Impulse su proceso de correo electrónico y mejore la colaboración con la plantilla Trello de flujo de trabajo de correo electrónico gratuito de Litmus

Si trabaja en el marketing por correo electrónico, sabrá que no es fácil obtener un excelente correo electrónico. Desde la redacción de textos publicitarios hasta el diseño, la codificación, la obtención de comentarios de su equipo y el análisis de los resultados después del envío, el proceso implica una multitud de pasos y partes interesadas. Mantenerse al tanto de todo esto puede parecer una tarea imposible.

Entonces, ¿cómo puede mantener la cordura en el proceso de producción de correo electrónico, mientras se asegura de que cada correo electrónico que envía esté configurado para generar los mejores resultados posibles?

Hay un secreto para mantener unidas las piezas móviles para dar forma a una máquina de marketing por correo electrónico bien engrasada: está creando un flujo de trabajo a prueba de balas con una colaboración fluida entre equipos. Nos unimos a nuestros amigos de Trello para incorporar todo lo que hemos aprendido sobre el proceso de correo electrónico perfecto en una plantilla de Trello que puede copiar y crear la suya propia y, en última instancia, hacer que su flujo de trabajo de correo electrónico sea más fluido.

Obtén la plantilla →

Verá que la plantilla de flujo de trabajo de correo electrónico está organizada por columnas que representan diferentes pasos del flujo de trabajo de correo electrónico. A medida que trabaja en una campaña, su proyecto se moverá desde la izquierda ( Nuevas solicitudes ) hasta la derecha hasta las etapas Enviada e Informes . Veamos cada paso del proceso con más detalle.

Nuevas solicitudes

Esta columna es su lugar para recopilar solicitudes de campaña de su equipo, así como su lugar para realizar un seguimiento de todos los proyectos que le gustaría abordar. Piense en ello como la acumulación de ideas y tareas pendientes del equipo de correo electrónico.

Gestione las solicitudes de campaña + mejore la colaboración con formularios

Si su equipo envía campañas para muchos equipos y partes interesadas diferentes, puede ser difícil mantenerse al tanto de las solicitudes. El uso de un formulario como ventanilla única para administrar las solicitudes lo ayuda a agilizar el proceso y facilita la recopilación de información clave sobre el objetivo, el tiempo y la audiencia de cada campaña.

En esta plantilla, usamos el encendido de Typeform para recopilar solicitudes de correo electrónico y canalizar información clave directamente a la columna Nuevas solicitudes de nuestro tablero de Trello. Genera automáticamente una tabla con datos clave sobre la campaña:

Elegimos Typeform para este ejemplo, pero siéntase libre de usar su herramienta de encuestas favorita para manejar las solicitudes.

Una vez que haya revisado una nueva solicitud (y haya obtenido respuestas a cualquier pregunta que pueda tener), puede mover la campaña al siguiente paso del flujo de trabajo.

Aceptado / en cola

Una vez que haya reunido toda la información crucial sobre los objetivos y los detalles de una campaña, puede moverla a la columna Aceptada . Una vez que una campaña llega a este paso del flujo de trabajo, le damos una fecha de vencimiento. Recomendamos configurar su fecha de envío (o la fecha de activación para correos electrónicos activados o transaccionales) como fecha de vencimiento. ¿Por qué? Si está utilizando el encendido de Calendario , puede ver todas las campañas futuras (y pasadas) en una sola vista de calendario. ¡Crear un calendario de correo electrónico nunca ha sido tan fácil!

Utilice etiquetas para realizar un seguimiento de los diferentes tipos de campañas que envía

Si está enviando muchos tipos diferentes de correos electrónicos (es posible que esté atendiendo a diferentes grupos de clientes, departamentos o productos), las etiquetas pueden ser una forma poderosa de estar al tanto de las campañas que cumplen con qué propósito comercial. Personalice sus etiquetas para que se adapten a las necesidades de su equipo .

Aquí en Litmus, buscamos lograr un equilibrio entre las promociones de contenido y las actualizaciones de productos, y las etiquetas de Trello nos facilitan detectar si una semana es demasiado pesada para una u otra.

En curso

Una vez que su equipo comienza a trabajar en la campaña, pasa a la columna En progreso .

Aquí es donde puede realizar un seguimiento de todas las tareas que deben realizarse para crear una campaña. En este ejemplo, dividimos las tareas en redacción, diseño, desarrollo y pruebas / control de calidad. Elija una lógica que funcione para su equipo.

También puede utilizar Trello para realizar un seguimiento de todos los documentos, enlaces y archivos que pertenecen a cada campaña. Por ejemplo, puede adjuntar un documento de Google con su resumen de correo electrónico o su copia de correo electrónico ( hay un encendido para ayudar con eso ), incluir un enlace a una vista previa en vivo de su correo electrónico o adjuntar el HTML de su correo electrónico.

Cree una lista de verificación para asegurarse de que su correo electrónico esté optimizado y detecte errores antes de enviar

Desde correos electrónicos que no se muestran correctamente hasta enlaces e imágenes rotos que simplemente no se cargan, hay muchas cosas que pueden salir mal con un correo electrónico, y cada error afectará el rendimiento de su campaña. Es por eso que el control de calidad exhaustivo de sus correos electrónicos es crucial, y una lista de verificación puede ayudar con eso.

Revisar una lista de verificación completa lleva tiempo, pero es fundamental asegurarse de que cada correo electrónico que envíe esté libre de errores. Así que nunca omita este paso del proceso. Nuestra plantilla incluye las comprobaciones de control de calidad de correo electrónico más importantes, pero siéntase libre de agregar otras que sean específicas para su equipo y sus correos electrónicos.

¿Está buscando acelerar este paso del flujo de trabajo del correo electrónico? Herramientas como Litmus Checklist pueden ayudarlo a automatizar las tareas que requieren más tiempo y mejorar la entrega y la efectividad de sus mensajes de correo electrónico.

Detecte los problemas antes de enviarlos con Litmus La lista de verificación de Litmus le brinda una verificación guiada de los elementos críticos que afectan el rendimiento del correo electrónico. Obtenga una vista previa de su correo electrónico en aplicaciones y dispositivos populares, valide que los enlaces, las imágenes y el seguimiento funcionen, y cree una experiencia de correo electrónico increíble en todo momento. Más información →

Esperando aprobaciones finales

Ahora es el momento de obtener la retroalimentación final y la aprobación de todas las partes interesadas. El encendido de aprobación de Trello le permite establecer revisores para cada proyecto, lo que facilita a los especialistas en marketing realizar un seguimiento de quién ya firmó una campaña y quién no.

¿Sus revisores tienen comentarios de última hora sobre su campaña? Puede realizar un seguimiento de los comentarios dentro de Trello, simplemente pida a los revisores que comenten en la tarjeta. O utilice Litmus Proof para permitir que todas las partes interesadas dejen comentarios y sugerencias directamente en un correo electrónico. Con Litmus Proof nunca ha sido tan fácil acelerar su proceso de aprobación y aumentar la colaboración.

Optimice su proceso de revisión de correo electrónico con Litmus Proof Con Proof como su herramienta centralizada para recopilar comentarios, puede mejorar la colaboración, obtener una mejor visibilidad y reducir los ciclos de revisión. Más información →

Una vez que su correo electrónico sea revisado y aprobado, puede moverlo a la columna Listo para enviar . Y una vez que haya presionado el botón Enviar, estará listo para mover la campaña a Enviados, una excelente manera de realizar un seguimiento de todos los correos electrónicos que su equipo ha logrado completar.

Tu trabajo no termina una vez que presionas enviar: Informes

Cuando su equipo está ocupado, su trabajo pendiente está lleno y está luchando por cumplir con la próxima fecha límite, es fácil olvidarse de sus análisis de correo electrónico. Pero la única forma en que puede mejorar las campañas futuras es observar de cerca qué funciona y qué no. Es por eso que debe hacer que los informes por correo electrónico sean una parte crucial de su flujo de trabajo de correo electrónico, y los recordatorios en Trello pueden ayudarlo a estar al tanto de sus tareas de informes.

¿Necesita un recordatorio para finalizar su informe mensual por correo electrónico? Puede usar el encendido de Butler para establecer automáticamente una tarea recurrente. Por ejemplo, configure Butler para que le recuerde esta tarea el primer lunes de cada mes.

¿Necesita un lugar para recopilar inspiración por correo electrónico o realizar un seguimiento de documentos importantes? También puedes hacer eso en Trello.

Además de cubrir los pasos clave de su flujo de trabajo de correo electrónico, también puede usar su tablero de Trello como una ventanilla única para recopilar ideas (verá una columna Inspiración en nuestra plantilla), o para realizar un seguimiento de cualquier documento clave como su estrategia de correo electrónico, guía de estilo, mejores prácticas internas de marketing por correo electrónico y más. ¿Necesita un lugar para realizar un seguimiento de las notas de sus reuniones semanales? ¿Un lugar para documentar los recursos industriales más útiles para su equipo? Gracias a la flexibilidad de Trello, puede hacer todo eso. Simplemente agregue columnas adicionales como mejor le parezca.

Haz tu propia plantilla

Cada equipo de correo electrónico es diferente y cada equipo de correo electrónico tiene sus propios procesos únicos. Esta plantilla es un excelente punto de partida para establecer y documentar un flujo de trabajo para su equipo. Personalícelo para reflejar las necesidades únicas de su equipo y comience a enviar correos electrónicos más efectivos.

Crea tu propio flujo de trabajo de correo electrónico en Trello →

¿Tiene algún consejo para usuarios avanzados de Trello que le ayude a optimizar el flujo de trabajo de su correo electrónico? ¡Nos encantaría escucharlos! Háganos saber en los comentarios a continuación.