Sprout on Sprout: cómo comunicar las prioridades de marketing en redes sociales a las partes interesadas externas

La gestión de las redes sociales no es una tarea fácil. Los especialistas en marketing de redes sociales saben que el trabajo va más allá de simplemente programar una publicación con GIF divertidos o crear contenido viral. Muchos equipos sociales, incluido el nuestro, suelen ser más pequeños, pero su impacto en el negocio es grande.

LinkedIn informó que los administradores de redes sociales son el tercer puesto de marketing más solicitado por volumen de publicaciones de trabajo en 2022, mientras que los roles de coordinador de redes sociales tienen el tercer mayor crecimiento año tras año de todos los títulos de marketing.

Los equipos de redes sociales a menudo interactúan con múltiples partes interesadas de todos los niveles y departamentos en toda la organización. Esto dificulta la gestión de las solicitudes o necesidades de todos, mientras se mantiene fiel a su estrategia social y prioridades de marketing.

Es por eso que es imperativo priorizar y comunicar lo que está en su plato fuera de su equipo social de manera efectiva. Pero, ¿cómo puede desarrollar una estrategia de priorización que funcione para usted y su equipo? ¿Cómo habla cuando la solicitud de una parte interesada no se alinea con sus objetivos? ¿Y cómo explica que está abrumado con su carga de trabajo debido a un exceso de solicitudes?

Este es un vistazo rápido a cómo el equipo de redes sociales de Sprout maneja las prioridades de marketing para ayudar a inspirar sus propios procesos. También arrojaré gemas sobre qué métodos e informes de datos en Sprout Social lo equiparán para comunicar sus prioridades y defender su posición.

Propiedad sobre las prioridades de marketing individuales

Nuestro equipo de redes sociales consta de tres personas, un gerente senior y dos estrategas. Mi compañero de equipo, Jonathan Zuluaga, y yo somos estrategas de redes sociales. Nuestro modelo de equipo utiliza un enfoque específico de la plataforma: Jonathan maneja las redes de participación (Twitter, LinkedIn, Facebook y aplicaciones de mensajería como WhatsApp) mientras que yo administro el lado de la conciencia de nuestra estrategia (YouTube, Instagram, Pinterest y TikTok). Nuestra gerente, Rachael Samuels, supervisa toda la estrategia social.

Esta configuración nos permite ser dueños de nuestra carga de trabajo y métodos para manejar nuestras prioridades de marketing. Explicaré nuestros cuatro métodos para ejecutar nuestros objetivos de marketing: división de responsabilidades, uso de la matriz de prioridad de acción, bloqueo de tiempo y planificación de proyectos.

División de responsabilidades

La división de responsabilidades facilita el establecimiento de prioridades. Para mayor visibilidad, Jonathan y yo agregaremos notas en el Calendario de Sprout, diciendo: "Esta es una iniciativa de la que soy propietario y aquí está la fecha de publicación". De esta manera podemos ver en qué estamos trabajando cada uno.

Tener un estratega designado para cada conjunto de redes también facilita las cosas para las partes interesadas que tienen preguntas y solicitudes. Pueden obtener sus respuestas más rápido con la experiencia que necesitan para avanzar. Si alguien de un equipo externo quiere promocionar un seminario web en Twitter, sabe a quién contactar y el proceso de colaboración puede comenzar de inmediato.

Uso de la matriz de prioridades de acción

Dado que cada persona es dueña de una parte de nuestra estrategia, podemos crear métodos individualizados para alcanzar nuestras metas. Sin embargo, todos usamos la matriz de prioridad de acción para ayudar a completar tareas y proyectos. La matriz de prioridad de acción es una herramienta de productividad que clasifica las tareas y/o proyectos por su impacto en el negocio y la cantidad de tiempo que lleva completarlos. Primero, nos enfocamos en tareas de alto impacto y bajo esfuerzo y partimos de ahí.

Para nosotros, el alto impacto es cualquier tipo de proyecto que se conecte con nuestros objetivos generales de marketing, o cualquier cosa que nos ayude a alcanzar resultados en un proyecto que está atrasado o que necesita atención inmediata. Es posible que los proyectos de elevación inferior solo necesiten una hora de nuestro tiempo, pero tendrán un impacto significativo. En pocas palabras, todo lo que hacemos está guiado por la organización más amplia.

Como gerente, Rachael debe equilibrar completar su propio trabajo mientras mantiene las necesidades comerciales en primer lugar.

Rachael dice: “Me pregunto: ¿qué va a mover la aguja del negocio ese día? ¿Y qué necesita una atención constante versus qué necesita un breve estallido de energía?

“Lo que sea de alto impacto, bajo esfuerzo, lo hago primero. Luego completo tareas de impacto medio y bajo esfuerzo. Si algo es de alto impacto, alto esfuerzo, lo examino y veo si puedo dividirlo en partes y luego priorizo ​​esas partes durante un período de tiempo más largo”, agrega.

Bloqueo de tiempo y planificación de proyectos.

El bloqueo de tiempo es uno de los mayores consejos de priorización de Rachael para los especialistas en marketing de redes sociales.

“Simplemente no hay nada como eso. Solo oblígate a apagar y dejar de hacer múltiples tareas. No es útil para nadie”, explica.

Junto con el bloqueo de tiempo, implementa la planificación de proyectos. Establece un plan con elementos de acción para cada día de la semana, sin importar cuán pequeña sea la tarea.

“La planificación del proyecto es muy importante. Si establece las fechas de cada pequeña cosa que necesita hacer por adelantado, en realidad hace las cosas mucho más fáciles”, dice Rachael.

Al igual que Rachael, me gusta usar la planificación de proyectos para administrar mi carga de trabajo. Uso una hoja de cálculo para diseñar todas las cosas que quiero publicar ese mes y la uso para realizar un seguimiento, como un informe de progreso. Mis “inputs” provienen de varias iniciativas y las utilizo para planificar el contenido social. Incluiré todo lo que necesito para publicar en las redes sociales, como videos o recursos creativos. Me digo a mí mismo: "Está bien, he producido cinco de nuestros videos de lanzamiento de TikTok planificados para el mes", y lo marco en el calendario para realizar un seguimiento de cada contenido.

La hoja de cálculo proporciona flexibilidad porque puedo ajustar si surge un cambio. Nuestro equipo tiene en cuenta la adaptabilidad cuando planifica un proyecto porque lo social cambia constantemente de forma innata. La adaptabilidad en las redes sociales es necesaria, pero Rachael señala que esto se vuelve más fácil cuando hay un plan establecido.

“Las redes sociales se mueven muy rápido, por lo que las prioridades cambian muy rápido, como a diario o incluso al minuto. Algo podría volverse viral y debes subirte en ese momento. Esta bien. Pero tienes que hacer un universo donde esté bien. Crear espacios de tiempo para el trabajo estable, sabiendo que podrías tener disruptores y descubrir cómo se ve eso para ti es realmente importante”, explica.

Alinear las prioridades de marketing del equipo

También tenemos tácticas de priorización para todo el equipo y el departamento. Por ejemplo, nos reunimos con equipos y líderes al comienzo del trimestre para analizar las prioridades de cada equipo. Comunicar la importancia de nuestra estrategia social a las partes interesadas es esencial para colaborar con otros equipos de manera efectiva.

“Es importante que las partes interesadas de toda la organización entiendan que tenemos una estrategia específica en la que tenemos estas múltiples redes y esas son las que están disponibles para su distribución. También es importante tener una idea de a quién estamos tratando de llegar en cada red”, dice Rachael.

Ella señala que es crucial comunicar los pilares de nuestra estrategia a las partes interesadas para que puedan comprender nuestros objetivos. Si una solicitud no cae dentro de esos pilares, examinamos si encaja dentro de nuestra estrategia.

Nos mantenemos abiertos a la colaboración al ofrecer un formulario interno que las partes interesadas utilizan para enviar ideas y solicitudes. Es un marco que ayuda a nuestro equipo a comprender mejor la idea o iniciativa para que podamos explorar cómo conectarla con nuestra estrategia. El formulario también muestra a otros cómo nuestro equipo aborda los proyectos porque comunicamos nuestro proceso de pensamiento y cómo se conecta con nuestra estrategia y objetivos generales.

Aunque valoramos la colaboración, a veces tenemos que retroceder y nuestro equipo tiene varios métodos para esas situaciones.

Cómo respaldar sus prioridades de marketing en redes sociales

Muchos especialistas en marketing de redes sociales están familiarizados con la experiencia de tener una avalancha de solicitudes provenientes de varios departamentos. Es común que una variedad de equipos contribuyan a la estrategia social de su organización.

Pero, seamos honestos, no todas las solicitudes deben agregarse a la parte superior de su lista de tareas pendientes. Incluso podría enfrentar un retroceso si rechaza.

Lo más probable es que si estás rechazando algo, es porque sabes que no va a tener éxito. Si alguien realmente quiere que promocione un seminario web o un evento determinado, y no cree que se alinee con su audiencia de Instagram o TikTok, está bien decir que no.

Como especialistas en marketing de redes sociales, sabemos mejor lo que nuestra audiencia quiere en cada red.

Aquí hay algunas tácticas que nos gusta usar que pueden ayudarlo a respaldar sus prioridades de marketing sin quemar puentes:

1) Encuentra un punto de compromiso

Jonathan dice que elegir el compromiso lo ayudará a navegar las relaciones necesarias y establecer una buena relación. Dada la naturaleza de cómo funcionan las redes sociales, es muy importante que los administradores de redes sociales construyan relaciones entre varios departamentos para ganar visibilidad y respeto. Tener esas relaciones sólidas y usarlas para establecer experiencia le permitirá tener una conversación abierta cuando retroceda.

“Ser capaz de tirarle a alguien una galleta de vez en cuando. Les diré: 'Está bien, lo intentaré esta vez, pero toquemos la base y veamos si funciona según los datos'. Eso podría ayudarlo a demostrar que puede construir relaciones, pero también tiene datos que tal vez no funcionen, porque lo social es todo prueba y aprendizaje”, dice.

Utilice las pruebas A/B como medio de compromiso. Si alguien insiste en una iniciativa, puedes proponer una prueba A/B para ver qué contenido funciona mejor. Esto muestra su apertura, pero también brinda la oportunidad de que los datos muestren si es un enfoque efectivo.

Si encuentra algo que no resuena con su audiencia en una red, tal vez encaje mejor en otra red. Puede seleccionar qué audiencias y redes se adaptarían mejor a diferentes iniciativas. Disminuye el impulso de su parte porque no está creando contenido para todas las redes, al mismo tiempo que apoya a una parte interesada importante.

2) Aprovechar la oportunidad de educar

En algunos casos, Rachael recomienda no verlo como rechazar una solicitud, sino examinar la oportunidad como una forma de educar a la parte interesada. Explique por qué la tarea no es de alta prioridad en términos de la carga de trabajo del equipo, o considere brindar una alternativa que mejore la oportunidad. Es una medida proactiva que ayudará a ambas partes en el futuro.

"Si alguien dice: 'Quiero publicar sobre este seminario web', pero en realidad no tiene sentido que lo hagamos... Se trata menos de retroceder y más de educar sobre por qué algo funcionaría o algo no funcionará". ella dice.

Si no te niegas por completo y terminas comprometiéndote, ella insta a los especialistas en marketing de las redes sociales a promover esta educación.

“Puede decir: 'Esto es lo que podríamos haber hecho si hubiéramos tenido más tiempo' o 'Esto es lo que podríamos haber hecho si hubiéramos tenido más información o más contexto o más imágenes'. Solo sé sincero al respecto para que las personas no repitan el comportamiento en el futuro”.

También alienta a ser honesto acerca de su compromiso de tiempo y agrega: “Incluso puede decir algo como 'Oye, sé que las redes sociales parecen fáciles, pero puede tomar tres horas armar una historia. Y no es algo que pueda tener levantado a las 11 am. En realidad, esta es una muy buena forma educativa de abordar la gestión social y mitigar ese tipo de comportamiento de otras personas”.

Cuanto más educados se vuelvan los interesados ​​en el oficio, más confianza tendrás para mantenerte firme.

3) Ser un recurso de verdad para otros equipos

Dado que los especialistas en marketing de redes sociales tienen una mejor comprensión de las redes sociales, use su experiencia al administrar las solicitudes de las partes interesadas.

“Tenga un razonamiento sólido por el que está retrocediendo o por el que no puede hacer un determinado proyecto. Las redes sociales terminan siendo el lugar común para muchas organizaciones. He experimentado eso en el pasado en mi carrera, pero hoy en día, ese no es el caso porque estamos construyendo estrategias más sofisticadas y tenemos una mejor comprensión de nuestra audiencia. Asegurarse de comprender cuál es su estrategia, cuáles son sus objetivos y quién es su audiencia le dará una mejor idea de por qué algo no va a funcionar y por qué está retrocediendo”, dice Jonathan.

Esencialmente, sea abierto sobre lo que está priorizando y lo que su audiencia está buscando en las redes sociales, para que pueda informar a otros equipos y lo que ellos también priorizan.

4) Sea honesto y conéctese con su gerente

Si alguna vez se encuentra en una situación en la que se siente abrumado, no dude en defenderse.

No puedes tirarles una galleta a todos. Algunos querrán un sabor completamente diferente al que está horneando, mientras que otros querrán tomar más de lo que les corresponde del frasco.

“Se trata de ser sincero contigo mismo. ¿Cuánto va a ayudar y es necesario hacerlo ahora mismo? ¿Es esto sólo un proyecto de pasión? ¿O me ayudará a alcanzar los resultados y objetivos para nuestras necesidades comerciales?” dice Jonathan.

El otro paso es ser honesto con su gerente acerca de lo que está en su plato y por qué está rechazando algo. Si alguien está tratando de impulsar una iniciativa y realmente quiere apoyo social, consulte con su gerente y pregúntele: “Oye, tengo todas estas otras cosas que son prioridades en este momento. Entonces, ¿qué puedo quitar de mi plato?”

Es imposible hacer malabares con todo sin quemarse. Sea honesto acerca de lo que puede asumir y lo que no puede.

Use datos para respaldar sus prioridades de marketing

Los datos son tu mejor amigo cuando se trata de comunicar tus prioridades. Es difícil luchar contra los datos porque los números no mienten. Tenga confianza en su discernimiento social y luego arraigue todo lo que pueda en los datos para respaldar sus decisiones y procesos de pensamiento.

“Para nosotros, los informes de datos guían la forma en que priorizamos los proyectos. Nos ayuda a comprender qué es lo que mueve la aguja y qué no, para que podamos evaluar dónde debemos concentrar nuestro tiempo o esforzarnos un poco más”, dice Jonathan.

Junto con el uso de datos, tenga en cuenta que, dado que las prioridades de su equipo de redes sociales se basan en lo que su audiencia desea, esta información también puede ayudar a informar en qué se enfoca el resto de su empresa. Cuanto más pueda comercializar su trabajo para informar a otros equipos de su organización, mejor.

Nuestro equipo social utiliza los diversos informes de Sprout para guiar nuestras prioridades de marketing e ilustrar nuestras iniciativas. Estos son algunos de los informes que usamos que también pueden ayudarlo a anclar su razonamiento en los datos:

Reportes personalizados

Los informes personalizados son probablemente los más beneficiosos para mostrar a los líderes lo que está haciendo, debido a que se pueden compartir.

Si su líder quiere una visión holística de lo que está haciendo en las redes sociales, los Informes personalizados se pueden compartir como aspectos destacados en un correo electrónico, exportarse como archivos PDF interactivos o como un enlace para compartir que va directamente a Sprout para obtener una instantánea completa. Además, puede anotar y dejar notas en diferentes partes del informe para explicar mejor qué significan los datos.

“Diría que el informe más beneficioso sería el Informe personalizado porque tendrá datos de escucha. Puede incluir información sobre pagos, orgánicos e incluir datos de rendimiento de publicaciones. Hay una historia completa que contar”, dice Rachael.

“Escuchar es realmente genial porque sus prioridades pueden cambiar según lo que escuchamos de nuestra audiencia. Escuchar puede ser útil porque desafía las suposiciones”, agrega.

Informes de perfil

Utilizamos estos informes con frecuencia. Los informes de perfil de red nos ayudan a ver cómo se está desempeñando nuestra estrategia, porque podemos ver nuestros KPI por red para tener una idea de nuestro progreso hacia los objetivos.

“El informe de perfil de red responde: ¿Qué red va a tirar de la mayor cantidad de palancas? ¿Dónde deberíamos invertir más específicamente? También puede ayudar con la planificación. ¿Qué tipo de inversión en equipos de video vas a tener que hacer? ¿Qué tipo de presupuesto necesitas tener para creadores o influencers? Los informes de perfil de la red pueden ser útiles para ese tipo de discusión con el liderazgo”, dice Rachael.

Publicar informes de rendimiento

Usamos mucho el Informe de rendimiento de publicación porque es una herramienta de seguimiento verdaderamente poderosa. El informe nos ayuda a comprender qué contenido está resonando con nuestra audiencia al extraer el "por qué" y el "cómo". Establece cuántas personas participan activamente a través de comentarios, me gusta y acciones compartidas.

Es una excelente manera de ayudar a ilustrar el impacto a través de los datos. Si alguien pregunta: "¿Esta iniciativa específica está teniendo el mayor impacto para nuestros objetivos?" Su equipo puede sacar varias publicaciones que ilustren por qué y cómo está generando impacto.

También nos gusta usarlo cuando estamos experimentando, porque podemos filtrar por varias métricas y usar etiquetas para rastrear campañas.

Usamos filtros para ver qué publicaciones crearon la mayor conciencia, obtuvieron la mayor cantidad de interacciones o tuvieron la tasa de participación más alta. Ajustamos estos filtros en función de las métricas que estamos buscando y usamos esos conocimientos para reflexionar y hacer una lluvia de ideas sobre los próximos pasos.

Por ejemplo, si un video sobre un tema en particular obtuvo la mayor cantidad de vistas e impresiones, nuestro equipo piensa en cómo podemos recrear la idea de una manera diferente. Tratamos de identificar lo que creemos que hizo que el video obtuviera tantas vistas.

El Informe de rendimiento posterior también incluye datos cualitativos. Puede ver las reacciones de las personas, los comentarios y cómo interactúan con ese tipo de contenido. Los datos cualitativos son valiosos cuando se comunican con las partes interesadas porque pueden ver los puntos de éxito de un vistazo. También es útil si una parte interesada no domina al 100 % las métricas de las redes sociales.

Uso de datos para influir en futuras prioridades de marketing

Además de usar datos para respaldar sus reclamos, use datos para informar o ajustar sus prioridades futuras. Los números informan constantemente qué tipo de contenido queremos crear.

Vimos que en Twitter e Instagram, las reproducciones de videos estaban superando los seis meses anteriores. Estaba claro que el video era algo en lo que necesitábamos invertir mucho y seguir probando.

Sabíamos que teníamos que iterar sobre cómo crear más videos de alto impacto basados ​​en esa información. También tuvimos que considerar qué otras series de videos estábamos haciendo para asegurarnos de que no nos estábamos excediendo demasiado.

Lo importante aquí es dejar que los números inspiren sus próximos pasos y usarlos como una oportunidad para experimentar y hacer crecer su red.

Por qué debería comunicar en exceso las prioridades de marketing

La sobrecomunicación es muy importante cuando se trata de colaborar con múltiples partes interesadas, especialmente con el liderazgo. Puede parecer que está compartiendo demasiado o que no tiene suficiente información, pero simplemente dejar que alguien sepa el estado de un proyecto puede ser muy útil.

Si estoy esperando una pieza creativa y digo que es un obstáculo antes de que pueda avanzar, le da al liderazgo una buena idea de lo que necesito para tener éxito. Definir bloqueadores les ayuda a apoyarte un poco mejor porque saben si necesitas más recursos o no.

Rachael aconseja a los especialistas en marketing de las redes sociales que establezcan plazos para las actualizaciones de progreso y que las comuniquen para evitar confusiones en el futuro. Evite esperar hasta que las personas hagan preguntas para comunicarse sobre su trabajo porque puede crear una copia de seguridad.

“Desde el punto de vista de la priorización, ahí es donde la gente se equivoca mucho. Tenían los bloques de tiempo, tenían todo planeado, pero alguien tuvo una pregunta. Entonces, tuvieron que enviar un informe y dejar de hacer lo que estaban haciendo. Lo siguiente que sabes es que tomó cinco horas publicar una publicación que nadie conocía. Cosas como esa pueden ser súper disruptivas”, dice ella.

Brindar actualizaciones frecuentes beneficia a todo el equipo a largo plazo porque permite a las partes interesadas más oportunidades para comunicarse y hacer preguntas antes.

Uso de Sprout para gestionar las prioridades de marketing

Desglosamos la estrategia de priorización de nuestro equipo social y cómo usamos Sprout para respaldar e informar nuestra estrategia. Si desea obtener más información sobre nuestros informes y probar estos consejos por su cuenta, regístrese hoy mismo para obtener una prueba gratuita de un mes.