Comité Directivo: Definición, Roles y Consejos para la Reunión

Se le asignó la tarea de liderar un proyecto y crear un plan de proyecto solo para enterarse de que será revisado por un comité directivo. O tal vez no tenga actualmente un comité directivo para su negocio, pero está interesado en formar uno. Si no está seguro de qué es un comité directivo o qué hace, no entre en pánico.

Exploremos qué es un comité directivo, cómo se relaciona con la gestión de proyectos y qué hacen los comités directivos. También aprenderá sobre los roles en un comité directivo, cómo llevar a cabo una reunión del comité directivo y cómo puede ayudar el software de gestión de proyectos.

¿Qué es un Comité Directivo?

Un comité directivo es una junta asesora que gobierna una empresa, una campaña o cualquier cosa intermedia. Lo que sea que el comité esté a cargo de dirigir determina quiénes son sus miembros. En otras palabras, los comités directivos están compuestos por expertos, figuras de autoridad y partes interesadas de alto nivel.

La principal preocupación de un comité directivo se centra en la dirección, el alcance, el presupuesto, el cronograma y los métodos utilizados por una organización. Los comités directivos se reunirán de vez en cuando y discutirán esos temas para ver dónde están y dónde quieren estar en el futuro. También restablecen cualquier tema si es necesario para mantenerse en el camino.

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Definición del Comité Directivo del Proyecto

La definición de un comité directivo de proyecto no es significativamente diferente de la de un comité directivo, pero está formado por gerentes que tienen la tarea de supervisar y apoyar un proyecto. Esto se hace desde un nivel más alto que las actividades diarias de ese proyecto, pero en cambio desde una perspectiva gerencial.

En términos de quién es seleccionado para el comité, generalmente se basa en su participación en el proyecto. Estas partes interesadas pueden incluir clientes, contratistas o incluso otros departamentos de la organización que se verán más afectados por el proyecto.

La gente del comité directivo no siempre está trabajando en el proyecto; ese rol pertenece al gerente del proyecto y su equipo. El comité directivo está formado por más ejecutivos de nivel C, pero debido a que no están familiarizados con los detalles de un proyecto, necesitan tener comunicaciones claras que les permitan hacer su trabajo.

¿Qué hace un comité directivo?

Como su nombre lo indica, el comité directivo tiene un trabajo: dirigir un proyecto. Así como conduce su automóvil, un comité de dirección es una herramienta que lo mantiene en el camino y avanzando en la dirección correcta. Están allí para las grandes decisiones, como la forma en que una empresa ejecutará sus procesos o cómo trabajarán juntos los equipos.

Demos un paso atrás y pensemos en las funciones de un comité directivo. ¿Para qué tiene autoridad y cómo ejerce su gobernanza sobre un proyecto? Eso nos lleva a definir el propósito de un comité directivo.

1. Apoyar el Proyecto

Es difícil administrar un equipo y aún más difícil cuando se administran equipos de proyectos multifuncionales. Por supuesto, el director del proyecto es la persona responsable de la gestión diaria del equipo, pero cuando necesitan ayuda, el comité de dirección está ahí. A menudo, los miembros del comité directivo provienen de los jefes de los distintos departamentos que tienen equipos que participan en el proyecto y pueden tener más influencia o una mejor relación con ellos.

2. Toma decisiones

Hablamos brevemente de cómo un comité directivo puede ayudar a dirigir el proyecto y tomar decisiones importantes. A veces, esas decisiones implican la resolución de conflictos o la resolución de problemas, pero a menudo hay decisiones más importantes que el proyecto individual. Hay momentos en los que se debe tomar una decisión sobre nuevos modelos de negocios o cómo se manejan los procesos de negocios. Estas no son parte de las responsabilidades de un gerente de proyecto y el comité directivo está diseñado para responder de manera más adecuada a estas decisiones.

3. Resolver problemas

Los gerentes de proyecto suelen ser los que intervienen si hay un conflicto o un cuello de botella. Pueden suavizar las diferencias entre las partes o reasignar los recursos en consecuencia. Pero pueden surgir problemas que el director del proyecto y su equipo no pueden resolver por sí mismos. El comité directivo está allí para apoyar el proyecto y se le puede llamar cuando sea necesario para resolver estos problemas.

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4. Aprobar el presupuesto del proyecto

El director del proyecto crea el presupuesto y habla con los expertos y sus equipos para determinar la cantidad de fondos necesarios para completar todas las tareas dentro del plazo necesario. Luego, el gerente del proyecto presenta el presupuesto del proyecto al comité directivo, quien tiene la aprobación final. Además, si un gerente de proyecto desea aumentar el presupuesto durante la ejecución del proyecto, el comité directivo es responsable de aprobarlo.

5. Obtenga actualizaciones de estado

Para cumplir su propósito, el comité directivo debe saber lo que está pasando en un proyecto. Eso no significa que necesiten conocer las minucias del proyecto, pero deben actualizarse regularmente con su estado. El director del proyecto suele ser el miembro del equipo del proyecto que presentará la actualización de estado a las partes interesadas.

6. Animar al Project Manager

El director del proyecto es el miembro del equipo con más probabilidades de comprometerse con el comité directivo, ya que necesitan tener una buena relación para garantizar el éxito del proyecto. Esto significa que, a veces, el comité directivo respalda al gerente del proyecto si necesita aliento o si el gerente del proyecto necesita un oído comprensivo para desahogarse.

Roles en un Comité Directivo

Un comité directivo vive o muere gracias a la participación productiva de sus miembros : todos son importantes y necesitan participar. Los roles pueden variar según el comité directivo, la organización y el proyecto, pero en general, hay algunos roles comunes entre todos los comités directivos.

• Gerente Comercial: Esta persona es responsable del gerente del proyecto y del dueño del caso de negocios. Miran el proyecto a través de la lente del negocio y determinan si cumple con los objetivos e intereses comerciales, así como si los costos están justificados frente a los beneficios del proyecto.
• Usuarios principales: esta parte del comité directivo representa al grupo para el que se está realizando el proyecto. Piense en ellos como usuarios finales de un producto o servicio. Esto asegura que los entregables del proyecto se alineen con los requisitos del usuario.
• Proveedor sénior: este rol proporciona la mano de obra, el presupuesto y los servicios para el proyecto. Se aseguran de que se cumplan los estándares de diseño, producto y otros. La viabilidad del producto o servicio bajo las restricciones del presupuesto y el plan del proyecto es su responsabilidad. Este rol podría ser alguien de TI o incluso una parte interesada externa.

Cómo llevar a cabo una reunión del comité directivo

Una reunión del comité directivo cubre diferentes detalles en comparación con otros tipos de reuniones, pero en términos de cómo se llevan a cabo, las reglas son similares. Con cualquier reunión, no querrá entrar sin una agenda, ya que una agenda significa que no perderá el tiempo de nadie.

En ese sentido, no querrás atascarte en los detalles. El comité directivo tiene una visión diferente del proyecto que el equipo del proyecto y no tienen que saber acerca de cada tarea y si está a tiempo. Una vez más, esa responsabilidad recae en el director del proyecto. En cambio, el comité directivo está allí para ver el panorama general y ayuda al gerente del proyecto con decisiones que van más allá de la descripción de su trabajo.

Alguien debería estar tomando notas durante la reunión que cubran grandes rasgos de lo que se discutió y cualquier decisión que se tomó durante la reunión. Antes de levantar la sesión, revise esas notas y asegúrese de que todos los asistentes las firmen para evitar problemas en el futuro.

Si está dirigiendo la reunión, un pensamiento final: conozca a las personas con las que está trabajando. Tener una comprensión de la personalidad de cada miembro del comité lo ayudará a comunicarse mejor con ellos y administrarlos durante la reunión. Saber con quién está trabajando es siempre la manera de trabajar de manera más productiva.

Cómo ProjectManager ayuda a los comités directivos

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Compartir planes en diagramas de Gantt interactivos

Si bien el comité directivo no quiere atascarse en los detalles, sí quiere ver el plan del proyecto. Puede organizar tareas, vincular dependencias y crear hitos en el gráfico de Gantt mientras filtra la ruta crítica y establece una línea de base para realizar un seguimiento de la variación del proyecto. Comparta diagramas de Gantt con el equipo del proyecto y el comité directivo para mantener a todos informados sobre el progreso. Si el comité directivo es responsable de más de un proyecto, hay una hoja de ruta que les puede dar una visión general de toda la cartera.

Por supuesto, el comité directivo quiere que el proyecto tenga éxito, al igual que ProjectManager. Es por eso que hay funciones de gestión de tareas y gestión de recursos para mantener a los equipos trabajando a plena capacidad. Colaborativo hasta la médula, nuestro software conecta equipos híbridos y les permite compartir archivos y colaborar, todo para fomentar un entorno de trabajo más productivo. Al comité directivo le va a gustar eso.

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