Automatización de pequeñas empresas: 6 procesos que debería automatizar

Cuando dirige una pequeña empresa, cada minuto es valioso. Tienes mucho en tu plato y solo un número limitado de horas en un día para hacerlo.

La mayoría de las pequeñas empresas pierden el tiempo al no automatizar.

Mientras que el 40% de las grandes empresas tienen procesos automatizados en al menos una unidad de negocio, solo el 25% de las pequeñas empresas pueden decir lo mismo.

Muchos propietarios de pequeñas empresas sienten que la automatización es solo para las grandes corporaciones, pero eso no podría estar más lejos de la realidad. La investigación de McKinsey mostró que, si bien es menos probable que las pequeñas empresas inviertan en automatización que las grandes, tienen más éxito cuando lo hacen.

Entonces, ¿cómo puede su pequeña empresa comenzar con la automatización?

Este artículo desglosa todo lo que necesita saber sobre la automatización de una pequeña empresa, incluido qué procesos automatizar y cómo elegir la mejor plataforma de automatización.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de las pequeñas empresas?

Las pequeñas empresas a veces son reacias a invertir en automatización, pero la automatización de procesos es una ventaja clave que tienen. El 88% de las pequeñas empresas dicen que la automatización les permite competir con empresas más grandes.

La automatización permitirá que su pequeña empresa amplíe su producción sin tener que contratar a más personas. Además, las herramientas de automatización le permiten basarse más en los datos y realizar un seguimiento más eficaz de su ROI, lo que es aún más importante para las pequeñas empresas con problemas de liquidez que para las grandes corporaciones.

1. La automatización le ahorra tiempo a su equipo para que se concentre en un trabajo más valioso

Los trabajadores de oficina dedican más de tres horas al día a tareas manuales repetitivas. Y el 51% dice que las tareas de administración digital repetitivas interfieren con su trabajo principal.

La automatización elimina esas tareas del plato de su equipo. Con las responsabilidades más repetitivas y aburridas fuera del camino, los empleados pueden concentrarse en las cosas en las que son realmente buenos: el trabajo estratégico que se suma a los resultados de su pequeña empresa.

2. La automatización elimina el error humano

Cualquiera que haga la misma tarea una y otra vez eventualmente cometerá un error. Por ejemplo, una interrupción de Amazon Web Services en 2017 fue causada por un empleado que escribió mal un comando durante una depuración de rutina.

El software de automatización no comete ese tipo de error. Una herramienta de automatización completa un proceso exactamente de la misma manera cada vez.

3. La automatización permite la toma de decisiones basada en datos

Las empresas toman mejores decisiones cuando tienen los datos para respaldar sus elecciones. Pero compilar y analizar datos y compartir informes lleva mucho tiempo si tiene que hacerlo manualmente.

La automatización permite a las empresas sintetizar un gran volumen de información sin realizar mucho trabajo adicional.

6 áreas que las pequeñas empresas deberían automatizar (con ejemplos)

Puede automatizar casi cualquier proceso repetitivo. Aquí hay algunas áreas comunes de automatización donde las pequeñas empresas pueden obtener grandes resultados.

1. Gestión de contactos y contactos

Tratar con clientes potenciales y contactos manualmente puede ser una molestia. Considere reemplazar esa complicada hoja de cálculo con la automatización de CRM.

Formularios de registro

Los formularios de registro en su sitio web permiten que los clientes potenciales opten por su lista de suscriptores. La automatización puede tomar esta información y agregarla automáticamente a su CRM y listas de marketing por correo electrónico. Segmente los contactos en función de cómo se registraron o active inmediatamente un correo electrónico de bienvenida.

Valoración de prospectos

Cada interacción con un contacto puede aumentar o disminuir su valor para usted. Pero eso no es algo de lo que quieras preocuparte por calcular manualmente.

Una plataforma de CRM puede automatizar la puntuación de clientes potenciales y tomar medidas cuando cambia una puntuación. Por ejemplo, puede notificarle cuando una oferta se está calentando o desencadenar una campaña de nutrición por correo electrónico cuando un contacto alcanza una determinada puntuación.

Segmentación de listas

La segmentación de tu lista de contactos es clave para enviar contenido personalizado.

Puede hacer esto automáticamente en función de las acciones que realiza una persona. Por ejemplo, puede mover clientes potenciales automáticamente a segmentos en función de su etapa de negociación.

Ejemplo de esta automatización en acción

La agencia de investigación social, demografía y análisis de datos McCrindle necesitaba aumentar su tasa de conversión y generación de clientes potenciales. Era importante para la agencia personalizar sus compromisos, pero segmentar listas y crear contenido tomó horas.

La automatización de ActiveCampaign permite a McCrindle ofrecer un recorrido del cliente personalizado y eficiente.

Cuando un cliente realiza una acción dentro del embudo, el equipo recibe automáticamente una etiqueta y una puntuación de prospecto. Estos datos se utilizan para crear un perfil para cada cliente y proporcionan detalles para la segmentación de la lista.

El resultado es una comunicación personalizada y una tasa promedio de apertura/clic del 34 % en sus campañas.

2. Marketing por correo electrónico

El marketing por correo electrónico tiene un increíble retorno de la inversión (ROI). Las empresas ganan un promedio de $35 por cada $1 gastado. El correo electrónico le brinda una línea directa con su audiencia y lo ayuda a crear conciencia de marca.

Pero enviar correos electrónicos profesionales y personalizados a todos sus contactos de manera regular es más de lo que la mayoría de las pequeñas empresas tienen tiempo para hacer. El software de automatización de marketing por correo electrónico lo hace más fácil.

Echemos un vistazo a algunos tipos de correos electrónicos automatizados que puede enviar.

Correos electrónicos de bienvenida

El momento en que un contacto se une a su lista de correo electrónico es el momento en que está más interesado en lo que tiene para ofrecer.

Aproveche eso enviando un correo electrónico de bienvenida automático, o una serie de correos electrónicos de bienvenida. Agradézcales por registrarse y anímelos a tomar una acción de su elección.

Correos electrónicos de carritos abandonados

Cerca del 70% de los carritos de compras de comercio electrónico están abandonados. Cuando un cliente deja su carrito atrás, el carrito abandonado puede activar automáticamente un correo electrónico recordándole que regrese y compre los artículos.

Correos electrónicos de cumpleaños y aniversario

Puede activar correos electrónicos según el cumpleaños del contacto o el aniversario del día en que se unió a su lista. Puede incluir una oferta especial para que el suscriptor se sienta celebrado.

Ejemplo de esta automatización en acción

Morrow Audio fabrica y vende cables y componentes de audio de alta gama. El fundador Mike Morrow utiliza una serie de automatizaciones de correo electrónico para obtener y retener clientes.

Por ejemplo, una campaña de correo electrónico de carrito abandonado de dos correos electrónicos resultó en una recuperación del 26 % de los carritos perdidos, lo que equivale a $30 000 en ventas perdidas recuperadas.

3. Redes sociales

La automatización de las redes sociales incluye la automatización de su contenido para publicarlo en la plataforma de redes sociales en determinados momentos. Pero las posibilidades van mucho más allá.

Escucha social

La escucha social se refiere a monitorear las plataformas de redes sociales y notificarle cuando alguien menciona su marca. Es especialmente útil si está en varios sitios de redes sociales y desea una herramienta unificada para escuchar todos los canales.

publicidad en redes sociales

Todas las principales redes sociales permiten la publicidad paga. Puede llegar a un público objetivo en un espacio donde ya pasan tiempo.

Sin embargo, administrar anuncios puede ser una molestia.

integraciones

También puede integrar su seguimiento social con sus otros procesos. Por ejemplo, puede extraer automáticamente clientes potenciales de las redes sociales en su CRM.

Ejemplo de esta automatización en acción

Yes Supply es una plataforma de coaching y desarrollo personal fundada por Reese Evans.

Evans recopila contactos al ofrecer capacitación gratuita en su sitio. Los visitantes que optan por participar obtienen cinco días de contenido gratuito, después de lo cual reciben correos electrónicos para inscribirse en una clase magistral.

Si no se registran de inmediato, Evans usa ActiveCampaign + Facebook Custom Audiences para volver a orientar a los clientes potenciales en las redes sociales.

4. Notificaciones y actualizaciones

Las notificaciones son un tipo de automatización que tiene grandes beneficios, como una mayor eficiencia y velocidad.

Las notificaciones automáticas le brindan actualizaciones sobre eventos críticos, para que pueda tomar medidas de inmediato. Por ejemplo, su equipo de ventas podría recibir notificaciones cuando cambie el estado de un acuerdo. No se pierde tiempo en responder al cambio.

Ejemplo de esta automatización en acción

Sneleentaxi utiliza ActiveCampaign CRM para gestionar clientes potenciales y prospectos. Las notificaciones son clave para conseguir acuerdos con empresas más grandes.

Cuando se utiliza un correo electrónico de no consumidor, se notifica a un representante de ventas para que pueda hacer un seguimiento de esa empresa como socio potencial.

5. Atención al cliente

Las pequeñas empresas se preocupan por sus clientes y se comprometen a ofrecer la mejor asistencia posible.

Pero no es fácil. Tiene poco personal, o no tiene personal, y los problemas de soporte llegan a todas horas en una variedad de canales.

La automatización puede ayudar.

Asignación de entradas

Independientemente del canal que utilice el cliente, los tickets de soporte se pueden enrutar a la persona adecuada de inmediato.

Esta automatización evita que los empleados tengan que revisar correos electrónicos, mensajes de Facebook, mensajes telefónicos y chats para encontrar y responder preguntas de alta prioridad.

chatbots

Los chatbots se han vuelto cada vez más populares en la atención al cliente. Si bien los chatbots a veces obtienen una mala reputación por sus interacciones no tan humanas, pueden ayudar a las pequeñas empresas a brindar un excelente servicio.

Siempre están disponibles, responden de inmediato y, si una pregunta es demasiado compleja para responder, pueden transferir al cliente a un agente humano.

Se ha demostrado que los chatbots aumentan las ventas en un promedio del 67 %.

Ejemplo de esta automatización en acción

Your Therapy Source es un recurso de terapia en línea que utiliza ActiveCampaign para la automatización de marketing. Es importante para la fundadora Margaret Rice brindar un servicio al cliente de primer nivel.

YourTherapySource mantiene a los clientes satisfechos con la función Conversaciones. Conversations proporciona mensajes de atención al cliente de canales cruzados con capacidades de chat en vivo y automatizadas.

Cuando un cliente se comunica con Your Therapy Source, el mensaje se envía directamente al teléfono de Rice para que pueda responder de inmediato.

6. Informes

Necesita tener una visión general de lo que está sucediendo en su empresa y necesita saber si sus esfuerzos de marketing y ventas están dando sus frutos.

Desafortunadamente, la compilación manual de los informes necesarios puede desperdiciar horas valiosas. Es hora de pasar de los gráficos de Excel y generar informes automáticamente.

Ejemplo de esta automatización en acción

Volvamos a McCrindle.

McCrindle utiliza los informes de CRM para obtener una visibilidad de 360 ​​grados del recorrido del cliente a través de la canalización. Pueden desglosar sus datos por canalización, producto, familia de productos y persona para ver una combinación del panorama general y los datos granulares.

Cómo implementar la automatización en su pequeña empresa

Las empresas de todos los tamaños se benefician de la automatización, pero comenzar puede ser desalentador. Aquí hay algunos pasos que puede seguir:

Paso 1: identificar oportunidades de automatización

Primero, audite sus procesos existentes y haga una lista de lo que debe automatizar. No te preocupes todavía por cómo lo vas a hacer.

Habla con tus empleados sobre qué tareas ocupan la mayor parte de su tiempo. El mejor candidato para su primer proceso automatizado será algo tedioso y repetitivo.

Comience con los procesos fáciles y luego amplíe. Por ejemplo, tal vez pasa demasiado tiempo ingresando clientes potenciales en una hoja de cálculo. Usar un CRM para generar clientes potenciales automáticamente a partir de campos de formulario es un paso simple que liberará mucho tiempo.

Paso 2: Elija herramientas de automatización

Ahora, es el momento de elegir la herramienta para hacerlo.

Idealmente, elegirá herramientas de automatización empresarial que puedan optimizar múltiples procesos críticos en su organización. Haga una lista corta del software de automatización que le interesa y programe demostraciones con los proveedores.

Ingrese a las demostraciones con el conocimiento de su presupuesto y una lista de las características que necesita (así como algunas buenas).

Paso 3: Seguimiento y análisis

Las funciones de informes le brindan información sobre sus operaciones comerciales y lo ayudan a tomar decisiones respaldadas por datos. Asegúrese de que su software de automatización pueda proporcionar un análisis útil.

Por ejemplo, una plataforma de automatización de marketing por correo electrónico le mostrará estadísticas sobre el rendimiento de su campaña, y un CRM debería ayudarlo a comprender el estado de su canalización.

Los análisis son importantes para mejorar sus procesos automatizados en el futuro. Por ejemplo, puede ver qué tipo de correo electrónico automatizado obtiene la mayor participación y usar esa información para ajustar sus otras automatizaciones.

Cómo elegir una plataforma de automatización para su pequeña empresa

El factor más importante es que el software haga lo que usted quiere que haga. Haga una lista de las características que necesita antes de configurar cualquier demostración de producto.

Aquí hay algunas cosas que debe buscar:

Precio

Para las pequeñas empresas, el precio siempre es un factor. Eso no significa que la opción barata sea siempre la mejor. Busque software con precios aptos para pequeñas empresas, es decir, el plan básico es asequible, pero también tiene funciones avanzadas en las que puede crecer.

integraciones

Considere también las integraciones que ofrece cada herramienta. Cuanto más pueda trabajar su software de automatización con su pila tecnológica existente, más eficiente será su negocio.

Escalabilidad

Piense en los procesos que desea automatizar hoy y los que deseará automatizar mañana: no desea invertir en una herramienta que sea demasiado limitada para sus necesidades futuras.

Conclusión

La automatización agiliza sus procesos y lo hace más competitivo, especialmente si es una pequeña empresa.

Las soluciones de automatización de marketing y CRM de ActiveCampaign son ideales para pequeñas empresas: asequibles, intuitivas en cualquier nivel de experiencia y listas para crecer con usted.

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