Cómo agilizar el proceso de aprobación de redes sociales de su agencia

El marketing en redes sociales requiere mucha planificación y consideración cuidadosas.

Cuando algo tan pequeño como un solo Tweet mal redactado puede ser suficiente para causarle serios problemas con la reputación de su marca, un sólido proceso de aprobación en las redes sociales se convierte en una parte fundamental de cualquier estrategia de marketing. El problema es que es difícil mantener un cronograma de publicación constante en todos sus canales sociales cuando está esperando constantemente el visto bueno de su equipo de aprobación.

Puede ser una pesadilla tanto para los creadores de contenido como para los estrategas de marketing al administrar el flujo de trabajo del contenido social. Incluso con todas las excelentes herramientas sociales del mercado, administrar el proceso de aprobación puede ser un desafío sin el plan adecuado.

Hay buenas noticias: no tiene por qué ser así.

Hay muchas partes móviles en las que pensar al armar un proceso de aprobación de redes sociales. Tener el proceso y las herramientas correctos podría ayudar a reducir la tensión en su negocio en muy poco tiempo.

Entonces, ¿por dónde empezar?

Paso 1: Defina su proceso de aprobación

Antes de comenzar a simplificar el proceso de aprobación de las redes sociales, debe tomar una decisión sobre las prioridades de su negocio antes de publicar una publicación. Pregúntese:

• ¿Quién será el responsable de crear el contenido?
• ¿Quién es responsable de aprobar ese contenido?
• ¿Quién se asegurará de que el contenido salga a tiempo?
• ¿Qué pautas tienes para que sigan los creadores y aprobadores?
• ¿Qué sucede si algo se desliza por las grietas?

Si necesita enviar contenido social a su jefe cada vez que necesita aprobación, tomará un tiempo hacer las cosas. Esto significa que deberá planificar con anticipación para evitar que se conviertan en un cuello de botella cuando desee compartir contenido. Cuanto más sepa sobre lo que implica su proceso de aprobación de redes sociales, mejor planificará.

Tenga en cuenta que el contenido del 70 % de las agencias se aprueba alrededor de dos semanas antes de publicarlo.

Un ejemplo de su flujo de trabajo de aprobación de contenido podría verse así:

Creador de contenido > Gerente de redes sociales > Ejecutivo de marca > Equipo de programación

Paso 2: Resuelva los plazos

Una vez que sepa quién participará en su proceso de aprobación de redes sociales, comience a establecer plazos para cada tarea. Ten en cuenta que tus plazos no solo deben incluir guías sobre los tiempos de Tweet, sino también:

• Cuándo se debe crear cada publicación, imagen o video
• Cuánto tiempo debe tomar la revisión
• Cuándo se debe entregar el contenido a los ejecutivos o comités de aprobación

Tener herramientas de publicación en redes sociales como Sprout Social facilita la publicación de contenido aprobado en múltiples redes de acuerdo con plazos estrictos. La ventana "Redactar" permite a los usuarios programar y distribuir mensajes de manera efectiva a través de una red de medios sociales, todo desde una única plataforma. Incluso hay una solución de aprobación de mensajes integrada para que las personas puedan ser etiquetadas para revisar y aprobar cada publicación antes de que se publique.

Paso 3: capacite a los empleados sobre las expectativas de contenido

Si todos en su equipo de creación, aprobación y publicación de redes sociales conocen las expectativas de su grupo con cada publicación, su experiencia de publicación será más fluida.

Al mostrar a cada equipo cómo corregir su propio trabajo a medida que lo crean y tomar decisiones sin orientación, las empresas empoderan a los equipos sociales para que hagan más. La pregunta es, ¿cómo capacita a su personal para ahorrar el mayor tiempo posible cuando se trata de aprobar contenido social valioso?

La opción más fácil es crear una guía de estilo. Una guía de identidad para su marca debe incluir detalles sobre:

• Tono de voz: ¿Cómo hablas con los clientes?
• Colores y elementos visuales: ¿Qué tipo de imágenes o logotipos utiliza?
• Uso compartido de medios: ¿cuándo deben los creadores usar texto, video, imágenes u otro contenido?
• Hashtags y menciones de marca: ¿Cómo puedes marcar cada campaña?

AirBnb publica regularmente imágenes muy atractivas en todos los canales. Pero el punto principal es la combinación de colores, temas y hashtags en cada red. Sus decisiones obviamente siguen las pautas internas de su marca.

Paso 4: Entrene a los equipos para detectar problemas temprano

Si bien crear una guía de estilo es una manera fantástica de mantener a su equipo de redes sociales al día, siempre existe el riesgo de que algo se escape. Esto es particularmente cierto cuando trae nuevos productores de contenido al equipo. Con eso en mente, asegúrese de que su equipo de aprobación sepa cómo detectar las correcciones con anticipación para que el proceso sea lo más rápido y eficiente posible.

No existe una guía única para el aspecto y el sonido de su contenido, pero su equipo de aprobación probablemente debería buscar los siguientes problemas:

• Lenguaje controvertido: algunas empresas son más informales con sus publicaciones sociales que otras. Sin embargo, cualquier término o frase controvertida que pueda molestar a tus seguidores debe evitarse a toda costa. Considere agregar términos que debe evitar a su guía de estilo.
• Contenido de baja calidad: las fotos que no coinciden con su tema de Instagram actual o los videos que se reproducen mal en Facebook podrían dañar su reputación. Asegúrate de que el contenido que publiques resalte la imagen de tu marca de manera positiva.
• Optimización deficiente: diferentes redes sociales requieren que los productores de contenido sigan reglas diferentes. Considere proporcionar una lista de verificación para cada canal que use para mantener a los equipos encaminados.
• Errores: ¿Hay errores ortográficos o gramaticales? Una herramienta como Grammarly podría ayudar aquí.

Paso 5: use herramientas para apoyar a su equipo

Uno de los mayores problemas que tienen las empresas con los procesos de aprobación de las redes sociales es mantenerse al tanto de todo el trabajo de una estrategia social. Para un equipo muy pequeño, una hoja de cálculo y una revisión semanal pueden ser suficientes para realizar un seguimiento de lo que se crea y lo que aún debe aprobarse en el entorno social.

Sin embargo, si su empresa tiene más de un canal o perfil social, necesita una opción más avanzada. Recuerde, cuanto menos tiempo dedique su equipo al proceso de aprobación, más tiempo tendrán para atraer a su audiencia, responder a los mensajes clave y crear más contenido excelente.

Una herramienta de defensa social como Bambu ayuda a alinear los mensajes de la marca al proporcionar un sistema de aprobación de interfaz único donde los equipos pueden clasificar el contenido más atractivo para los mensajes de su marca. Además, permite a los equipos seleccionar contenido preaprobado para que los promotores lo compartan y acceder a información importante de toda la empresa sobre pautas, contexto de campaña y más.

Paso 6: realice autopsias en su publicación

Una vez que una empresa ha definido su proceso de aprobación de contenido, el trabajo duro no se detiene. Es fundamental que las empresas reevalúen su flujo de trabajo periódicamente para detectar signos de problemas o debilidades. Cuanto más examine su proceso de aprobación de redes sociales, más fácil será ver los obstáculos que podrían estar dañando la eficiencia.

Su proceso de aprobación no solo debe funcionar de manera eficiente, sino que también querrá realizar un seguimiento y medir el rendimiento de sus publicaciones en las redes sociales para adaptar sus pautas en consecuencia. El problema es que el simple acto de medir su desempeño social puede agregar más complejidad a su estrategia de marketing en redes sociales.

Después de todo, se necesita tiempo para desarrollar un informe de redes sociales sólido que ofrezca toda la orientación que necesita para tomar decisiones informadas sobre sus prácticas de intercambio. Una vez más, las herramientas adecuadas podrían ser la respuesta aquí. Por ejemplo, Sprout proporciona informes listos para presentaciones sobre su rendimiento en las redes sociales, que van desde informes semanales hasta comentarios mensuales.

Paso 7: Automatice donde pueda

Finalmente, una vez que haya definido y creado un proceso de aprobación de redes sociales, es hora de buscar formas de simplificar aún más la experiencia con herramientas de automatización. Por ejemplo, no debería tener que enviar mensajes de chat y correos electrónicos para notificar a los miembros del equipo cuando su contenido esté listo para su aprobación. Cuanto más rápido puedas deshacerte de estas pérdidas de tiempo innecesarias, más efectiva será tu estrategia social.

Con Sprout, todo lo que necesita hacer es vincular a las personas de su equipo responsables de aprobar una publicación con el contenido y recibirán una actualización automáticamente. Recuerde, cuanto más pueda evitar involucrar a ejecutivos de alto nivel en el proceso de aprobación, mejor. Es probable que el nivel C de su equipo esté ocupado con una variedad de tareas todos los días. Esto significa que no siempre tendrán tiempo para aprobar cada publicación de Instagram.

Considere elegir líderes de campaña bien capacitados en su equipo de marketing para supervisar el proceso de aprobación.

Simplificación de la aprobación de las redes sociales

La aprobación de las redes sociales es una parte importante para asegurarse de mantener la misma voz e imagen de marca en todos los canales que utiliza para interactuar con su audiencia. Desafortunadamente, sin la estrategia adecuada, este proceso puede llevar mucho tiempo y ser complejo. La buena noticia es que las herramientas y metodologías adecuadas pueden facilitarle la simplificación de la aprobación para su equipo y acelerar sus campañas sociales.