¿Qué es el mapeo de dependencia de tareas en la gestión de proyectos?

No todas las tareas son iguales. Algunos se pueden hacer uno tras otro en secuencia, mientras que otros no pueden comenzar hasta que otro termine o comience. Esto se llama dependencia de tareas. El mapeo de dependencias de tareas es una técnica para aclarar esas dependencias de tareas para evitar demoras costosas.

Antes de cubrir el mapeo de dependencia de tareas, primero comprendamos qué significa dependencia en la gestión de proyectos y definamos los cuatro tipos diferentes de dependencias de tareas. Una vez que esté claro, explicaremos un mapa de dependencia y por qué es tan importante para los proyectos.

¿Qué son las dependencias en la gestión de proyectos?

Una dependencia es cuando algo requiere algo más para poder realizarse o prosperar. En su sentido más general, nosotros, como personas, dependemos de los alimentos, el agua y el aire para sobrevivir. Sin embargo, en términos de gestión de proyectos, cuando hablamos de dependencias, normalmente nos referimos a dependencias de tareas.

Las tareas son pequeñas parcelas de trabajo que juntas entregan el producto o servicio final de un proyecto. Son una forma de dividir el trabajo más grande en partes más pequeñas y manejables. Pero como hemos señalado, no todas las tareas son iguales. Así como se necesitan muchas piezas de diferentes tamaños para hacer un rompecabezas, en la gestión de proyectos, hay varias tareas que juntas entregan el proyecto.

Algunos proyectos siguen un camino directo, una tarea sigue a otra. Las dependencias de tareas ocurren cuando las tareas no se ejecutan tan fácilmente. Por ejemplo, no puede pintar la casa hasta que haya cavado los cimientos, colocado las paredes, etc. Es una de las últimas tareas en un proyecto de construcción y depende de que muchas otras se completen de antemano.

En términos de asignación de dependencias, primero debe identificar todas las dependencias de tareas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que le permite identificar y vincular las cuatro dependencias de tareas en nuestros potentes diagramas de Gantt. El mapeo de dependencias es entonces visible en la línea de tiempo del diagrama de Gantt. Esto evita que te sorprendan las dependencias de las tareas, que pueden retrasar los proyectos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Tipos de dependencias de tareas

Hay cuatro tipos de dependencias de tareas: fin a comienzo, fin a fin, comienzo a comienzo y comienzo a fin. Pero hay otras dependencias para explorar antes de que expliquemos esas dependencias de tareas.

Llegaremos a las dependencias de tareas, que son tareas que dependen de otras tareas en un momento. Primero, exploraremos otra forma de definir dependencias de tareas. La otra forma de ver las dependencias es cómo las tareas dependen unas de otras.

En este caso, definimos la dependencia de la tarea, ya sea un recurso, una persona, un proyecto o un equipo. Por ejemplo, una dependencia basada en recursos es una tarea que comparte los mismos recursos. Esa podría ser una tarea que requiere la misma pieza de equipo, lo que significa que una tarea debe completarse antes de que otra pueda comenzar.

Al igual que con las dependencias basadas en recursos, la dependencia de una persona es similar en el sentido de que solo un miembro del equipo puede hacer el trabajo y una tarea debe esperar debido a la falta de mano de obra. La gestión de la carga de trabajo es fundamental en tales casos para garantizar que tenga suficientes recursos que se asignen de manera inteligente.

Luego están las dependencias de tareas entre proyectos. Esto ocurre cuando se gestiona una cartera o un programa, que comparte recursos entre varios proyectos. El uso de software de gestión de carteras que muestra todos sus proyectos en una línea de tiempo permite a los gerentes tomar decisiones más perspicaces al asignar recursos.

Las dependencias de tareas entre equipos son cuando los equipos comparten recursos y la gestión de la carga de trabajo es clave para mantener estos equipos trabajando a plena capacidad. Estas cuatro dependencias se relacionan con la comprensión más común de las dependencias de tareas que tienen una relación predecesor-sucesor. Echemos un vistazo más de cerca a las dependencias que están relacionadas con las fechas de inicio y finalización.

1. Terminar para comenzar

Esta es la más común de las dependencias de tareas, ya que es la más utilizada en la gestión de tareas. Significa que una tarea debe completarse antes de que pueda comenzar la siguiente. Por ejemplo, en la construcción, los paneles de yeso no se pueden colocar hasta que se haga el marco.

2. Fin a Fin

Las dependencias de un extremo a otro son un poco más complicadas. Estas tareas no se pueden completar hasta que también se complete otra tarea dependiente. Encontrará esta dependencia de tareas cuando se trabaja en dos tareas simultáneamente, pero una no se puede terminar hasta que la otra también lo esté. Por ejemplo, los paneles de yeso y la instalación del sistema eléctrico en un edificio son dependencias de tareas de punta a punta.

3. Comienzo a Comienzo

Como sugiere el nombre, estas tareas deben comenzar juntas. Uno no puede empezar sin que el otro haya empezado, pero esto no significa necesariamente que al mismo tiempo. En un proyecto de construcción, tendrá que construir el andamio para pintar el exterior de un edificio, pero luego usar ese andamio para hacer el trabajo. Son dos tareas que están trabajando juntas.

4. De principio a fin

Nuestro último de los cuatro tipos de dependencias de tareas es probablemente el más difícil. De principio a fin significa que la siguiente tarea no se puede completar hasta que se haya completado la anterior. No solo se complica por la controversia, muchos creen que no debería usarse en el mapeo de dependencias. Un ejemplo de ello sería la construcción de un nuevo gasoducto, que no se ejecutaría hasta el cierre del antiguo.

¿Qué es un mapa de dependencia de tareas?

Ahora que comprendemos las diversas dependencias de tareas, veamos cómo se utilizan en la gestión de proyectos. El mapeo de dependencia de tareas es la creación de un mapa de dependencia de tareas, que es una representación visual de la cadena de dependencia de tareas en un proyecto. El propósito de identificar las tareas dependientes y el mapeo de dependencias es evitar los cuellos de botella que pueden ralentizar los proyectos y amenazar tanto el cronograma como el presupuesto del proyecto.

El uso de un mapa de dependencia de tareas permite a los administradores de proyectos discernir patrones de dependencia y ver cómo se puede distribuir el trabajo entre diferentes equipos. El mapeo de dependencias es una herramienta importante para evitar ineficiencias operativas y mantener la calidad de sus datos y comunicaciones a lo largo del proyecto. Los gerentes de proyecto usan el mapeo de dependencia de tareas para rastrear y administrar las dependencias

El mapeo de dependencias ayuda a los gerentes de proyectos a predecir con mayor precisión al identificar, visualizar y administrar las dependencias. Esto les permite ver los cuellos de botella antes de que sucedan y reasignar recursos según sea necesario para evitarlos. Sin saber con qué dependencias está lidiando, no hay forma de responder a ellas hasta que sucedan. En ese momento, su horario y presupuesto están en peligro.

Otros beneficios del mapeo de dependencia incluyen mejorar el flujo de trabajo y ayudar a establecer objetivos más realistas para los equipos y expectativas para las partes interesadas. El mapeo de dependencias también mejora los plazos de entrega y ayuda a crear una planificación y priorización de la capacidad más eficiente.

Cómo crear un mapa de dependencia

Ahora que comprende qué es una dependencia de tareas, los diferentes tipos y lo importante que es que haya un mapeo de dependencias en su proyecto, echemos un vistazo a cómo crear uno. Es una herramienta importante en la gestión del cambio. Sigue estos cinco pasos.

1. Identificar tareas

En primer lugar, debe conocer todas las tareas de su proyecto. Puede usar una estructura de desglose del trabajo para enumerar todos sus entregables y tareas. Sea minucioso e involucre a todo el equipo del proyecto para asegurarse de no omitir nada.

2. Asignar tareas a los miembros del equipo

Elija el miembro del equipo o el equipo adecuado para que se haga cargo de cada una de las tareas que identificó en el paso anterior.

3. Dependencias de notas

Ahora que tiene todas sus tareas y los miembros del equipo que son responsables de ejecutarlas, es hora de determinar cuáles son las tareas dependientes. Esto incluye todas las dependencias de tareas que describió anteriormente. Pero especialmente, las fechas de inicio y las fechas de finalización, ya que es imperativo elaborar un cronograma que evite los obstáculos y entregue en la fecha límite.

4. Agregar restricciones

Habrá limitaciones y riesgos inherentes al proyecto. Este es el momento de tenerlos en cuenta en su asignación de dependencia. Piense en los seis tipos principales de restricciones: alcance, tiempo, calidad, costo, recursos y riesgo. Tenga en cuenta cómo podrían afectar el proyecto y prepárese para responder rápidamente si aparecen.

5. Haz el mapa

Con toda la información que ha recopilado, es hora de ponerla en forma visual de un mapa de dependencia. Esto le permite ver todas las tareas y dependencias, así como cualquier restricción. Esto se compartirá con el equipo para que todos estén al tanto de las dependencias de tareas que están afectando el proyecto.

Cómo asignar dependencias de tareas con ProjectManager

El uso de software de gestión de proyectos es una forma más eficaz de mapeo de dependencias. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que lo ayuda a identificar y vincular tareas dependientes para evitar demoras costosas y entregar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Le mostramos cómo identificar todas sus tareas y vincular los cuatro tipos de dependencias con nuestros poderosos diagramas de Gantt. Ese plan se puede compartir con su equipo de proyecto.

Asigne tareas con múltiples herramientas de planificación de proyectos

Puede realizar asignaciones en el diagrama de Gantt, pero esa herramienta es más para los gerentes de proyectos que necesitan administrar más variables para programar y planificar mejor el proyecto. Los miembros del equipo usarán diferentes herramientas para ejecutar esas tareas, razón por la cual nuestro software tiene múltiples vistas de proyectos. Todas las vistas del proyecto comparten los mismos datos y se actualizan juntas en tiempo real. Los miembros del equipo pueden hacer su trabajo en sólidas listas de tareas o tableros kanban que visualizan el flujo de trabajo. Las partes interesadas pueden usar la vista de calendario para asegurarse de que se cumplan los hitos. Brindamos a todos la herramienta que necesitan para hacer bien su trabajo.

Verifique la carga de trabajo de su equipo con paneles en tiempo real

Mencionamos lo importante que es la gestión de la carga de trabajo y es por eso que tenemos herramientas de gestión de recursos para facilitar la incorporación y establecer la disponibilidad de su equipo. Luego, puede obtener una descripción general de alto nivel de su progreso y rendimiento en nuestros paneles en tiempo real. No se requiere una configuración que consume mucho tiempo como con las alternativas ligeras. Está listo para realizar un seguimiento de los costos, la carga de trabajo y más. Hablando de carga de trabajo, puede equilibrar la carga de trabajo de su equipo y mantenerlos trabajando a plena capacidad al ver nuestros gráficos de carga de trabajo codificados por colores. Es fácil reasignar recursos directamente desde el gráfico para aumentar la productividad.

También contamos con funciones de administración de tareas y administración de riesgos para ayudarlo a evitar costosas demoras. Nuestras funciones de informes le brindan una mayor perspectiva del estado del proyecto y la cartera, así como hojas de tiempo, variación y más. Además, si está administrando varios proyectos, use nuestras funciones de cartera, incluido un tablero de cartera y un gráfico de carga de trabajo para crear un mapeo de dependencia para compartir recursos de manera efectiva en todos sus proyectos.

ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que vincula los cuatro tipos de dependencias de tareas para ayudarlo a mantenerse al día. Nuestra plataforma colaborativa conecta a su equipo, ya sea que estén en la oficina de al lado o en una zona horaria diferente. Puede compartir archivos, comentar y más. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestra herramienta para alcanzar el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.