7 claves para mantenerse productivo cuando su rutina diaria se detona

Tenía un ritmo.

Tenía una rutina.

La mayoría de los días, incluso tuve suficiente tiempo.

En unos días magníficos, tuve tiempo más que suficiente. (No, de verdad. Fue glorioso).

Pero luego nació mi hija. Finalmente, mi esposa volvió a trabajar. Y para nuestro disgusto, no se materializaron opciones aceptables de guardería o niñera.

De repente, me convertí en la cuidadora de tiempo completo de mi bebé durante el día, mientras seguía desempeñando un trabajo de tiempo completo como vicepresidente de marketing desde casa.

Ah, y para colmo, una vez que Mamá ya no estaba para trabajar en su Mamá Nap Wizardry, mi hija decidió que ya no dormiría más en su cuna. No, solo haría una caminata de más de una hora en el exterior con el calor del verano de Texas. Si …

Entonces, ¿qué sucede cuando tu horario diario meticulosamente elaborado se hace añicos por una serie de circunstancias (aunque realmente lindas) que no planeaste completamente?

Bueno, al menos en mi experiencia, aprendes algunas lecciones importantes muy rápidamente si quieres tener alguna esperanza de sobrevivir.

Pero una nota rápida antes de llegar a esas lecciones ...

Aquí está el pequeño y sucio secreto de esta publicación.

No cometa el error de pensar que el resto de esta publicación solo se aplica a usted si es un nuevo padre. O atravesando alguna otra loca transición de vida. O generalmente eres un desastre desorganizado.

1. No siempre puedes planificar exactamente cuándo la vida te va a lanzar un montón de bolas curvas seguidas. Pero te prometo que tener las siete claves que explico a continuación en el fondo de tu mente te ayudará a estar un poco mejor preparado si (más bien cuando ) sucede.
2. Realmente ni siquiera necesita esperar a que la vida se vuelva loca para seguir los consejos a continuación porque la mayoría de ellos se aplican generalmente a la productividad. Quiero decir, ¿hay algún momento en tu vida en el que priorizar y enfocarte será contraproducente? No.

Entonces, sigue leyendo.

Si su situación de vida actual lo hace sentir como un pollo con la cabeza cortada, tengo un plan que lo ayudará a recuperar un poco la cordura. (Ciertamente me ha ayudado).

Y si su situación de vida actual es fino y suave que, cada llave única que lee a continuación todavía servirá como un recordatorio útil para cómo puede llegar a ser aún más productivo ... y cómo ajustar y reaccionar en el futuro debe un gran lugar para llevar reorganización.

Bien, ahora con las lecciones, que he organizado en siete claves para navegar con éxito en estas aguas potencialmente agitadas y cambiantes de horario.

¡Disparar! Acabo de ver a mi hija cambiar de posición en su cuna. No tenemos mucho tiempo ...

1. Comunicarse

Cuando me di cuenta de que mi horario de trabajo personal iba a cambiar drásticamente, supe que alteraría lo que estaría disponible para hacer.

Por ejemplo, he realizado muchos seminarios web durante los últimos 18 meses, a menudo dos sesiones por semana. Pero, ¿cómo iba a encontrar bloques confiables de 90 minutos durante el horario comercial normal para concentrarme en un seminario web con un bebé gateando?

Esto llevó a varias conversaciones, con mis superiores y con otras personas cuyos roles se verían afectados debido a mi incapacidad para organizar seminarios web.

Las conversaciones como estas a veces pueden resultar incómodas de iniciar, porque nunca disfrutamos admitiendo que ya podemos hacer algo para lo que se ha contado. Pero es mucho mejor tenerlos de inmediato, para que se puedan diseñar nuevos planes, en lugar de esperar y luego obligar a todos a luchar.

Afortunadamente, todos los miedos que tenía se disiparon rápidamente.

Mis superiores entendieron y estaban dispuestos a trabajar con mi nuevo y loco horario, y compañeros de equipo notables como Chris Garrett y Will DeWitt estaban dispuestos a intervenir y encargarse de la planificación, la organización y las tareas de alojamiento de seminarios web en mi ausencia.

¿Esta lección se aplica a usted si es un Business of One, digamos un emprendedor digital en solitario? Absolutamente.

Pero en su caso, es posible que se esté comunicando con su audiencia en lugar de con un equipo en el trabajo. Si su rutina diaria se altera hasta el punto en que su programa de contenido va a cambiar, comuníqueselo a su audiencia.

Las expectativas lo son todo. Establezca los adecuados para que las personas sepan qué esperar y para que tenga la posibilidad de superarlos. Recuerde: siempre es mejor prometer menos y entregar en exceso, en lugar de lo contrario.

2. Priorizar

Una vez que se haya comunicado con las partes afectadas, es hora de sentarse y comunicarse un poco con usted mismo.

Porque si vas a pasar de lo que se sintió como un océano de tiempo ininterrumpido a lo que ahora se sentirán como unos pequeños charcos de tiempo dispersos, ¡debes asegurarte de que estás maximizando esos charcos!

Eso significa que la priorización es clave.

¿Qué es esencial para usted hacer ... y qué no?

Una forma de hacerlo es organizar sus responsabilidades en cuatro cuadrantes:

• Urgente e importante
• No urgente e importante
• Urgente y sin importancia
• No urgente y sin importancia

Asegúrese de saber qué es urgente e importante, para que no se escape por las grietas.

Además, asegúrese de encontrar tiempo para las actividades que no son urgentes pero importantes, que son fáciles de hacer frente a una crisis de tiempo.

Y luego ser capaz de identificar las cosas urgentes pero sin importancia, así como las cosas que no son urgentes y sin importancia, para que pueda priorizar adecuadamente lo que simplemente se deja de lado e ignora.

No puede hacer todo, pero puede asegurarse de hacer lo más importante.

La conclusión aquí es que si tiene menos tiempo, tiene menos margen de error en términos de lo que se hace y lo que no se hace, porque es probable que no pueda hacer el mismo volumen de cosas.

Entrar en el modo de hiperpriorización te obliga a aclarar qué importa y qué no. Y la sabiduría que obtendrá al hacer esto se puede aplicar una vez que su horario vuelva a la normalidad, lo que puede llevar su planificación y productividad a niveles de superhéroe.

3. Decidir

La siguiente clave es tomar lo que aprendió al establecer prioridades y decidir lo que hará , delegará y descartará.

A menudo puede ser la clave más importante para garantizar que todo lo que está involucrado continúe tarareando como si su horario nunca hubiera cambiado.

Regresemos a los cuatro cuadrantes de urgencia e importancia anteriores, y veámoslos a través del prisma de lo que debe hacer, delegar o descartar.

1. Urgente e Importante: Delegue cuando tenga a alguien capaz de manejarlo, de lo contrario hágalo usted mismo.
2. No urgente e importante: hágalo usted mismo. Lo más probable es que su capacidad para sobresalir en estas actividades sea lo que lo tenga en la posición en la que se encuentre y lo que pueda generar el valor a más largo plazo para usted y su empresa.
3. Urgente y sin importancia: delegue en alguien capaz de manejar (especialmente si pudiera aprender algo de la experiencia), o considere descartarlo por completo.
4. No urgente y sin importancia: descartar. ¡No tienes tiempo para estas cosas!

Ahora permítanme ofrecer una advertencia importante ...

La explosión de su horario personal no es una licencia para delegar (o descartar) todo. Así que no abrume a los miembros de su equipo enviándoles una avalancha de nuevos trabajos. Intenta ser estratégico.

La delegación es tanto una oportunidad para ahorrarle tiempo como una oportunidad para brindar a las personas más ecológicas o más nuevas que usted una experiencia valiosa.

Siempre que sea posible, intente hacer coincidir lo que delega con lo que fomentará el crecimiento de la persona o personas en las que delega. Y asegúrese de ubicar las nuevas funciones de esta manera cuando las explique.

A medida que yo mismo he pasado por este proceso, he sido extremadamente afortunado de tener personas como Will DeWitt y Loryn Thompson listas, dispuestas y entusiasmadas para abordar nuevas responsabilidades. Están ansiosos por aprender y crecer, además de ser extremadamente capaces.

Tener gente así en su equipo ciertamente hace que la delegación sea mucho más fácil de hacer. Y cuando puede ser inteligente y estratégico sobre lo que delega y descarta, le permite estar mucho más concentrado en lo que va a hacer.

4. Identificar

Ahora que sabe lo que va a hacer, delegar y descartar, es hora de comenzar a organizar cuándo realmente va a terminar las cosas.

Antes de que te sientes y empieces a golpear frenéticamente el teclado como si fueras Bruce Almighty, es mejor que te organices.

Sí, organizarse requerirá algo de tiempo.

Y sí, el tiempo es lo que te falta ahora mismo.

Entonces puedes pensar:

“No tengo tiempo para jugar con mi calendario y mi lista de tareas pendientes. ¡Necesito ir a trabajar, hombre! "

Pero este es un paso atrás que lo ayudará a avanzar dos, tres o cuatro pasos a medida que avance en sus días. Es menos un gasto de tiempo y más una inversión, y valdrá la pena.

A continuación, comenzaremos a planificar lo que hará durante cada uno de los bloques de tiempo. Esa es la clave n. ° 5. Pero hay un paso que debe venir antes que ese: realmente identifique los bloques de tiempo que tiene disponibles para trabajar.

Hacer esto ayuda inmensamente.

Uno de los mayores desafíos que encontré al pasar de un día de trabajo casi ininterrumpido durante el horario comercial normal a sesiones de trabajo dispersas en cualquier momento del día en que podía encajarlas, fue lo desorganizado que se sentía todo.

Pero reconocer los bloques de tiempo consistentes que tenía, con los que podía contar, me ayudó a relajarme y encontrar el orden dentro del caos.

• Sabía que podía levantarme temprano y trabajar en paz y tranquilidad durante 90 minutos.
• Sabía que podía tener dos bloques de tiempo de 60 a 90 minutos durante el día mientras mi hija tomaba la siesta, una vez que finalmente descubrí cómo hacer que durmiera la siesta en su cuna y no en el cochecito. (E incluso podría programar tentativamente llamadas o grabaciones de podcasts en estas ventanas, ya que eran algo estándar del día a día).
• Sabía que podía revisar el correo electrónico y hacer algunas tareas urgentes / importantes rápidas en el almuerzo mientras mi esposa estaba en casa, y luego en la media hora después de que regresara a casa después del trabajo.
• Sabía que podría tener todo el tiempo que necesitara después de la cena… aunque traté de no abusar de esto y quedarme despierto hasta muy tarde ya que, volviendo a la primera viñeta de arriba, también quería levantarme temprano.
• Y finalmente, sabía que básicamente podía trabajar horas de tiempo completo y más los fines de semana.

Estos se convirtieron en bloques de tiempo que podía poner en mi calendario. Solo necesitaba completar las tareas pendientes que lograría durante cada una.

Este proceso realmente me ha ayudado a anclar mi día y a evitar que me sienta abrumado.

5. Planificar

Dicho esto, todavía me siento inevitablemente abrumado.

Pero una vez que identifiqué qué estaba causando ese sentimiento, se volvió más fácil de superar.

Esto es lo que me di cuenta ...

Cada vez que me he sentido abrumado es porque dejé pasar un bloque de tiempo sin lograr algo específico e importante. Luego pasaría trabajo extra al siguiente bloque de tiempo, o al fin de semana (uf), lo que me llevaría a sentir que tenía demasiado que hacer y que no podría terminarlo todo.

La solución siempre es simple: tómese un tiempo para planificar lo que haré con cada bloque de tiempo, de modo que tan pronto como comience, pueda comenzar a trabajar en lugar de tratar de averiguar qué voy a hacer.

Eso puede parecer un paso adicional.

¿No puede tomarse unos minutos al comienzo de cada bloque, revisar su lista de tareas, elegir el elemento más importante y ponerse a trabajar?

Quizás. Quizás eso funcione para ti. Solo sé que no es así para mí.

El impulso para revisar el correo electrónico, o revisar Twitter, o abrir Feedly siempre es fuerte justo cuando me dejo caer frente a mi computadora. FoMO es una droga increíble. Y mientras que antes tenía un poco de tiempo libre en mi día para caer por agujeros de conejo, ahora no.

Si sé exactamente en qué voy a trabajar cuando me siente frente a la computadora, me pongo a trabajar en ello. Esto asegura que logre un progreso significativo en algo que importa.

Entonces, y solo entonces, si termino y tengo tiempo extra al final del bloque de tiempo, puedo hacer una revisión rápida de correo electrónico / redes sociales / noticias. En ese momento, no tengo que preocuparme por perder demasiado tiempo en posibles madrigueras de conejos, porque ya he marcado un elemento importante ... y porque las hijas que gatean / lloran / mimos son el mejor antídoto para cualquier tontería de conejos .

6. Enfoque

Como puede ver, cada clave se basa en las anteriores.

Las primeras cinco claves: comunicar, priorizar, decidir, identificar y planificar, todas conducen en una dirección muy específica que le permite concentrarse en realizar el trabajo importante incluso cuando su agenda está descontrolada.

Y cada una de esas claves no tiene sentido si no eres lo suficientemente disciplinado para concentrarte.

Así que haga lo que tenga que hacer para asegurarse de que su atención se mantenga enfocada en la dirección en la que debe estar durante sus bloques de tiempo.

Como mencioné, primero identificar la actividad específica en la que trabajaré durante cada bloque de tiempo me ayuda a concentrarme.

Aquí hay algunas otras técnicas más sutiles que también han ayudado:

• Eliminar el icono de la aplicación Twitter de la base de escritorio de mi Mac
• Poniendo mi teléfono en otra habitación
• Apagar Slack o al menos posponer las notificaciones
• Usar audífonos y tocar música si no estoy escribiendo (ya que no puedo escribir con música)
• Salir de la casa, si las distracciones de la noche o el fin de semana son demasiadas

Esas son solo algunas técnicas que me han funcionado.

Ha ayudado que haya tratado de ser brutalmente honesto conmigo mismo. Y si bien se siente una tontería tener que ocultarme el ícono de Twitter, sé que lo revisaré menos sin que esa señal visual se vea con el rabillo del ojo cuando miro mi pantalla. Así que merece la pena.

No tengo minutos, ni siquiera segundos, que perder en este momento. Tengo que proteger mi enfoque.

Entonces, si alguna vez te encuentras en una situación de destrucción de horarios como yo, sé brutalmente honesto contigo mismo.

¿Qué cambios puede hacer, incluso los más pequeños, que eliminarán las distracciones potenciales y lo ayudarán a concentrarse?

Sin concentración, nunca harás lo suficiente.

7. Sea amable

Por último, no olvides ser amable ... especialmente contigo mismo.

Entiende que no eres ni Superman ni Wonder Woman. No puedes hacer todo.

Establezca expectativas realistas para usted y luego podrá trabajar para superarlas. La confianza que gane al hacerlo impulsará su productividad en el futuro.

También comprenda que las transiciones pueden llevar un poco de tiempo.

Cuando esté acostumbrado a tener ocho horas de tiempo de trabajo ininterrumpido durante los días hábiles, y se divide y se dispersa durante la semana, tendrá un período de ajuste. Entonces, cuando inevitablemente tropiece un poco y luche inicialmente para igualar sus niveles anteriores de producción, tenga un poco de compasión por usted mismo.

Y sea amable con aquellos a los que también afecta el ajuste de su horario, lo que nos lleva de regreso al n. ° 1 anterior. La comunicación es muy importante y es una forma esencial de bondad, especialmente en una situación como esta.

Es mucho mejor ser sincero sobre un cambio en lo que puede manejar, o incluso un descenso en la productividad, para que otros puedan planificarlo y prepararse para ello también. De esa manera, todos los involucrados y afectados pueden enfrentarlo de la mejor manera posible, tanto a corto como a largo plazo.

¿Alguna vez se ha enfrentado a una situación de alteración del horario similar a la que he descrito aquí? ¿Cómo lo manejaste? ¿Qué otras claves para navegar con éxito el cambio descubrió?

Comparta sus experiencias en los comentarios a continuación.