Plantillas, herramientas y técnicas de priorización de tareas

La priorización de tareas es una herramienta poderosa al ejecutar un proyecto. Hay tantas tareas diferentes que puede considerar si su equilibrio entre el trabajo y la vida se inclina hacia nunca tener tiempo libre. Pero los gerentes de proyecto entienden que la aplicación de métodos de gestión de tareas y gestión del tiempo aumentará la moral y la productividad del equipo.

Es por eso que es esencial comprender qué es la priorización de tareas, por qué es importante y cómo el software de gestión de proyectos puede ayudar a los equipos a trabajar de manera más eficiente al tiempo que brinda a los gerentes de proyectos funciones de seguimiento del tiempo que les permiten cumplir con el cronograma. Veamos cómo priorizar la lista de tareas de un equipo para garantizar que no se descuide nada crucial para el proyecto.

¿Qué es la priorización de tareas?

La priorización de tareas es cuando un gerente de proyecto revisa el trabajo asignado a su equipo y lo desglosa por urgencia. De esta manera, se priorizan las tareas más importantes y los miembros del equipo pueden concentrarse primero en las tareas más críticas. El director del proyecto debe determinar cuál de esas tareas se debe realizar primero.

Al dividir las tareas, los gerentes de proyecto tienen cuatro opciones. Pueden marcar la tarea como de alta prioridad, lo que significa que deben realizarse de inmediato debido a que están vinculadas a los objetivos comerciales o del cliente. La siguiente es la prioridad media, que son tareas importantes, pero con plazos que no son tan fijos como los de alta prioridad. Entonces, hay baja prioridad. Estos tienen plazos flexibles o son tareas perennes. Finalmente, hay tareas a largo plazo que pueden esperar hasta que todo lo demás se haya completado.

El software de gestión de proyectos es extremadamente útil cuando se trata de priorizar tareas. ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado que lo ayuda a dividir su proyecto en tareas manejables que cumplen con los objetivos del proyecto. Nuestra sólida herramienta de lista de tareas es una de las múltiples vistas de proyectos. Puede establecer la prioridad, la fecha de vencimiento y agregar etiquetas para que sea más fácil encontrar la tarea. Pero cada tarea también se puede comentar y adjuntar archivos. Incluso hay un estado para ver qué tan completa está la tarea en la que está trabajando. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué es importante priorizar las tareas en la gestión de proyectos?

La priorización de tareas es importante en los negocios o en cualquier trabajo que se realice, pero especialmente en la gestión de proyectos. En la gestión de proyectos, se trata de plazos, presupuestos y expectativas de las partes interesadas ajustados. La priorización de tareas toma lo que podría ser un proyecto rebelde y crea un camino para entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Pero hace esto mientras disminuye el estrés de su equipo y aumenta su productividad. Tener tareas específicas en las que trabajar en lugar de que todas ellas pesen mucho sobre sus hombros hace maravillas para el estado psicológico de un equipo. Tienen la flexibilidad para hacer las cosas importantes primero y luego pasar a las siguientes tareas.

Por supuesto, no solo es útil para el estado de ánimo de los miembros del equipo. La priorización de tareas significa que los gerentes de proyecto también pueden asignar tiempo en el que se puede probar el trabajo y detectar cualquier error temprano. Hay tiempo para hacer los cambios necesarios y cumplir con el cronograma en lugar de tener que regresar y reparar los problemas.

La gestión de tareas también brinda a los equipos el tiempo que necesitan para recuperarse de su trabajo y enfrentar nuevas tareas con un enfoque renovado. Cuando no está persiguiendo constantemente los plazos y agotándose a sí mismo y al equipo, hay tiempo para recargar sus baterías. Un equipo bien descansado es más productivo y puede resolver problemas complejos.

Priorizar tareas también es un antídoto para la procrastinación. Perder el tiempo acabará con tu productividad. Tener tareas programadas, priorizadas y administradas significa que nadie está sobrecargado, pero el trabajo todavía se puede hacer según lo programado. Esto significa que no hay tiempo para procrastinar ni siquiera para permitirse el lujo de hacerlo. Esto se debe a que la priorización de tareas mantiene a los equipos motivados al ver cuánto han logrado.

Técnicas de priorización de tareas

Está claro que la priorización de tareas es importante, pero ¿cómo se puede implementar? Ser capaz de distinguir las tareas de alta prioridad de las que se pueden dejar en un segundo plano no siempre es evidente. Para encontrar ese camino a través de la aparentemente interminable sucesión de tareas, existen técnicas de priorización de tareas. Éstos son algunos de los más populares.

1. Matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower lleva el nombre de Dwight D. Eisenhower, el 34º presidente de los Estados Unidos y general de cinco estrellas durante la Segunda Guerra Mundial. Estar en dos puestos de liderazgo de alta presión le enseñó mucho sobre la toma de decisiones y cómo priorizar tareas. Aprendió que hay problemas urgentes e importantes; los urgentes no son importantes y los importantes no son urgentes.

De esta idea surgió la Matriz de Eisenhower, que prioriza tareas por urgencia e importancia. Crea una caja dividida en cuatro cuadrantes. Verticalmente a la izquierda está "no importante" en la parte inferior e "importante" en la parte superior. En la parte superior del cuadro está "urgente" a la izquierda y "no urgente" a la derecha. Un gerente de proyecto colocará las tareas en uno de estos cuatro cuadrantes.

Las tareas que tienen plazos estrictos o consecuencias y deben realizarse ahora irán a la parte superior izquierda. Las tareas, donde la fecha límite no está clara pero aún es importante y debe programarse, irán a la parte superior derecha. En la parte inferior izquierda se colocarán las tareas que se pueden delegar. Necesitan terminar, pero son para un conjunto de habilidades diferente. Finalmente, en la parte inferior derecha hay tareas que puede eliminar. Son innecesarios para el proyecto en cuestión y solo distraerán al equipo.

2. Método “Cómete la rana”

La "rana" es una tarea desafiante, y comer la rana significa hacer esa tarea desafiante a primera hora del día. El método de comer la rana es una estrategia para priorizar tareas y aumentar la productividad. Ayuda a los gerentes de proyecto a identificar las tareas difíciles y eliminarlas a primera hora de la mañana. Luego puede pasar a la siguiente tarea.

La filosofía detrás de esta técnica de priorización es que las tareas grandes y difíciles se realizan temprano. Eso le da impulso y asegura que no deje las cosas difíciles en su mente todo el día. Esto es especialmente útil para aquellas personas que tienen toneladas de energía cuando comienzan el día y luego disminuyen.

El comienzo del día generalmente se dedica a revisar correos electrónicos o Slack y tal vez a una reunión diaria de pie. Todas esas tareas son útiles, pero no son urgentes. En el momento en que haya realizado estas tareas administrativas, a menudo habrá utilizado una gran cantidad de energía. Hacer las cosas difíciles primero significa que puede hacer el trabajo pesado después del almuerzo cuando está cansado de comer. Come la rana primero.

3. Método de Moscú

El método MoSCoW es un acrónimo de debe tener, debería tener, podría tener y no tendrá. Fue desarrollado en Oracle por el experto en desarrollo de software Dai Clegg para ayudar a su equipo a priorizar tareas al trabajar en lanzamientos de productos.

Antes de utilizar el método MoSCoW, el equipo debe reunirse con las partes interesadas para definir los objetivos del proyecto y acordar qué iniciativa debe priorizarse. Una vez que todos estén en la misma página, puede dividir su trabajo en partes más pequeñas y manejables dividiéndolo en las cuatro categorías del método MoSCoW.

Las tareas imprescindibles no son negociables y son de máxima prioridad. Las tareas "deberían tener" también son importantes pero no vitales, sin embargo, agregan valor al proyecto. Sería bueno incluir "Podría haber" pero tendrá un impacto menor en el proyecto si se excluyen. Las tareas "no tendré" no son importantes dentro del marco de tiempo específico en el que está trabajando.

4. Método ABCDE

ABCDE es un método de priorización que lo ayuda a determinar qué tareas son las más importantes y las menos importantes e incluso aquellas que se pueden eliminar porque son innecesarias. Es como una lista de tareas pendientes mejor organizada y constructiva.

Un gerente de proyecto y su equipo asignan una letra diferente a cada tarea según su prioridad. Las tareas “A” son aquellas con la prioridad más alta. Las tareas “B” son las que debe realizar, pero si no las realiza, no se producirá ningún daño grave al proyecto. Puede pasar a ellos después de que se hayan realizado las tareas A.

Las tareas "C" son aquellas que no están directamente relacionadas con el proyecto, pero, de nuevo, se pueden abordar después de que se completen las tareas A y B. Las tareas “D” pueden ser delegadas. De esa manera, puede concentrarse en las tareas A y las tareas D pueden ir a los miembros del equipo apropiados. Finalmente, están las tareas “E”. E significa eliminar. Estas tareas no importan, así que puedes dejar de hacerlas.

Plantillas de gestión de tareas

Existen otras herramientas que pueden ayudarlo con la priorización de tareas. Por ejemplo, ProjectManager tiene docenas de plantillas de administración de proyectos gratuitas para Word y Excel que puede descargar en nuestro sitio. Estas plantillas cubren todos los aspectos de la gestión de proyectos, desde el inicio hasta el cierre, y eso incluye herramientas para ayudarlo con la gestión de tareas. Aquí hay algunos.

Plantilla de seguimiento de tareas

Utilice nuestra plantilla de tareas gratuita para Excel para crear listas de tareas pendientes, comenzar a administrar un proyecto y realizar un seguimiento de su trabajo. Tendrá campos para nombrar la tarea, las dependencias y a quién está asignada. Luego agregue la prioridad y las fechas de vencimiento. Además, puede realizar un seguimiento de su progreso anotando su estado, fechas de vencimiento planificadas y reales.

Plantilla de lista de tareas pendientes

Una lista de tareas pendientes es una herramienta esencial de gestión de tareas. Nuestra plantilla de lista de tareas pendientes gratuita para Excel tiene todo lo que necesita para priorizar su trabajo. Enumera las tareas, las fechas de inicio y vencimiento, el progreso e incluso tiene una columna codificada por colores para mostrar el porcentaje completado de su trabajo.

Plantilla de priorización de tareas

Hablamos de la matriz de Eisenhower y nuestra matriz de priorización de proyectos gratuita para Excel es una. Se puede usar para priorizar proyectos si está administrando una cartera, pero es igual de útil si necesita priorizar tareas en un proyecto.

ProjectManager tiene herramientas sólidas de priorización de tareas

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a priorizar tareas mejor que una plantilla estática. Por un lado, no tiene que actualizar manualmente nuestro software. Tiene datos en tiempo real que mantienen a todos en la misma página y conecta equipos multifuncionales, ya sea que estén en la misma oficina o en diferentes zonas horarias. Debido a que nuestro software tiene múltiples vistas de proyectos, los gerentes pueden planificar y programar tareas en diagramas de Gantt y los equipos pueden ejecutarlas en listas de tareas, tableros kanban, hojas o vistas de calendario. Todas las vistas del proyecto se actualizan automáticamente en tiempo real para que todos trabajen siempre con los datos más actualizados.

Realice un seguimiento de las tareas de ruta crítica con diagramas de Gantt en línea

Antes de poder priorizar las tareas, debe organizarlas. Nuestros poderosos diagramas de Gantt le permiten programar tareas en una línea de tiempo para que pueda ver todo el proyecto en una pantalla. También puede vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar retrasos costosos e incluso filtrar por la ruta crítica para ver qué tareas se deben priorizar. Luego guarde su plan estableciendo una línea de base. Ahora puede realizar un seguimiento de la ruta crítica, el progreso y el rendimiento en tiempo real, comparando el esfuerzo real con el esfuerzo planificado. Si no está cumpliendo con los hitos, puede reasignar recursos para volver al cronograma.

Mida los costos con hojas de tiempo y gráficos de carga de trabajo

Por supuesto, puedes priorizar todas las tareas que quieras. Pero si no está prestando atención a los problemas de gestión de recursos, entonces su equipo no estará trabajando a su máxima capacidad y la productividad se verá afectada. Nuestras funciones de administración de recursos lo ayudan a realizar un seguimiento de los costos de mano de obra y la carga de trabajo del equipo. Una vez que cargue su equipo, puede agregar su tarifa por hora y disponibilidad, lo que facilita la asignación de tareas. Mientras trabajan, cambie al gráfico de carga de trabajo codificado por colores para ver las tareas de todos en un solo lugar. Si alguien está sobreasignado, puede reasignar su trabajo directamente desde el gráfico. Una vez que su carga de trabajo esté equilibrada, tendrá un equipo más productivo.

Hay otras formas de monitorear a su equipo para asegurarse de que estén ejecutando tareas alineadas con el cronograma. Para obtener una vista de alto nivel, use nuestro tablero en tiempo real, que muestra métricas como la carga de trabajo, las tareas y más en gráficos y cuadros fáciles de leer. No hay una configuración que consume mucho tiempo como con otras herramientas ligeras. Está listo cuando tú lo estés. También puede generar informes personalizables sobre hojas de tiempo, variación y más para obtener más detalles. Luego compártalos con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a priorizar tareas y realizar un seguimiento de ellas en tiempo real. Capacite a los equipos y obtenga la transparencia que los gerentes necesitan para eliminar los cuellos de botella y mantener a todos trabajando a plena capacidad. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para gestionar con éxito sus proyectos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.