También hay estimaciones de tres puntos, que utilizan una fórmula para calcular los parámetros más probable, optimista y pesimista. Por supuesto, hay otras herramientas. Elija el adecuado para usted y su proyecto.

Establecer hitos

Los proyectos son grandes y las tareas son pequeñas. Los hitos son los pasos entre esos dos puntos. Por lo general, se utilizan para marcar el final de una fase del proyecto y el comienzo de la siguiente. Sin embargo, puede utilizar un hito para determinar cualquier punto importante del proyecto.

Identificar dependencias

Algunas de las tareas que recopiló serán independientes, mientras que otras dependerán de otras. Es decir, no podrán arrancar ni parar hasta que otro arranque o pare. Estas tareas dependientes pueden causar problemas más adelante en el proyecto si no las identifica.

Agregar recursos

Las tareas no se completan solas. Necesita adjuntar recursos a ellos. Los recursos pueden ser miembros del equipo, materiales, herramientas, etc. Todos estos tienen costos asociados y también una duración estimada para determinar cuánto tiempo los necesitará.

Establecer línea de base

Ahora tienes un cronograma del proyecto. Establecer la línea de base es simplemente congelar estos datos, tomar una instantánea de ellos. Lo necesitará para comparar su progreso a medida que avanza en la fase de ejecución del proyecto.

En la siguiente sección, le mostraremos lo fácil que es hacer esto en ProjectManager o, si lo prefiere, puede ver este breve video tutorial.

Cómo hacer una línea base de programación en ProjectManager

Una vez que haya hecho su horario, guárdelo. Ahora, tiene una línea de base del cronograma y puede usar este documento para comparar su progreso real cuando ejecuta el proyecto. Pero hay una forma más eficiente de calcular la varianza de su proyecto.

El tiempo es un recurso valioso en cualquier proyecto, y el uso de software de programación de proyectos basado en la nube como ProjectManager es la forma en que puede ahorrar tiempo y dinero mientras aumenta la productividad de su proyecto. Así es como funciona.

En primer lugar, querrá crear su horario en nuestro diagrama de Gantt en línea. Importe las tareas o use una de nuestras plantillas específicas de la industria para comenzar. Al igual que cualquier programa, desea agregar las fechas de inicio y finalización. Luego, el diagrama de Gantt traza su proyecto en una línea de tiempo. Pero aquí es donde las cosas se ponen interesantes.

Divida el cronograma más grande en partes más manejables con nuestra función de hitos, que puede dividir el proyecto en fases o indicar plazos principales. El Gantt se puede personalizar aún más por color.

Luego, vincule las dependencias para que no se le acerquen sigilosamente durante la ejecución. Si hay cambios durante la ejecución, nuestro Gantt se puede editar simplemente arrastrando y soltando la tarea a la nueva fecha.

Establecer la línea de base

Como se señaló, establecer la línea de base es la forma en que mide la variación del proyecto cuando ejecuta las tareas. Por lo tanto, una vez que haya completado su plan, desea establecer la línea base del cronograma. Todo lo que tiene que hacer con nuestra herramienta Gantt es hacer clic en la configuración avanzada. Allí, verá una opción para establecer la línea de base. Es fácil.

Cuando haya establecido su línea de base, las fechas de inicio y finalización planificadas se completarán en las columnas de inicio y finalización de la línea de base. Estas fechas no cambiarán a menos que restablezca su línea de base y las anule.

Nuestros informes de un solo clic incluyen un informe de variación del proyecto que comparará su progreso real con el planificado. Esta es una excelente manera de calcular el búfer del proyecto, que es cuánto tiempo puede agregar a una tarea sin afectar el cronograma general.

ProjectManager es una herramienta galardonada que ayuda a los gerentes a programar y les brinda las herramientas que necesitan para mantener ese cronograma al día. Desde la programación de líneas base hasta el seguimiento de la variación del proyecto, usted tiene el control. Organice tareas, asigne recursos y controle todo en tiempo real.