Cómo controlar el conflicto de programación en la gestión de proyectos

Lo último que quiere un gerente de proyecto es un conflicto de programación. Pero un conflicto de programación es una eventualidad en la gestión de proyectos. Si bien el trabajo del gerente de proyecto es asegurarse de que el flujo de trabajo no esté obstruido, también es su responsabilidad resolver los conflictos de programación cuando surjan, un problema que es inevitable.

Antes de que pueda controlar un conflicto de programación, debe comprender de qué se trata. Luego, puede diseñar estrategias para evitar conflictos de programación y emplear las herramientas de programación de proyectos que lo ayudarán. Exploraremos cada uno de esos temas y, al final de este blog, tendrá una idea de cómo administrar los horarios para evitar un conflicto de horarios.

¿Qué es un conflicto de programación?

Un conflicto de programación es simplemente cuando tiene dos o más actividades que se llevarán a cabo al mismo tiempo. Puede haber tareas que se ejecuten simultáneamente, por supuesto, pero solo si ha planeado tener suficientes recursos y tiempo para acomodarlas. Pero esa estrategia es intencional, mientras que los conflictos de programación tienden a ocurrir por accidente.

Cuando tenga un conflicto de programación, no podrá cumplir con las tareas asignadas. Los miembros de su equipo estarán demasiado dispersos y es posible que no haya otros recursos disponibles que se necesitan para completar la tarea. El resultado de un conflicto de programación puede provocar el incumplimiento de los plazos, sobrepasar su presupuesto y erosionar la moral del proyecto. Ninguno de estos vale la pena el riesgo de una programación descuidada que conduce a conflictos de programación.

Eso no significa que los errores de programación sean siempre responsables de los conflictos de programación. Hay accidentes que resultan del error humano y están los riesgos inherentes a cualquier proyecto. De cualquier manera, es probable que tenga que lidiar con conflictos de programación. Cuanto más preparado estés, mejor. Parte de estar preparado es usar un software de gestión de proyectos para programar sus proyectos.

ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado que lo ayuda a programar, administrar ese cronograma y realizar un seguimiento en tiempo real. Utilice nuestros potentes diagramas de Gantt para organizar sus tareas y recursos. Puede vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar conflictos de programación y retrasos. Filtre por la ruta crítica y vea qué tareas son esenciales para entregar un proyecto exitoso. Una vez que establezca una línea de base, puede realizar un seguimiento de su progreso en tiempo real y detectar cualquier problema, resolverlo y cumplir con el cronograma. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Cómo evitar conflictos de programación en la gestión de proyectos

A veces, no se puede evitar un conflicto de programación. Hay reuniones de última hora, problemas de comunicación y otros problemas que surgen. Pero fuera de una anomalía, hay formas de garantizar que su programación no tenga conflictos de programación. Se aconseja a los directores de proyecto que tomen estas precauciones.

Use una estructura de desglose del trabajo para definir claramente el alcance de su proyecto

Todo el mundo sabe que los proyectos están hechos de muchas tareas. Pero lo que a menudo se pasa por alto es que existe una herramienta para identificar esas tareas. Si utiliza una estructura de descomposición del trabajo (EDT), puede asignar los entregables y las tareas de un proyecto. Es un diagrama de árbol que está rematado con el entregable final y los más pequeños que conducen a él se ramifican debajo de eso. Esto proporciona el alcance completo del proyecto y ayuda a evitar conflictos de programación porque es más fácil evitar conflictos cuando conoce todo el trabajo y los entregables por adelantado.

Identificar las dependencias de cualquier tarea

Por supuesto, no todas las tareas son iguales. A menudo hay dependencias de tareas o tareas que pueden comenzar o detenerse hasta que otra tarea se inicie o se detenga. Como ejemplo simple, una dependencia de tareas es como una pared que no se puede pintar hasta que se construye. Las dependencias de tareas pueden afectar drásticamente el cronograma de un proyecto, por lo que es importante identificarlas para que no tenga demoras costosas o conflictos de cronograma. También querrá tener en cuenta qué tipo de dependencia de tareas es. Son cuatro: comienzo por comienzo, que empieza cuando empieza otro; principio a fin, que empieza cuando otro acaba, fin a fin, que acaba cuando otro acaba y fin a principio, que acaba con otro empieza.

Establezca una secuencia para las tareas de su proyecto

Los cronogramas de los proyectos deben seguir una secuencia para garantizar que no se doble la inmersión. Comienza en términos generales definiendo los objetivos del proyecto e identificando a todas las partes interesadas. Esto conduce a una fecha límite final que determina cuándo se deben completar todos los entregables. En este punto, querrá emplear su WBS para enumerar todos sus entregables, tareas y los pasos que tomará para completar el proyecto. Establecerás procesos y procedimientos. Los miembros del equipo serán asignados a tareas, que tendrán fechas de inicio y fechas de vencimiento. Este cronograma luego se comparte con el equipo y cualquier conflicto de programación que se encuentre se puede cambiar antes de la ejecución del proyecto.

Relacionado: 25 plantillas y hojas de cálculo de Excel imprescindibles para la gestión de proyectos

Asignar roles y responsabilidades

Otra forma de evitar conflictos de programación es asegurarse de que a todos los miembros del equipo del proyecto se les haya asignado un rol y comprendan sus responsabilidades. Esto le da a cada miembro del equipo la propiedad de una parte del proyecto, lo que conduce a una mayor calidad y a la finalización oportuna de sus tareas. Eso es porque cada miembro del equipo será responsable. Estarán a cargo de lidiar con cualquier problema, como demoras, falta de recursos y conflictos.

Identificar la ruta crítica

La ruta crítica es la secuencia más larga de actividades que deben completarse a tiempo para que todo el proyecto tenga éxito. Otra forma de ver esto es que la ruta crítica separa las tareas que son esenciales para entregar el proyecto de otras que podrían descuidarse si el tiempo y el dinero se convierten en un problema. Esto es muy importante programar por razones obvias. Ahora conoce las tareas que son críticas y puede concentrarse en ellas, mientras que otras pueden retrasarse si hay un conflicto, así como también cuánto flota o holgura tiene.

Crear un cronograma del proyecto

Lo anterior describe los pasos para hacer un cronograma del proyecto. Sin un cronograma del proyecto, estás volando a ciegas. Esto no se recomienda para proyectos pequeños y ciertamente no para proyectos grandes y más complejos. Tener un cronograma del proyecto también le permite realizar un seguimiento de su proyecto al comparar el progreso planificado con el progreso real. Mantiene a todos trabajando en la misma página para que sepan qué se debe hacer y cuándo se debe hacer. Todo esto funciona para ejecutar un proyecto exitoso con menos conflictos de programación.

¿Qué herramientas de programación de proyectos pueden ayudar con el conflicto de programación?

Hacer un cronograma del proyecto es parte de la fase de planificación en la gestión de proyectos. La gestión de proyectos tiene herramientas de programación que pueden ayudarlo a planificar y ejecutar el proyecto. Veamos tres tipos comunes de herramientas de programación de proyectos y cómo ayudan a reducir los conflictos de programación.

1. Diagramas de Gantt

Ya mencionamos los diagramas de Gantt. Estos son los caballos de batalla de las metodologías tradicionales de gestión de proyectos. Son geniales para proyectos que siguen fases cuando una cosa sucede tras otra. Detallan todo el proyecto en una línea de tiempo visual que muestra todas las tareas y sus duraciones. A menudo, puede agregar hitos, vincular dependencias y más para programar el proyecto de principio a fin.

2. Calendarios de proyectos

Es posible que un calendario de proyecto no sea tan sólido como un diagrama de Gantt, pero también es mucho más sencillo de crear y usar. Los calendarios se han utilizado durante mucho tiempo en la programación porque funcionan. Son una herramienta visual que presenta un mes en una página y le brinda fechas de inicio y fechas de vencimiento. Son fáciles de compartir y comprender, por lo que han sido un elemento básico de la programación de proyectos desde casi el comienzo de los proyectos.

3. Tableros Kanban

Los tableros Kanban son una herramienta más moderna. Son un sistema de flujo de trabajo visual que divide un cronograma de producción en columnas en un tablero con tareas representadas por tarjetas que se mueven por el tablero a medida que se completan. Esto permite que un gerente de proyecto vea todo el proceso y detecte problemas como conflictos de programación antes de que el equipo los encuentre. El director del proyecto puede entonces reasignar recursos para resolver el problema y mantener el trabajo del equipo sin obstrucciones.

ProjectManager es un software robusto de programación de proyectos

Encontrará las tres herramientas de programación de proyectos en ProjectManager, un software de administración de proyectos galardonado que ayuda a programar, administrar y realizar un seguimiento de los proyectos en tiempo real. La programación comienza con la incorporación de su equipo. Nuestro software le permite configurar la disponibilidad de su equipo, incluidos PTO, vacaciones y feriados globales, lo que facilita la asignación. Cuando está creando la programación de su proyecto, puede evitar conflictos de programación al saber quién está disponible y cuándo.

Use múltiples herramientas de programación de proyectos

Una vez que haya programado su proyecto en nuestro diagrama de Gantt, puede compartir ese plan con su equipo de proyecto. Pero los miembros del equipo no necesitan todas las características de un diagrama de Gantt, razón por la cual contamos con múltiples herramientas de proyecto. Pueden ejecutar su trabajo en cualquier herramienta con la que se sientan cómodos, como listas de tareas, tableros kanban o incluso calendarios. Todos comparten los mismos datos y se actualizan en tiempo real simultáneamente para mantener a todos en la misma página.

Supervise el progreso del proyecto con paneles en tiempo real

La actualización de las herramientas de programación de proyectos es solo un aspecto de los datos en tiempo real. Tener datos en vivo significa que los gerentes de proyecto pueden monitorear el cronograma del proyecto y asegurarse de que el proyecto va por buen camino. Los gerentes de proyecto pueden obtener una descripción general de alto nivel del proyecto al alternar entre los paneles en tiempo real. Recopilan automáticamente datos en vivo y los muestran en gráficos y tablas fáciles de leer que miden métricas como el tiempo, el costo, la carga de trabajo y mucho más. A diferencia del software alternativo liviano, no es necesaria una configuración que consume mucho tiempo. Está listo cuando tú lo estés.

La programación es esencial para entregar un proyecto a tiempo. Nuestro software lo hace posible con múltiples vistas de proyectos, tableros en tiempo real e informes que profundizan en los datos. Los informes se pueden personalizar para concentrarse solo en los datos que son importantes. Se pueden compartir fácilmente para mantener a las partes interesadas actualizadas sobre el progreso del proyecto. Con nuestro software, puede planificar, administrar y realizar un seguimiento de su agenda de principio a fin.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que conecta equipos entre departamentos y continentes. Puede planificar su agenda y compartirla con equipos distribuidos y realizar un seguimiento de su progreso en cualquier lugar y en cualquier momento. Únase a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para entregar proyectos exitosos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.