Plan de gestión de horarios: cómo hacer y mantener uno

Un plan de gestión de cronograma adecuado lo ayuda a entregar un proyecto a tiempo. El proceso de programación del proyecto comienza antes de que se realice el cronograma y continúa a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Un plan ideal incluye establecer expectativas e incluye información sobre cómo desarrollar, administrar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

Si bien no es una parte esencial de todos los proyectos, los proyectos complejos deben tener un plan de gestión del cronograma para mantener a su equipo al día. Independientemente de si lo usa durante todo el proyecto, es una base importante para conocer en su práctica de gestión de proyectos.

¿Qué es un plan de gestión de horarios?

Un plan de gestión del cronograma es un documento que explica cómo se creará, controlará y administrará el cronograma de un proyecto. Los planes de gestión del cronograma varían según el proyecto, pero generalmente definen la metodología de programación, las medidas de desempeño, las herramientas y los procedimientos que se emplearán.

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La creación de un plan de gestión del cronograma es el primer paso en el proceso de programación del proyecto, ya que establece las reglas que se seguirán para crear y administrar el cronograma del proyecto.

Una vez que se crea un plan de gestión de cronogramas, los gerentes de proyectos utilizan software de gestión de proyectos para crear cronogramas de proyectos utilizando herramientas como diagramas de Gantt, listas de tareas y calendarios de proyectos. ProjectManager es un sólido software de gestión de proyectos que tiene todas las funciones de programación de proyectos que necesita para crear un cronograma de proyecto.

Roles y responsabilidades

Lo primero que hay que hacer es trazar quién hará qué. Deberá asignar a alguien que sea el propietario del cronograma, generalmente el gerente del proyecto. Luego, decida quién tiene la autoridad para actualizar el horario en su software de programación. Es probable que también sea el director del proyecto; sin embargo, los proyectos más grandes pueden tener un administrador de proyectos que se encargue de esta tarea. En algunos casos, el propio equipo actualizará la programación a medida que archivan su estado cuando trabajan en una tarea. Por lo general, es el gerente del proyecto quien da la aprobación final.

Actualización del horario

Parte del plan es decidir con qué frecuencia actualizará el cronograma. A veces, es una actividad de lunes por la mañana para empezar la semana. Otras veces, puede actualizar el horario en otro día u optar por actualizaciones quincenales. Las actualizaciones semanales se consideran la norma y son muy recomendables, pero la frecuencia con la que actualiza su cronograma está determinada por el proyecto, las partes interesadas, la organización y más.

Retroalimentación

La retroalimentación es un proceso integral en cualquier plan de gestión de horarios. Los horarios son flexibles y los informes de estado que recibe de los miembros del equipo de primera línea del proyecto son cruciales para satisfacer las necesidades cambiantes del proyecto. Para garantizar que este canal permanezca abierto y que nada pase desapercibido, debe determinar cómo se entregan los comentarios. Esto podría ser a través de informes de estado, reuniones de equipo u otras comunicaciones.

Cambios de horario

A medida que cambian los horarios, los cambios deben revisarse y aprobarse. Un miembro del equipo, nuevamente, generalmente el gerente del proyecto, debe ser designado como aprobador de los cambios de fecha límite. Sin embargo, si el cambio va más allá de la flotación aceptada en un cronograma, es probable que requiera la aprobación de la alta dirección y/o las partes interesadas del proyecto.

Herramientas de programación

Enumere las herramientas que usará para crear y administrar su horario. También es importante tener en cuenta quién utilizará estas herramientas y en qué medida. Determine los roles, como solo lectura, edición y actualización, etc.

Informes

Los informes le permiten comunicar el progreso a las partes interesadas, obtener datos para tomar mejores decisiones y mantener su proyecto encaminado. Esta parte de su plan de gestión del cronograma describe los tipos de informes que necesita, quién los generará y recibirá a lo largo del proyecto y su frecuencia.

Integración de horarios

Este último componente es para quienes manejan un cronograma que es parte de un cronograma más grande, o el cronograma de un proyecto en un programa o cartera de proyectos. Si este es el caso, debe realizar un seguimiento de los otros cronogramas y asegurarse de que el suyo se alinee con la línea de tiempo general y la estrategia de los demás.

Cómo hacer un plan de gestión de horarios

El plan de gestión del cronograma es parte del plan de gestión del proyecto más grande y es un medio para asegurarse de cumplir con los entregables del proyecto. También describe los procesos que le permiten cumplir con sus fechas de vencimiento.

Un plan de gestión del cronograma se compone de cuatro secciones: desarrollo del cronograma, control del cronograma, cambios en el cronograma y cronograma del proyecto. Profundicemos en cada uno de estos temas.

Desarrollo de Horarios

Una vez que alguien del equipo del proyecto recibe esta tarea, recopila información del equipo y redacta procedimientos para ayudar a estimar mejor la duración de cada tarea, los costos asociados y los recursos necesarios para completar la tarea.

Esto incluye una auditoría exhaustiva de todo lo necesario para el cronograma del proyecto (incluido el software de gestión de proyectos), quién es responsable de desarrollar y administrar el cronograma, quién tiene la autoridad para realizar cambios, etc.

Control de horarios

En este punto, debe determinar cómo medir y controlar su horario. Esto significa tener una forma de comparar su cronograma y costos planificados con su cronograma y costo reales. Debe determinar cómo medirá el cronograma, como porcentaje completado, horas, costo, etc.

Alguien del equipo tendrá la responsabilidad de medir el progreso. A veces es el director del proyecto, pero no siempre es la persona adecuada para el trabajo. Por lo general, el equipo también está demasiado ocupado para asumir este rol. Tome esta decisión en función de su proyecto, su equipo y la periodicidad con la que se realizarán estas mediciones.

Cambios de horario

Como mencionamos, indudablemente se producirán cambios en un proyecto, como tiempo o costos adicionales, y es importante que tenga a alguien que apruebe estos cambios. Esta persona suele ser el patrocinador del proyecto, alguien que no está involucrado en las actividades del día a día.

Algunas cosas a tener en cuenta a medida que ocurren los cambios son: ¿Es esta una razón para cambiar el horario? ¿Hay papeleo involucrado? ¿Cuál es el plazo para implementar el cambio de manera realista? Y, por supuesto, ¿quién está autorizado para aprobar el cambio?

El cronograma del proyecto

El cronograma suele ser parte del plan del proyecto y se incluye como uno de los documentos o como un apéndice. Cuando el proyecto es más grande y el cronograma es más largo y complicado, generalmente se incorpora a la herramienta de software de gestión de proyectos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que le ayuda a gestionar el plan y la programación de su proyecto. Vea cómo viendo este breve video.

Lista de verificación de gestión de horarios

Para asegurarse de que su cronograma incluya todas las partes necesarias y para evitar el aumento del alcance, asegúrese de tener las respuestas a las siguientes preguntas.

• ¿Cómo desarrollará el cronograma?

Elija un software que ofrezca herramientas para ayudarlo a crear y administrar su agenda, como un diagrama de Gantt, que recopila y organiza tareas en una línea de tiempo. También debe conocer las técnicas que utilizará para estimar mejor el tiempo que llevará su proyecto.

• ¿Quién está en el bucle?

Identifique a las partes interesadas que necesitan mantenerse actualizadas sobre el progreso y averigüe con qué frecuencia y por qué medios quieren recibir actualizaciones.

• ¿Cómo y cuándo se mide el rendimiento?

Hay muchas maneras de monitorear y rastrear el progreso y el desempeño del proyecto. Desde paneles que brindan instantáneas de alto nivel hasta informes que profundizan en los datos, asegúrese de contar con las herramientas adecuadas antes de ejecutar su programación.

• ¿Cómo te mantendrás en el buen camino?

Como se señaló, los proyectos cambian y es posible que se retrase en algún momento. No es el fin del mundo, pero requiere tener una respuesta para volver al cronograma. Algunas técnicas de uso común son el bloqueo (agregar más recursos), el seguimiento rápido (ejecutar varias tareas a la vez), cambiar el alcance o revisar el cronograma.

• ¿Cómo se administrarán los recursos?

Conozca los recursos que necesitará para completar cada tarea y cómo encajan en su horario. Querrá tener a mano todos los materiales necesarios cuando su equipo esté listo para ejecutar esa tarea.

Plantillas de gestión de horarios

Ofrecemos docenas de plantillas de administración de proyectos gratuitas para ayudarlo a administrar sus proyectos. Aquí hay tres plantillas que son ideales para crear un cronograma de proyecto y recopilar la información necesaria para su plan de gestión de cronograma.

Plantilla de diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son una herramienta versátil que permite a los gerentes de proyectos crear, rastrear y administrar cronogramas de proyectos. Puede usar nuestra plantilla de diagrama de Gantt gratuita como un archivo de Excel o importarla a ProjectManager para crear un cronograma del proyecto al que usted y su equipo puedan acceder en línea.

Plantilla de estructura de desglose de trabajo

La creación de una estructura de desglose del trabajo le permite visualizar las tareas de su proyecto y priorizarlas en consecuencia. Este es un paso fundamental a la hora de crear un cronograma del proyecto. Puede descargar nuestra plantilla de estructura de desglose de trabajo o usar nuestro diagrama de Gantt en línea que tiene una función de estructura de desglose de trabajo integrada que automatiza el proceso por usted.

Plantilla de alcance del proyecto

Antes de crear un plan de gestión del cronograma, deberá definir el alcance de su proyecto que describa todo el trabajo del proyecto que debe realizarse. Es importante que también determine lo que no se hará para que pueda crear un programa de proyecto preciso.

Cómo ProjectManager ayuda a programar planes de gestión

Administrar su agenda es como un proyecto más pequeño incrustado en uno más grande. Independientemente del tamaño del proyecto, hay plazos que cumplir, recursos que gestionar y equipos que asignar. Debe mantener a todos trabajando a su máxima capacidad y monitorear su progreso y carga de trabajo. Eso es mucho que hacer, que es donde entra en juego ProjectManager. Nuestro galardonado software lo mantiene organizado y productivo.

Para construir su horario y luego la gestión se necesita una herramienta robusta. Nuestro diagrama de Gantt en línea recopila las tareas de su proyecto y agrega fechas de inicio y finalización que se completan en una línea de tiempo del proyecto. Luego puede etiquetar las tareas por prioridad para que su equipo sepa qué es lo más importante para completar y cuándo. Para seguir fácilmente el progreso, todo el cronograma se puede dividir en distintas fases con nuestra función de hitos.

Los costos de mano de obra y recursos también se pueden recopilar en el Gantt. Una vez que haya completado su cronograma, puede filtrar para ver la ruta crítica e incluso establecer una línea de base, lo que le permite medir la variación del proyecto. Siempre sabrá si va por buen camino o si necesita hacer ajustes para volver a la programación. Si necesita cambiar algo en su agenda, simplemente arrastre y suelte la tarea a la nueva fecha y todo se actualizará automáticamente.

Los equipos tienen la opción de organizar su propio trabajo con una de nuestras múltiples vistas de proyectos, como una lista de tareas dinámica o un calendario. La vista del tablero kanban visualiza su flujo de trabajo para que los gerentes puedan ver quién está trabajando en qué. También hay funciones de administración de recursos que aseguran que los equipos tengan lo que necesitan sin sobrecargarlos. Nuestra página de carga de trabajo mantiene las tareas de su equipo equilibradas para una mayor productividad.

Finalmente, comunicar el desempeño del proyecto a las partes interesadas los mantiene contentos y le permite mantener su cronograma. Nuestros informes de un solo clic se pueden filtrar para mostrar únicamente los datos que usted y sus partes interesadas desean ver. También es fácil de compartir, ya sea como PDF o incluso impreso cuando se presenta a las partes interesadas. ProjectManager controla su programación y le brinda la transparencia que necesita para mantenerse al día.

ProjectManager es una herramienta galardonada basada en la nube que crea y administra cronogramas de proyectos, ejecuta planes, supervisa el progreso e informa sobre el rendimiento. Es su ventanilla única para todas sus necesidades de gestión de proyectos. Vea por qué hemos ayudado a decenas de miles de equipos a administrar cientos de miles de proyectos y realice esta prueba de 30 días hoy.