Smartsheet frente a ProjectManager: ¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?

Hay muchas soluciones de gestión de proyectos conocidas y muchos más productos de software menos conocidos en el mercado. Todos ellos abordan al menos un aspecto de la gestión de un proyecto, mientras que algunos afirman un enfoque holístico de la gestión de proyectos.

¿Qué herramienta sirve mejor para la gestión de su proyecto? Veamos dos de ellos: Smartsheet y ProjectManager. Ambos afirman ayudarlo a administrar su proyecto, pero ¿cuál entrega los productos? Vamos a compararlos y ver cuál es la mejor opción para tus necesidades.

¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet es un software de gestión del trabajo cuyo objetivo es lograr que los equipos colaboren. Esta herramienta basada en la nube tiene funciones para complementar eso, como la asignación de tareas, el seguimiento del progreso, calendarios para capturar fechas importantes y capacidades para compartir documentos.

Su interfaz simple parece una hoja de cálculo, con filas y columnas que se pueden ordenar. Si la información en la hoja de cálculo tiene fechas, también se puede ver en el calendario. Los archivos se pueden adjuntar a las filas de la hoja de cálculo.

Debido a que la colaboración es el objetivo principal de Smartsheet, los equipos pueden dialogar y mantenerse en contacto entre sí sin importar dónde se encuentren. Se les notifica cuando se crea una nueva Smartsheet o se actualiza algo. Además, a medida que la información se actualiza en una Smartsheet, se actualiza automáticamente en todo el software.

¿Qué es ProjectManager?

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que organiza tareas, equipos y proyectos. Es un software basado en la nube que facilita no solo la colaboración sino también la toma de decisiones perspicaces debido al acceso a datos en tiempo real.

Creado por gerentes de proyecto para gerentes de proyecto y sus equipos, ofrece un conjunto de características que abordan cada fase de un proyecto. Se cubren la planificación, el seguimiento, la elaboración de informes y la gestión de tareas y recursos para ayudar a los equipos a trabajar de la forma más productiva posible.

Existen herramientas de colaboración que conectan a los equipos y permiten que las partes interesadas, los subcontratistas y los proveedores tengan acceso al proyecto. Las características de seguridad limitan el acceso y brindan a los que están fuera la capacidad de ver pero no editar. Esto mantiene a todos informados y evita cambios accidentales que podrían dejar de lado el proyecto.

Funciones de Smartsheet

Smartsheet se enfoca principalmente en hojas de estilo de Excel con énfasis en la colaboración entre compañeros de equipo. El siguiente es un vistazo a las funciones de Smartsheet:

• Informes: obtenga datos e información del proyecto para una o varias hojas, luego filtre para profundizar en los detalles que desea.
• Tablero: Cree un tablero para ver métricas clave, actualizadas en tiempo real.
• Diagramas de Gantt: Registre su proyecto en una línea de tiempo que muestre tareas, dependencias e hitos.
• Tarjetas: vea las tareas como tarjetas para organizar visualmente el flujo de trabajo en diferentes carriles y obtenga transparencia en el proceso de trabajo.
• Calendarios: recopile fechas importantes de su hoja en un calendario, que se puede sincronizar con Google Calendars.

Características del administrador de proyectos

ProjectManager tiene características que abordan cada fase del proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Echemos un vistazo a sus ofertas:

• Informes: Informes con un solo clic sobre el estado del proyecto y la cartera, hojas de tiempo, carga de trabajo y mucho más. Todos los informes se pueden compartir y filtrar para mostrar solo los datos que desea ver.
• Tablero: no es necesario configurar el tablero, ya está integrado en la herramienta, lo que le brinda datos en tiempo real sobre costos, tiempo y más para una vista de alto nivel de su progreso y rendimiento.
• Diagrama de Gantt: vea el diagrama de Gantt o solo la vista de hoja, que elimina la línea de tiempo para mostrar más columnas. Completamente personalizable, vincula tareas dependientes, establece hitos, filtra por ruta crítica, establece una línea de base para comparar el progreso planificado con el real.
• Tableros Kanban: obtenga transparencia en su proceso y reasigne recursos para evitar que los equipos se bloqueen. La vista del tablero divide su producción en columnas. Las tareas están representadas por tarjetas que se arrastran y sueltan en el tablero. Los equipos pueden administrar su acumulación y planificar sprints.
• Vista de lista: más que una lista de tareas pendientes, la vista de lista organiza las tareas, que se pueden filtrar por prioridad, asignado, proyecto y más. Vea el porcentaje completado para cada tarea en tiempo real, agregue subtareas y más.
• Vista de calendario: Capture fechas importantes y vea su proyecto en una cuadrícula de calendario. Incluye tareas, fechas de vencimiento, duración y asignado. El calendario tiene la misma funcionalidad que otras vistas de proyectos, como porcentaje completado, archivos adjuntos, comentarios y más.
• Gestión de recursos: mantenga la carga de trabajo de su equipo equilibrada con un gráfico de carga de trabajo que muestra la asignación. Reasignar trabajo directamente desde la página. Establecer días laborables, festivos y PTO. Obtenga visibilidad de la disponibilidad de su equipo desde cualquier vista del proyecto.
• Seguimiento del tiempo: las hojas de tiempo, los tableros y los informes funcionan para brindar a los gerentes una idea de cuánto tiempo trabajan los equipos en sus tareas y más.

Precios de Smartsheet

Smartsheet tiene una prueba gratuita de 30 días que tiene una cantidad limitada de funciones, así como varios niveles de planes de suscripción pagados:

• Starter: este plan es gratuito para que hasta tres usuarios planifiquen, realicen un seguimiento y organicen sus tareas.
• Equipo: este plan cuesta $ 14 por usuario cada mes cuando se paga anualmente, agrega diagramas de Gantt, seguimiento de tiempo e informes.
• Business: este plan cuesta $ 25 por usuario cada mes cuando se factura anualmente.
• Enterprise: este plan requiere hablar con un vendedor.

Precios de ProjectManager

ProjectManager es una herramienta basada en suscripción con varias formas diferentes de acceder a sus funciones, incluida una prueba gratuita de 30 días. Esos niveles de membresía son los siguientes:

• Starter: este plan es gratuito para que hasta 3 usuarios planifiquen, realicen un seguimiento y organicen sus proyectos.
• Equipo: este plan permite usuarios ilimitados, $ 14 por usuario, por mes anualmente.
• Business: este plan permite usuarios ilimitados, $ 25 por usuario, por mes anualmente.
• Enterprise: este plan requiere que acuerde términos con ventas.

Ventajas y desventajas de Smartsheet

Sí, puede administrar un proyecto en Smartsheet. Eso no significa que querrás hacerlo. Todo depende de lo que es importante para ti y lo que no lo es. La verdad es que Smartsheet hace un buen trabajo de gestión de proyectos utilizando una interfaz de hoja de cálculo, pero hay áreas en las que no es la herramienta ideal.

Ventajas de usar Smartsheet

• Colaboración: la colaboración es el punto de venta más importante de Smartsheet. El software facilita la colaboración a través del intercambio de archivos, comentarios sobre tareas y más. Esto brinda transparencia y mantiene sincronizados a todos los que trabajan en el proyecto, ya sea que trabajen en la misma oficina o de forma remota.
• Vistas múltiples: aunque tiene una hoja en su nombre, hay más que simples hojas de cálculo para atraer a los usuarios. Estas hojas de cálculo hacen más que su variedad promedio de Excel. Puede ver su trabajo como desee, como una hoja de cálculo, un calendario, un diagrama de Gantt o una vista de tarjeta.
• Informes: cualquier herramienta de gestión de proyectos que se precie tendrá funciones analíticas y de informes y, con esta herramienta, obtendrá informes para encontrar tendencias, evitar problemas en un proyecto y obtener una visión general. Las ediciones Enterprise y Premier obtienen protección de datos, así como la capacidad de los administradores de restringir el acceso a aquellos que no quieren que tengan un uso completo de la herramienta.

Desventajas de usar Smartsheet

• No es fácil de usar: una de las mayores desventajas de Smartsheet es que es difícil de usar, especialmente si es nuevo en la herramienta. No es una interfaz fácil de usar, lo que frustrará a los usuarios que quieran obtener análisis. Los datos se recopilan en una hoja de cálculo, lo que no facilita el escaneo de la información a menos que genere un informe.
• Seguimiento limitado: hay seguimiento, pero es limitado. Hay acciones comunes que aparecen en el registro de actividad, como quién vio qué hoja de cálculo, informe o tablero. También mostrará lo que se ha compartido, pero no hay un seguimiento en profundidad del día a día, como el componente básico de toda gestión de proyectos: el informe de estado. Lo que puede rastrear a menudo también lleva mucho tiempo.
• No flexible: la gestión de proyectos tiene varios enfoques o metodologías diferentes y Smartsheet no es ideal para algunos. Las tarjetas imitan los tableros kanban y deberían ser adecuadas para equipos ágiles o híbridos, pero estos equipos encontrarán que la funcionalidad a la que están acostumbrados está ausente en la herramienta. Esto se debe a que, independientemente de sus múltiples vistas, Smartsheet es en realidad una hoja de cálculo con funciones adicionales adheridas a esa herramienta anticuada.
• El seguimiento es premium: si bien Smartsheet ofrece seguimiento del tiempo, elaboración de presupuestos y administración de recursos, esas características le costarán. Requieren comprar un software complementario, lo que eleva el precio de referencia de la herramienta.
• Todo es Premium: su precio básico también puede ser un desvío. El precio estándar parece como si fuera un trato, pero entonces no está obteniendo todas las campanas y silbatos en esa suscripción. Si desea utilizar todas las funciones que promueve Smartsheet, le costará; y ese precio pronto no será tan competitivo como parecía al principio en comparación con otros software de gestión de proyectos similares en el mercado.

ProjectManager es la mejor alternativa de Smartsheet

No es un concurso. ProjectManager ofrece todas las funciones que tiene Smartsheet y agrega facilidad de uso, seguimiento del tiempo y un administrador de cuenta dedicado. Si no tiene tiempo para aprender una herramienta de administración de proyectos compleja, su presupuesto no es ilimitado y desea todas las funciones que necesita en un paquete dinámico, entonces probablemente no estará satisfecho con Smartsheet. .

ProjectManager es un software galardonado que organiza sus tareas, equipos y proyectos sin complicaciones. Le brinda la seguridad que necesita para proteger sus datos, como la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único. Hay múltiples vistas de proyectos que comparten datos para mantener a todos en la misma página y trabajando con las herramientas que prefieren.

Si está utilizando Smartsheet o está interesado en ella, entonces quiere una hoja de cálculo y tenemos nuestra vista de hoja de proyecto. Aquí puede ver su proyecto en columnas y filas personalizables dispuestas de forma clara y sencilla en una cuadrícula. Use una de nuestras plantillas específicas de la industria para comenzar, o importe su hoja de cálculo y todos sus datos aparecerán a medida que los formateó. Puede establecer tareas, subtareas, dependencias y más.

La vista de hoja de proyecto es como nuestra vista de diagrama de Gantt, que tiene la misma funcionalidad con la adición de una línea de tiempo visual, donde las tareas dependientes están vinculadas para evitar cuellos de botella, los hitos se establecen para dividir proyectos más grandes en partes más manejables y puede calcule instantáneamente la ruta crítica y establezca una línea de base para comparar su progreso real cuando ejecute el proyecto.

Los equipos ágiles e híbridos obtienen toda la funcionalidad que desean en nuestra vista de tablero kanban. Pueden administrar su cartera de pedidos y planificar sprints juntos. Los gerentes obtienen transparencia en su trabajo y pueden reasignar rápidamente los recursos para cumplir con su capacidad y mantener el flujo de trabajo funcionando sin problemas.

Nuestra herramienta basada en la nube facilita que los equipos trabajen juntos de manera más productiva. Pueden comentar a nivel de tarea, etiquetar a otros miembros del equipo para incorporarlos a la conversación, adjuntar archivos y más. Los gerentes pueden describir la tarea, establecer fechas límite y etiquetas. A medida que los equipos actualizan sus estados, los datos se introducen instantáneamente en nuestra herramienta, lo que ayuda a los gerentes a tomar decisiones más informadas.

A diferencia de Smartsheet, tenemos herramientas de control de tiempo, gestión de recursos y presupuesto integradas en nuestro software. Cree presupuestos, equilibre la carga de trabajo de su equipo y realice un seguimiento de los recursos no humanos. Use hojas de horas seguras para agilizar el proceso de nómina y realizar un seguimiento del tiempo que su equipo dedica a sus tareas, lo que también ayuda con la programación. Smartsheet no tiene ninguna de estas funcionalidades.

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