Mapeo de partes interesadas 101: una guía rápida para los mapas de partes interesadas

Las partes interesadas son personas u organizaciones internas o externas al proyecto que tienen un interés personal en su éxito. Ese interés puede tener un impacto positivo o negativo en la ejecución del proyecto. Por lo tanto, es crucial conocer a sus partes interesadas.

Más que solo poder identificar quiénes son las partes interesadas en el proyecto, debe administrarlas. Es una gran tarea. ¿Cómo sabe quién necesita qué cuando se comunica con ellos durante el proyecto? Ese es el comienzo de la gestión de las partes interesadas, y comienza con el mapeo de las partes interesadas.

¿Qué es un mapa de partes interesadas?

Un mapa de partes interesadas es una matriz visual de influencia e interés de cuatro cuadrantes que se utiliza para identificar a las partes interesadas y categorizarlas en términos de su influencia e interés en el proyecto.

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El eje y determina el nivel de interés, desde el más alto en la parte superior hasta el más bajo en la parte inferior, lo que significa cuánto se ven afectados los interesados ​​por el resultado del proyecto. El eje x de la cuadrícula mide el nivel de influencia de la parte interesada, o cuánto puede impactar la parte interesada en el proyecto, desde bajo (lado izquierdo) hasta alto (lado derecho).

Luego, las partes interesadas se trazan en este mapa según cómo se ubiquen en esas dos métricas.

Un mapa de partes interesadas es el primer paso hacia la gestión de partes interesadas, ya que define la relación de las partes interesadas con el proyecto. Informará casi todas las decisiones que tome un gerente de proyecto con respecto a sus partes interesadas, incluida la frecuencia de sus reuniones y la cantidad de información que se les brinda sobre el proyecto.

La importancia del mapeo de partes interesadas

El mapeo de las partes interesadas es importante porque las partes interesadas son importantes para el éxito de un proyecto. Suele haber muchos stakeholders, lo que significa muchas y variadas expectativas. Sin un mapeo de las partes interesadas en relación con su influencia e interés en el proyecto, tendrá dificultades para comunicarse con ellos y mantenerlos contentos.

Pero también es una calle de doble sentido. Tener una buena comunicación con las partes interesadas brinda a los gerentes de proyecto una visión muy necesaria del proyecto, lo que los ayuda de innumerables maneras. Ayuda a mitigar el riesgo y descubrir los objetivos reales de las partes interesadas para el proyecto.

En otras palabras, el mapeo de partes interesadas es el comienzo de un plan de comunicación efectivo. Los proyectos no pueden tener éxito si hay poca o ninguna comunicación. Cuanto mejor sea la comunicación, más fluido se desarrollará el proyecto y más fácil será comprender los deseos de las partes interesadas.

El mapeo de partes interesadas también es una forma de gestionar las expectativas. Al mapear a sus partes interesadas, sabe cuál es su posición con respecto al proyecto. Por lo tanto, a medida que se ejecuta el proyecto, un gerente de proyecto puede lidiar de manera incremental con esas expectativas, alineándolas con el proyecto para que todos estén satisfechos con los entregables.

Ejemplo de mapa de partes interesadas

Para darle un ejemplo y la oportunidad de crear su propio mapa de partes interesadas, descargue nuestra plantilla de mapa de partes interesadas. Proporciona el esquema y todo lo que tiene que hacer es agregar los detalles. Nuestra plantilla de mapa de partes interesadas se muestra a continuación:

Hay cuatro formas de administrar su comunicación con las partes interesadas: administrarlas de cerca, mantenerlas satisfechas, mantenerlas informadas o simplemente monitorearlas.

• Si su parte interesada tiene un alto nivel de influencia en el proyecto pero no tanto interés, debe mantenerse satisfecha, lo que significa que necesita actualizaciones periódicas y sus comentarios son importantes.
• Una parte interesada con un alto nivel de influencia e interés debe ser gestionada de cerca. Eso significa reunirse con ellos más que con el grupo que está en la categoría de "mantenerse satisfecho", y sus comentarios también son fundamentales para cualquier toma de decisiones.
• Aquellos que tienen menor influencia y mayor interés tienden a ser su base de clientes. También necesitan actualizaciones sobre el progreso, pero no con la frecuencia de los grupos de "administrar de cerca" y "mantener satisfecho". Aquellos que tienen poca influencia e interés necesitan seguimiento, por supuesto, pero probablemente solo necesiten ser informados de los grandes pasos en el proyecto.

Cómo crear un mapa de partes interesadas

Cuando esté listo para hacer su mapa de partes interesadas y comenzar el proceso de mapeo de partes interesadas, querrá seguir estos cuatro pasos:

1. Identificar a las partes interesadas

Puede haber muchas partes interesadas en un proyecto. La lista que elabore dependerá de su organización, el impacto del proyecto y sus objetivos. Eso significa que es posible que tenga que revisar la lista a lo largo del proyecto.

2. Analizar a las partes interesadas

El siguiente paso pide un poco de análisis. Esto te ayuda a determinar qué tan relevantes son para el proyecto, así como qué perspectiva aportan. Para ello, define qué tipo de stakeholders son, cuánto pueden aportar al proyecto y su legitimidad al hacerlo. ¿Están dispuestos a comprometerse? ¿Cuánta influencia e implicación en el proyecto tienen?

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3. Mapa de las partes interesadas

Aquí es cuando creas tu caja y la divides en cuatro, con el eje y midiendo el nivel de influencia de bajo (abajo) a alto (arriba). En el eje x, asigna el nivel de interés, de bajo (izquierda) a alto (derecha). Utilizando su lista de partes interesadas y el análisis que realizó, graficarlos de acuerdo con los dos ejes.

4. Priorizar a las partes interesadas

Ahora que ha enumerado, analizado y trazado las partes interesadas en el mapa, puede comenzar a diseñar un plan sobre cómo interactuará con las partes interesadas a lo largo del proyecto. Dependiendo de dónde aterricen en el mapa, los administrará de cerca para solo monitorearlos. Este es el comienzo de su plan de comunicación con las partes interesadas y la gestión general de las partes interesadas.

Mejores prácticas en el mapeo de partes interesadas

Ayuda si puede obtener la mayor cantidad de información posible sobre todas las partes interesadas. Quieres saber quiénes son y cómo les gusta comunicarse. Algunos pueden pedirle que les envíe actualizaciones por mensaje de texto, otros quieren presentaciones en persona y algunos prefieren una llamada telefónica. Conozca el método de comunicación que desean y determine la frecuencia adecuada para ellos.

ser inclusivo

Otro aspecto de su mapeo de partes interesadas es comprender la diversidad cultural o lingüística entre ellas. Si no hablan su idioma nativo, será necesario que ajuste su mensaje. Es importante ser inclusivo y saber que lo que es correcto para una parte interesada puede ser incorrecto para otra.

Comuníquese claramente

El contenido de sus comunicaciones debe ser claro. Desea evitar la jerga y simplemente presentar los hechos. Sea transparente cuando se comunique y siempre tenga en cuenta lo que es cierto y lo que no. Esté abierto a los comentarios de sus partes interesadas y sepa cómo pueden afectar sus decisiones.

Sea abierto y honesto

Nunca retenga la información, especialmente las malas noticias. Cuanto antes pueda sacarlo a la luz, más rápido podrá abordar las expectativas de las partes interesadas y gestionar cualquier inquietud que puedan tener.

Permanece disponible

Finalmente, mantenga abiertas las líneas de comunicación. Manténgase en contacto con sus partes interesadas, pero también bríndeles un canal por el cual puedan comunicarse con usted si es necesario. Cuando lo hagan, escuche lo que tienen que decir, interactúe con ellos, haga sus propias preguntas. La comunicación es un intercambio de información.

Cómo ProjectManager lo ayuda a administrar las partes interesadas

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que fomenta las comunicaciones en tiempo real con informes que capturan el progreso a medida que sucede para ayudar a mantener informados a todos los involucrados en el proyecto. Nuestras características lo ayudan a mantener a sus partes interesadas actualizadas fácilmente.

Las partes interesadas quieren saber cómo va a entregar el proyecto. Los gerentes de proyecto trabajan arduamente para crear un cronograma viable en nuestro diagrama de Gantt en línea, que organiza tareas, administra dependencias y establece hitos. El cronograma se puede compartir con las partes interesadas para mantenerlos informados.

Proporcione a las partes interesadas datos en tiempo real

Una vez que conozcan su plan, querrán ver cómo progresa durante la ejecución. Puede compartir el panel en tiempo real, que muestra una vista de alto nivel de las métricas del proyecto, como el progreso de las tareas, el tiempo restante en el trabajo, los costos y más.

Proporcione a las partes interesadas los detalles del proyecto cuando sea necesario

Para obtener una visión más detallada del progreso y el rendimiento, tenemos informes con un solo clic. Genere informes de estado, costos de proyectos y mucho más con solo presionar una tecla. Luego imprima o comparta el informe con las partes interesadas, y todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que les interesan.

ProjectManager es una herramienta galardonada que organiza tareas, equipos y partes interesadas. Obtiene funciones para mantener la colaboración de los equipos y su carga de trabajo equilibrada para una mayor productividad. Las partes interesadas pueden ver instantáneamente su progreso y mantenerse informados a un alto nivel o con mayor detalle. Satisfaga a sus partes interesadas planificando, monitoreando e informando mejor hoy con esta prueba gratuita de 30 días.