Six Sigma en la gestión de proyectos: una guía rápida

Ha existido durante tres décadas, pero Six Sigma todavía puede ser algo así como un enigma. Esta metodología puede significar diferentes cosas dentro de varias organizaciones o circunstancias, pero hay una manera de delinear ampliamente esta metodología de mejora de procesos comerciales y definir sus inicios, surgimiento, uso e implementación.

Ha habido algunas reacciones contra Six Sigma en los últimos años, algunas de las cuales están garantizadas y se analizarán, pero el proceso en su conjunto demuestra ser una herramienta valiosa para reducir los defectos en la fabricación de productos, especialmente cuando se combina con un pensamiento ágil, una fabricación ajustada y una capacidad. herramientas de gestión de proyectos.

¿Qué es Seis Sigma?

Para empezar, definamos el término Six Sigma. Como se señaló, es una metodología utilizada para mejorar la calidad de salida en un proceso. Lo hace identificando primero y luego eliminando las causas de los defectos. Esto se logra a través de un conjunto de métodos de gestión de calidad que presentan enfoques tanto empíricos como estadísticos. Por lo general, también se contrata a un miembro del personal con experiencia en Six Sigma para monitorear el proceso.

Six Sigma fue introducido por primera vez por el ingeniero de Motorola Bill Smith en 1986 cuando se registró como marca comercial. Pero fue 10 años más tarde cuando Jack Welch convirtió en el centro de su estrategia comercial en General Electric que se hizo popular en el mundo empresarial más amplio.

El software de gestión de proyectos se utiliza para la aprobación y revisión del desempeño del proyecto de acuerdo con las prácticas de Six Sigma. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ofrece múltiples vistas de proyectos con una vista particularmente ideal para Six Sigma; la vista del tablero. El tablero kanban permite a los gerentes visualizar el flujo de trabajo de sus equipos y es ideal para la automatización del flujo de trabajo y la aprobación de tareas. Esto permite que los equipos revisen y aprueben solo aquellos entregables que cumplan con sus estándares de calidad. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Historia

Si bien Six Sigma podría haber sido una marca registrada en la década de 1980, su historia se remonta mucho más atrás. El concepto fue introducido, aunque con otro nombre, como curva normal por Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Se desarrolló aún más en la variación del producto en la década de 1920 cuando Walter Shewhart demostró que el proceso de tres sigma necesitaba corrección. El ingeniero Bill Smith finalmente registró Six Sigma y fue este desarrollo el que llevó a Motorola a documentar un ahorro de más de $ 16 mil millones.

Desde la década de 1980, el uso de Six Sigma ha sido adoptado por empresas de todo el mundo y se ha convertido en más que un sistema de calidad, sino en una forma de hacer negocios. Se ha descrito como una visión, filosofía, símbolo, métrica, meta, metodología y más.

Metodologías Seis Sigma

Para nuestros propósitos, veamos Six Sigma como una metodología. La metodología Six Sigma se utiliza para mejorar las prácticas comerciales con datos estadísticos y análisis para tomar mejores decisiones basadas en hechos en lugar de mejores conjeturas. Esto se logra controlando la variación y entendiendo qué las causa.

Los procesos se vuelven entonces más predecibles y, por lo tanto, rentables para las empresas. La metodología Six Sigma no es solo una sesión de capacitación, sino un enfoque que se basa en datos y proyectos de orientación con resultados comerciales cuantificables. Este enfoque ha demostrado ser válido ya que se ha implementado en muchas industrias que han documentado ahorros y satisfacción del cliente.

Metodología DMAIC

La herramienta central del enfoque Six Sigma es la hoja de ruta DMAIC, un método más científico para el desarrollo de proyectos. Es un proceso flexible y formalizado de resolución de problemas que incluye los siguientes cinco pasos:

1. Definir: este paso se utiliza para determinar el problema comercial, cuál es el objetivo, los recursos potenciales, el alcance del proyecto y el cronograma para su finalización. Esto a menudo se detalla en el acta de constitución del proyecto, donde se recopila lo que sabe sobre el proyecto y se definen los hechos relacionados con el trabajo, se establecen los objetivos y se establece el equipo del proyecto.
2. Medir: ahora querrá establecer una línea de base para tener algo con lo que medir cuando esté mejorando los procesos. Aquí es donde recopilas los datos para poner el trabajo en contexto. Luego, el equipo tomará la determinación sobre qué se medirá y cómo. Cuanto mejores sean los datos, mejor funcionará este sistema.
3. Analizar: Luego viene la identificación de lo que está impidiendo el progreso del proceso para que pueda ser eliminado. De nuevo, utilizará un plan de recopilación de datos hasta que descubra las causas fundamentales del problema. Este proceso involucra herramientas analíticas complejas, algunas de las cuales incluyen: enumerar y priorizar las causas potenciales del problema, priorizar las causas raíz para mejorar los pasos, identificar cómo las entradas del proceso impactan en las salidas del proceso y crear mapas de procesos detallados.
4. Mejorar: probar e implementar soluciones a los problemas identificados utilizando soluciones creativas para eliminar las causas raíz y evitar que vuelvan a surgir. Esto se hace con varias técnicas de lluvia de ideas y otros métodos de resolución de problemas. Se sugiere que centrarse en la solución más simple y fácil es lo mejor. Pruebe esas soluciones y descubra qué riesgos son inherentes. Luego cree un plan de implementación y ejecute mejoras. Un diagrama SIPOC se usa a menudo en Six Sigma para realizar este paso.
5. Control: Para asegurarse de que estas mejoras sean sostenibles, supervíselas creando un plan de control. Asegúrese de actualizar ese plan según sea necesario. Puede desarrollar un gráfico de control para evaluar la estabilidad de las mejoras a medida que avanza el proyecto.

Hay una R silenciosa que algunas organizaciones agregan a la DMAIC, que significa Reconocer. Esta es una cuestión de prioridad, lo que significa que el equipo reconoce el problema correcto para enfocarse en el momento correcto.

Estos pasos de DMAIC deberían actuar como un ciclo en el que debe repetirlos y aplicar los cambios a otros procesos en el proyecto. Comparta los resultados con todos en el proyecto e incluso fuera de la organización para desarrollar una red de apoyo. También es inteligente agradecer a los participantes por mantener una buena moral con respecto al trabajo minucioso y difícil.

Metodología DMADV

Una variación de DMAIC es la metodología DMADV. Aunque menos conocida, es una metodología ideal para el proceso de diseño de nuevos productos. Al igual que DMAIC, comparte los primeros tres pasos, aunque los define en términos ligeramente diferentes.

• Definir: Defina el proceso y los objetivos de diseño de su proyecto.
• Medir: A continuación, identifique y mida las características críticas para la calidad del producto, servicio o proceso. Asegúrese de no descuidar las capacidades de riesgo y producción.
• Analizar: aquí es donde elige el mejor diseño después de analizar los datos que recopiló en los primeros dos pasos.
• Diseño: una vez que tenga un diseño, comience a construir y probar el producto, servicio o proceso.
• Verificar: necesita verificación y validación para asegurarse de que el resultado de su diseño cumpla con los requisitos de entrada del diseño y que su producto funcione según lo diseñado en un entorno del mundo real o en condiciones simuladas destinadas a imitar ese entorno.

Al igual que con DMAIC, desea ver la metodología no como un fin sino como un ciclo continuo de revisión y mejora. Seguir esta metodología de principio a fin lo ayudará a desarrollar los más altos estándares de calidad. Esto conduce a una mayor satisfacción del cliente y mayores ganancias para la empresa.

¿Por qué Seis Sigma?

El credo de Six Sigma se puede dividir en tres afirmaciones:

1. El esfuerzo continuo para lograr la estabilidad y un resultado predecible de un proceso es lo que hace que un negocio sea exitoso.
2. Existen características en los procesos comerciales y de fabricación que son definibles y medibles. Estas características pueden ser analizadas para controlar y mejorar los procesos.
3. Desde arriba hacia abajo, toda la organización debe comprometerse a mantener las mejoras de calidad para que se logren.

¿Cuáles son las características de Six Sigma?

Six Sigma no es la primera técnica desarrollada para mejorar los procesos, pero se diferencia de otras en tres aspectos importantes:

1. Se centra en rendimientos financieros medibles y cuantificables.
2. El liderazgo es fundamental.
3. Los datos y las estadísticas son la base de la toma de decisiones en lugar de suposiciones o conjeturas.

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Lean Six Sigma

Six Sigma ha demostrado su capacidad para trabajar con equipos colaborativos desde el año 2000, cuando se convirtió en Lean Six Sigma. Esto fue codificado por primera vez en el libro Leaning into Six Sigma: The Path to Integration of Lean Enterprise and Six Sigma de Barbara Wheat, Chuck Mills y Mike Carnell. Desde entonces, Lean Six Sigma se ha utilizado en una variedad de sectores económicos, como la atención médica, las finanzas y la cadena de suministro.

Lean Six Sigma encuentra sinergia entre estos dos estilos gerenciales. La gestión de proyectos Lean se centra en la eliminación de ocho áreas de desperdicio: defectos, sobreproducción, espera, talento no utilizado, transporte, inventario, movimiento y procesamiento adicional. Six Sigma, por otro lado, busca mejoras en la calidad de los resultados del proceso identificando y eliminando la causa de los errores para minimizar la variabilidad en la producción.

Juntos, los dos estilos se complementan entre sí al hacer que Lean exponga de dónde emana el problema en un proceso, mientras que Six Sigma está trabajando para reducir ese problema. Esto produce un ciclo positivo de mejoras y flujo continuo.

Luego, Lean Six Sigma trabaja en conjunto para reducir los costos de producción mientras mejora la calidad y la velocidad de producción, manteniendo la competitividad de la organización. Six Sigma reduce las variaciones y Lean tiene en vista dónde hay desperdicio y cómo reducirlo, lo que ayuda a ahorrar dinero. Los dos funcionan bien en términos de eficiencia, productividad y control financiero sólido.

Seis Sigma y Agile

A medida que los métodos ágiles continúan creciendo a partir del huevo de desarrollo de software en el que se incubaron, el estilo se ha encontrado ensillado con Six Sigma.

El Manifiesto Ágil establece como su principio número 12 que “a intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo volverse más efectivo, luego sintoniza y ajusta su comportamiento en consecuencia”. Los equipos ágiles se están enfocando en mejoras continuas, lo que encaja perfectamente con el credo de Six Sigma.

Los equipos ágiles pueden usar Six Sigma para resolver problemas a través de datos empíricos, ya que la metodología proporciona un conjunto de herramientas para hacer exactamente eso. Tenga la seguridad de que Agile y Six Sigma combinan bien.

Certificaciones Seis Sigma

Al igual que otras metodologías, puede obtener una certificación Six Sigma. Verifica su dominio del método de habilidades profesionales y se otorga de acuerdo con un nivel de conocimiento que sigue una clasificación de cinturón similar a la que se usa en las artes marciales.

• Cinturón negro maestro certificado (CMBB)

El nivel más alto de la certificación Six Sigma es el cinturón negro maestro certificado. Esta persona puede dar forma a la estrategia, desarrollar métricas clave, actuar como consultor y entrenar a aquellos con cinturones negros y verdes. Debe tener al menos cinco años de ser un cinturón negro de Six Sigma.

• Cinturón negro certificado en Six Sigma (CSSBB)

Bajar un nivel nos lleva al cinturón negro Six Sigma certificado. Estos son expertos en la metodología y son capaces de liderar o entrenar equipos con cinturones por debajo de los suyos. Para aquellos con este cinturón, administrar proyectos Six Sigma es su trabajo de tiempo completo y tienen una comprensión completa del análisis estadístico y la mejora de procesos.

• Certificado Six Sigma Green Belt (CSSGB)

Quienes tienen Six Sigma Green belt crean, identifican y ejecutan procesos. Conocen los principios de Lean Six Sigma pero también DMAIC. Pueden liderar equipos en proyectos más pequeños y ayudar a aquellos que tienen el estatus de cinturón negro. Su enfoque está en la mejora de la calidad, reduciendo el desperdicio y los errores al recopilar y analizar datos.

• Certificado Six Sigma Yellow Belt (CSSYB)

Un cinturón amarillo Six Sigma significa que entiende cómo usar Six Sigma en el lugar de trabajo. Comenzó a mejorar los procesos y a crear mapas de procesos para delinear los pasos de un proceso. Conoces los principios de recopilación de información. No puedes liderar un equipo, pero puedes apoyar a un cinturón superior.

• Cinturón blanco certificado Six Sigma (CSSWB)

El cinturón blanco Six Sigma se enfoca en los fundamentos. Entienden los roles de los miembros del equipo y cómo estos miembros pueden mejorar la eficiencia. Aprenden sobre DMAIC y tienden a concentrarse en la reducción de desechos.

Críticas a Six Sigma

No todo el mundo está convencido de Six Sigma. El experto en calidad Joseph M. Juran dice que Six Sigma no es nada nuevo. Para él, solo han cambiado los términos, pero el enfoque básico para mejorar la calidad sigue siendo el mismo.

Harvard Business Review señala lo que considera deficiencias de la técnica. Por un lado, no incorpora tecnología de la información. También sienten que es elitista porque designa a personas llamadas "cinturones negros" que son expertos en analizar y diseñar en lugar de incluir a todo el equipo.

También hay un problema con su proceso de mejoras incrementales, que algunos sienten que se interpone en el camino de las mejoras radicales. Tampoco encaja bien con el trabajo que está orientado a encontrar nuevos métodos y procesos innovadores.

Desde su creación, incluso un profesional incondicional como Jack Welsh ha llegado a admitir que no es un enfoque holístico para todas las partes de la empresa. Pero en la fabricación de productos, su capacidad para reducir los defectos a una de cada seis desviaciones estándar sigue siendo estándar y proporciona resultados. La decisión de aplicarlo a su proyecto es, por supuesto, suya.

Cómo ayuda ProjectManager con Six Sigma

Cuando te pones manos a la obra, Six Sigma es simplemente otra forma de administrar un proyecto. Mide datos para encontrar rutas más eficientes para llegar a su entrega final. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que le brinda datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces. Tiene múltiples vistas de proyectos para que los equipos multifuncionales colaboren y mantiene a todos en la misma página con una única fuente de verdad.

Establecer líneas de base en diagramas de Gantt

Para aprovechar esos datos en tiempo real, debe crear un plan. Una de nuestras vistas de proyectos, el diagrama de Gantt, es una herramienta ideal que le muestra todo el proyecto en una línea de tiempo. Puede establecer dependencias, hitos y una línea de base para capturar el cronograma y el costo para compararlos con su esfuerzo real una vez que ejecuta el proyecto. Ahora tiene datos en tiempo real para realizar un seguimiento de todo, desde los recursos hasta la carga de trabajo.

Supervise seis métricas de proyectos con paneles en tiempo real

Los datos ejecutan Six Sigma y una vez que haya establecido la línea de base en su Gantt, puede ver los datos en tiempo real en todo el software. Obtenga una vista de alto nivel del tablero en vivo y no se requiere configuración. Automatizamos la recopilación y el cálculo de datos, que luego se muestran en cuadros y gráficos coloridos que se pueden leer de un vistazo. Vea datos en tiempo real sobre el estado de su proyecto, tareas, progreso, tiempo, costo y carga de trabajo, todo en un solo lugar.

Profundice en los datos con informes de un solo clic que le permiten filtrar para ver solo lo que desea ver. Todas nuestras vistas de proyectos rastrean el porcentaje completado en tareas individuales. Ofrecemos a los usuarios de Six Sigma una gran cantidad de datos para mejorar la calidad de sus resultados en un proceso, utilizando la automatización para agregar eficiencia y aprobaciones de tareas para mantener la calidad de los entregables a lo largo del proyecto.

Debido al uso de métricas de Six Sigma para medir contra una línea de base para ver dónde hay problemas que se pueden resolver para hacer que los procesos sean más eficientes, la necesidad de un software de gestión de proyectos dinámico es esencial. ProjectManager es una herramienta basada en la nube que supervisa el progreso con su panel de control en tiempo real, lo que facilita la detección de problemas y la implementación de soluciones para ellos. Pruébelo gratis durante 30 días y compruébelo usted mismo con esta versión de prueba.