Siete reglas sencillas para una comunicación por correo electrónico más eficaz
Publicado: 2016-09-07Independientemente de su industria, campo, carrera, responsabilidades diarias o deberes, la comunicación es fundamental para su éxito.
Esto es particularmente cierto en SEO y construcción de enlaces, donde la comunicación es vital para educar a los clientes, ejecutar campañas, asegurar enlaces y presentar resultados.
El correo electrónico es quizás el modo principal de comunicación en el mundo digital actual. Si no puede comunicarse bien a través del correo electrónico, es probable que tenga dificultades.
Beneficios de la comunicación efectiva
- Establece confianza, establece el alcance del proyecto y define las expectativas.
- Transmite y enfatiza la información correcta.
- Identifica los obstáculos del equipo y facilita la resolución de problemas.
- Permite entender a ambas partes.
- Asegura la satisfacción del cliente, del equipo y del personal.
Su capacidad para presentarse bien, comunicar ideas y lanzar es fundamental para el éxito.
Permítanme ser claro, el conocimiento, la habilidad y la integridad son vitales para cualquier negocio. Pero poder comunicarse bien es fundamental en todos los aspectos del trabajo.
La buena comunicación aumenta el valor, infunde confianza, genera confianza, resuelve problemas, revela obstáculos y facilita prácticamente todas las partes de una campaña de SEO y la relación con los clientes, supervisores y miembros del equipo.
La comunicación es doblemente valiosa en la construcción de enlaces, que requiere una comunicación uno a uno con otros propietarios de sitios para asegurar los enlaces. Debe comunicar de manera efectiva POR QUÉ está en su mejor interés (o en el de su público) vincular.
Reglas para una comunicación eficaz por correo electrónico (y divulgación)
- Utilice plantillas para el formato.
- Conozca a su audiencia.
- Lidera con valor.
- Sea claro y conciso.
- El lenguaje activo gana.
- Envíe correos electrónicos completos.
- Hacer un seguimiento.
¿Cuál es el objetivo de tu correo electrónico? Cada elemento de su correo electrónico (asunto, estructura, elección de palabras) debe respaldar eso.
1) Plantillas: cómo dar formato a los correos electrónicos
Todos han recibido terribles correos electrónicos producidos en masa con una plantilla que no contiene personalización.
Si recibo un correo electrónico más "Estimado webmaster" ...
A pesar de esto, creo fervientemente en el valor de las plantillas. Las plantillas conducen a sistemas y procesos, que conducen a correos electrónicos bien formateados que son fáciles de leer y comprender (sin mencionar los productos).
Mi regla general sobre si uso o no una plantilla es:
- ¿Estoy enviando varios correos electrónicos a una audiencia similar?
- ¿Enviaré un correo electrónico similar en el futuro?
- ¿Existe una forma óptima de estructurar la información para transmitir mi mensaje?
El secreto de una buena plantilla es la segmentación de listas. Su plantilla debe personalizarse para su audiencia, dejando suficiente espacio para las variaciones según sea necesario.
A menos que esté respondiendo a un hilo o enviando un correo electrónico único, es muy probable que esté usando algún tipo de plantilla.
Incluso los correos electrónicos escritos a mano siguen un formato general (también conocido como plantilla). Piense en los diversos correos electrónicos que tiene que enviar todos los días. Apuesto a que sigue un puñado de plantillas generales, incluso si está redactando cada correo electrónico individualmente.
Aquí hay un ejemplo de una plantilla que uso a menudo:
Esto es lo que uso cuando incluyo una mención positiva de alguien o su empresa en una publicación. Esto me ayuda a establecer una conexión, les alerta sobre el hecho de que han sido mencionados y por qué, y tal vez incluso me permita compartir un par de redes sociales.
La creación de procesos es clave para la eficacia. Esta idea de optimización no debería ser nueva para la multitud de SEO
2) Conoce a tu audiencia
La regla de comunicación más importante es basar toda la conversación en torno a su audiencia.
Piénsalo:
¿Cómo conversas con un colega? ¿Un supervisor? ¿Un cliente? ¿Una buena amiga? ¿Tu padre?
El estilo, el tono, la elección de palabras y el modo de comunicación varían con cada audiencia. Es la comunicación básica: necesita estructurar la conversación que tenga sentido y sea efectiva para esa audiencia.
Esto es lo que debe saber sobre su contacto antes de redactar un correo electrónico:
- Nombre
- Título / cargo
- Personalidad
- Autoridad / influencia
- Su estilo de comunicación
- Con qué frecuencia se lanzan
- Tu relación profesional.
Si envía correos electrónicos similares, independientemente de la audiencia, se está comunicando de manera ineficaz.
3) Comunicación de valor primero
Siempre hay una razón por la que envía un correo electrónico.
Para comunicarse de manera eficaz, debe quedar claro por qué ha enviado un correo electrónico y por qué es importante para la persona a la que envía el correo electrónico.
Lo último, por qué su correo electrónico es importante para su contacto, es lo más importante. Liderar con esto es cómo establecer valor y ganar consideración.
No es necesario que escriba una introducción larga sobre quién es usted o por qué lo que está haciendo es importante para el mundo. Lidere con el valor a su audiencia.
¿Por qué debería importarles?
Cuanto antes pueda responder a esta pregunta en un correo electrónico, mejor.
Al editar una plantilla, mi primer paso es siempre mover la declaración "por qué esto le importa" a la parte superior (o lo más cerca posible de la parte superior).
Aquí hay una presentación por correo electrónico que recibo a menudo:
Así es como haría que este correo electrónico sea el valor primero.
Hola Cory,
¿Está trabajando para mejorar su ancho de banda de ventas y marketing?
(línea personalizada que habla directamente del puesto de la persona o de la empresa).
En [redacted] le proporcionamos una lista B2B personalizada para sus cuentas potenciales, generación de clientes potenciales y servicios de gestión de datos, para que usted sea el propietario del cliente mientras hacemos toda la investigación.
Nos especializamos en:
- Generación de prospectos de White Paper.
- Mantenimiento y precisión de datos de CRM.
- Investigación de inteligencia de mercado.
- Mapeo de mercados y evaluación de mercados.
Analicemos cómo [redactado] puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos.
Es perfecto No, esto no es asunto mío, así que no puedo reelaborar el mensaje ni el posicionamiento. Además, no estoy buscando comprar o subcontratar la creación de listas, así que soy el público equivocado.
Sin embargo, esta versión reformateada lidera con valor. No pierde el tiempo. Si no es el adecuado, pueden seguir adelante de inmediato. Si es así, es más probable que lo lean y respondan.
Siempre debe haber una razón por la que envía el correo electrónico.
No entierres a tu lede.
4) Claro y conciso
El secreto de una buena escritura es la edición liberal.
Escribe tu correo electrónico y luego corta todo lo que puedas. Luego corta un poquito más.
Me encanta cortar:
- Palabras basura: eso, mucho, cosa, como, se siente,
- Eufemismos: tener sentido, escuchar, ayudar, tomarse el tiempo, avisarme, mirar hacia adelante, cosas como, mantener el rumbo, etc.
- Adverbios: total, específico, completo, especialmente, etc.
- Pronombres impropios: cualquier cambio innecesario. Manténgalo en primera persona tanto como sea posible.
- Todo: si puedo cortarlo, lo haré.
No vuelva a leer obsesivamente los correos electrónicos antes de enviarlos. En su lugar, corte todo hasta que SEPA que no queda basura. Todos estarán más felices por ello.
5) La voz activa es para humanos
La voz activa comunica la perspectiva correcta y la cadena de eventos en el correo electrónico.
Los informes por correo electrónico dependen especialmente de la voz activa, ya que la voz pasiva puede tergiversar el trabajo.
El lenguaje pasivo roba la comunicación de causa y efecto, lo que hace que no quede claro qué acción condujo a qué resultado y resta importancia al valor en su comunicación por correo electrónico.
Si tiene dificultades con la voz activa frente a la pasiva, busque frases incómodas y piense en quién hizo qué. Asegúrese de no ocultar la información por ningún motivo.
Algunos ejemplos de pasivo versus activo:
"La página fue optimizada por el SEO". vs "El SEO optimizó la página".
"El equipo creó ocho enlaces a lo largo del mes". vs "El equipo construyó ocho enlaces este mes".
"Las clasificaciones han mejorado y el tráfico de búsqueda se ha incrementado gracias a nuestros esfuerzos combinados de SEO". vs "Nuestros esfuerzos de SEO mejoraron las clasificaciones y aumentaron el tráfico de búsqueda".
La voz pasiva socavará su tono, confundirá su significado y debilitará su posición.
6) Incluya su propuesta
No presente una solicitud para lanzar. No lo hagas.
Sucede a menudo:
El mejor de los casos es un "sí, envía una propuesta". Esa misma respuesta podría haber sido su objetivo REAL: un enlace, una publicación, cobertura, reunión, etc.
No hagas la vida más difícil de lo necesario. Todos están ocupados y todos reciben demasiados correos electrónicos. La pseudo cortesía no aumentará las probabilidades de que su presentación tenga éxito, especialmente si sigue la regla n. ° 2 y solo envía correos electrónicos cuando tiene valor para agregar.
Los mejores correos electrónicos responden a cualquier pregunta en el correo electrónico inicial. Considere a su audiencia y asegúrese de cubrir todo dentro de lo razonable.
7) Seguimiento: es educado
Si está creando enlaces o enviando correos electrónicos promocionales, no está haciendo su trabajo si no realiza un seguimiento.
No es de mala educación enviar correos electrónicos de seguimiento, es educado.
El correo electrónico de seguimiento es una buena prueba de fuego para determinar el valor de su correo electrónico.
Si cree que tiene algo de valor que ofrecer, no debe ser tímido para enviar un recordatorio para asegurarse de que la persona haya tenido la oportunidad de revisar su correo electrónico.
En realidad, les estás haciendo un favor asegurándote de que no pierdan una oportunidad razonable. Si no se siente así, no ha refinado lo suficiente su enfoque. Necesita creer en el valor de su mensaje, la brevedad del alcance, los objetivos de su contacto.
El límite superior que enviaré es cuatro. El original, con tres mensajes enhebrados.
Esto no es para los contactos con los que tengo una relación claramente definida, solo cuando creo que alguien realmente extraña mis correos electrónicos y tengo una razón valiosa para contactarlos.
No puedo decirte cuántas veces he recibido una respuesta positiva en mi tercer (o incluso cuarto) correo electrónico. La gente está OCUPADA.
Si no realiza ningún seguimiento con su correo electrónico inicial, está perdiendo una gran oportunidad.