Cómo usar la automatización de tareas: ejemplos y herramientas

¿Qué es la automatización de tareas?

La automatización de tareas es cuando el software completa una actividad de trabajo. Es un proceso por el cual una tarea se mueve a lo largo de un proceso para agilizar ese proceso y reducir la cantidad de trabajo manual requerido para realizar el trabajo.

Las empresas aplicarán la automatización de tareas para acelerar o simplificar los flujos de trabajo y los procesos comerciales. También elimina el aspecto de trabajo ocupado que puede producir agotamiento y baja moral. Con la automatización de tareas, los miembros del equipo pueden concentrarse en trabajos más importantes. También crea valor para su organización al permitir que los equipos se concentren en la innovación.

El software de gestión de proyectos puede automatizar el trabajo pesado para darle más tiempo para concentrarse en sus tareas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que personaliza los flujos de trabajo y tiene aprobaciones de tareas para controlar sus procesos comerciales. Establezca tantos disparadores para crear acciones como necesite y asegúrese de que el estado de una tarea solo pueda ser cambiado por alguien que usted autorice.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es cuando el software ejecuta un proceso basado en ciertos factores desencadenantes que resultan en acciones específicas. Pueden ser tareas, datos o archivos que pasan automáticamente de un estado al siguiente, según reglas predefinidas.

La automatización de los flujos de trabajo es importante porque mejora la eficiencia, aumenta la productividad y crea más precisión en el trabajo. Facilita la auditoría del trabajo, produce un mayor nivel de responsabilidad y mejora la satisfacción laboral al eliminar gran parte de las tediosas acciones requeridas en el propio trabajo.

Ejemplos de automatización de tareas

Tomemos un momento para ver qué puede hacer la automatización de tareas en una situación del mundo real. Aquí hay algunos ejemplos de automatización de tareas.

• Gestión de procesos comerciales: un software como ProjectManager puede automatizar flujos de trabajo y establecer aprobaciones de tareas para que solo aquellos con autoridad puedan cambiar el estado de una tarea de en proceso a finalizada.
• Marketing por correo electrónico: personalice los correos electrónicos para enviarlos en los cumpleaños de sus clientes u otras fechas importantes para construir relaciones más sólidas.
• Recursos humanos: puede automatizar la nómina para liberar a su departamento de recursos humanos para realizar otras tareas.
• Tareas administrativas: los pagos de facturas se pueden coordinar a través de aplicaciones bancarias para asegurarse de que sus proveedores, servicios públicos, etc., se paguen a tiempo.
• Publicaciones en redes sociales: existen aplicaciones que pueden ayudarlo a programar sus publicaciones en redes sociales en diferentes plataformas.

Esos son solo algunos de los trabajos que la automatización de tareas puede simplificar. Hay muchos más. Pero tener automatización de tareas requiere herramientas de automatización de tareas. Echemos un vistazo a algunos de los mejores en el mercado.

Las 3 mejores herramientas de automatización de tareas

La automatización de tareas es buena para los negocios. Si está buscando una herramienta que lo ayude a lograr sus objetivos y no tiene automatización de tareas, entonces probablemente seguirá buscando. Hemos investigado un poco para usted y tenemos algunas de las mejores herramientas de automatización de tareas del mercado.

1. Gerente de proyecto

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que le permite personalizar los flujos de trabajo y automatizar las aprobaciones de tareas. Puede crear flujos de trabajo automatizados para sus tareas y mantenerlos haciendo avanzar el proyecto en lugar de hacer un trabajo pesado.

Este software intuitivo no requiere experiencia en codificación. Es fácil de configurar con menús desplegables que le permiten configurar tantos disparadores y acciones como necesite para administrar el flujo de trabajo. La optimización de los procesos comerciales aumentará su productividad.

Puede configurar aprobaciones de tareas para que solo aquellos que usted decida que están autorizados a cambiar el estado de una tarea puedan hacerlo. La automatización de tareas de ProjectManager funciona a la perfección con el seguimiento en tiempo real y lo mantiene actualizado con alertas por correo electrónico y notificaciones en la aplicación.

2. Zapier

Zapier es un software que conecta sus aplicaciones y automatiza los flujos de trabajo. Es fácil de usar tanto para pequeñas como para grandes empresas.

El software elimina las tareas repetitivas al configurar la automatización. Se vincula a aplicaciones de uso frecuente como Dropbox, Google Drive, Slack y más.

3. Automatización de energía de Microsoft

Microsoft Power Automate es un software que agiliza las tareas y funciona a la perfección con otros productos de Microsoft, como Outlook. Puede reducir las tareas repetitivas y crear flujos de trabajo seguros para concentrarse en otras tareas más importantes.

No se requiere codificación. También hay una función de escritorio que es una herramienta de automatización de procesos robóticos. Registrará los pasos de su flujo de trabajo, que luego puede editar o usar para hacer un proceso automatizado.

Cómo utilizar la automatización de tareas en la gestión de proyectos

La tecnología se puede utilizar para ayudarlo a hacer más. Si se está atrasando en sus tareas, Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo puede ayudarlo la automatización de tareas.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En revisión: cómo usar la automatización de tareas para hacer más cosas

Jennifer dijo que le encanta la tecnología y que estaba emocionada de mostrar cómo las herramientas pueden ayudar a que la gestión de proyectos sea más productiva.

Se centró en una característica de la tecnología para este video tutorial, la automatización de tareas. Primero, explicó que la automatización es una técnica para hacer que un aparato, proceso o sistema funcione automáticamente. En otras palabras, la automatización es una forma inteligente de hacer más con menos tiempo, dinero y esfuerzo.

Probablemente haya utilizado parte de esta automatización, como software, aplicaciones, inteligencia artificial (IA), tecnología de juegos, plataformas móviles, lectores de tarjetas o códigos QR. Pueden hacer cosas como rastrear el kilometraje, escanear recibos, mapear viajes, pedir y entregar comida y seguir el progreso de un proyecto.

Entonces, estos son solo algunos de los ejemplos y, nuevamente, hay muchos de estos. Y estos son solo algunos destinados a generar algunas ideas sobre cómo puede usar la automatización de tareas para permitirle hacer más. Por lo tanto, si necesita una herramienta que lo ayude con la automatización de sus tareas, regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.

ProjectManager agiliza sus procesos con la automatización

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que automatiza y personaliza el flujo de trabajo para darle más tiempo para hacer lo que importa. Le mostramos cómo puede configurar disparadores que resultan en acciones e incluso configurar aprobaciones de tareas. Puede hacer tantos como desee y controlar sus procesos comerciales mientras libera a su equipo para que se concentre en lo que es importante.

Múltiples vistas de proyecto

Nuestras múltiples vistas de proyectos significan que puedes trabajar como quieras. A los gerentes les gusta planificar en diagramas de Gantt, los equipos a menudo prefieren listas de tareas o tableros kanban. Todos esos datos se comparten en tiempo real, por lo que hay una fuente de verdad y todos están siempre en la misma página.

Seguimiento del progreso en tiempo real

La automatización es importante, pero también lo es asegurarse de alcanzar los hitos que estableció en su plan. Nuestro tablero en tiempo real recopila datos en vivo y los convierte automáticamente en gráficos y tablas fáciles de leer para que pueda monitorear seis métricas de proyectos. No se requiere configuración. Es como tener un informe de estado al alcance de la mano.

Los informes se pueden filtrar y compartir fácilmente

Sumérjase aún más en sus datos con nuestros informes de un solo clic. Todos nuestros informes se pueden filtrar, lo que le permite concentrarse en lo que desea saber. Los informes también son fáciles de compartir, simplemente agregue un PDF a su correo electrónico o imprímalos. Se pueden enviar a las partes interesadas para mantenerlos actualizados sobre su progreso.

Hay mucho más que podemos hacer para agilizar sus procesos comerciales. Nuestras notificaciones por correo electrónico y alertas en la aplicación lo mantienen actualizado sobre cualquier comentario realizado o cuando se actualizó algo en el proyecto. Deje que ProjectManager haga el trabajo pesado para que pueda hacer mejor su trabajo. Comience hoy de forma gratuita.