Lo que las agencias gubernamentales necesitan saber sobre el archivo de redes sociales

Está la gestión de redes sociales y luego está la gestión de redes sociales para agencias gubernamentales. Después de todo, ¿quién más puede decir que sus publicaciones cuentan como registro público según la Ley de Libertad de Información (FOIA)?

Para mantener el cumplimiento de la ley, las organizaciones gubernamentales deben implementar prácticas exhaustivas de archivo de redes sociales. No es el trabajo más apasionante, pero es fundamental para proteger a su agencia de riesgos futuros. Hay una serie de herramientas de redes sociales que ayudan a las agencias gubernamentales a gestionar este proceso, pero antes de tomar una decisión, es necesario comprender el enfoque único de su estado para la retención de registros de redes sociales.

En este artículo, cubrimos los conceptos básicos del archivo de redes sociales para que pueda tomar la decisión más informada posible.

Tenga en cuenta: La información proporcionada en este artículo no constituye ni pretende constituir asesoramiento legal formal. Revise nuestro descargo de responsabilidad completo antes de seguir leyendo.

• ¿Qué es el archivo de redes sociales?
• ¿Por qué es importante el archivo de redes sociales para las entidades gubernamentales?
• Cómo y cuándo archivar contenido de redes sociales
• Mejores prácticas de archivo de redes sociales
• Herramientas de archivo de redes sociales para facilitar el proceso

¿Qué es el archivo de redes sociales?

El archivo de redes sociales es la práctica de realizar copias de seguridad del contenido compartido por y con una organización para poder consultarlo en una fecha posterior. Estas copias de seguridad las almacena localmente una organización para que cumplan con las leyes de registros públicos.

A diferencia de los registros públicos tradicionales, los registros de las redes sociales son visibles instantáneamente para el público una vez creados por su agencia y sus electores. Los comentarios, respuestas, menciones y mensajes directos legítimos (es decir, no spam) pueden contarse como registros públicos una vez publicados en sus perfiles sociales.

Muchos estados, pero no todos, han emitido directrices específicas sobre los registros públicos de las redes sociales y su almacenamiento. Visite el sitio web de su departamento de estado para obtener las pautas más actualizadas para sus prácticas de archivo de redes sociales.

¿Por qué es importante el archivo de redes sociales para las entidades gubernamentales?

Archivar contenido de redes sociales es una práctica fundamental para mantener la transparencia. Sin un proceso de mantenimiento de registros específico de las redes sociales, es posible que su organización no pueda cumplir con las solicitudes de esa información de la FOIA.

Es posible que la FOIA se haya promulgado en 1966, pero sus aplicaciones son lo suficientemente amplias como para aplicarse a la tecnología moderna a través de su definición del término "registro". Según la FOIA, un registro se considera cualquier escrito creado u obtenido por una agencia o bajo el control de la agencia en el momento de la solicitud. Eso incluye libros, artículos, fotografías, videos y, por supuesto, contenido de redes sociales.

En las redes sociales, incluye algo más que el contenido de una publicación en sí. Los comentarios, respuestas y me gusta también cuentan como registros obtenidos que también deben archivarse según la FOIA. Incluso las actualizaciones sencillas, como esta publicación de la página de Facebook de la ciudad de Las Vegas, están sujetas a prácticas de archivo de redes sociales.

Las agencias gubernamentales son responsables de establecer sus propios procesos de archivo de redes sociales. Las plataformas retienen el contenido de las redes sociales, pero sólo durante un tiempo. Las redes sociales, como Facebook, X (anteriormente conocida como Twitter), Instagram o LinkedIn, son empresas privadas. No están sujetos a la FOIA, por lo que no es necesario que conserven el contenido del usuario indefinidamente. Una vez que ese contenido desaparece, es probable que desaparezca para siempre.

Cómo y cuándo archivar contenido de redes sociales

Las redes sociales se consideran registros públicos en todo Estados Unidos, pero algunos estados tienen leyes únicas de retención de registros públicos que tienen implicaciones sobre cómo y cuándo archivar contenido social.

Si su estado no tiene una legislación específica sobre cómo manejar el archivo de redes sociales, la Administración Nacional de Archivos y Registros ofrece pautas para hacerlo correctamente. Estos métodos incluyen:

• Utilizar canales RSS, agregadores o métodos manuales para capturar contenido.
• Usar herramientas integradas en algunas plataformas de redes sociales para exportar contenido.
• Usar interfaces de programación de aplicaciones específicas de la plataforma (también conocidas como API) para extraer contenido.

Si su agencia utiliza las redes sociales con regularidad en múltiples plataformas, querrá optar por el enfoque API. Suena complicado, pero estas herramientas y servicios de terceros simplifican el esfuerzo manual de agregar y organizar contenido entrante y saliente, que de otro modo llevaría mucho tiempo.

El aspecto "cuándo" del archivado de redes sociales depende en gran medida del método que elija. Si planea archivar contenido manualmente, querrá hacerlo semanalmente o incluso diariamente para evitar que el trabajo se vuelva demasiado abrumador. Sin embargo, si está archivando con el apoyo de una herramienta, puede archivar trimestralmente.

Mejores prácticas de archivo de redes sociales

La idea de registrar y conservar cada publicación, comentario e interacción en la presencia de su agencia en las redes sociales puede resultar desalentadora, pero no entre en pánico. Utilice estas mejores prácticas para cumplir con las normas sin verse abrumado.

Definir roles y responsabilidades para la gestión de registros.

Permitir que el archivo de redes sociales sea responsabilidad de todos sin convertirlo en trabajo de nadie deja a su agencia expuesta a muchos riesgos. Esto es especialmente cierto para las organizaciones que gestionan varios perfiles en distintas plataformas. Cuanta más información compartas en las redes sociales, más fácil será que se pierda un registro.

Evite este destino definiendo funciones y responsabilidades de archivo junto con las partes interesadas clave de las redes sociales. Trabajen juntos para identificar lo siguiente:

• ¿Quién será la persona clave para el archivo de las redes sociales? Esta persona es responsable de desarrollar y mantener procesos de mantenimiento de registros actualizados en relación con las redes sociales. También son responsables de realizar o delegar tareas de archivo según el ritmo establecido por su organización.
• ¿Con qué frecuencia se deben archivar las publicaciones? Como se mencionó anteriormente, esto depende en gran medida de su método de archivo preferido.
• ¿Dónde se almacenará el contenido archivado y quién podrá acceder a él? Los archivos abiertos en el almacenamiento compartido dejan a las agencias responsables de cualquier mal actor que pueda alterar el contenido archivado. Para estar seguro, designe dónde se pueden almacenar de forma segura los registros (y sus copias de seguridad).

Reforzar lo que se considera un registro público desde el principio y con frecuencia.

Cuando la gente piensa en 'FOIA', imagina documentos, fotografías y correos electrónicos. Las publicaciones en las redes sociales, por otro lado, no suelen ser lo más importante. Depende de su equipo asegurarse de que todos los miembros del personal de su organización comprendan la verdadera definición de registro público y dónde entran las redes sociales en la mezcla.

Incorpore información sobre los tipos de contenido que se consideran registros públicos en su estado durante las sesiones de capacitación e incorporación del personal. Actualice su política de redes sociales para incluir explícitamente lo que se debe y no se debe hacer en cuanto al cumplimiento de las redes sociales. A veces puede parecer un exceso de comunicación, pero cuando se trata del sector público, siempre es mejor prevenir que curar.

Revise su política de redes sociales con regularidad

Las redes sociales cambian con frecuencia y esos cambios pueden verse como cualquier cosa, desde nuevos términos de servicio hasta nuevas funciones. Todas estas actualizaciones pueden dar lugar a cambios en el enfoque de su organización respecto del proceso de archivo de redes sociales. Por eso es imperativo que revises tu política de redes sociales con regularidad.

Una buena política de redes sociales aborda una serie de temas, incluidas las pautas de cuentas personales, las reglas de las asociaciones de organizaciones y las pautas legales. Estos temas están lejos de ser estáticos, por lo que es mejor revisarlos periódicamente o cuando se produzca un cambio importante en la plataforma.

Herramientas de archivo de redes sociales para facilitar el proceso

Ahora que tiene algunas prácticas recomendadas a las que hacer referencia, está listo para probar algunas herramientas. Las siguientes plataformas le ayudarán a gestionar sus necesidades de cumplimiento sin sacrificar la eficiencia.

1. Brotar Social

Sprout Social unifica la programación, la generación de informes, la escucha y el archivo de redes sociales en una herramienta centralizada, lo que respalda flujos de trabajo más optimizados para las agencias gubernamentales. En caso de una solicitud de registros, los especialistas en marketing pueden mostrar publicaciones específicas utilizando la herramienta de búsqueda en la sección Publicaciones . Los comentarios y respuestas relevantes se pueden encontrar utilizando la herramienta de búsqueda en la Bandeja de entrada inteligente.

Las agencias gubernamentales también pueden usar Inbox Export de Sprout para exportar rápidamente publicaciones, mensajes y reseñas desde Smart Inbox a un archivo CSV para fines de mantenimiento de registros. Estas exportaciones proporcionan documentación clara de metadatos granulares, incluido el tipo de mensaje y las marcas de tiempo, el usuario de Sprout que envió o editó cada mensaje y los enlaces permanentes al mensaje en la red original.

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3. ArchivoSocial

ArchiveSocial es una solución de archivo de redes sociales impulsada por CivicPlus. Esta herramienta ayuda a los especialistas en marketing de agencias gubernamentales con la retención de registros en tiempo real realizada de conformidad con las leyes de registros públicos. Si bien CivicPlus ofrece una cartera de soluciones para organizaciones del sector público, ArchiveSocial es una solución puntual centrada exclusivamente en el archivo.

3. Congelador de páginas

Pagefreezer es otra solución de archivo digital en tiempo real que respalda la retención adecuada de la actividad web y de las redes sociales. La herramienta permite a organizaciones de cualquier tamaño preservar permanentemente contenido digital en las redes sociales y más allá, luego acceder a esos archivos y reproducirlos como si todavía estuvieran activos. Si bien Pagefreezer ofrece más que solo archivo social, no ofrece ninguna capacidad de programación, generación de informes o escucha de redes sociales.

Optimice su enfoque para el archivado de redes sociales con Sprout

Con Sprout Social, las agencias gubernamentales pueden consolidar la gestión y el archivo de redes sociales en una única partida presupuestaria, manteniendo al mismo tiempo un sólido nivel de cumplimiento.

Para obtener más información sobre cómo Sprout ayuda a las agencias gubernamentales a crear relaciones más sólidas con sus electores a través del poder de las redes sociales, programe una demostración hoy.

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