¿Qué es una declaración de trabajo? Definición y ejemplos
Publicado: 2022-08-23Independientemente de la industria en la que se encuentre, la única constante a lo largo del ciclo de vida de un proyecto es el papeleo. Siempre hay mucho papeleo para crear, aprobar, archivar y finalmente archivar. Todos esos documentos de gestión de proyectos son importantes, pero la Declaración de trabajo (SOW) es fácilmente uno de los más importantes porque se hace al comienzo de un proyecto y describe todo lo que debe incluirse en su proyecto.
El uso de herramientas efectivas de planificación de proyectos y una declaración de trabajo (SOW) completa y bien escrita lo preparará para llevar con éxito un proyecto a la línea de meta a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Qué es una declaración de trabajo (SOW) en la gestión de proyectos?
La declaración de trabajo (SOW) es un documento legalmente vinculante que captura y define todos los aspectos de gestión del trabajo de su proyecto. Anotará las actividades, los entregables y el cronograma del proyecto. Es un contrato de trabajo extremadamente detallado que define los términos y condiciones acordados entre las partes y sienta las bases para el plan del proyecto.
La declaración de trabajo (SOW) es uno de los primeros documentos que creará para diseñar todo el panorama del proyecto antes de planificarlo y ejecutarlo. Debido a la gran cantidad de detalles necesarios, la perspectiva de escribir uno puede ser desalentadora. Por lo tanto, vamos a dividirlo en partes más digeribles. Su declaración de trabajo será mucho más detallada que su estimación de trabajo, que es un documento más simple que describe el trabajo que se realizará y los costos asociados con él.
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¿Cuál es el propósito de una declaración de trabajo (SOW)?
Como se señaló, la declaración de trabajo es una descripción detallada del alcance del proyecto. También es una forma de compartir los requisitos del proyecto, los criterios de aceptación y las condiciones de pago con quienes están trabajando en el proyecto, ya sea que estén colaborando o estén contratados para trabajar en el proyecto. Esto incluye a las partes interesadas, como proveedores y contratistas, que se presentan a una oferta para trabajar en el proyecto.
También es útil para los gerentes de proyectos, ya que proporciona una estructura sobre la cual se puede construir el plan del proyecto. La declaración de trabajo también ayudará a evitar conflictos en el proyecto. Con detalle y claridad, el SOW ayuda a mantener a todos los involucrados en el proyecto en la misma página y trabaja para reducir al mínimo la confusión.
Al crear su programa, es útil utilizar un software de gestión de proyectos. Puede ser de gran ayuda para organizar sus tareas y recursos, ya que es fundamental hacer un cronograma preciso en esta etapa del proyecto.
El software de gestión de proyectos también puede ayudarlo a crear una estructura de desglose del trabajo (WBS) para ampliar el alcance de su proyecto e identificar las actividades, entregables e hitos de su proyecto.
Ejemplos de declaraciones de trabajo
Un SOW se puede dividir en categorías. Hay tres tipos principales, que se pueden definir básicamente de la siguiente manera.
- Diseño/Detalle : cuando escribe este SOW, lo que está haciendo es transmitir al proveedor cómo desea que se realice el trabajo. ¿Cuáles son los requisitos del comprador que controlarán el proceso del proveedor? Puede usar una plantilla de recopilación de requisitos para asegurarse de reunirlos todos. Estos requisitos del proyecto pueden abarcar toda la gama, desde los criterios de aceptación de calidad y las condiciones de pago hasta la medición de los materiales. En este SOW, es el comprador quien se responsabiliza por el desempeño ya que es él quien dirige el curso del proyecto.
- Nivel de Esfuerzo/Tiempo y Materiales/Tasa Unitaria: Esta es una versión casi universal y se puede aplicar a la mayoría de los proyectos. Lo que define es el nivel de esfuerzo así como los materiales y costo por unidad. Tiende a encontrar uso en contratos a corto plazo.
- Basado en el desempeño: este es el SOW preferido de los gerentes de proyectos, ya que se enfoca en el propósito del proyecto, los recursos y el nivel de calidad esperado de los entregables. Sin embargo, no explica cómo se supone que debe hacerse el trabajo. Esto permite una gran autonomía sobre cómo llegar a un resultado sin requerir un proceso específico.
Independientemente del tipo de documento SOW que elija, querrá utilizar un software de gestión de proyectos para agilizar el proceso. ProjectManager puede organizar toda la información que está recopilando en nuestra vista de lista. Pero nuestra herramienta hace más que solo hacer una lista de tareas pendientes como otras aplicaciones. Nuestro software en tiempo real realiza un seguimiento de su progreso y la lista muestra el porcentaje completado para cada tarea. Puede asignar trabajo a su equipo, establecer prioridades, agregar etiquetas personalizadas y mucho más. Compruébelo usted mismo tomando nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.
Cómo escribir una declaración de trabajo del proyecto (SOW)
Una declaración de trabajo es un acuerdo legalmente vinculante entre un cliente y un proveedor que describe los términos y condiciones para la ejecución del alcance del trabajo de un proyecto. Hay mucha información para describir en el SOW. Puede crear esto por su cuenta si lo desea, pero el uso de herramientas de gestión de proyectos para asegurarse de que no se omita nada resultará útil. Solo tiene una oportunidad para crear su documento SOW y quiere que se haga bien.
Aquí hay una descripción general de los pasos que deberá seguir para escribir su declaración de trabajo:
- Crea una breve introducción para tu proyecto.
- Define el propósito de tu proyecto.
- Defina el alcance de su proyecto.
- Cree una estructura de desglose del trabajo para identificar las tareas, los hitos y los entregables de su proyecto.
- Cree un cronograma de proyecto para sus tareas, hitos y entregables
- Definir los requisitos del proyecto y los criterios de aceptación.
- Definir términos y condiciones de pago.
Exploraremos cada uno de los componentes de SOW involucrados en este proceso en la siguiente sección.
En términos de escribir la declaración de trabajo, querrá ser específico. Desea aclarar los términos utilizados para que se entiendan universalmente. Además, defina claramente quién va a hacer qué y en qué momento deben completarse esas tareas. Hacer esto evita confusiones más adelante en el proyecto cuando no puede permitirse problemas de comunicación o disputas.
Además de escribir con claridad, debe incluir elementos visuales en el SOW. Esto ayudará a enfocar la lente en los diversos aspectos del proyecto. Incluir imágenes, ya sean cuadros, gráficos u otras ilustraciones para ayudarlo a aclarar el proyecto, hará que la SOW sea más digerible.
Después de todo el trabajo que ha realizado para detallar los detalles del proyecto, no querrá descuidar el paso final y crucial: aprobar el trabajo. No puede proceder si no tiene la autoridad para hacerlo. O, más exactamente, puede, pero puede costarle el éxito del proyecto. Por lo tanto, asegúrese de que las personas con autoridad hayan firmado la declaración de trabajo.
¿Qué se debe incluir en una Declaración de trabajo (SOW)?
Hay tantas partes en una declaración de trabajo como en un proyecto, por lo que es recomendable utilizar un sistema de información de gestión de proyectos para ayudarlo a administrar todos sus componentes. Si comienza centrándose en las partes, puede trabajar hasta llegar al todo. Para una comprensión completa de un SOW, primero, tenga en cuenta los aspectos principales del proyecto que aborda.
1. Introducción
Comience explicando qué trabajo se está realizando e información general sobre el proyecto. Además, ¿quién está involucrado en el proyecto? Indique estas partes. Esto dará lugar a una oferta permanente, que fija los precios de los productos o servicios adquiridos para el proyecto, y un contrato más formal que entra en más detalles.
2. Declaración de propósito
Comienza con la gran pregunta: ¿por qué estás iniciando este proyecto? ¿Cuál es el propósito del proyecto? Cree una declaración de propósito para iniciar esta sección y proporcione una respuesta completa a estas preguntas, como cuáles son los objetivos del proyecto, los entregables y el retorno de la inversión.
3. Alcance del Trabajo
¿Qué trabajo hay que hacer en el proyecto? Anótelo en el alcance del trabajo, incluido qué hardware y software serán necesarios. ¿Cuál es el proceso que utilizará para completar el trabajo definido en el alcance de su proyecto? Esto incluye los resultados, el tiempo involucrado e incluso los pasos generales que tomará para lograrlo. Deberá crear una declaración del alcance del proyecto para capturar toda la información sobre el alcance de su proyecto.
4. ¿Dónde se realizará el trabajo?
El equipo que contrate tendrá que trabajar en alguna parte. El proyecto puede ser específico del sitio, en una instalación central o algo así, si no todos los miembros del equipo pueden trabajar de forma remota. De cualquier manera, aquí es donde desea detallar eso y dónde se ubicarán el equipo y el software utilizados.
5. Tareas
Tome los pasos generales descritos en el alcance del trabajo y divídalos en tareas más detalladas. Sea específico y no deje de lado ninguna acción que se requiera para producir entregables y lograr los objetivos del proyecto. Si lo desea, divida las tareas en hitos o fases. Una plantilla de estructura de desglose del trabajo puede ayudar.
6. Hitos
Defina la cantidad de tiempo que se programa para completar el proyecto, desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización propuesta. Detalle las horas facturables por semana y mes, y todo lo relacionado con la programación del proyecto. De nuevo, la especificidad cuenta. Por ejemplo, si hay una cantidad máxima de horas facturables para proveedores y/o contratos, anótelo aquí.
Utilice el software de gestión de proyectos para monitorear su progreso y asegurarse de que está alcanzando sus hitos. ProjectManager tiene un panel de control en tiempo real que está integrado en la herramienta, a diferencia de otro software que te hace crear el tuyo propio. No solo tenemos un panel integrado, sino que hacemos todos los cálculos y mostramos las métricas en cuadros y gráficos fáciles de leer. Manténgase al día con más que hitos, pero también con la variación del proyecto, los costos y más.
7. Entregables
¿Cuáles son los entregables del proyecto? Enumérelos y explique lo que se debe y cuándo se debe. Descríbalos en detalle, como cantidad, tamaño, color y lo que sea relevante.
8. Horario
Incluya una lista detallada de cuándo deben realizarse los entregables del proyecto, comenzando con qué proveedor se seleccionará para lograr este objetivo, el inicio, cuál es el período de ejecución, la etapa de revisión, desarrollo, implementación, prueba, cierre del proyecto. , etc.
9. Estándares y Pruebas
Si hay algún criterio de aceptación de la industria o estándares de calidad que deban cumplirse, indíquelos aquí. Además, si habrá pruebas del producto, enumere quién participará en este proceso de prueba de aceptación, qué equipo se necesita y otros recursos.
10. Defina el éxito del proyecto
Tenga en cuenta lo que el patrocinador y/o las partes interesadas del proyecto esperan como finalización exitosa del proyecto.
11. Requisitos del proyecto
Enumere cualquier otro equipo que se necesite para completar el proyecto y si se requiere un título o certificación necesaria de los miembros del equipo. Además, tenga en cuenta si habrá viajes u otros requisitos del proyecto que aún no estén cubiertos.
12. Condiciones de pago
Si se ha creado el presupuesto del proyecto, puede enumerar los pagos relacionados con el proyecto y cómo se entregarán, por adelantado, a lo largo del tiempo o después de la finalización. Por ejemplo, puede pagar después de completar un hito o en un cronograma fijo, lo que sea más factible desde el punto de vista financiero.
13. Otro
Habrá otras partes del proyecto que no se ajusten a las categorías anteriores, y este es el lugar donde puede agregarlas para que todo esté cubierto. Por ejemplo, ¿hay problemas de seguridad, restricciones de hardware o software, pago de viajes, soporte posterior al proyecto, etc.?
14. Cierre
Esto determinará cómo se aceptarán los entregables y quién entregará, revisará y aprobará los entregables. Además, se ocupa de las tareas administrativas finales, asegurándose de que todo esté firmado, cerrado y archivado.
Plantilla de declaración de trabajo
Cuando está escribiendo una declaración de trabajo, puede ser útil usar una plantilla de declaración de trabajo debido a todos los diversos aspectos del proyecto que debe capturar. La mayoría de las plantillas incluirán cosas como un glosario de términos que definen a lo que hace referencia en el SoW. Habrá un lugar para que usted escriba la declaración de propósito, así como la información administrativa.
Si le gusta nuestra plantilla de declaración de trabajo, puede probar nuestras plantillas gratuitas de gestión de proyectos para administrar sus proyectos.
Documentos relacionados con SOW
Una SOW es uno de los muchos documentos de gestión de proyectos que necesitará para gestionar sus proyectos. Aquí hay algunos que están estrechamente relacionados con una declaración de trabajo.
Acuerdo de servicio maestro
Un acuerdo maestro de servicios es un contrato que define los términos que regirán las futuras transacciones y acuerdos entre dos partes. El acuerdo de servicio maestro incluye términos y condiciones básicos a los que se puede renunciar en futuros acuerdos legales.
Puede usar un acuerdo de servicio maestro para iniciar una relación con un cliente o proveedor y luego usar un SOW para cada proyecto.
Carta del proyecto
Un acta de constitución del proyecto proporciona una descripción general de su proyecto. Incluye cosas como los objetivos del proyecto, las partes interesadas, las metas, el alcance del proyecto, entre otros. Es un documento muy útil para ayudarlo a escribir su SOW.
Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de descomposición del trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los directores de proyectos dividir el alcance del proyecto en tareas, entregables, hitos y fases del proyecto. Es una representación visual de todo el trabajo necesario para un proyecto.
Solicitud de propuesta
Una solicitud de propuesta (RFP) se utiliza para buscar proveedores y contratistas que puedan suministrar productos y servicios a un proyecto. La RFP proporciona una descripción general del proyecto para dar a las partes licitantes una descripción clara de lo que se necesita de ellos. Una vez que el cliente elige un proveedor, el siguiente paso es darle una declaración de trabajo con información más detallada sobre el alcance del trabajo.
ProjectManager puede mejorar su declaración de trabajo
ProjectManager tiene un conjunto de herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarlo a elaborar una declaración de trabajo que represente con precisión el próximo proyecto. Para empezar, puede usar nuestro Gantt para comenzar a enumerar todas las tareas que se le ocurran para el proyecto.
El Gantt en línea tiene los conceptos básicos de una línea de tiempo visual, la capacidad de vincular dependencias para evitar cuellos de botella y establecer hitos. Asigne costos a las tareas y vea sus costos planificados para el proyecto o fases específicas. Pero puede usar la vista de hoja para ver solo la cuadrícula, filtrar la ruta crítica para saber qué tareas se pueden omitir si es necesario y establecer la línea de base una vez que haya terminado su programación y presupuesto. Eso significa que podrá realizar un seguimiento en tiempo real si se está manteniendo al día y por debajo del presupuesto. ProjectManager tiene las herramientas que desea y ofrece más funciones que la competencia. Pruébelo gratis con nuestra prueba de 30 días.
Como puede ver, el uso de nuestro software de diagrama de Gantt puede contribuir en gran medida a hacer una declaración precisa del trabajo de su proyecto. La precisión significa mucho para las partes interesadas cuando llega el momento de cumplir con el trabajo que evaluó.
La declaración de trabajo es un documento fundamental de cualquier proyecto. Una vez creado y aprobado, deberá crear un plan e implementarlo. Ahí es donde entra en juego ProjectManager. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube proporciona datos en tiempo real para ayudarlo a administrar y realizar un seguimiento de su declaración de trabajo. Pruébelo y vea cómo puede ayudarlo con esta prueba gratuita de 30 días.