Los beneficios secretos del ERP, revelados

¿Puede tu ERP ayudarte a alcanzar tus objetivos? ¿Es ágil y flexible? ¿Se adapta fácilmente a nuestro mundo que cambia rápidamente?

¿O está ejecutando un software que alguna vez fue lo último en tecnología, pero ahora está atascado? ¿Atrapado debido a las personalizaciones que crearon barreras para la innovación? ¿O estancado porque no puede justificar el costo y el esfuerzo de la actualización porque todavía estará limitado por la tecnología más antigua?

Si está atascado, lo mejor que puede hacer para obtener los beneficios de ERP es reemplazarlo. Pero durante décadas, el reemplazo de ERP se comparó con la cirugía cerebral, reservada solo para casos graves. “Quitar y reemplazar” debía evitarse a toda costa. Hoy en día, estas percepciones están desactualizadas.

Sí, las primeras soluciones ERP eran rígidas e inflexibles, de funcionalidad limitada, difíciles de implementar e incluso más difíciles de usar. Pero el mundo, y su negocio, continuaron cambiando, y también lo han hecho las soluciones ERP de próxima generación más nuevas que son más flexibles, habilitadas con tecnología, brindan más características y funciones, y son más fáciles de instalar y usar.

Beneficios del ERP: La tecnología avanzada tiene la clave

1. Agilidad y flexibilidad
2. Velocidad y conectividad
3. Eficiencia incrementada

La clave para desbloquear estos beneficios secretos de ERP está en comprender el potencial y luego trazar un plan para realizarlos.

¿Qué hace que el ERP de próxima generación actual sea tan diferente? Una variedad de diferentes tipos de tecnologías avanzadas se pueden integrar en las aplicaciones empresariales de hoy. Es a través de este tipo de tecnologías integradas que los nuevos sistemas ERP brindan valor adicional. Por supuesto, algunos proveedores hacen un mejor trabajo que otros al aprovecharlos.

La Tabla 1 presenta algunos resultados de mi estudio sobre el valor percibido de varias de estas tecnologías. Este estudio recopiló comentarios de 464 encuestados de empresas de todas las formas y tamaños.

Si bien un porcentaje creciente de encuestados percibe que estas tecnologías brindan un gran valor, en promedio (en general) el 30% no está seguro del valor. Esencialmente, están diciendo: "Muéstrame".

Comencemos ahora.

El enfoque de LEGO para el ERP

Las plataformas de desarrollo y las arquitecturas de microservicios, sobre las que se construyen las aplicaciones, brindan el ejemplo perfecto de esos beneficios secretos de ERP.

Para el lector con formación técnica, Wikipedia define una arquitectura de microservicios como un estilo arquitectónico que estructura una aplicación como una colección de servicios débilmente acoplados. Para los lectores no técnicos, considérelo como construir una solución a partir de un conjunto de bloques de construcción LEGO.

Piensa en cómo construyes una estructura con LEGO. Cada bloque LEGO está hecho del mismo tipo de material y conectado a los otros bloques LEGO de la misma manera; en muchos sentidos, son intercambiables. Pero eligiendo diferentes colores y tamaños, y conectándolos con un diseño diferente, puede crear una estructura única.

Y una vez construido, si desea cambiarlo, desacoplar algunos de los bloques y reemplazarlos no destruye las partes que no están afectadas.

Estas plataformas y tecnologías brindan un nivel de agilidad, capacidad de configuración y extensibilidad que ayudan a responder al cambio.

Beneficios de la nube y SaaS para ERP

Ya sea que ejecute un ERP en las instalaciones o en una nube privada o pública, la capacidad de acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar es una ventaja significativa. La habilitación de la nube abre la puerta al tipo de conectividad que necesita como participante activo en la economía digital; sin embargo, solo la mitad de los participantes de nuestra encuesta la percibieron como valiosa. Si hiciéramos esta pregunta hoy, dada la necesidad de distanciamiento y trabajo remoto, esto probablemente cambiaría.

Pero hay otros beneficios de migrar a la nube en general y SaaS en particular.

Vemos suscripciones a software reemplazando rápidamente la licencia tradicional. Cuando obtiene la licencia de una copia del software, asume la responsabilidad del mantenimiento y las actualizaciones. Esto es especialmente importante a la luz del hecho de que cuando se les pidió que seleccionaran los tres principales desafíos para lograr el máximo valor de ERP, "el costo y la interrupción de las actualizaciones nos impiden innovar " estaba en la parte superior de la lista.

Con una solución SaaS, el proveedor de la solución asume esa responsabilidad y hace el trabajo pesado por usted.

Inteligencia artificial integrada

Tecnologías como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y otras formas de IA se han vuelto predominantes en la tecnología de consumo. Ahora es el momento de incorporarlos a la empresa, agregando valor e incorporándolos.

Los clientes de Apple no exigieron la capacidad de conversar con sus dispositivos móviles. Apple acaba de entregarlo, no como una opción y ciertamente no sin aumentar el costo. Pero no cobraron extra por ello. Otros fabricantes de dispositivos siguieron su ejemplo. Muy pronto, los asistentes virtuales se convirtieron en algo común y la gente se enganchó. Fue solo después de esto que la gente salió voluntariamente y compró dispositivos independientes como Amazon Echo Dot y Google Home.

No se equivoque: lo mismo sucede con las aplicaciones empresariales.

Las plataformas modernas agregan un nivel de configurabilidad y extensibilidad que proporcionan la agilidad necesaria para seguir el ritmo de los cambios en la tecnología y los negocios. La nube y SaaS agregan velocidad y contribuyen a la asequibilidad.

Muy pronto, todo tipo de tecnologías de IA estarán disponibles en general para la empresa, pero no podrá aprovecharlas si está atascado en el antiguo ERP heredado.

ERP y la ventaja de RPA

La automatización robótica de procesos (RPA), como su nombre lo indica, se trata de automatizar tareas rutinarias para liberar tiempo para tareas más estratégicas que aporten más valor. Durante décadas, ERP ha afirmado que agiliza y automatiza estos procesos, pero el término "automatizar" se usó de manera bastante vaga, por decir lo menos.

Las tecnologías actuales realmente permiten realizar estas tareas con poco o ningún esfuerzo manual. Los ejemplos de tareas rutinarias que pueden automatizarse en gran medida incluyen:

• La declaración de gastos de viaje.
• Conciliación de datos para un cierre de mes o de fin de año
• Coincidencia de tres vías
• Aplicación de efectivo a facturas pendientes

La intervención manual solo sería necesaria cuando se detecten excepciones. Por supuesto, cuanta más inteligencia pueda agregar a estos procesos automatizados, menor será el número de excepciones.

La incorporación de IA y aprendizaje automático permite que RPA detecte mejor las anomalías y evite errores. Con estas capacidades adicionales, cuanto más se usan y más datos se recopilan, más aprenden con el tiempo. Las soluciones de "ERP inteligente" de hoy no se parecen en nada a las aplicaciones heredadas de antaño.

Sea inteligente: beneficios de ERP con análisis avanzado

El análisis avanzado, a menudo en forma de análisis predictivo o cognitivo, es otra forma de hacer que el ERP sea más inteligente. Las primeras soluciones ERP eran notorias por ser mucho más fáciles de obtener datos que sacar información. Tenías que saber exactamente dónde buscar y cómo llegar allí para tener alguna esperanza de obtener respuestas. Y tenía que hacer todas las preguntas porque las soluciones no ofrecían mucho en cuanto a la notificación avanzada de problemas.

Todo eso ha cambiado con los nuevos sistemas ERP. Hoy en día, los usuarios a menudo son recibidos con tableros personalizados basados ​​en roles con tablas y gráficos visualmente atractivos. Estos paneles se convierten en su portal, una puerta de enlace, por así decirlo, a todos los datos previamente ocultos en las aplicaciones. Reciben alertas y notificaciones en esos paneles y en sus dispositivos móviles.

Las interfaces de usuario no solo se han vuelto más intuitivas, haciendo que los sistemas sean más fáciles de usar, sino que algunos incluso han aprendido a "escuchar" y "hablar".

Todas las soluciones ERP modernas hacen un mejor trabajo al presentarle los datos. Pero la toma de decisiones basada en datos requiere más que solo informar. Los informes predefinidos lo ayudan a responder preguntas relativamente estáticas como: ¿Cuánto vendí por tipo de cliente o región? Los análisis presentan una imagen más amplia y pueden ayudarlo a decidir qué preguntas hacer, como: ¿Dónde y cómo tendré más éxito para recuperar o aumentar los ingresos?

Los análisis más inteligentes pueden detectar patrones que producen menos ventas. Pueden realizar puntajes y modelos predictivos para identificar esos patrones temprano y explotarlos para la toma de decisiones guiada. Las soluciones más inteligentes seguirán aprendiendo y mejorarán en la detección temprana de problemas.

Consejos de evaluación: mejorar para hoy, planificar para el futuro

Ahora que conoce los beneficios de ERP, ¿cómo encuentra la solución adecuada?

Si bien las características y funciones son importantes, existe el peligro de tomar una decisión basada únicamente en lo que necesita hoy, porque es posible que no sea todo lo que necesita en el futuro. El año pasado, mi estudio de soluciones empresariales encontró que el 90 % de las empresas creen que enfrentan algún nivel de riesgo en su negocio o industria de ser interrumpido por nuevos productos, formas de venta o fijación de precios, modelos comerciales o alguna combinación de todo lo anterior.

Y no olvide todas las formas tradicionales de disrupción como expansión, reorganizaciones y problemas regulatorios. Cualquiera de ellos puede tener un impacto en cascada en los requisitos de las aplicaciones comerciales, lo que hace que la agilidad, la capacidad de innovar, evolucionar y cambiar fácilmente, sea incluso más importante que la funcionalidad actual. Para eso, necesita el enfoque correcto para la innovación y la arquitectura y la plataforma correctas para respaldarlo.

Otras Consideraciones:

• La experiencia del usuario, incluida la navegación fácil, la apariencia visual y la personalización.
• Capacidades de integración
• Calidad de los informes y análisis integrados
• ROI en términos de ahorro de costos reales y/o generación de mayores ingresos

Si está ejecutando un ERP obsoleto, no busque recrear lo que está haciendo hoy, sino automatice, mejore la eficiencia y la productividad, brinde visibilidad adicional y tenga la capacidad de tomar más decisiones estratégicas basadas en datos.

Implementación de ERP, bien hecha

Un reemplazo de ERP se parece más a un reemplazo de articulación que a una cirugía cerebral. Sufres con esa rodilla o cadera quemada hasta que ya no puedes soportar el dolor o no puedes funcionar correctamente. Muchas implementaciones de ERP en la actualidad sufren problemas e impiden que las empresas sean flexibles y alcancen sus objetivos.

Aquí hay algunas recomendaciones para un viaje exitoso de ERP :

1. No espere a que el paciente esté crítico . Ejecutar un proyecto de implementación cuando el negocio está bajo presión no respalda una consideración, planificación y ejecución cuidadosas. Tendrá la tentación de tomar atajos de los que luego se arrepentirá.
2. ¿Lo necesita pero no puede permitírselo ? Considere los posibles ahorros de costos. La mayoría de las soluciones ERP se amortizan en menos de dos años. Si los fondos de capital no están disponibles, considere la implementación de SaaS con un costo inicial menor.
3. Establecer metas y medir . Antes de embarcarse en su proyecto ERP, decida qué métricas medirán el éxito. Establezca una línea de base, establezca metas y mida el progreso con respecto a esas metas. Cuando los alcances, establece otra meta. Continúe midiendo y cosechando más beneficios.

La implementación de un ERP no es fácil. Al igual que con la cirugía, habrá algún tiempo de recuperación, eso no significa que su negocio se detenga. Simplemente significa que debe tener especial cuidado para garantizar una recuperación completa, con el resultado de ser un negocio saludable que puede funcionar mejor que nunca.