La guía del emprendedor sobre finanzas para pequeñas empresas

La mayoría de los consejos de financiación de pequeñas empresas se dividen en dos escuelas de pensamiento.

Uno lo alienta a poner en marcha su negocio: agache la cabeza, descargue sus ahorros personales, invierta todo el efectivo de sus primeras ventas y, con un poco de trabajo duro, lo logrará.

La otra escuela es más tradicional: vaya a un gran banco, firme su casa y, si tiene un buen historial crediticio, obtendrá un buen préstamo con una tasa de interés considerable.

Ambas estrategias son razonables, pero hay otras formas en que funciona la financiación de pequeñas empresas.

En este artículo, analizaremos los préstamos comerciales y la gestión financiera. Primero, hablaremos sobre sus opciones de financiación. Luego, veremos cómo administrar las finanzas de las pequeñas empresas una vez que tenga dinero en el banco. Si está aquí para conocer los aspectos básicos de las finanzas de las pequeñas empresas, consulte nuestra sección sobre cómo administrar sus finanzas.

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Comprender los préstamos para pequeñas empresas y las opciones de financiación

La financiación es una de las primeras cosas en las que pensar cuando se trata de su negocio. También es la elección financiera más importante que hará en su viaje. La forma en que financia su negocio puede afectar la forma en que lo administra.

Tipos de opciones de financiamiento para pequeñas empresas

Veamos algunas formas comunes de financiar un negocio:

• Préstamos a plazo
• Adelantos en efectivo para comerciantes
• Financiamiento de equipos
• Líneas de crédito
• préstamos de la SBA

Préstamos a plazo

Un préstamo a plazo es un préstamo bancario por una cantidad específica que se paga a intervalos regulares durante un período de tiempo determinado. Los préstamos a plazo se fijan a una tasa de interés fija o variable. Estos préstamos pueden requerir un gran pago inicial para reducir los pagos del préstamo y los costos totales del préstamo.

Las pequeñas empresas establecidas, normalmente con dos años en funcionamiento, optan por préstamos a plazo. Usan préstamos a plazo para comprar activos (como equipos) o inversiones de crecimiento, en lugar de usarlos para cubrir los gastos diarios.

Los préstamos a plazo tienen algunas cosas que los distinguen de otras opciones de financiamiento:

1. Tasas de interés más bajas
2. Flexibilidad de uso de fondos
3. Calendario de pagos predecible

También vienen en tres opciones de préstamo diferentes, cada una con un propósito diferente para su negocio:

1. Corto plazo (pago dentro de un año) . Las empresas eligen estos préstamos en lugar de los adelantos en efectivo para comerciantes porque tienen tasas de interés más bajas y son más fáciles de obtener. Puede usar un préstamo a corto plazo para comprar inventario para las fiestas, aprovechar una oferta de inventario o cubrir la nómina si experimenta una falta de fondos.
2. Plazo intermedio (reembolsables entre uno y cinco años) . Estos préstamos son buenos para proyectos de mayor escala, como la compra de equipos o el refinanciamiento de deudas comerciales antiguas. Querrá utilizar estos préstamos para proyectos que pueden tardar algunos meses o años en obtener un retorno de su inversión.
3. Largo plazo (reembolsables entre seis y 20 años). Los préstamos a largo plazo están orientados a oportunidades de crecimiento, como un edificio nuevo o la compra de equipos pesados ​​para la fabricación. Están respaldados por la garantía de su empresa o los activos existentes. Estos préstamos generalmente vienen con reglas estrictas sobre lo que puede y no puede hacer con el dinero.

El proceso de suscripción en los bancos tradicionales puede ser torpe y oscuro. Es por eso que Shopify ofrece financiación rápida y sencilla para los comerciantes. A través de Shopify Capital, los comerciantes pueden obtener fondos a los pocos días de ser aprobados. Una vez que los comerciantes aceptan una oferta y se aprueba, los fondos se depositan en tan solo dos días y los préstamos se pueden pagar a medida que realizan las ventas. Puede usar el préstamo para financiar la nómina, el inventario, las campañas de marketing u otras cosas que pueden impulsar el crecimiento de su negocio.

Simplemente no quería lidiar con todo el proceso de pasar por un banco, quería concentrarme en el negocio. Un préstamo tradicional se sentía engorroso y más restrictivo. Shopify Capital tiene una mentalidad diferente. Es tan fácil.

¿La mejor parte? Puede evitar los largos procesos de solicitud con un mínimo de papeleo y sin verificación de crédito. Dentro de la financiación a través de Shopify Capital, puedes obtener el apoyo financiero que necesitas de forma rápida y sencilla.

Leer más: Cómo obtener un préstamo para pequeñas empresas y qué debe saber antes de solicitarlo

Adelantos en efectivo para comerciantes

Un anticipo de efectivo comercial es una suma global de dinero que puede recibir por una tarifa fija. En este modelo, el financiador compra un porcentaje de sus ventas futuras, luego cobra un porcentaje de las ventas cada día reteniendo una parte de sus ventas con tarjeta de crédito o débito. Debido a que las ventas pueden ser altas algunos días y bajas en otros, no hay una duración establecida.

Shopify Capital ofrece financiamiento para pequeñas empresas en forma de adelantos en efectivo para comerciantes a comerciantes elegibles en el Reino Unido.

Financiamiento de equipos

En algún momento de su negocio, deberá comprar, actualizar o reemplazar diferentes equipos. Aquí es donde entran los préstamos para equipos.

El financiamiento de equipos es un tipo de préstamo para pequeñas empresas diseñado para ayudarlo a comprar equipos para su negocio. Estos préstamos cubren cualquier cantidad de cosas, incluidos muebles de oficina, hornos comerciales, equipos médicos, computadoras, equipos de fabricación de servicio pesado y más.

Cada prestamista tendrá términos diferentes. Pero en general, puedes financiar alrededor del 80% del precio total de compra de un artículo. Por lo general, se requiere un pago inicial del 20% para un préstamo de equipo para pequeñas empresas. Eres dueño del equipo desde el primer día.

Líneas de crédito

Adaptarse al cambio es una parte habitual de ser propietario de una pequeña empresa. A veces, si hay una oportunidad de crecimiento que desea aprovechar, es posible que necesite efectivo rápido, con plazos de pago mensuales flexibles. Una línea de crédito sin garantía puede ser una solución.

Piense en una línea de crédito para pequeñas empresas como una tarjeta de crédito más que como un préstamo. Le ofrece acceso a dinero que puede usar para satisfacer cualquier necesidad comercial que surja. No hay un desembolso de suma global (es decir, usted recibe todo el efectivo a la vez) cuando abre la línea de crédito.

Al igual que con una tarjeta de crédito, una vez que retira efectivo de su línea de crédito, los intereses comienzan a acumularse. La cantidad que puedes gastar depende del crédito disponible que te quede. A medida que paga los fondos retirados, su crédito aumenta. Los prestamistas establecerán un límite en la cantidad que puede pedir prestada.

préstamos de la SBA

La Asociación de Pequeñas Empresas (SBA) se asocia con prestamistas para otorgar préstamos a propietarios de pequeñas empresas. La SBA no presta dinero directamente al prestatario. Establece las pautas para los préstamos realizados por sus socios. La SBA ayuda a los propietarios de pequeñas empresas que luchan por obtener la aprobación de otros programas de préstamos.

Por ejemplo, si un banco piensa que su negocio es demasiado riesgoso para prestarle dinero porque tiene mal crédito, la SBA puede garantizar el préstamo. El banco entonces tiene menos riesgo y está más dispuesto a otorgar el préstamo comercial. Los préstamos de la SBA se pueden utilizar para la mayoría de las necesidades comerciales y varían en cantidad. Algunos programas tienen limitaciones y requisitos para calificar.

¿Está interesado en obtener un préstamo de la SBA? Obtenga más información sobre los requisitos de elegibilidad en el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU.

Opciones alternativas de financiación

Muchos prestamistas requerirán que ofrezcas una garantía colateral o personal para que se te apruebe la financiación. La garantía se refiere a un activo que puede garantizar que pagará el préstamo, como su casa u otra propiedad de alto valor.

Si no paga su préstamo, el banco recuperará la propiedad como pago. Este es un proceso común para los préstamos, pero no es la única manera.

Las opciones alternativas de financiación incluyen:

• Amigos y familia
• inversores de capital
• Recaudación de fondos
• Invertir en tu negocio

Amigos y familia

Los dueños de negocios a menudo recurren a amigos y familiares en busca de fondos cuando comienzan una nueva empresa. Puede recaudar dinero de ellos antes de crear un plan de negocios o tener una prueba de valor. El dinero puede ayudar a financiar los pedidos iniciales de acciones o el desarrollo temprano de productos.

La ruta de amigos y familiares es mucho menos formal que obtener un préstamo bancario o una inversión de capital. Algunos pueden estar dispuestos a poner dinero en su empresa sin intereses. También le permitirá mantener el control total de su negocio.

Dos tipos principales de inversiones de amigos y familiares son los fondos de capital y los préstamos comerciales. En la financiación de capital, le das a los inversionistas una participación de capital en el negocio. A medida que su negocio crece en valor, también lo hace su inversión. Con los préstamos comerciales, usted promete pagar a los inversores con intereses durante un cierto período de tiempo, o cuando alcance un punto de rentabilidad específico.

inversores de capital

Los inversores de capital vienen en forma de inversores ángeles o fondos de capital de riesgo. Estos inversores acreditados proporcionan financiación para pequeñas empresas emergentes o empresas en etapa inicial. A cambio de la inversión de capital, estos inversores reciben acciones o deuda convertible, que es un préstamo que se puede convertir en acciones en el futuro.

Los montos de los préstamos pueden oscilar entre $ 5,000 y más de $ 1 millón, según la cantidad de propiedad y el tamaño de la empresa. Este tipo de financiación normalmente se reserva para nuevas empresas de alto crecimiento y alto potencial. Los bancos generalmente no invertirán en ellos porque no entienden la tecnología o el modelo comercial.

Recaudación de fondos

El crowdfunding se refiere a recaudar pequeñas cantidades de dinero de un gran número de personas, a menudo a cambio de recompensas. Es similar a los amigos y la familia y la inversión de capital, sin embargo, el crowdfunding recauda capital del público.

Plataformas como Kickstarter, Indiegogo y GoFundMe han ganado popularidad en los últimos años. Estos sitios ayudan a las personas a recaudar dinero para un nuevo negocio, producto, causa benéfica o sin fines de lucro. Hay pocas barreras de entrada para lanzar una campaña de crowdfunding. Un beneficio adicional del crowdfunding es que ayuda a atraer una nueva audiencia a su negocio de comercio electrónico que de otra manera no habría alcanzado.

Invertir en tu propio negocio

Otra opción para financiar su negocio es invertir en él con sus propios fondos. Muchos empresarios reinvertirán las primeras ganancias en campañas publicitarias y de marketing, renunciando a cualquier salario propio. Hay un poco de matemáticas detrás de esta estrategia. Entonces, si está interesado, lea Invertir en su negocio: lo que necesita saber antes de comenzar.

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Cómo administrar las finanzas de su pequeña empresa

Hay un dicho familiar: “Dale un pescado a un hombre y comerá por un día. Enséñale a un hombre a pescar y lo alimentarás toda la vida”. Pero, ¿y si ese hombre no sabe qué hacer con el pez una vez que lo atrapa?

Cuando comprenda cómo funcionan las finanzas de las pequeñas empresas, sabrá qué hacer con el pescado; en otras palabras, todo el dinero que gana y gasta. Esto significa más que simplemente comenzar un negocio de baja inversión. Significa que saber cómo manejar sus finanzas adecuadamente le da a su negocio una oportunidad de sobrevivir y crecer.

Veamos las habilidades financieras esenciales para pequeñas empresas para empresarios exitosos, incluida la elaboración de un presupuesto, el seguimiento de los gastos y la creación de estados financieros que sean fáciles de entender.

1. Separando sus finanzas personales y comerciales
2. Elegir un banco
3. Cómo crear un presupuesto
4. Entender la contabilidad, la teneduría de libros y el mantenimiento de registros
5. Cómo empezar con la contabilidad
6. Contabilidad hágalo usted mismo (DIY)
7. Externalización de su contabilidad
8. Mantener los registros de su negocio en orden
9. Creación y lectura de estados financieros.

Separa tus finanzas personales y comerciales

Lo primero y más fácil de hacer para el bienestar financiero de su negocio es separar sus finanzas. Mantener sus finanzas personales separadas de las finanzas de su negocio ofrece muchas ventajas, desde simplificar su contabilidad hasta proteger su propiedad personal y otros activos.

Separar sus finanzas también tiene otras ventajas. Calcular las deducciones de impuestos y la preparación de impuestos en general es mucho más simple cuando su empresa tiene su propia cuenta bancaria. También es más fácil averiguar si el almuerzo del miércoles por la tarde fue con un cliente o un amigo cuando no se mezclan los recibos personales y comerciales. Incluso si puede distinguir fácilmente un conjunto de gastos de otro, clasificar una pila de papeles en la temporada de impuestos desperdicia un tiempo valioso, y pagarle a un contador profesional colegiado para que lo haga por usted puede ser costoso.

A medida que su pequeña empresa comienza a crecer, es posible que desee considerar la incorporación. Cuando una empresa se incorpora, se convierte en una entidad legal. Eso significa que si su negocio alguna vez enfrenta problemas financieros o legales, sus bienes personales, como su casa o un fondo para la universidad de sus hijos, están, en la mayoría de los casos, protegidos.

Es importante saber cuándo incorporar. Si convierte a su empresa en una entidad legal mientras aún se encuentra en sus primeras etapas, ya no podrá reclamar las pérdidas en las que incurra en sus impuestos personales. Al mismo tiempo, cuanto más madura se vuelve una empresa y más activos tiene, más papeleo se requiere para incorporarla. En cualquier caso, espere que el costo de la incorporación esté entre $ 1,000 y $ 2,000.

Elegir el banco correcto

No todos los bancos ofrecen los mismos servicios. Algunos tienen aplicaciones móviles, por ejemplo, otros no. Algunos adaptarán sus servicios a su pequeña empresa, mientras que otros tendrán un enfoque más estandarizado.

Las cuentas corporativas son un poco diferentes de las cuentas personales, por lo que aquí hay algunas cosas que debe considerar al elegir un banco para su negocio:

• ¿Ofrece banca comercial en línea?
• ¿Cuáles son sus tarifas por transacciones comerciales?
• ¿Qué tipo de tasas de interés tiene para los préstamos comerciales?
• ¿Puede ofrecerle una tarjeta de crédito comercial?
• ¿Puede agregar otras personas y permisos a su cuenta a medida que crece su negocio?

Hacer todas sus operaciones bancarias en una institución simplifica las cosas, pero tenga en cuenta que no es necesario. Si su banco preferido no tiene tasas competitivas en los préstamos, por ejemplo, está bien buscar un préstamo de otro banco.

tipos de cuentas

Cuando abra una cuenta bancaria para su negocio, considere abrir una cuenta corriente y otra de ahorro. El primero le dará un lugar para administrar sus ingresos y gastos diarios, mientras que el segundo puede usarse para reservar dinero para cosas como impuestos o futuras inversiones en su negocio.

Tarifas de transacción

Las cuentas bancarias comerciales, al igual que las cuentas personales, vienen en diferentes niveles que permiten una cierta cantidad de transacciones por una tarifa mensual. Tener una idea de cómo su negocio recibirá los pagos y cuántas compras mensuales hará a través de su cuenta es información útil para saber qué tipo de cuenta configurar.

Por ejemplo, si está tratando con varios proveedores diferentes de manera regular, querrá asegurarse de tener una tarifa de transacción baja (o ninguna) en las compras. También es posible que desee ver si su banco puede ofrecerle una cuenta sin límite diario de compras con débito.

Préstamos y líneas de crédito

Incluso si no necesita un préstamo o financiamiento adicional para su negocio en este momento, es posible que lo necesite en el futuro. Use una calculadora de préstamos comerciales para calcular fácilmente los préstamos de tasa fija y luego discuta sus opciones con su banco. Haga algunas preguntas por adelantado sobre los requisitos de préstamo del banco. También pregunte acerca de las tasas de interés de los préstamos, los términos de sus préstamos comerciales y líneas de crédito, y qué necesitaría su pequeña empresa para calificar para un préstamo.

tarjetas de credito comerciales

Una tarjeta de crédito es una excelente manera de aumentar la calificación crediticia de su empresa, lo que le brinda una mejor oportunidad de obtener préstamos y tasas de interés bajas en el futuro. Tener una tarjeta de crédito comercial también puede brindarle acceso a recompensas, protección contra fraudes y garantías extendidas en las compras.

Cómo crear un presupuesto

Como dice el refrán, si fallas en planificar, planeas fallar. Nunca podrá ver todos los baches en el camino financiero que tiene por delante, pero puede evitar sorpresas y mantener su negocio en buen estado si crea un presupuesto sólido y realiza un seguimiento de su dinero.

Crear un presupuesto de muestra le dará una idea general de qué esperar en sus primeros meses y años de operación. Con el tiempo, sus presupuestos serán más fáciles de crear y mejorará en la previsión de gastos e ingresos durante todo el año. Por ahora, veamos los tipos de cosas que debe incluir en su presupuesto inicial.

Obtenga más información: ¿Cuánto cuesta realmente iniciar un negocio?

Gastos

Una excelente manera de comenzar su presupuesto es escribir una lista de todos los artículos posibles que cree que su empresa necesitará, desde la tecnología utilizada para crear su inventario hasta los artículos cotidianos en su oficina. Una búsqueda rápida en Google de ejemplos de presupuestos en su industria puede ayudarlo a descubrir cualquier cosa que se haya perdido.

gastos de una sola vez

Los gastos únicos por lo general son artículos costosos que compra una vez (o, a veces, cada pocos años). Esto puede incluir computadoras portátiles, maquinaria y muebles de oficina. También puede incluir servicios como diseño de logotipos o desarrollo de sitios web.

Gastos fijos

Los gastos fijos son costos que puede esperar pagar todos los meses de manera confiable, y que no varían demasiado en precio. Esto puede incluir alquiler, seguro, servicio de Internet, alojamiento de sitios web, facturas telefónicas y suscripciones de software.

Gastos variables

Los gastos variables se ubican entre los gastos fijos y los gastos únicos: ocurren más de una vez pero varían en cantidad y se pagan en intervalos irregulares. Esto podría incluir materiales para fabricar sus productos, costos de marketing, viajes de negocios, un contador para declarar sus impuestos o tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito.

estrategia de precios de productos

Encontrar el precio correcto para sus productos es una parte importante de su presupuesto. Estos son algunos de los factores a considerar al establecer su precio.

Coste de bienes

Los costos directos de los artículos que está vendiendo suelen ser sencillos. Por ejemplo, si tiene una tienda de camisetas impresas a mano, sus costos de material podrían ser de $8 por camiseta y $3 por tinta. Pero establecer un precio implica más que sumar los costos directos.

Labor

¿Le paga a la gente para hacer su producto o entregar su servicio? Ese costo debe incluirse en el costo de los bienes vendidos. Incluso si aún no ha contratado personal, asegúrese de incluir el valor de su propio trabajo para ayudarlo a evaluar la eficiencia de su negocio. (Si su propio "salario" por hora termina siendo insosteniblemente bajo, su negocio necesitará un ajuste fino). También puede darle una buena idea de cuándo es el momento de comenzar a subcontratar tareas a otra persona.

embalaje

Si su negocio implica el envío de productos a los clientes, el embalaje y el desempaquetado jugarán un papel importante en la forma en que un cliente experimenta su marca. Su paquete es una extensión de su producto, por lo que deberá tener en cuenta su costo en el costo de los bienes vendidos.

Transporte

El envío es otra pieza clave para llevar su producto a los clientes, y no estimar su costo correctamente puede arruinar su presupuesto. Cosas como el tamaño, el peso, la ubicación y la velocidad afectan los costos de envío. Visite su oficina de correos local para obtener ayuda para estimar su envío.

Nuevamente, no olvide tener en cuenta su propio tiempo en los costos de envío. Técnicamente, es posible que pueda ofrecer el envío dentro de los cinco días, pero empacar el producto y llevarlo a la oficina de correos todos los días no es un uso eficiente del tiempo y hará que el envío sea más costoso al distraerlo de otras tareas.

Los compradores en línea esperan ver un cargo de envío agregado al final de su proceso de compra, pero mantén este costo razonable. Los clientes que enfrentan un costo de envío exorbitante pueden muy bien abandonar su carrito y no regresar.

Tarifas de procesamiento

Si acepta tarjetas de crédito, es probable que pague una tarifa de procesamiento fija por transacción, así como una tarifa adicional de alrededor del 3% del precio del pedido. Estos cargos varían según el servicio de procesamiento que utilice, así que busque uno que tenga sentido según el volumen de su pedido. Si su tienda va a aceptar pedidos internacionales, tenga en cuenta que el pago proveniente de fuera de su país de origen puede generar tarifas más altas de su parte.

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Daño

A veces, los artículos se dañan, ya sea en el camino hacia usted o en el camino de usted a un cliente. Con suerte, el gasto de reemplazar estos productos será un costo mínimo para usted, pero es importante tener en cuenta una cantidad esperada de inventario dañado en su precio. Una búsqueda en Google le dará una idea aproximada de lo que es común para su tipo de negocio. Multiplique el porcentaje promedio de pérdida en su industria por el costo de su producto para obtener una estimación de pérdida, luego promedie esa estimación en su precio.

Devoluciones

Puede o no elegir aceptar devoluciones. Si vende artesanías, por ejemplo, es posible que las devoluciones no sean para usted. Si elige aceptar devoluciones, puede hacer una de estas tres cosas:

• Cobrar una "tarifa de reabastecimiento" por separado para recuperar parte de la pérdida
• Aumente ligeramente sus precios para tener en cuenta las pérdidas por devoluciones
• Deje sus precios iguales y confíe en que una generosa política de devoluciones significará mayores ventas

Tenga en cuenta que también incurrirá en el costo de las devoluciones de cargo de la tarjeta de crédito por transacciones fraudulentas o disputadas.

Marca y mercado objetivo

La forma en que presente su marca contribuirá directamente a su estrategia de precios. ¿Eres un negocio de lujo que vende productos a un precio superior? ¿Es usted una tienda de descuento que busca el extremo inferior del mercado? La forma en que posiciona su negocio es un factor menos tangible para establecer su precio, pero definitivamente es un factor.

A veces, aumentar los precios puede, contrariamente a la intuición, aumentar las ventas al transmitir calidad. Otras veces, el precio más bajo siempre ganará. Conozca su mercado y el precio en consecuencia.

Competencia

Lo más probable es que haya otras empresas que ofrezcan productos o servicios similares a los suyos. Investigue algunos de ellos para tener una idea de cómo están fijando el precio de sus artículos. Es posible que desee ofrecer un precio más bajo que su competencia para atraer a más clientes, o puede usar su marca para elevar el valor de su producto sobre el de ellos.

Ingresos proyectados

Al principio, proyectar ventas es en parte investigación, en parte conjetura. Cuanto más tiempo esté en el negocio, mejor podrá predecir estos números y saber cuándo serán sus picos y valles a lo largo del año. Al igual que los gastos, sus ventas variarán según la industria.

Si su negocio comenzó como un ajetreo secundario, es posible que ya tenga algunos datos preliminares de ventas. Incluso unos pocos números pueden ayudarlo a determinar cuáles de sus productos son los más vendidos y en qué épocas del año sus ventas serán altas o bajas.

Si no tiene datos para comenzar, aún puede recopilar información útil hablando con otros propietarios de negocios en su industria (si no conoce ninguno, su contador podría hacerlo) e investigando un poco en línea. Lo más probable es que, investigando un poco, pueda encontrar algunos números aproximados sobre el nivel de crecimiento que se espera en su primer año y qué meses harán el trabajo pesado en términos de ventas.

Entender la contabilidad, la teneduría de libros y el mantenimiento de registros

En esta sección, veremos tres áreas integrales para mantener la salud financiera de su empresa en el buen camino.

La contabilidad es el seguimiento diario de las transacciones de su empresa, como las ventas realizadas y los gastos pagados. La contabilidad de pequeñas empresas interpreta esas transacciones durante períodos de tiempo más largos. Le permite ver si su negocio es rentable, qué partes de su negocio están funcionando bien (o no tan bien), el valor de su negocio y su flujo de efectivo. Y el mantenimiento de registros es la organización de todos los documentos que hacen posible la teneduría de libros y la contabilidad.

Veamos con más detalle las diferencias entre cada una de estas tareas financieras, por qué las necesita y cómo administrarlas de la manera adecuada para su negocio.

Contabilidad

Hay dos métodos de contabilidad que las pequeñas empresas pueden usar: efectivo y acumulación. Deberá elegir un sistema antes del final de su primer año fiscal y luego atenerse a él todos los años siguientes.

Efectivo versus devengo

La contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando el dinero cambia de manos. Por lo tanto, si le factura a un cliente, no reconocería esos ingresos hasta que se liquide su pago. En la contabilidad de acumulación, las ventas, las compras y los gastos se reconocen tan pronto como se facturan.

¿Qué método debe elegir? La contabilidad de caja es más fácil de rastrear porque las transacciones se registran cuando se recibe o se realiza el pago. No es necesario realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar o por pagar, y siempre tendrá una idea clara de cuánto dinero tiene exactamente. En otras palabras, sus libros siempre coincidirán con sus cuentas bancarias.

Dado que la contabilidad de acumulación registra las cuentas por pagar y por cobrar, puede ser más difícil hacer un seguimiento del flujo de efectivo, pero también lo ayuda a pronosticar mejor las finanzas de su negocio para los meses y años venideros.

En general, puede elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades, pero hay excepciones. En los Estados Unidos, una empresa debe utilizar el método de acumulación si lleva inventario o genera un ingreso de más de $25 millones por año. En Canadá, cualquier ingreso del trabajo por cuenta propia (a menos que sea de agricultura, pesca o comisión de trabajo por cuenta propia) debe registrarse utilizando el método de acumulación.

Cuándo debe hablar con un CPA

Si su negocio aún es más un ajetreo secundario, o si sus finanzas son simples, es probable que pueda omitir la ayuda de un CPA por ahora. Hay muchos recursos financieros para pequeñas empresas en línea que puede consultar.

Pero si su pequeña empresa comienza a eclipsar su trabajo diario, es muy recomendable hablar con un CPA para asegurarse de que va por buen camino. Los CPA no solo presentan sus impuestos, sino que también pueden ayudarlo con la planificación financiera, la planificación fiscal, las negociaciones de arrendamiento, los informes financieros, el cumplimiento fiscal y la gestión de tesorería.

Un CPA puede analizar su plan de negocios y su presupuesto, ayudarlo a arrojar luz sobre cualquier cosa que se haya perdido y ayudarlo a configurar un proceso de contabilidad adaptado a su industria. Si necesita ayuda para escribir su plan, use nuestra plantilla de plan de negocios gratuita para guiarlo.

Elegir un CPA es similar a elegir un banco. Tienen que ser los adecuados para usted y para su negocio. Una excelente manera de obtener recomendaciones para CPA es preguntar a otros propietarios de negocios que conoce y en los que confía en su industria. Asegúrese de hablar con el CPA uno a uno para tener una idea de si es o no el CPA adecuado para usted.

Su CPA puede ayudarlo a evitar sorpresas en el futuro al ayudarlo a determinar cuánto impuesto debe recaudar y reservar, qué gastos debe rastrear y deducir, y qué estructura legal debe usar su empresa.

Gratis: plantilla de plan de negocios

La planificación empresarial a menudo se utiliza para asegurar la financiación, pero muchos propietarios de empresas encuentran valioso escribir un plan, incluso si nunca trabajan con un inversor. Es por eso que creamos una plantilla de plan de negocios gratuita para ayudarlo a comenzar.

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Empezar

Teneduría de libros

La contabilidad es el seguimiento de los ingresos y gastos de una empresa. Le permite estar al tanto de la salud financiera de su empresa y hace que el trabajo de su CPA sea más fácil en el momento de los impuestos. Básicamente, la contabilidad implica ingresar sus ventas y gastos en una hoja de cálculo y archivar sus recibos como respaldo.

Si desea asegurar el financiamiento para su negocio en algún momento en el futuro, mantener sus libros al día puede ayudar a reforzar una solicitud de préstamo o un argumento de inversión. Las finanzas bien administradas y los registros claros permiten a los posibles prestamistas e inversionistas hacer proyecciones realistas de la salud financiera de su empresa y darles confianza para invertir en usted.

Los libros bien administrados también ayudan a su CPA a aprovechar todas las deducciones de impuestos elegibles y detectar errores bancarios de manera oportuna. Pero el mayor beneficio de estar al tanto de su contabilidad es tener siempre una imagen clara de la situación financiera de su negocio en este momento.

Los libros bien llevados pueden darle una idea de dónde estarán los puntos altos y bajos de su negocio en el transcurso del año. Pueden mostrarle si sus costos de empaque son demasiado altos o si está gastando demasiado en marketing.

Supervisar sus libros le permite ver en tiempo real lo que funciona bien y lo que necesita ajustes.

Cómo empezar con la contabilidad

Ahora que sabe por qué necesita estar al tanto de su contabilidad, veamos cómo hacerlo.

Paso 1: Elija un método de contabilidad

Hay dos tipos de sistemas de contabilidad: entrada simple y entrada doble. Decidir qué sistema usar depende de qué tan complicadas sean sus finanzas.

Sola entrada

Si su empresa es pequeña y no realiza muchas transacciones, la entrada única es la forma más sencilla de llevar sus libros. En este método, las entradas se registran una sola vez, marcadas como entrada (ingresos) o salida (gastos), mientras que cosas como el inventario y el capital de trabajo se rastrean de manera más casual. La entrada única no ofrece todos los cheques y saldos de la entrada doble, pero si lleva su propia contabilidad, este es probablemente el sistema a elegir.

Doble entrada

Con el sistema de doble entrada, cada transacción se ingresa dos veces en sus libros. Es más complicado que la entrada única, pero proporciona más información sobre su negocio. A diferencia de la contabilidad de entrada única, la contabilidad de entrada doble realiza un seguimiento de sus activos y pasivos además de los ingresos y gastos y tiene los controles y balances necesarios para reducir los errores. La contabilidad por partida doble también le brinda la información necesaria para crear estados financieros detallados que muestren a qué áreas de su negocio ingresan y salen ingresos.

La entrada doble es un sistema más robusto. Si espera obtener un préstamo comercial o atraer inversores, o si está contratando personal y llevando un gran inventario, se recomienda encarecidamente que utilice la doble entrada.

La entrada doble es un poco complicada, así que veamos un ejemplo. Digamos que tiene una tienda de camisetas en línea. Pide camisetas en blanco a un proveedor, las serigrafía usted mismo a mano y luego las envía a sus clientes.

Cuando recibe un envío de su proveedor, ingresa ese gasto de débito a su cuenta de efectivo y como crédito a su cuenta de producto. Cuando las columnas de crédito y débito de su libro mayor se suman, deben ser iguales a cero. Esto es lo que significa cuando alguien se refiere a que los libros están “equilibrados”.

Paso 2: Mantenga buenos registros

En el momento de la declaración de impuestos, usted tiene la responsabilidad de mostrar la validez de todos sus gastos, por lo que es fundamental conservar los documentos de respaldo, como recibos y facturas.

El IRS acepta registros digitales, por lo que si usa un sistema basado en la nube como Dropbox, Evernote o Google Drive para cargar sus documentos, nunca tendrá que lidiar con recibos manchados. También puede usar una aplicación de seguimiento de recibos, como Shoeboxed.

Hablaremos más sobre el mantenimiento de registros más adelante en esta guía.

Paso 3: Ingrese todas sus transacciones en algún lugar

La contabilidad consiste en realizar un seguimiento de sus finanzas en una hoja de cálculo. Ya sea que use Excel, un software de contabilidad en línea para pequeñas empresas o lápiz y papel a la antigua, deberá elegir un sistema que le facilite ingresar cada venta y compra. Como mínimo, debe realizar un seguimiento de los importes, las fechas, los proveedores y los clientes.

Paso 4: Categoriza tus transacciones

Categorizar sus transacciones es la última pieza del rompecabezas de la contabilidad.

La primera y más simple parte de la categorización de transacciones es una con la que probablemente esté familiarizado: créditos y débitos. También deberá categorizar sus recibos por "cuenta". Las cuentas ayudan a agregar más contexto a su contabilidad.

Las cuentas generalmente se dividen en cinco tipos:

• Activos. Un activo es algo que posee su empresa, como dinero en efectivo, un edificio, una computadora, inventario o incluso propiedad intelectual. Básicamente, los activos son cualquier cosa que su empresa podría vender si fuera necesario.
• Pasivo. La forma más común de responsabilidad comercial es la deuda. Entonces, si tiene un préstamo comercial, esto entraría en la categoría de pasivo. Las cuentas adeudadas también contarían como pasivos.
• Capital. La equidad es cualquier inversión en efectivo o dibujo realizado por el propietario de una empresa.
• Ingresos. Los ingresos son cualquier ingreso recibido de la venta de bienes o servicios.
• Gastos. Los gastos son cualquier dinero pagado por el funcionamiento diario de su empresa. This could include internet service, printing supplies, and office space rental. Expenses are different from assets because they generally hold no potential for resale or are consumable (like office stationery).

There's lots of flexibility in the way financial transactions can be categorized in your books. The most important thing is to decide on a system and stick to it consistently. If you haven't done this before, consulting a professional bookkeeper can make the task of categorizing your transactions run smoothly and also help ensure your categories are in line with those of other businesses working in the same space as you.

Depending on how big your business is and how complicated your financial needs are, you have a couple of options for how you handle your bookkeeping.

Do-it-yourself (DIY) bookkeeping

If your business is more of a side hustle, if your finances are tight, or if your bookkeeping needs are simple, it's worth considering the DIY approach.

That said, even if you plan to keep your own books, it's a good idea to consult a CPA before you start. It's possible to make errors with even the simplest bookkeeping, and those errors could cost you at tax time. Money spent getting a CPA to help you set up your books is money you'll save paying a CPA to sort through and correct errors later.

When taking the DIY approach, you can use a basic spreadsheet to track your finances, or you can use online accounting software like Quickbooks, Xero, or Wave.

Using a spreadsheet is free, but you'll have to work a bit to create financial reports. Online accounting software has a monthly cost, but it can create reports for you.

Outsourcing your bookkeeping

If your business is a little more complicated, or has moved out of the side-hustle stage, it might be time to outsource your bookkeeping. We recommend hiring someone else to do your bookkeeping if:

• You don't have the time to keep on top of it
• Your finances have gotten too complicated for you to confidently maintain your books
• Your efforts would be better spent working on a different part of your business
• You've missed deductions at tax time or have accidentally kept your books incorrectly in the past

When you outsource your bookkeeping, you can hire a freelance bookkeeper, a bookkeeping firm, or an online bookkeeping service.

Hiring a local bookkeeper is a good option if most of your records are on paper or if you feel more comfortable meeting with your bookkeeper face to face. Hiring an online service, like Bench, could be the right choice for your business if you prefer to work online and your business isn't cash-heavy.

At Bench, our bookkeepers do your books for you. We create the necessary monthly financial statements you need—all of which are accessible online—and provide you with everything you'll need to hand to your CPA at tax time.

Keeping your business records in order

Without records—the documents that show what your company has been spending and earning over the course of a year—there'd be nothing for bookkeepers or accountants to do.

Records are legally required as proof that the information included in your tax return is accurate. To maintain comprehensive records, you'll need to keep:

• Ingresos
• Bank and credit card statements
• Facturas
• Canceled checks
• Invoices
• Proof of payments
• Financial statements from an online service or your bookkeeper
• Previous tax returns

Depending on where you live and the type of business you run, there might be other records you're legally required to keep or additional tax forms you need to file. Talk to a CPA at the beginning of your tax year to get a clear idea of how best to maintain your records.

Ok, here we go:

Stay on top of things. Waiting to organize your information every six months, or worse, yearly at tax time, is a drag. You'll put it off until the last minute because it feels overwhelming. But setting recurring time in your calendar to handle administrative tasks ensures you'll have everything where it needs to be without causing yourself unnecessary stress. Set aside a couple of hours every Friday afternoon to do admin work.

A good general rule is: if in doubt, keep it. It's a lot easier to throw out a receipt later once you're sure you don't need it than it is to frantically dig through your recycling.

How to store your records

The good old shoebox is a classic trope for receipt and record storage, but it's not the most effective system. An accordion folder is a step up, but accidents still can happen. Paper receipts can be damaged by water, fire, or a loyal (if excitable) canine friend. Paper can also fade over time, especially cash register receipts, and the last thing you want is to open your shoebox at tax time and find a lot of blank scraps.

There are myriad services available to track and store your documents digitally. Taking photos of receipts and uploading them, along with electronic bills and invoices, into a Dropbox or Google Docs folder is the online version of keeping an accordion folder. There also are lots of online services designed specifically to help make your recordkeeping as painless as possible:

• Shoeboxed lets you scan receipts and digitally organizes their information. It also has a feature that auto-generates expense reports.
• FileThis automatically gathers information from electronic documents (like bills), saving you the trouble of uploading them.
• Expensify lets you scan and email receipts and electronic documents to create simple expense reports.

Creating and reading financial statements

Financial statements are reports created from your books. They're a great way to check in on how your business is doing, make predictions about upcoming revenue and expenses, and decide when to invest in growing your business.

Financial statements might seem intimidating at first, but once you get a handle on them you'll love the peace of mind that comes with having a strong grasp of your business' finances.

Balances

A balance sheet is a snapshot overview of your finances at any given point in time. It looks something like the online banking dashboard page, but instead of showing your checking and savings accounts, the snapshot shows your company's assets, liabilities, and equity.

Essentially, a balance sheet shows the formula Assets = Liabilities + Equity.

In the example of our t-shirt company, a simple balance sheet might look like this:

Income statement

An income statement takes a closer look at—you guessed it—your business' income, breaking it down into expenses and revenue, then further breaking those amounts down into individual line items.

Income statements look at things like:

• Revenue: how much money you brought in selling goods (like a t-shirt).
• Cost of goods sold: the amount of money you spent on those goods before selling them.
• Operating expenses: other costs associated with running your business, like electricity, internet, marketing, and business cards.

You can use the above values to calculate your gross profit (Revenue - Cost of Goods Sold) and your net profit (Gross Profit - Operating Expenses).

Gross profit shows you how much income you're bringing in on specific items. If your gross profit is low, you might want to consider increasing the price of each item sold.

Net profit margin tells you how much income your business is bringing in after expenses and gives you a picture of the overall profitability of your business. It's a way of factoring all of the other expenses your business incurs into the cost of your product. If your net profit is low, you might need either to decrease your operating expenses or increase the cost of your product.

A simple income statement might look something like this:

If you're doing your own bookkeeping, you can find a simple income statement template here.

Cash-flow statement

Cash-flow statements show you how much cash your business has earned or used during a specific time period. If you're using the cash accounting method, you can already see how much cash you have available.

While it's important to monitor your business's revenue, it's equally (if not more) important to monitor cash flow.

Los ingresos son las ganancias generales que obtiene en su negocio a largo plazo. El flujo de efectivo es la cantidad de efectivo líquido a la que tiene acceso en un momento dado. El flujo de efectivo es útil si tiene que pagar los materiales por adelantado. Incluso si va a generar muchos ingresos de las ventas, aún necesita efectivo disponible para pagar a sus proveedores.

Las finanzas empresariales separan el mito de las matemáticas

Incluso si su empresa tiene el mejor producto en su industria y un marketing galardonado, aún puede fracasar por falta de conciencia financiera. Mantener sus registros, libros y contabilidad en orden le dará una imagen clara de la salud y las necesidades financieras de su empresa. Esto, a su vez, le permitirá tomar las mejores decisiones para el futuro de su empresa.

Ya sea que lo haga solo o contrate a un profesional financiero, siempre ayuda buscar el consejo de otros empresarios exitosos en su campo o consultar con un buen CPA.

Saber cómo realizar un seguimiento y administrar sus finanzas le dará la tranquilidad de que compensa con creces cualquier desafío que pueda enfrentar al desarrollar la habilidad. Y cuanto más aprenda a administrar el dinero, más fácil e intuitivo se volverá.

Ilustraciones de Francesco Ciccolella