5 consejos esenciales para el control del cronograma en la gestión de proyectos
Publicado: 2022-08-23Los proyectos se componen de muchas partes móviles. Una de las formas en que puede determinar si el proyecto está atrasado o adelantado se llama control de programación.
La planificación, la programación y el control de proyectos van de la mano cuando se gestiona un proyecto para mantenerse a tiempo y cumplir con los plazos. Aprender qué es el control del cronograma y qué puede hacer para aplicarlo mejor puede ayudarlo a llevar su próximo proyecto a tiempo y por debajo del presupuesto.
¿Qué es el control de horarios?
El control de programación se utiliza en la gestión de proyectos para monitorear sus actividades y tareas para asegurarse de que está procediendo según lo planeado. Por supuesto, es más que solo monitorear el estado. El control del cronograma del proyecto también significa actualizar los procesos de su proyecto y administrar el cambio.
La forma más común de hacerlo es mediante la creación de una línea de base. Una línea de base representa cómo espera que avance el proyecto. Cuando tiene una línea de base del cronograma, puede ver su progreso real y compararlo con el progreso planificado, lo que le permite saber si está adelantado o atrasado.
Todo este proceso se simplifica con la ayuda de un software de programación de proyectos como ProjectManager. ProjectManager le permite crear un cronograma de proyecto, establecer una línea de base y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Nunca ha sido tan fácil mantener su agenda bajo control.
El control del cronograma es parte del proceso más amplio de gestión de proyectos de control y seguimiento. Es decir, los proyectos deben vigilarse de cerca y, a medida que se produzcan cambios, que ocurrirán, esos cambios deben controlarse de manera proactiva. Esta es competencia del gerente del proyecto, quien creó el cronograma y es responsable de ejecutarlo.
¿Por qué es importante el control del cronograma del proyecto?
El control del cronograma del proyecto es esencial porque se utiliza para monitorear y controlar el progreso del proyecto. Un proyecto que pierde su fecha límite no es un éxito. Si bien existen muchas métricas para medir el éxito de un proyecto, cumplir con el cronograma es una de las más fundamentales.
Otro aspecto importante del control del cronograma es que gestiona las expectativas de las partes interesadas de su proyecto. Los mantiene informados de los cambios y cómo afectarán al proyecto. Además, les dice a las partes interesadas cómo va a responder a los problemas para que el proyecto vuelva a encarrilarse. Este proceso es clave para mantener informados a los interesados y debe realizarse durante todo el ciclo de vida del proyecto.
La planificación, la programación y el control de proyectos trabajan mano a mano para reducir el impacto en su presupuesto. El beneficio es la estabilidad financiera, que los proyectos deben entregar a un costo aprobado por las partes interesadas. También crea documentación que puede ser útil al investigar datos históricos para proyectos futuros similares al que está administrando actualmente.
¿Cuándo es más importante el control de horarios?
El control del cronograma es importante a lo largo del proyecto. Las partes interesadas querrán saber el estado del cronograma, desde el momento en que se crea hasta que se completa el proyecto. Por lo tanto, debe integrarse en su horario a medida que lo desarrolla.
Por supuesto, es más importante cuando comienza a ejecutar el cronograma. Aquí es cuando el cronograma ya no es una abstracción, sino una herramienta práctica para ejecutar tareas a tiempo y dentro del presupuesto. Es durante la fase de ejecución de un proyecto que su cronograma se verá afectado por fuerzas internas y externas que podrían descarrilar su progreso.
El seguimiento y control de la programación se produce a lo largo de la ejecución, desde el inicio de la primera tarea hasta el final de la última. Sin embargo, aunque aquí es cuando más importa el control del cronograma, nunca se termina. Documente sus cambios durante la ejecución: la forma en que respondió a ellos y los resultados son clave para esta fase del proyecto.
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Cómo hacer el control del cronograma en la gestión de proyectos
El control del cronograma en la gestión de proyectos es una forma de asegurarse de que el cronograma se desarrolle según lo planeado. Hay cinco pasos en este proceso:
- Establece estándares: para saber si no se está cumpliendo el cronograma, debes establecer estándares. Es decir, debe determinar las métricas con las que medirá el rendimiento de su proyecto.
- Medir el rendimiento: a medida que se ejecuta el cronograma, debe obtener datos sobre su progreso y mantener registros. La medición es crucial. Ser capaz de medir el rendimiento de su horario es cómo lo compara con la línea de base. Un tablero puede ayudar.
- Compare sus resultados: compare su medida del progreso del proyecto con la línea de base que creó. A medida que realiza estas comparaciones periódicas, desea estar alerta ante cualquier desviación. Identifíquelos, ya que son cruciales para el siguiente paso.
- Determinar problemas: una vez que haya identificado una desviación de la línea de base, el siguiente paso es averiguar por qué sucedió. Solo determinando la razón detrás del cambio puede elaborar un plan adecuado para responder y resolverlo.
- Tome medidas: tome medidas para corregir el problema según sea necesario. Esto se puede hacer ajustando los ingresos, los costos, las ganancias, el producto, el tiempo, los recursos, etc.
Todo esto se puede hacer usando ProjectManager. Vea lo que nuestra herramienta puede hacer para ayudarlo a programar al ver este video tutorial.
5 consejos para el control de horarios al planificar y programar
Es importante y sabes cómo planificarlo, pero ¿cuáles son algunos consejos a la hora de planificar y programar tu proyecto para el control del cronograma? La mejor manera de programar el control es aplicando técnicas que lo ayuden a monitorear y administrar el cambio. Aquí hay cinco:
- Revisiones de rendimiento: use esto para medir, comparar y analizar el rendimiento de su horario. Hay varias formas de seleccionar el rendimiento que desea revisar, como las fechas reales de inicio y finalización, el porcentaje completado y la duración restante del trabajo en curso.
- Método de la ruta crítica: la ruta crítica lo ayuda a predecir cuánto tiempo llevará el proyecto analizando la secuencia de actividades y descubriendo cuáles son esenciales y cuáles puede omitir y aun así entregar el proyecto con éxito.
- Simulación de Monte Carlo: esta técnica lo ayuda a cuantificar el costo total de su proyecto, lo que le permite calcular una distribución definida de los costos totales del proyecto y las posibles fechas de finalización.
- Histograma de recursos: mediante el uso de un histograma de recursos, puede mostrar el consumo y la disponibilidad de los recursos por período de tiempo.
- Análisis de varianza: La varianza es la diferencia entre el cronograma planificado y el real de su proyecto. Este análisis le ayuda a determinar la causa de la variación.
Cómo ProjectManager ayuda con el control de programación
Todas estas técnicas son útiles, pero para monitorear y rastrear mejor su progreso y controlar el cronograma, necesita usar un software de gestión de proyectos. ProjectManager es una herramienta basada en la nube que captura información en vivo para ayudar a los gerentes de proyectos a tomar decisiones mejores y más perspicaces.
Cree cronogramas dinámicos en diagramas de Gantt
Nuestro diagrama de Gantt interactivo es una herramienta poderosa para programar sus proyectos. A diferencia de herramientas menos poderosas que solo establecen prioridades, vinculan dependencias y agregan hitos, también puede filtrar por la ruta crítica y establecer líneas base del proyecto al instante.
Seguimiento de su horario con un tablero
El monitoreo y el seguimiento son una necesidad para el control del cronograma del proyecto. Necesita ver su progreso real en tiempo real y actuar rápidamente cuando se desvía del plan. Obtenga una vista de alto nivel con nuestro tablero que no requiere configuración. El tablero captura varias métricas del proyecto, incluida la varianza, y muestra los resultados automatizados en gráficos y cuadros fáciles de leer.
Utilice informes detallados para analizar problemas
A veces desea una vista más profunda de los datos. Ahí es donde nuestros informes de un solo clic sobre la varianza, el costo y mucho más resultan útiles. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea ver. Luego, imprima o comparta los resultados en formato PDF. Esto es excelente para gestionar las expectativas de las partes interesadas y mantenerlas actualizadas.
Esas son solo algunas de las funciones de ProjectManager que pueden ayudarlo con el control de la programación. También hay alertas automáticas, herramientas de administración de recursos y hojas de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que su equipo dedica a sus tareas. Además, los equipos pueden usar múltiples vistas, para que todos puedan trabajar como quieran. ¿Por qué molestarse con un puñado de aplicaciones cuando una puede hacer el truco de brindar calidad a tiempo y dentro del presupuesto?
ProjectManager es un software galardonado que organiza tareas, equipos y proyectos. Tiene funciones para ayudarlo en cada fase de un proyecto, desde la planificación hasta el monitoreo y la generación de informes. Únase a las decenas de miles de equipos en organizaciones desde la NASA hasta Ralph Lauren que utilizan nuestra herramienta para entregar sus proyectos. Pruebe ProjectManager hoy.