Recaudación de fondos sin fines de lucro: cómo conseguir patrocinadores para un evento

Antes de descubrir cómo obtener patrocinadores para un evento, la primera pregunta que debe hacerse es: "¿Qué tipo de evento estoy organizando?"

Hay dos tipos principales de eventos sin fines de lucro. El primero es lo que se conoce como un "hacedor de amigos", en el que el objetivo no es tanto recaudar dinero; es posible que incluso descubras después del hecho que perdiste dinero a corto plazo. Un evento de amigos está diseñado para crear relaciones dentro de la comunidad con el objetivo a largo plazo de encontrar donantes para su organización sin fines de lucro o establecer relaciones.

El segundo tipo de evento (y el que la mayoría de los equipos de desarrollo están interesados ​​en organizar) es una recaudación de fondos. El propósito de estos eventos es recaudar capital para respaldar los programas y los costos administrativos necesarios para llevar a cabo la misión de su organización.

Para que las recaudaciones de fondos tengan éxito, es esencial que obtenga fondos de empresas e individuos del área. También necesitará un plan antes de poder determinar cómo conseguir patrocinadores para un evento. Solicitar patrocinio para eventos de caridad puede ser un desafío, pero puede mejorar sus probabilidades siguiendo los siguientes pasos:

• Determina el plan de tu evento
• Crear opciones de propuesta
• Identificar posibles patrocinadores del evento.
• Patrocinadores de honor en el evento
• seguimiento posterior

Después de cubrir estos pasos, repasaremos cinco consejos rápidos para usar al solicitar patrocinios de eventos, incluido cómo lograr que las empresas locales patrocinen su evento.

Pero primero, echemos un vistazo a algunas preguntas frecuentes para brindarle un resumen básico de los patrocinadores del evento.

Preguntas frecuentes sobre cómo conseguir patrocinadores para un evento

Antes de sumergirnos en cómo obtener patrocinadores para un evento, asegurémonos de estar en la misma página sobre el rol del patrocinio de eventos. Aquí hay algunas preguntas frecuentes sobre los patrocinadores de eventos sin fines de lucro.

¿Qué es un patrocinador de eventos?

Un patrocinador es cualquier persona o empresa que proporciona algo gratis (dinero, servicios, productos) para aumentar el valor de su evento.

Los patrocinadores son clave para su evento porque agregan incentivos que atraerán a la gente a su evento.

¿Por qué los patrocinadores son importantes para el éxito de su recaudación de fondos?

Además del valor que agregan a su evento, los patrocinadores también brindan un beneficio promocional y de marketing. Por ejemplo, si un restaurante local proporciona comida para su evento, también debe anunciar su evento en su lugar de trabajo.

Las recaudaciones de fondos y las oportunidades de patrocinio son excelentes asociaciones comerciales. La mayoría de las empresas, especialmente las empresas locales más grandes, tienen un presupuesto para hacer esto todos los años. Así que cuanto antes empieces a buscar cosas gratis como bolsas de regalos y donaciones de alimentos, mejor.

Sea creativo acerca de a quién contactar y recuerde que cualquier cosa que agregue valor a su evento vale la pena.

¿Cuándo debe ponerse en contacto con posibles patrocinadores?

Por lo general, alrededor de cuatro meses fuera. Planifique con anticipación para que los patrocinadores tengan tiempo suficiente para realizar las aprobaciones necesarias.

También desea evitar competir con otras organizaciones locales por patrocinadores. Cuanto antes pueda comenzar a buscar patrocinadores, mejor estará. Profundizaremos en el momento de solicitar patrocinio para eventos de caridad más adelante en este artículo.

¿A quién puedes conseguir para patrocinar tu evento?

La respuesta corta es cualquiera y todos. Comience con las empresas locales y pregunte a los solicitantes de registro si sus empresas quieren participar. Comuníquese con los restaurantes locales para obtener tarjetas de regalo o donaciones de alimentos también.

Asegúrese de preguntar a amigos, colegas y luego pídales que pregunten en sus redes, etc.

¿Cómo se puede conseguir que los patrocinadores digan que sí?

Conseguir patrocinadores puede ser estresante, especialmente cuando las cosas no suceden tan rápido como quisieras. Recuerda divertirte, ser creativo y apuntar a lugares de los que personalmente disfrutas ser parte. Si eres un cliente leal de una empresa local, es más probable que te apoyen.

Una clave para obtener un "sí" es pensar en formas creativas de llegar a los posibles donantes. Esto lo ayuda a destacarse de las otras organizaciones que solicitan patrocinios.

El primer contacto siempre es importante, así que no envíe un correo electrónico genérico a todas las direcciones de correo electrónico "info@" que encuentre en los sitios web. Sumérjase más profundamente y adopte un enfoque personal para hacer contacto.

Visite una tienda local favorita que apoye y pregunte si donan o patrocinan eventos locales. Trate de visitar un negocio fuera del horario de atención para que puedan prestarle toda su atención.

Asegúrese de comunicarse temprano y con frecuencia. Y no te decepciones si las cosas no suceden tan rápido como te gustaría. Solo tómese el tiempo suficiente para lograr sus objetivos de patrocinio.

Y lograr que los patrocinadores digan "sí" es de lo que se trata este artículo. Siga leyendo para obtener más consejos para crear una estrategia exitosa de patrocinio de eventos.

Antes de pedir patrocinadores, determina el plan de tu evento

Los equipos de desarrollo sin fines de lucro pueden operar en piloto automático organizando los mismos eventos anualmente sin ajustes. Sin embargo, este enfoque no lo ayudará a aumentar su base de apoyo ni a lograr que las empresas locales patrocinen su evento. Lo mejor es mirar cada evento con una nueva perspectiva y un nuevo plan.

Debería poder conectar directamente la actividad y el tema de su evento con la misión de su organización. Por ejemplo, puede pensar que ganará mucho dinero organizando un cóctel, pero eso no funcionará si su organización ayuda a las personas con problemas de adicción.

Comience por crear un mensaje y diseñar un logotipo y un nombre a su alrededor. Su plan de eventos también debe incluir plazos para objetivos específicos, de modo que sepa los plazos para imprimir invitaciones, agregar nombres de patrocinadores a carteles o hacer depósitos para lugares.

Delegue tareas a su equipo de personal y voluntarios para que quede claro quién es responsable de qué. Considere la posibilidad de crear una hoja de cálculo en línea que pueda actualizarse fácilmente para que nadie se acerque accidentalmente a una empresa a la que ya solicitó una donación.

Si un voluntario es un comprador frecuente en una tienda, pídale que se acerque directamente al propietario o gerente. Esto asegurará que su mensaje no se pierda con un empleado que podría malinterpretarlo u olvidarlo.

Si bien todos son responsables de correr la voz y obtener apoyo, necesitarán un plan de juego para comprender cómo conseguir patrocinadores para un evento. Es por eso que cada plan de eventos también requiere un menú de niveles de donación.

Niveles de donación para patrocinadores de eventos

¿Se pregunta cómo lograr que las empresas locales patrocinen su evento? Piense en crear niveles para que incluso las empresas más pequeñas puedan participar.

Cuando le pides a los dueños de negocios en tu comunidad que apoyen tu misión, lo más probable es que todos tengan la misma pregunta: ¿Qué gano yo? Asegúrese de que su equipo esté preparado para dar una respuesta convincente.

Una forma de hacerlo es creando lo que se conoce como niveles de donación. Estos son diferentes niveles de donaciones que se corresponden con ciertas ventajas o recompensas. Digamos que estás organizando una gala de etiqueta. Sus niveles de donación podrían ser:

• La donación de $ 500 obtiene dos boletos gratis para el evento y una lista en el programa
• La donación de $ 1,000 obtiene lo anterior, más un anuncio de agradecimiento durante el evento.
• La donación de $ 5,000 obtiene seis boletos, un anuncio, una lista y una publicación en las redes sociales
• La donación de $10,000 recibe todo lo que recibe una donación de $5,000, más un premio durante el evento
• La donación de $ 50,000 obtiene todo lo que recibe una donación de $ 10,000, más los derechos de nombre para el evento

Asegúrese de personalizar sus niveles según el historial de donaciones del donante, las oportunidades que puede brindar y el tipo de evento. Por ejemplo, si está organizando una carrera informal en su parque local, los niveles de donación deberían ser más asequibles.

Trate de limitar los niveles a no más de cuatro o cinco opciones. Es fácil que un colaborador potencial se sienta abrumado con demasiados niveles y luego decida no apoyarlo en absoluto. Para los mayores niveles de donaciones, puede limitar la cantidad de patrocinadores para crear una sensación de exclusividad.

Muchas empresas locales utilizarán las donaciones de caridad como una herramienta de divulgación. Asegúrese de conocer el alcance de sus plataformas de redes sociales para que pueda demostrar el alcance de la asociación de marketing en la comunidad local.

Identificar posibles patrocinadores del evento.

Un patrocinador de un evento es cualquier persona, ya sea una persona o una empresa, que está dispuesta a proporcionar bienes, servicios o una donación monetaria para apoyar su evento. Al decidir a quién acercarse para el patrocinio, comience por analizar las líneas de pedido en el presupuesto de su evento, que también debe incluir en su plan de eventos. ¿Te gustaría llenar una bolsa de regalos para cada participante?

¿O sería mejor ahorrar recursos contratando a una empresa de catering para que se haga cargo de los costos de los alimentos? ¿Necesita ayuda con los costos de marketing? Tal vez un bufete de abogados local quiera donar el uso de una valla publicitaria durante unos meses.

También es importante pensar en qué empresas tienen un historial de apoyo a causas como la suya. Es más fácil acercarse a un posible patrocinador de un evento si sabe que se preocupa por el trabajo que realiza, aunque es probable que deba convencerlo contándole la historia de su organización.

Patrocinadores de honor en el evento

Si bien sus niveles de donación ayudarán a explicar qué obtendrá el patrocinador del evento a cambio de su donación, tendrá más éxito al determinar cómo obtener patrocinadores para un evento si es creativo. El hecho de que su objetivo sea recaudar dinero no significa que no pueda cultivar relaciones que pueden conducir a pedidos aún mayores en el futuro.

Por ejemplo, si planea tomar fotografías de las personas que ingresan a su evento, puede construir un fondo con los nombres y logotipos de los principales patrocinadores de su evento. Si planea regalar una bolsa reutilizable llena de golosinas, puede imprimir el nombre de los patrocinadores de su evento en la bolsa.

Las redes sociales son una excelente manera de honrar a los patrocinadores de su evento. Publique videos cortos de su director ejecutivo agradeciendo a los nuevos patrocinadores, junto con breves entrevistas con sus patrocinadores para explicar por qué su causa es importante para ellos. Expresar públicamente su gratitud a cada patrocinador hará que sea más probable que sigan apoyando a su organización sin fines de lucro en el futuro.

seguimiento posterior

Si no te conectas con tus patrocinadores después del evento, será más difícil acercarte a ellos la próxima vez. Planifique con anticipación segmentando su lista de correo electrónico para que pueda crear mensajes personalizados para los propietarios de negocios y las personas que apoyaron su evento.

Inmediatamente después del evento, informe a sus donantes cuánto recaudó y lo que eso significa para la comunidad. Etiquételos en fotos en las redes sociales para que sus amigos puedan ver la asociación que ha creado.

También puede involucrar a sus nuevos seguidores durante todo el año pidiéndoles que lo sigan en las redes sociales e invitándolos a eventos virtuales. Con el tiempo, esto aumentará el compromiso con su grupo de donantes y atraerá nuevos patrocinadores para futuros eventos.

Cómo conseguir patrocinadores para un evento en 5 pasos

¿Está buscando una guía rápida para conseguir patrocinadores de eventos? Cuando solicite patrocinio para eventos benéficos o sin fines de lucro, hay cinco consejos rápidos que querrá tener en cuenta. Sígalos para aumentar sus posibilidades de conseguir un patrocinador de eventos sin fines de lucro.

1. Solicite patrocinios de eventos con anticipación

Debe comenzar a ejecutar su plan de eventos al menos cuatro meses antes del evento. Esto ayuda a aliviar el estrés de su parte y les da tiempo a sus patrocinadores para planificar sus presupuestos de manera adecuada.

2. Personaliza tu solicitud para cada posible patrocinador del evento

Si bien los anuncios e invitaciones iniciales de "reservar la fecha" deben enviarse a través de una campaña de correo electrónico dedicada, un toque personal es esencial al comunicarse con las empresas locales. Pregunte en persona o envíe un correo electrónico personalizado que explique cómo se beneficiaría el negocio del destinatario al apoyar su evento.

3. Seguimiento

La gente está ocupada. Hasta que te den un claro “no”, sigue preguntando. A veces, el proceso lleva más tiempo del que te gustaría, ¡así que ten paciencia!

4. Celebra a tus patrocinadores

Manténgase organizado para que pueda cumplir sus promesas dentro de sus niveles de donación y asegúrese de anunciar el apoyo de los donantes en las redes sociales de manera oportuna.

5. Sea creativo al solicitar patrocinios de eventos

Piense fuera de la caja para posibles nuevos patrocinadores de eventos. El hecho de que una persona o empresa no haya apoyado a su organización en el pasado no significa que no deba acercarse a ellos. Haz una lluvia de ideas y delega a la persona de tu equipo que creas que sería el mejor punto de contacto.

Pula la presencia en línea de su organización sin fines de lucro

Es probable que cualquier individuo o propietario de una empresa que esté considerando patrocinios de eventos se conecte a Internet para hacer su diligencia debida. Asegúrese de que su organización tenga una fuerte presencia en línea, incluido un sitio web compatible con dispositivos móviles y listados actualizados.

Para asegurarse de haber cubierto sus bases, consulte la guía gratuita de marketing sin fines de lucro de Constant Contact que puede ayudarlo a posicionarse para su recaudación de fondos más exitosa hasta el momento.