22 deducciones fiscales para pequeñas empresas para reducir su factura de impuestos este año

Continúe leyendo para obtener información sobre las deducciones de impuestos que puede estar perdiendo para su pequeña empresa y algunas ideas sobre cómo usarlas como un medio para reinvertir en su negocio de comercio electrónico.

No mucho después de lanzar The Loop Loft, el vendedor de Shopify, Ryan Gruss, vio aumentar su margen de ganancias. Pero había trampa.

“Tendríamos un año bastante rentable, pero luego nos encontraríamos con el impuesto sobre la renta”, dice. “Mirando hacia atrás, deberíamos haber reinvertido ese dinero en la empresa”.

Aunque esos impactos fiscales duelen, inspiraron a Gruss a destinar parte de las ganancias a los gastos reales que podría cancelar (en este caso, marketing) y ayudar a convertir a The Loop Loft en la empresa en constante crecimiento que es hoy.

Todo emprendedor de comercio electrónico puede beneficiarse de la experiencia de Gruss.

¿Qué deducciones fiscales pueden cancelar los propietarios de pequeñas empresas?

Si tiene una tienda en línea, destinar parte de sus ganancias a gastos comerciales deducibles de impuestos puede ayudar a que su negocio crezca y darle un descanso cuando llegue la temporada de impuestos.

Incluso los gastos diarios (viajes en automóvil a la oficina de correos o la factura de electricidad de su oficina en el hogar) podrían ahorrarle dinero, siempre y cuando se informen en los registros contables de su pequeña empresa. Veamos algunas cancelaciones clave que puede deducir de sus ingresos comerciales calificados este año fiscal:

• Transporte
• espacio de trabajo
• Banca, planes de jubilación y seguros
• Servicios profesionales
• trabajadores
• Márketing
• Tarifas del sitio web
• Educación
• Viaje

Transporte

A menos que tenga un negocio de envío directo, es su trabajo entregar los productos. Afortunadamente, el IRS considera que el costo de hacerlo es "ordinario y necesario".

Franqueo, suscripciones de medidores de envío, gastos de envío: todos son deducibles al momento de pagar impuestos. Aún así, es mejor que pague menos por el envío en primer lugar.

1. Embalaje

El costo de todos los empaques de comercio electrónico y de entregar su producto a tiempo y en una sola pieza se puede deducir en su declaración de impuestos. Esto incluye sobres, cajas, papel, material de embalaje, cinta adhesiva, etiquetas, marcadores y tinta de impresora.

El envío... no es solo el costo de los bienes vendidos. Necesita material de embalaje y también hay gastos de envío. Cuando miro la factura de mi tarjeta de crédito a fin de mes, es un gasto enorme.

Trisha Okubo, Maison Miru

Calcule sus tarifas de envío

espacio de trabajo

2. Oficina en casa

Si administra su tienda desde su casa, califica para una deducción de comercio electrónico. El tamaño de esta deducción dependerá de cuánto de su hogar se dedique a hacer negocios.

Estos son los requisitos que debes cumplir:

• Su área de trabajo se utiliza únicamente para actividades comerciales . (Si ocasionalmente realiza trámites en la mesa de la cocina, su cocina no califica como una oficina en el hogar).
• Su área de trabajo debe ser el lugar principal de negocios de su empresa de comercio electrónico. Debe estar listo para probar esto con un cronograma impreso consistente.
• La mayor parte del tiempo que pasa en el área de trabajo de su hogar debe dedicarse a hacer negocios.

Además, no debería tener un espacio de trabajo alternativo. Eso significa que no hay una oficina externa o un espacio de coworking desde el que administrar su negocio.

Tienes dos opciones para calcular la deducción de oficina en casa: el método simplificado y el método regular . Como era de esperar, uno es más fácil que el otro.

Usando el método simplificado , usted deduce $5 por pie cuadrado de su casa utilizada como propiedad comercial, hasta un máximo de 300 pies cuadrados.

Para usar el método regular , calcula el porcentaje de los pies cuadrados de su casa que usa para el negocio, luego aplica ese porcentaje a los gastos de su casa: alquiler o interés hipotecario, impuestos a la propiedad, electricidad, calefacción, agua y cualquier otra cosa que lo haga. posibilidad de ocupar su vivienda.

Por ejemplo, si usa el 10 % de los pies cuadrados de su casa para hacer negocios, puede deducir el 10 % de los intereses de su hipoteca en su declaración de impuestos.

Para usar el método regular, informe los gastos en el Formulario 8829. Para usar el método simplificado, llene la hoja de trabajo correspondiente en el Anexo C del Formulario 1040.

Uno de estos métodos puede darle una mejor deducción que el otro. Realmente depende de la naturaleza de su negocio y de su oficina en casa.

Aviso

El IRS tiene la reputación de examinar cuidadosamente los gastos de oficina en casa. Asegúrese de tener la información que necesita para respaldar su reclamo. Tome fotografías de su área de trabajo y mantenga una copia de su horario para trabajar allí. Cada año financiero, manténgalos archivados con sus registros y recibos de impuestos.

3. Utilidades

Si su hogar califica como un lugar de trabajo, los servicios domésticos (calefacción, agua y electricidad) pueden deducirse de su declaración de impuestos.

Obtiene este número como parte del método habitual de cálculo de los gastos de oficina en casa. Por lo tanto, si el 10 % de los pies cuadrados de su casa se utiliza para hacer negocios, puede deducir el 10 % de sus pagos de calefacción, agua y electricidad.

4. Mejoras y reparaciones

Una reparación necesaria en la oficina de su hogar, por ejemplo, reparar una ventana rota, puede declararse como un gasto en su declaración de impuestos.

También se puede informar una mejora a su oficina en casa, pero debe depreciarse en un período de hasta 27.5 años. El trabajo realizado en su oficina en el hogar se clasifica como una mejora si implica "mejoramiento, adaptación o restauración", por ejemplo, instalar una ventana más grande.

Antes de pagar por una mejora o reparación, hable con su CPA para asegurarse de que lo está clasificando correctamente.

5. Espacio de coworking

Si alquila un espacio de coworking en el que contribuye con el costo de los servicios públicos y los suministros de oficina, es muy probable que esos costos sean una deducción de impuestos. Consulte con su CPA.

Banca, planes de jubilación y seguros

6. Intereses comerciales y comisiones bancarias

Si tiene una tarjeta de crédito comercial o un préstamo comercial, todo lo que pague en intereses durante el transcurso del año fiscal es deducible de impuestos. Lo mismo se aplica a las tarifas cobradas por su banco por mantener o usar su cuenta corriente comercial.

7. Seguro de empresa

Si está operando un negocio de comercio electrónico, ya sea una corporación S, un trabajador independiente o una LLC, el seguro comercial es deducible de impuestos.

Algunos tipos de seguros comerciales en los que puede obtener una exención de impuestos son:

• Seguro de violación de datos
• Seguro de propiedad comercial
• Seguro de responsabilidad profesional
• seguro de responsabilidad general
• Seguro de compensación de trabajadores

Si tiene alguna de estas pólizas de seguro para ayudar a proteger su negocio, es posible que pueda cancelar las primas. Si las pólizas de seguro son comunes y necesarias, puede cancelar el monto total.

8. Seguro de salud

Si trabaja por cuenta propia, puede ser elegible para una deducción de la prima del seguro de salud.

En 2010, la Ley de Empleos para Pequeñas Empresas creó una nueva deducción. Esto se aplica a las primas de seguro de salud pagadas por personas que trabajan por cuenta propia. Si trabaja por cuenta propia, puede deducir el 100% de los costos del seguro de salud como un ajuste a su ingreso imponible para estas personas:

• Tú mismo
• tu cónyuge
• tus dependientes
• Sus hijos menores de 27 años al final del año fiscal

Puede reclamar la deducción del seguro de salud como una deducción por encima de la línea en el formulario 1040, línea 29. Hable con su profesional de impuestos para obtener más información.

Tenga en cuenta que no puede reclamar un crédito fiscal por ningún mes en el que haya tenido un plan de seguro médico a través de usted o el empleador de su cónyuge.

9. Planes de jubilación

Si trabaja por cuenta propia, puede deducir las contribuciones a sus planes de jubilación como un ajuste a la renta imponible. Los planes incluyen:

• Pensión Simplificada para Empleados (SEP) IRA. Un plan de ahorro para la jubilación establecido por los empleadores, incluidas las personas que trabajan por cuenta propia, para proporcionar beneficios de jubilación.
• Plan de Igualación de Incentivos de Ahorro para Empleados (SIMPLE.) Un plan de ahorro para la jubilación para pequeñas empresas con menos de 100 empleados. Las cuentas IRA SIMPLE funcionan como las cuentas IRA tradicionales y son más fáciles de configurar que una cuenta 401(k), pero los límites de las contribuciones al plan de jubilación de los empleados son más bajos, en comparación con las cuentas 401(k).
• Plan cualificado: de aportación definida o de prestación definida. Un plan de beneficios definidos, también conocido como pensión, es una cuenta de jubilación donde el empleador aporta todo el dinero y le promete un pago fijo cuando se jubile. Un plan de contribución definida, similar a un 401(k), requiere que usted aporte su propio dinero.

Servicios profesionales

10. Honorarios de tenedor de libros, contador y asesor fiscal

Dato interesante: De hecho, puedes deducir el costo de reunirte con un asesor fiscal que te asesore sobre qué gastos puedes deducir.

Se conoce como una deducción de "servicios profesionales", y este gasto deducible en realidad se aplica a una variedad de profesionales que ayudan con todo lo relacionado con las finanzas de las pequeñas empresas. Cuando contrata a un abogado comercial, un contador público certificado, un contador, un servicio de contabilidad en línea o un asesor fiscal, sus honorarios califican como gastos comerciales deducibles.

He tenido un contador durante toda mi vida adulta, pero recientemente cambié a uno local que se especializa en pequeñas empresas. Me ha ahorrado más dinero este año que mi otro contador.

Caroline Weaver, Lápices CW

11. Honorarios legales

Si contrata o contrata a un abogado para que prepare contratos, registre marcas comerciales y derechos de autor, negocie contratos de arrendamiento, defienda su negocio en los tribunales o realice otros servicios para su negocio, puede cancelar sus honorarios.

12. Deudas incobrables

A veces, los clientes o clientes simplemente no pagarán por el producto o servicio que ya brindó. No importa cuántos recordatorios de estados de cuenta envíe, es posible que nunca obtenga ese dinero. Estos son conocidos como deudas incobrables.

Las deudas incobrables, o cuentas incobrables, son dinero que le debe un cliente o un cliente que usted no puede cobrar. Puede cancelar las deudas incobrables al final del primer año si resulta que la deuda es incobrable.

Las deudas incobrables pueden incluir:

• Préstamos a proveedores y clientes
• Garantías de préstamos comerciales
• Ventas a crédito a clientes.

Para obtener más información sobre la reducción de deudas incobrables y la ley fiscal, consulte esta publicación del IRS.

trabajadores

13. Contratistas independientes

Si contrata a contratistas independientes o autónomos para cualquier propósito relacionado con su negocio, por ejemplo, tomar fotografías de productos para su tienda en línea, el costo de sus servicios es una deducción de impuestos.

Siempre asegúrese de recopilar los formularios 1099 de los contratistas independientes antes de que comiencen a trabajar para usted y archívelos correctamente (deberá enviar una copia al contratista y otra al IRS antes de la fecha límite).

Aviso

El IRS a menudo está atento a los empleadores que tratan de evitar el pago de impuestos sobre la nómina clasificando a los empleados como contratistas.

Debido a que las empresas de comercio electrónico se representan a sí mismas en línea, las imágenes tienden a ser muy importantes. Desea invertir en las personas adecuadas para que lo ayuden a crearlas y realizarlas.

Trisha Okubo, Maison Miru

14. Empleados

Si se considera "razonable" y "necesario", su negocio de comercio electrónico puede recibir una reducción de impuestos al proporcionar beneficios, compensaciones y ventajas para los empleados, que incluyen:

• pago del empleado
• Pago de vacaciones y tiempo de enfermedad
• Contribuciones del empleador a la HSA
• Programas de asistencia al empleado
• Coberturas de seguro de vida
• Educación
• Comidas y alojamiento

La forma en que reclama estos gastos comerciales depende de la estructura de su negocio.

• Las empresas unipersonales y las LLC de un solo miembro utilizan la sección Gastos del Anexo C.
• Las sociedades colectivas y las LLC multimiembros utilizan la sección “Deducciones” del Formulario 1065.
• Las corporaciones usan la sección Deducciones del Formulario 1120 o el Formulario 1120S (para corporaciones S).

Márketing

15. Publicidad

Ayude a que su negocio crezca y pague menos impuestos mientras lo hace. Ya sea que anuncie su negocio en Instagram o en su periódico local, el costo de la publicidad es una deducción de impuestos.

Esto incluye tanto el precio de colocar el anuncio como cualquier tarifa que pague para escribirlo y diseñarlo. Si contrata a un diseñador, redactor publicitario u otro profesional de marketing para producir anuncios para usted, deduce sus salarios como lo haría con cualquier trabajador 1099.

16. Herramientas y servicios de marketing

Si usa herramientas como Klaviyo o AdEspresso para administrar sus campañas de correo electrónico y Facebook, cuentan como gastos de marketing "ordinarios y necesarios". El costo de sus suscripciones se puede deducir.

Nuestro mejor gasto deducible se destina al marketing pagado, hacia la generación de clientes potenciales y el llenado de la parte superior de nuestro embudo.

Ryan Gruss, El desván circular

Tarifas del sitio web

17. Shopify

Shopify te brinda todas las herramientas que necesitas para administrar una tienda en línea. Como tal, para cualquier negocio de comercio electrónico, las tarifas de Shopify definitivamente califican como un gasto comercial "ordinario y necesario".

18. Dominio y alojamiento web

No puede ejecutar un negocio de comercio electrónico sin una presencia en línea. El alojamiento de dominios y comercio electrónico es deducible de impuestos. Si compra plantillas de diseño web o imágenes de stock para usar en su sitio, también puede deducir su costo. Lo mismo se aplica si paga para actualizar el tema de su tienda en Shopify.

19. Servicios

Más allá de operar una tienda en línea, se pueden deducir los servicios que utiliza para interactuar con clientes actuales o potenciales.

Entonces, si publica un boletín, puede deducir el costo de su solución de marketing por correo electrónico. Si programa publicaciones en redes sociales, puede deducir el costo de Hootsuite. O bien, si está optimizando su sitio para los motores de búsqueda, puede deducir el costo de las herramientas de SEO, como SEMRush.

Educación

20. Clases

Si toma clases para mejorar sus habilidades de una manera que sea relevante para su negocio, puede deducir su costo.

La clase califica para una deducción si la toma para obtener una certificación, como convertirse en un consultor de comercio electrónico certificado.

Pero se pueden deducir incluso formas de educación menos específicas, por ejemplo, una clase de fotografía que lo ayude a tomar mejores fotografías de los productos que vende. Siempre que la clase mejore directamente sus operaciones comerciales diarias, es deducible de impuestos.

Además, el costo del transporte a cualquier clase relacionada con el negocio califica como gasto de viaje. Lea la guía de Bench sobre cómo deducir educación, clases y talleres para obtener más información sobre cómo informar este gasto.

Utilizo bastante el gasto de educación. Una cosa que es importante para mí es la idea japonesa de kaizen , de educación continua y de tener una mentalidad experimental.

Trisha Okubo, Maison Miru

21. Revistas

Las suscripciones a revistas comerciales relacionadas con su industria también son deducibles de impuestos. Sin embargo, asegúrese de que estén específicamente conectados a su industria. Las revistas de negocios de interés general no califican.

Viaje

22. Viajes de negocios y gastos de vehículos

Como emprendedor de comercio electrónico, probablemente sea móvil.

Si usa su vehículo para transportar paquetes (a la oficina de correos, por ejemplo), reunirse con clientes o realizar cualquier otra operación comercial, tiene una variedad de gastos comerciales que puede optar por reclamar.

Cuando su vehículo se utilice exclusivamente para fines comerciales, puede deducir el costo total de su funcionamiento. Pero si lo usa tanto para fines comerciales como personales, deberá calcular el porcentaje del costo de operación que se aplica a los negocios.

Tiene dos opciones para reclamar una deducción de millas comerciales:

• La deducción de la tarifa de millaje estándar, a partir de 2017, es de $0.535 por milla. Realice un seguimiento de esto durante todo el año con una aplicación como MileIQ y consulte la página del IRS correspondiente cada año financiero en caso de que la tasa haya cambiado.
• El costo total de lo que pagó en costos del vehículo durante el transcurso del año, incluido el combustible, el mantenimiento y las reparaciones.

Se pueden reclamar otros gastos de viaje en los que incurra en el curso de sus actividades comerciales, como tarifas de estacionamiento, tarifas de taxi o boletos para conferencias, por ejemplo.

¿Qué pasa con otros gastos comerciales?

Dependiendo de la naturaleza de su negocio, puede haber otros gastos que pueda reclamar en su declaración de impuestos.

El IRS considera que un gasto comercial es deducible de impuestos si es "ordinario y necesario". Es decir, es un gasto en el que normalmente incurriría en el curso de la realización de negocios, y es necesario para que su negocio funcione.

En caso de duda, recuerde esta guía y guarde los recibos adjuntos a cualquier gasto relacionado con el negocio. De esa manera, puede (y debe) verificar dos veces con su CPA para confirmar qué es y qué no es deducible de impuestos antes de presentar su declaración.

Puede sentirse tentado a ser creativo con las deducciones de impuestos. En su lugar, concéntrese en la planificación fiscal estratégica para una mejor gestión del flujo de caja. El mundo de los gastos comerciales está lleno de áreas grises y puede ser fácil traspasar los límites establecidos por el IRS. Como siempre, hable con su CPA o asesor fiscal antes de reclamar cualquier gasto en su declaración.