Esto simplemente funciona: simplifique su flujo de trabajo con la automatización de software

Briana Strauss, gerente de marketing de socios en Jotform, cree en el poder de la automatización del software para ayudar a simplificar su flujo de trabajo, y compartió exactamente cómo en This Just Works.

Como especialistas en marketing, siempre estamos buscando formas mejores y más efectivas de llegar a los clientes con la información correcta en el momento adecuado, creando una experiencia de marketing perfecta para los clientes.

Mediante la creación de una serie de automatizaciones de flujo de trabajo, muchas tareas de marketing mundanas se pueden automatizar para ayudarlo a lograr esto, no solo externamente y de cara al cliente, sino también internamente con su propio equipo. Ponga tareas como la gestión de clientes potenciales, la entrada de datos y la gestión de proyectos en piloto automático para ahorrar tiempo y aumentar la productividad, todo mientras mejora la experiencia del cliente y la comunicación del equipo.

Este resumen cubre cómo implementar la automatización del flujo de trabajo y comenzar con las herramientas adecuadas, utilizando automatizaciones para mejorar la experiencia del cliente y aumentar la productividad del equipo.

Esta sesión fue presentada en This Just Works, la anticonferencia digital. Puedes ver la sesión completa (y otras 14 charlas) registrándote aquí con el código TJWAG2020.

¿Qué es un flujo de trabajo automatizado?

Un flujo de trabajo automatizado es una pila de tecnología que trabaja en conjunto para reaccionar a los desencadenantes designados que provocan que otra acción produzca el resultado deseado.

“Un ejemplo de marketing simple de esto sería tener un nuevo formulario de contacto en la página de inicio de su sitio web que un cliente completa para agregarlo como suscriptor a su lista de correo electrónico. Una vez que se recibe un envío y se agrega a esa lista de correo electrónico, y eso está conectado con su herramienta de correo electrónico, tal vez esté usando una herramienta como Active Campaign para administrar esto, y automáticamente se les envía un correo electrónico de bienvenida o se activa en una serie de bienvenida”, dice Briana.

¿Necesita utilizar un flujo de trabajo automatizado? Briana pesa:

“El flujo de trabajo de automatización realmente puede ayudar a equipos y empresas de todas las formas y tamaños, desde pequeñas empresas o emprendedores hasta empresas de nivel empresarial. Se puede utilizar para escalar sus esfuerzos de marketing con los clientes y eliminar cuellos de botella o utilizar internamente para mejorar la productividad”.

Un buen punto de partida es comprender lo que su equipo busca lograr. Y esto le ayudará a determinar las mejores herramientas y flujo de trabajo a utilizar.

Cómo utilizar la automatización del flujo de trabajo para mejorar la experiencia del cliente

“Agregar automatización puede ayudar a mejorar la experiencia del cliente con su equipo y con su producto. Siempre me gusta esta cita de Mari Smith de Social Media Influence sobre cómo el contenido es el rey. Ese compromiso es Queen y ella gobierna la casa. Creo que esto es realmente relevante para la automatización de marketing porque si su equipo de marketing va a crear este contenido increíble, otra pieza importante será asegurarse de que este contenido llegue a sus clientes en el momento adecuado”.

La creación de un flujo de trabajo para marketing puede ayudarlo a nutrir a los clientes potenciales y brindarles información relevante en función de sus interacciones en su sitio web, y cuán complicadas desea que sean sus automatizaciones.

Un estudio realizado por Invespcro dice que se ha descubierto que la automatización del marketing genera en promedio un aumento del 14,5 % en la productividad de ventas y una reducción del 12,2 % en los gastos generales de marketing. Eso significa que crea un mayor impacto para su comercialización, a un costo menor.

Los componentes clave de un flujo de trabajo de marketing

“Las automatizaciones de flujo de trabajo son totalmente personalizables y pueden ser tan complejas o simples como desee”, dice Briana.

Las mejores herramientas para una pila de marketing son:

• Herramienta de recopilación de datos
• CRM
• Correo de propaganda

“Aunque existen herramientas de automatización de marketing todo en uno que se pueden usar para ayudar a optimizar sus esfuerzos de marketing, también hay formas más fáciles de utilizar una variedad de herramientas de software sin tener que invertir miles de fondos de marketing”, señala Briana.

Una herramienta de formulario puede ayudarlo a recopilar esa valiosa información del usuario y desencadenar el flujo de información en otra herramienta. Esto puede ser tan simple como incrustar un formulario de generación de clientes potenciales para recopilar información básica del cliente para tener más contacto con respecto a un producto o servicio.

Un sencillo formulario de generación de prospectos de Jotform.

Los flujos de trabajo de automatización se pueden configurar y activar para enviar información a su CRM.

Un nuevo formulario de generación de prospectos es llenado por un cliente potencial. Tal vez esto se incrustó directamente en su sitio web. Esto podría activar un nuevo contacto en su CRM con la información enviada relevante y luego firmar directamente con un representante de ventas para realizar un seguimiento.

Un ejemplo de cómo un ciclo de ventas puede comenzar con un formulario de generación de prospectos.

“Dependiendo del flujo, este mismo formulario de generación de prospectos también podría enviarse a una herramienta de automatización de marketing y luego agregarse a una campaña de goteo para una mayor nutrición o el mismo formulario puede enviarse a Slack para activar una alerta a un canal designado o persona. Todo depende de cómo configures la automatización de tu flujo de trabajo”, dice Briana.

La automatización de marketing no solo puede ayudarlo a convertir clientes potenciales en clientes, sino que también puede ayudarlo a interactuar con sus clientes existentes y fomentar una mejor adopción de productos y compras adicionales.

La automatización del marketing por correo electrónico es útil porque elimina tareas que consumen mucho tiempo, como preparar listas de correo electrónico o enviar mensajes más genéricos. Y un estudio realizado por usuarios de Salesforce dijo que, en promedio, la automatización de marketing impulsó los ingresos por ventas en un 34 %.

Algunas de las principales automatizaciones de marketing por correo electrónico con las que puede comenzar son:

• Flujo de trabajo de bienvenida al suscriptor del blog
• Flujo de trabajo de reenganche
• Flujo de trabajo de eventos

Un formulario que desencadena un flujo de trabajo de correo electrónico de eventos automatizado.

“¿Esto te parece familiar? Llenó un formulario de registro simple y proporcionó información simple como su nombre, correo electrónico y creó una contraseña. Y luego se nos envía automáticamente un correo electrónico de confirmación, creando un flujo de trabajo de automatización de marketing por correo electrónico simple, y estoy seguro de que le ahorramos mucho tiempo y energía al equipo de marketing de eventos”, dice Briana.

Cómo la automatización del marketing aumenta la productividad del equipo

La automatización de marketing se puede utilizar para mejorar la participación del usuario y ayudar a optimizar las actividades basadas en el cliente. También es una excelente manera de aumentar la productividad interna y optimizar la comunicación del equipo.

El objetivo final de cualquier automatización del flujo de trabajo es hacer que su organización funcione de manera más eficiente y eliminar muchas tareas manuales rutinarias, ¡incluso el equipo de Briana lo usa!

“Las empresas, incluida la mía, se benefician de las automatizaciones para:”

• Aumentar la productividad
• Manténgase conectado con nuestros equipos locales y globales
• Para hacer los procesos menos manuales
• Minimizar correos electrónicos
• Libere tiempo para que los empleados trabajen en tareas más importantes

“Según un estudio de Imagine Innovation, las empresas que tienen un flujo de trabajo automatizado para tareas manuales y repetitivas han logrado aumentar la productividad de los empleados entre un 12 y un 15 %. Y esto realmente comienza a acumularse cuando trabajas en una empresa más grande”, señala Briana.

“En Jotform, usamos una variedad de herramientas como Trello, Zoom y Slack para ayudar con todo, desde la gestión de proyectos hasta el registro de seminarios web y una mejor comunicación del equipo. Somos GRANDES seguidores de Trello para la gestión de proyectos y los usamos a diario para realizar un seguimiento de nuestras solicitudes de proyectos. Usamos el formulario jot para crear un formulario de solicitud que se completará para una tarea en particular, como tal vez una solicitud de diseño o solicitudes de copia de nuestro equipo de marketing”.

"También usamos automatizaciones para recopilar registros de seminarios web, comenzando con un formulario de registro personalizado y luego registrando automáticamente a los participantes para reuniones y seminarios web".

Cómo crear flujos de trabajo para su equipo

El tamaño de su empresa será uno de los factores que lo ayudarán a decidir qué conjuntos de herramientas utilizará en última instancia.

Para darle a su equipo algunas otras ideas sobre cómo pueden comenzar a simplificar sus flujos de trabajo. Mire el proceso actual de su empresa en busca de cosas manuales o que consumen mucho tiempo que se pueden automatizar, como:

• Creando tareas
• Generación de facturas
• Gestión de clientes potenciales
• Reembolso de los gastos de los empleados
• Incorporación de nuevos empleados
• Gestión de tickets de TI
• Aprobación de solicitudes de vacaciones

“Otro consejo útil que quiero incluir es cuando seleccione y construya su pila de tecnología. Ya sea para la productividad interna o de cara al cliente. Es genial buscar herramientas con aplicaciones nativas e integraciones. Esto proporciona un flujo de trabajo más flexible y escalable que puede crecer contigo a medida que lo hace tu empresa”, señala Briana.

¿Y adivina qué? No necesita un equipo especializado para configurar estos flujos de trabajo automatizados.

“Muchas empresas piensan esto y no quieren agregar los recursos. Pero ya sabes, no, la mayoría de estas plataformas ahora son sin código o de bajo código para que la creación y la implementación de diferentes flujos de trabajo sean muy simples y fáciles para tu equipo. Jotform, por ejemplo, tiene una plataforma sin código, y todas nuestras aplicaciones e integraciones se pueden configurar en un par de pasos simples. Así que no deje que eso sea una barrera de entrada para agregar automatización, porque hay muchas herramientas excelentes disponibles para ayudarlo con esto”, dice Briana.

¡Así que deja de perder el tiempo y comienza a automatizar tu flujo de trabajo!

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