¿Qué es la fluencia del alcance en la gestión de proyectos?

¿Y si algo pudiera causar la muerte de un ambicioso proyecto de sitio web? Sus primeros pensamientos podrían ser que este algo podría ser la procrastinación, la falta de planificación o los diseñadores sin experiencia, pero en realidad hay algo que es aún más peligroso: el alcance del alcance .

Cuando los proyectos sobrepasan sus objetivos iniciales, se acumulan más y más tareas, hasta que se incumple el plazo y todos pierden fuerza. Una vez que esto comienza a suceder, puede ser difícil recuperarse.

¿Tiene miedo de que usted o su organización sucumban a la filtración del alcance? Con planificación, comunicación y expectativas moderadas, puede detenerlo en seco.

Aprendamos a identificar y evitar el deslizamiento del alcance, antes de que suceda.

Cuando decides emprender un nuevo proyecto, lo primero que haces es crear un plan. El alcance del proyecto es parte de la planificación del proyecto e implica anotar los objetivos, los entregables del proyecto, los costos y otros puntos relacionados con el proyecto.

En el alcance de un proyecto, usted describe todo, desde los plazos, las responsabilidades de los diferentes miembros, las medidas de control de calidad y el costo total del proyecto.

El alcance de un proyecto es, en esencia, una guía del proyecto para el equipo y los clientes, y a menudo se incluye en el contrato. Ayuda a todos a concentrarse en sus tareas y les brinda a los clientes un cronograma tangible para la finalización del proyecto.

La fluencia del alcance es cuando los requisitos y los entregables de un proyecto se extienden más allá de la visión inicial. En la gestión de proyectos, la variación del alcance es una de las principales causas de fracaso. Ocurre cuando fluyen nuevas solicitudes que implican revisiones adicionales, remakes, rediseños y requisitos adicionales.

Existen numerosas razones por las que surge un aumento gradual del alcance, en particular la mala comunicación entre las partes interesadas del proyecto y la falta de identificación inicial de lo que se necesita para asegurar los objetivos del proyecto.

Aquí hay un ejemplo de variación del alcance en acción:

Imagínese que usted y su equipo están trabajando en un sitio de lanzamiento de WordPress para un cliente. El sitio debe tener una página de inicio, una página de información y una pequeña tienda en línea. El plazo para completar esto es de solo tres semanas. Aunque este es un plazo breve, usted y su equipo están seguros de que tendrán el sitio web en funcionamiento a tiempo.

Después de todo, ha creado sitios web de WordPress en el pasado y sabe exactamente qué y cuánto tiempo necesitará para completar el proyecto. No hay desafíos evidentes y tiene todas las herramientas y recursos necesarios que necesitará, según el alcance del proyecto que se determinó inicialmente.

Sin embargo, una semana después del proyecto, el cliente solicita más características y funcionalidades adicionales en el sitio. Al principio, solo piden un pequeño ajuste que puede incorporar dentro del alcance del proyecto existente. Pero luego solicitan cambios más importantes, como una tienda ampliada, agregar un blog al sitio, personalizar su logotipo, servicios de SEO y crear más páginas que no estaban incluidas en el acuerdo original.

Antes de que te des cuenta, el alcance del proyecto ha pasado de un 'pequeño sitio de WordPress con tienda en línea' a un sitio completo con toneladas de características y páginas. Desafortunadamente, ya no puede completar el proyecto antes del plazo de tres semanas.

Eso es lo siniestro de la fluencia del alcance: por lo general, comienza pequeño, por lo que no se da cuenta hasta que es demasiado tarde.

Aquí hay varias causas comunes y evitables de variación del alcance:

No planificar solicitudes adicionales es una de las principales causas de la pérdida de alcance. Si el contrato original estipulaba cómo manejar estos nuevos requisitos (es decir, aumentar la fecha límite, aumentar el costo, contratar personal adicional, etc.), entonces estos no plantearán un problema y no se pueden considerar como una pérdida de alcance.

Pero, asumir que el proyecto continuará sin cambios, inevitablemente resulta en no poder manejarlos cuando ocurren.

La falta de comunicación es otra causa importante de variación del alcance. A veces, un proyecto es solo entre usted y un solo cliente. Otras veces, el cliente es toda una empresa, y eso significa que hay muchos superiores que querrán tener voz en el diseño.

Con quienquiera que esté trabajando, la mala comunicación a menudo lleva a que las expectativas se salgan de control. Incluso si solo está haciendo esto usted mismo, es bueno averiguar lo que quiere y presentarlo claramente como un conjunto de tareas con una fecha límite.

La acumulación de demasiadas revisiones puede acabar con un proyecto de diseño web. Cada sitio necesitará algunos cambios mientras intenta capturar la visión del cliente, pero cuando va demasiado lejos, puede atascar por completo el cronograma.

Estas minitareas son tan pequeñas que es posible que ni siquiera se dé cuenta de cuánto tiempo están tardando, pero pueden causar un daño grave si no las mantiene bajo control. Esta práctica particular de trabajar en un proyecto más allá de su punto de rendimientos decrecientes a menudo se llama chapado en oro .

Un alcance de proyecto mal definido podría ser fatal para el éxito de su proyecto. Si los miembros de su equipo, los gerentes de proyecto y otras partes interesadas no tienen claros los requisitos y los entregables del proyecto, es inevitable que en algún momento se produzca un colapso.

La fluencia del alcance puede ocurrir en cualquier momento durante un proyecto, pero hay algunas etapas en las que debe estar más atento

• Durante la fase de planificación inicial, cuando se trata de establecer una lista de objetivos razonablemente alcanzables.
• Después de enviar algo a un cliente, es posible que solicite más revisiones y adiciones de las que tiene tiempo para usted, o revisiones que llevarían demasiado tiempo.
• Cuando alguien se queda fuera del proceso de planificación, es posible que venga más tarde para solicitar cambios.
• La mitad del proyecto, que permite agregar un número ilimitado de tareas al cronograma, puede hacer que el proyecto comience a parecer mucho menos realista.
• Cuando termine la planificación, y usted esté trabajando duro en la tarea, con menos correspondencia, el cliente tendrá tiempo para pensar en más ideas.
• Una vez que se incumple una fecha límite, es más fácil dejarlo pasar un poco más y continuar con el problema.
• Justo cuando está a punto de concluir las últimas tareas, alguien seguramente dirá: "¿Pero y si agregamos ...?"

En resumen, el avance del alcance puede surgir en cualquier fase de un proyecto, pero si ya está anticipando su llegada, puede ser mucho más fácil de evitar.