Los eventos exitosos comienzan con las redes sociales

¿Qué tienen en común los equipos de eventos y los equipos sociales? Ambos están llamados a “hacer su magia”. Pero para ambos equipos, esa magia percibida es una acción arraigada en la estrategia, los datos y la experiencia del usuario.

Escuche a continuación y siga leyendo para escuchar a la gerente de eventos de Sprout, Alysha Daytner, y a la gerente sénior de redes sociales, Rachael Samuels, hablar sobre cómo se asocian para producir experiencias excepcionales.

Alysha: Me encanta que estemos hablando de esto en detalle, porque nuestra asociación es muy orgánica. A pesar de que nuestros dos equipos pueden ser grandes contribuyentes detrás de escena, ¡están sucediendo muchas cosas! Los eventos no podrían generar experiencias sin su conocimiento.

Raquel: ¿Verdad? Su equipo nos incluye desde el principio, y eso es importante para ambos lados de esta ecuación.

Alysha: Cuando construimos un evento, lo hacemos para una audiencia definida. Esto es algo que su equipo hace muy bien, por lo que siempre le pedimos su opinión, pero puede ser un lugar intimidante para comenzar. ¿Cómo validas tus instintos para lo que quiere una audiencia?

Rachael: Afortunadamente, Sprout lo hace fácil. Como profesionales de las redes sociales, estamos constantemente sintonizados con nuestra audiencia... no solo por la gestión diaria de nuestros canales, sino también mediante el uso de Listening para descubrir las conversaciones que tiene nuestra audiencia en tiempo real. Podemos profundizar en temas específicos, comprender el sentimiento y sacar a la superficie cosas que podríamos pasar por alto confiando solo en el instinto.

Alysha: Así es como, por ejemplo, sabemos cuándo nuestra audiencia tiene fatiga por eventos digitales, y eso nos ayuda a tomar decisiones como diseñar sesiones más cortas o eventos más cortos.

Rachael: ¡Estoy aquí para sesiones más cortas!

Alysha: Pero esto también es un impulso increíble para el desarrollo de nuestro programa. Tomamos decisiones más inteligentes y estratégicas sobre los tipos de sesiones que construimos (por ejemplo, un orador principal versus talleres más profundos) cuando observamos las necesidades y deseos de nuestra audiencia utilizando datos sociales.

Alysha: Hablemos de promoción. Nos apoyamos en diferentes canales para promocionar nuestras experiencias, obviamente esto incluye las redes sociales. ¿Cómo pueden los equipos de eventos ser excelentes socios de los equipos sociales cuando se trata de generar emoción antes de un evento?

Rachael: Debido a que la estrategia social tiene tantas entradas, cuanto antes tengamos información sobre un evento, mejor.

Alysha: Cierto, nunca te dejaría caer una semana antes de un evento y te pediría que "hagas tu magia".

Rachael: En nombre de todos los profesionales de las redes sociales, ¡lo agradezco! Todo, desde los detalles logísticos de un evento hasta los mensajes clave para el público objetivo, nos ayuda a tomar decisiones sobre qué canales y estrategias usar. Los equipos de eventos también pueden ayudar a los equipos sociales compartiendo su propia visión para la promoción, lo que nos ayuda a darnos un punto de partida. OK, mi turno para hacer una pregunta...

Alysha: … ¡Sí, por favor!

Rachael: ¿Qué pueden pedir los equipos sociales a los equipos de eventos? Sabemos que tienen mucho que hacer cuando se trata de producir un evento. ¿Cómo podemos ser socios reflexivos mientras navegas por todo, desde la promoción hasta los oradores, la marca... y esas increíbles listas de reproducción que preparas?

Alysha: ¡Las listas de reproducción! ¡Un verdadero beneficio del trabajo! Me encanta que preguntes esto, por cierto. Sé que he sido culpable de solo confiar en su experiencia, sin saber los detalles de lo que necesita. Sea realista conmigo: dígame que necesita comprender la visión del evento o que necesita imágenes o cotizaciones para fechas límite específicas... y comparta el impacto en su trabajo si no se los hago llegar. ¡No hay magia aquí!

Rachael: Estamos haciendo de eso nuestro nuevo lema.

Alysha: Sabes que estoy dentro.

Alysha: Hablando de cronogramas, los equipos de eventos (y lo digo por mí mismo) deben recordar que los equipos sociales necesitan aviso si un evento necesita cobertura en vivo.

Rachael: Cien por ciento. Nos consideramos parte del equipo de producción, por lo que incluirnos en los documentos del programa, los mensajes clave y qué esperar es fundamental para la cobertura del día del evento.

Alysha: Espera, ¿quieres decir que no solo estás esperando con tus historias de Instagram abiertas, listas para crear contenido?

Rachael: Quiero decir... lo somos... pero como en cualquier área de trabajo, cuanta más planificación y más estrategia pongamos detrás, mejor.

Alysha: Siempre digo "Odio las sorpresas que no conozco". Eso se siente relevante.

Rachael: Espera, ¿ Alysha: ¡Esta es la asociación de la que estoy hablando! ¡Usted lo consigue!

Rachael: Una última cosa, que está relacionada con las sorpresas... hacer un plan sobre cómo se comunicarán nuestros equipos durante un evento en vivo, especialmente cuando estamos en diferentes lugares físicos, es otra forma en que podemos ser socios fuertes.

Alysha: Este es un gran punto. Si algo cambia, todo el equipo de producción, incluidas las redes sociales, necesita un mensaje claro sobre qué cambió y cómo manejarlo. Esto podría ser cualquier cosa, desde una falla técnica (mi pesadilla) hasta cómo administrar los hilos de Twitter que despegan.

Alysha: En resumen, nuestros equipos funcionan mejor cuando trabajan juntos. ¡Colaborar temprano, usar datos para tomar decisiones, tener claro lo que cada lado necesita para tener éxito y comunicarse nos ayuda a todos!

Rachael: ¡Ojalá pudiéramos chocar los cinco a través de la pantalla!

Alysha: Gracias por la conversación. Emocionado cuando puedo compartir más sobre el próximo evento que estamos preparando.

raquel: igual. ¡Gracias!

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