5 consejos para organizar una conferencia o evento virtual exitoso

Con la pandemia de COVID-19 limitando los viajes y las reuniones en persona llenas de gente, las conferencias y eventos virtuales han reemplazado a sus contrapartes en persona. En lugar de que estas interrupciones ralenticen la planificación, parece que hay más eventos que nunca, entre seminarios web, eventos de lanzamiento y conferencias de la industria.

Debido a lo comunes que son estos eventos virtuales ahora, la preparación y una estrategia establecida son clave para sobresalir entre la multitud. Los eventos virtuales no son un concepto nuevo. Las empresas directas al consumidor a menudo tienen lanzamientos de productos solo digitales y las funciones de las redes sociales solo los hacen cada vez más fáciles.

Si está organizando una conferencia o evento virtual por primera vez, prepárese con estos consejos para una experiencia exitosa.

Tipos de conferencias y eventos virtuales

Una gran cantidad de eventos en persona se pueden convertir en experiencias digitales, siempre que realice la planificación necesaria con anticipación. Las conferencias de la industria que están llenas de presentaciones y oradores funcionan en un entorno virtual, pero también tendrá que pensar en cómo funcionará virtualmente la pieza habitual de networking de un evento en persona. La gente va a este tipo de eventos en parte por conversaciones improvisadas y eventos de redes satelitales que surgen.

Más allá de las conferencias de la industria, hemos visto muchos ejemplos de eventos virtuales que incluyen festivales, conciertos, lanzamientos de productos, reuniones de empresas e incluso happy hours. Existe una alternativa virtual disponible para casi todos los tipos de eventos.

1. Presupuesto, presupuesto, presupuesto

El hecho de que ahora sea un evento virtual no significa que pueda tirar su presupuesto. Sí, podrá ahorrar en la impresión, el soporte técnico en persona, la reserva del lugar y la señalización, pero no descarte por completo el marketing. Los eventos virtuales tienen gastos generales más bajos que los presenciales, pero cuanta más actividad y asistencia tenga, más necesitará presupuestar, especialmente para la tecnología de apoyo.

Reemplazar el lugar de un evento es el software o la aplicación que utilizará para organizar el evento. El número de participantes, tanto ponentes como asistentes, y el nivel de interacción deseado determinarán el tipo de plataforma de gestión que utilizará. Algunos eventos han tenido lugar íntegramente en Instagram Live, mientras que otros son videos pregrabados que se publican en horarios programados.

El patrocinio es una parte importante de la planificación de eventos, por lo que si aún desea enviar regalos u organizar happy hours virtuales, asegúrese de ajustar su plan de patrocinio a lo que podría necesitar un evento virtual. ¿Esa tienda presencial que iba a estar en el evento? Ahora puede ser una tienda dropship en línea con ofertas u ofertas especiales para los asistentes.

Otros elementos presupuestarios que deberá considerar que están relacionados con eventos virtuales incluyen: una fuerte promoción en las redes sociales, subtítulos en vivo, moderación de comentarios y alojamiento de videos y documentos después de que finalice el evento. Los eventos más pequeños, como los seminarios web y la transmisión en vivo durante todo el día, no necesitarán todo esto, así que revise qué debe priorizar y qué puede recortar de su presupuesto.

2. Mezcla transmisiones en vivo y videos pregrabados

Decidir su horario y dirigirse a las charlas que no quiere perderse son partes importantes de una conferencia. El beneficio de un evento virtual es que, por lo general, puede ver las charlas que se pierde. Pero entonces, ¿cuál es el punto de asistir si solo podrás mirar más tarde? Refuerce sus eventos y hágalos más atractivos para los asistentes en vivo con transmisiones en vivo divertidas, salas de reuniones virtuales o chats de discusión y otro material interactivo.

Los videos pregrabados permiten que sus altavoces se liberen de cualquier problema tecnológico y también permiten la edición si es necesario. Al final de cada una de sus sesiones, puede hacer que los oradores se unan en un video en vivo o en la sala de chat para responder preguntas, como en un evento en persona.

La Academia de Ciencias de California solía tener un evento NightLive semanal. Cada evento tuvo un tema e incluyó oradores y demostraciones relevantes. Durante la pandemia, el museo convirtió estos eventos semanales en Virtual NightLife y NightSchool, que son eventos de transmisión en vivo que reflejan los presenciales. Tenerlos en Facebook Live fomenta los comentarios y también guarda el video para que lo vean los futuros participantes.

Las transmisiones en vivo, ya sea en Facebook Live, Instagram u otra plataforma de transmisión, son mucho más interactivas para todos y un valor agregado si los asistentes deben pagar para asistir.

Mezclar los dos tipos de videos en un solo evento lo hace divertido y memorable, superando el factor obsoleto que pueden tener los videos estrictamente pregrabados.

3. Prepara tus altavoces

Para un evento completamente virtual, asegúrese de que sus oradores estén completamente preparados. Los eventos más grandes deben realizar pruebas de velocidad de Internet, nivel de comodidad con la tecnología y controles de micrófono. La transmisión en vivo y el uso de cualquier plataforma de eventos que elija puede ser una nueva experiencia para sus oradores, por lo que es mejor prepararlos para lo que puedan encontrar. ¿Se les pedirá que moderen los comentarios ellos mismos? ¿Necesitan compartir su pantalla para una presentación de diapositivas?

Algunos escenarios comunes para prepararse incluyen:

• Encontrar el mejor entorno físico para su altavoz para minimizar las interrupciones y tener un sonido claro. Pruebe, practique y prepare el equipo para asegurarse de que todos los altavoces transmitan aproximadamente al mismo nivel de sonido para evitar cambios de volumen inesperados para los espectadores.
• Si comparte una pantalla o transmisión en vivo, consejos sobre qué apagar en su computadora, como poner todas las notificaciones en espera.
• ¿Comentar o no comentar? Idealmente, tendrá una persona separada que modere los comentarios para que el orador pueda concentrarse en su charla. De cualquier manera, asegúrese de que estén familiarizados con el código de conducta del evento y cómo manejar comentarios ofensivos.
• Problemas tecnológicos. ¿Qué sucede si la tecnología del altavoz falla, el software falla o sus diapositivas no funcionan? Tenga planes de respaldo listos para todos estos posibles problemas.

Por último, los oradores son otra fuente de promoción para su evento. Desea que anuncien su charla para que su audiencia actual sienta que vale la pena asistir al evento. Para que esto sea más fácil para los oradores, prepare varios materiales promocionales en tamaños ideales para redes sociales y subtítulos sugeridos. De esta manera, todo lo que tienen que hacer es programar el contenido y pegar los subtítulos.

4. Establecer expectativas para los asistentes

Ya sea una gran conferencia de la industria o una transmisión en vivo de un solo tema, debe comunicar de manera efectiva lo que los asistentes deben esperar. Apesta reservar tiempo para asistir a un evento solo para darse cuenta de que el tema es demasiado amplio o está dirigido a una audiencia diferente. Sea claro en lo que es el evento y para quién es. ¿Cómo se destaca de todos los demás eventos virtuales que existen?

Si está convirtiendo un evento en persona en virtual, debe hablar sobre cómo se verán las principales funciones en línea. ¿Cómo es una recepción de bienvenida y una parte del orador principal para los asistentes? Al igual que cualquier evento, publique un cronograma. Hágales saber si está pregrabado, si hay comentarios disponibles, si la presentación se guardará y cómo será la interacción. ¿Los videos de los asistentes estarán activados o desactivados? ¿Están disponibles los hashtags para que sea posible twittear en vivo o chats de Twitter complementarios?

Comic-Con, un evento que históricamente ha atraído a más de 130 000 asistentes, se volvió completamente virtual en 2020. Para replicar la experiencia en persona, el evento programó competencias, muchas charlas, una sala de exhibición en línea, fiestas para ver y más.

Haga que sea muy fácil para los asistentes crear un calendario de eventos y tener los enlaces correctos para dirigirse cuando sea el momento de asistir. Si se utiliza una plataforma de eventos, envíe guías sobre cómo usarla y si es necesario realizar descargas. También se deben tener en cuenta las características de accesibilidad, como los subtítulos en vivo y las traducciones. Con un evento virtual, tiene la opción de expandir su base de asistencia y generar efectivamente más clientes potenciales y un compromiso significativo. Quienes no pudieron viajar al evento ahora pueden asistir al virtual.

Por último, reserve tiempo para establecer contactos, especialmente si se trata de una conferencia de la industria que generalmente tiene este componente. Las horas felices organizadas por patrocinadores, las conversaciones rápidas uno a uno y las salas de reuniones temáticas son formas de fomentar la creación de redes. Independientemente de la plataforma en la que decida organizar el evento, anime a los asistentes a completar completamente su perfil para que puedan conectarse más fácilmente con colegas de la industria.

5. Planifica la promoción: antes, durante y después

El marketing, especialmente en las redes sociales, será una gran parte de su preparación. Pagar por los anuncios en las redes sociales es imprescindible para los eventos digitales, pero no se olvide de las páginas de inicio de eventos y los envíos de boletines. Eventos como Sprout Sessions Digital 2020 tienen un calendario promocional completo que comienza antes del evento. El esfuerzo tampoco termina con el día del evento: los eventos virtuales brindan muchas oportunidades para reutilizar la transmisión en vivo y el contenido digital durante semanas después del hecho.

Afortunadamente para usted, los eventos virtuales facilitan el seguimiento de su ROI. Entre la escucha de las redes sociales, los informes de análisis de palabras clave y etiquetas y el análisis de publicidad digital, está decidido a saber qué tan bien está funcionando su campaña.

MozCon, un evento en persona, se volvió digital en 2020. La página de inicio es clara en lo que los asistentes pueden esperar del aspecto virtual. Aún mejor, su promoción posterior al evento incluye un paquete de video pago que puede comprar si no pudo asistir.

Organizar eventos virtuales que tienen sesiones de video significa que ahora tiene un tesoro de contenido disponible para usted. Reutilice el contenido en otros formatos, como episodios de podcast, gráficos de citas y artículos extensos.

Después de que termine el evento, agradezca a todos los involucrados y use encuestas de seguimiento para comprender en qué puede trabajar la próxima vez. Estos resultados de la encuesta también pueden convertirse en testimonios para la promoción del evento del próximo año.

Conclusión

La planificación y la preparación son pilares para organizar una conferencia o evento virtual exitoso. Cuando todos los involucrados (oradores, asistentes, moderadores) saben qué esperar y cómo participar, la experiencia es mucho más fluida. Los eventos virtuales tienen la ventaja de ser de menor costo, mayor asistencia de público y análisis fáciles de rastrear, pero eso no significa que deba escatimar en otros elementos necesarios.

El campo de los eventos virtuales está cada vez más concurrido cada año, por lo que debe comunicar de manera efectiva por qué el suyo es el que debe asistir y no los demás. Funciones adicionales como transmisiones en vivo y preguntas y respuestas en vivo aumentarán la participación de los asistentes.

¿Emocionado por organizar su propia conferencia o evento virtual pero necesita algo de inspiración? Use la escucha social para ver qué brechas temáticas se pueden llenar.