La hoja de trucos fiscal completa basada en EE. UU. para desarrolladores de complementos y temas de WordPress

Publicado: 2018-06-20

Hay un viejo dicho “ en este mundo nada se puede decir con certeza, excepto la muerte y los impuestos ”. Mientras que el primero se puede posponer con ejercicio y una dieta saludable, el segundo no se puede evitar tan fácilmente. Los Estados Unidos tienen una serie de leyes fiscales a nivel federal, estatal y local que los desarrolladores de complementos y temas de WordPress deben conocer. Esta publicación hablará sobre las implicaciones fiscales de cosas como la subcontratación de trabajo, la incorporación de su negocio y los impuestos sobre las ventas.

Como ex contador que hizo la transición al desarrollo de complementos de WordPress, estoy familiarizado con lo complicados que pueden ser los problemas fiscales que enfrentan los desarrolladores. Incluso he desarrollado un complemento para ayudar con los informes 1099-MISC para afiliados y mercados de múltiples proveedores llamado WP1099. Como autónomo y propietario de una pequeña empresa, sé lo difícil que es hacer un seguimiento de las leyes fiscales en constante cambio, por lo que esta hoja de trucos se escribió para ayudarlo a comprender lo que debe hacer para cumplir con las autoridades fiscales.

Incorporación de su negocio

Muchas personas con un tema de WordPress o un negocio de complementos consideran el trabajo como un "trabajo secundario" y tienden a tratarlo como tal. Desafortunadamente, estos trabajos secundarios toman dinero real de clientes reales. Eso puede significar que su trabajo secundario puede terminar metiéndose en problemas legales si algo sale mal con un cliente.

La mejor manera de proteger sus activos personales es incorporar su negocio. Este no es un proceso difícil y, en muchos estados, es bastante económico.

La incorporación crea una entidad legal que está separada de la(s) persona(s) que la crearon. Con esta designación legal, los propietarios de la empresa generalmente están protegidos de la responsabilidad personal por las deudas de la empresa. Esto significa que si su empresa es demandada, sus bienes personales (su casa, automóvil, cuentas de jubilación, etc.) no se pueden adjuntar a la demanda.

¿Corporación o LLC?

Tanto las corporaciones como las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) ofrecen a sus propietarios la protección de responsabilidad personal descrita anteriormente. Cada uno tiene sus pros y sus contras, por lo que es importante elegir el tipo de entidad legal adecuado para su negocio.

Las LLC ofrecen varias ventajas que benefician a las nuevas empresas. Una LLC protege a los dueños de negocios de la responsabilidad personal por las acciones de la LLC. Tampoco tienen una estructura de gestión formal o requisitos de reunión formales como los que tiene una corporación. Además, los impuestos se pagan en la declaración de impuestos personal del dueño del negocio, lo que evita la “doble imposición” que pagan las corporaciones.

Las corporaciones, por otro lado, se gravan como entidades separadas, lo que crea lo que se denomina doble imposición. Esto significa que pagan impuestos sobre sus ganancias a través de su declaración de impuestos corporativos. Luego, los propietarios pagan impuestos sobre la parte de las ganancias que se les distribuye en su declaración de impuestos personal.

La elección entre una corporación y una LLC dependerá de varios factores. Sin embargo, en general, los autónomos y los “solopreneurs” querrán elegir una LLC. Si no está seguro de cuál es la mejor entidad legal para su negocio, comuníquese con un abogado de derecho comercial en su área.

Subcontratación de mano de obra

En la carrera de cada solopreneur, llega un momento en que te sientes abrumado por la cantidad de trabajo que tienes que hacer. Dirigir un negocio es un animal muy diferente a estar empleado. Como dueño de un negocio, usted usa todos los sombreros hasta que pueda permitirse el lujo de contratar a alguien para que haga parte del trabajo por usted.

Dirigir un negocio es un animal muy diferente a estar empleado. Como dueño de un negocio, usted usa todos los sombreros hasta que pueda permitirse el lujo de contratar a alguien para que haga parte del trabajo por usted.Tweet

Pero, ¿qué significa contratar a alguien? ¿Son empleados o son contratistas?

Según el IRS, debe examinar la relación entre el trabajador y la empresa para determinar si es un contratista independiente o un empleado.

Hay tres categorías que necesitan ser miradas.

Control de comportamiento: ¿Puede una empresa dirigir y controlar qué trabajo se realiza y la forma en que se realiza?
Control Financiero: Esto incluye cómo la empresa le paga al trabajador. Así como si el trabajador es capaz o no de poner sus servicios a disposición de un mercado más amplio.
Relación: ¿Existen contratos escritos que describan la relación entre la empresa y el trabajador? ¿La empresa proporciona al empleado beneficios como seguro, pensión, vacaciones o pago por enfermedad? ¿La relación se considera permanente o temporal?

Todos estos se consideran al determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente. Y cualquiera de ellos puede hacer que el trabajador sea clasificado como empleado.

Entonces, ¿cuál es el problema, verdad? Un empleado, contratista, ¿qué diferencia hace?

La diferencia es que si un trabajador se considera un empleado, la empresa (también conocida como el empleador) es responsable de cosas como los impuestos sobre la nómina, la compensación de los trabajadores en caso de una lesión en el trabajo y otros asuntos similares como el seguro médico.

Mientras que un contratista independiente es responsable de pagar sus propios impuestos, que se conocen como impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Un contratista independiente también es responsable de su propio seguro. Esto incluye seguro de salud, seguro de discapacidad a largo plazo, así como seguro de responsabilidad comercial que se utilizaría en caso de que surja una disputa legal en el curso de la actividad comercial.

Ejemplo de una relación de empleado

Un trabajador puede ser considerado un empleado si lo ha contratado con un salario fijo (o tarifa por hora), le proporciona beneficios de empleado, tiene la capacidad de dictar cómo trabaja (dónde debe trabajar, horas en las que debe estar disponible , el equipo que deben utilizar, etc.).

Por ejemplo, Sally es contratada por ABC Co., que diseña sitios web para clientes como diseñadora web principal. Su salario es de $50,000 por año y se espera que trabaje desde la sede corporativa de lunes a viernes de cada semana entre las 9 a. m. y las 5 p. m. Sally también obtendrá una nueva computadora portátil y software de ABC Co. que debe usar para todo el trabajo de la empresa. Recibe dos semanas de vacaciones pagadas al año, recibe un seguro de salud y una compensación de ahorros para la jubilación.

Sally es considerada una empleada.

Ejemplo de una relación de contratista independiente

Usemos el mismo ejemplo, con algunas modificaciones.

El diseñador web principal de ABC Co. estaba de baja por maternidad y uno de sus principales clientes tenía una actualización de diseño que debía realizarse en las próximas dos semanas. ABC Co. le pidió a Sally que hiciera el proyecto por $1,500. Sally puede hacer el trabajo cuando y donde quiera en su propia computadora portátil, siempre y cuando el trabajo esté terminado en dos semanas. ABC Co. no tiene objeciones para que Sally acepte otros clientes durante el mismo período de tiempo si así lo desea. Una vez finalizado el proyecto, ABC Co. no tiene la obligación de proporcionar ningún trabajo adicional a Sally.

Sally se considera un contratista independiente.

Tipos de contratistas independientes

Por lo general, puede encontrar los siguientes tipos de trabajadores en una relación de contratista independiente con otra empresa.

Trabajadores temporales que podría utilizar para un trabajo único. Por ejemplo, un diseñador gráfico para crear el logotipo y el membrete de su empresa.
Los afiliados se consideran contratistas independientes porque, por lo general, no existen reglas sobre cuándo o dónde deben trabajar, y su única paga se genera cuando traen negocios. Un vendedor asalariado, por otro lado, podría ser considerado un empleado.
Proveedores en mercados en línea como ThemeForest, CodeCanyon u otros sitios similares.

Informes 1099-MISC

Como empresa, no es responsable de pagar los impuestos sobre la nómina de un contratista independiente. Sin embargo, usted es responsable de informar los ingresos que obtuvo de usted al IRS si superó cierta cantidad en el Formulario 1099-MISC. En la mayoría de los casos, esa cantidad es de $600, sin embargo, podría ser tan poco como $10.

Espera, $10? Pensé que solo se requerían pagos superiores a $ 600 en un 1099-MISC.

En general, cualquier pago de regalías por un total de más de $ 10 por año debe informarse, mientras que la mayoría de los otros pagos deben sumar un total de $ 600 o más. Los pagos se consideran regalías cuando pagas a otra persona por su propiedad intelectual. Por ejemplo, cuando vende un tema en ThemeForest, ThemeForest vende su propiedad intelectual en su nombre. El dinero que te pagan se considera regalías. Mientras gane $10 o más durante el año, ThemeForest le enviará un 1099-MISC.

Para informar ganancias en un 1099-MISC, deberá recopilar la información del trabajador en un formulario W-9 del IRS. Siempre es recomendable solicitar esta información cuando el contratista comience a trabajar para usted. El IRS requiere que tenga esta información archivada antes de realizar pagos que excedan el umbral mínimo. Si el contratista se niega a proporcionar la información, la empresa debe retener el 28 % de los pagos y enviarlo al IRS.

Esto no es divertido para ninguna de las partes, por lo que es mejor asegurarse de que sus contratistas proporcionen la información W-9 por adelantado para evitar la situación desagradable de recibir un cheque más ligero de lo esperado.

Si el contratista no tiene su sede en los EE. UU., necesitará un W-8BEN como documentación de que no requieren un 1099-MISC.

Para facilitar un poco las cosas, si está contratando una corporación, no es responsable de informar sus ingresos en un 1099-MISC. Sin embargo, un W-9 identificará el tipo de entidad legal con la que está trabajando, por lo que es importante que cada trabajador llene el formulario.

El informe 1099-MISC es un tema que podría justificar su propia publicación en el blog (o una serie de publicaciones en el blog).

Impuestos sobre la nómina

Como empleador con empleados, debe retener los impuestos sobre la nómina de cada cheque de pago.

La fórmula básica para el cheque de pago de un empleado se parece a:

Pago bruto por el período de pago (salario o tarifa por hora x horas trabajadas)
Menos deducciones de impuestos sobre la nómina requeridas
Menos deducciones voluntarias de impuestos sobre la nómina

Por ley, los patrones deben retener los siguientes impuestos:

Impuestos federales. El monto a retener varía en función de la cantidad que gana el empleado. Consulte la Publicación 15 para obtener más detalles.
impuesto de la Seguridad Social. El importe total es del 12,4% (6,2% para el empleador y 6,2% para el trabajador).
impuesto de Medicare. El importe total es del 2,9% (1,45% para el empleador y 1,45% para el trabajador).
Impuesto estatal sobre la renta. La cantidad varía según el estado, así que consulte con las autoridades fiscales locales.
Impuestos locales. Las ciudades, los condados y otros gobiernos locales pueden tener impuestos sobre la renta adicionales que deben retenerse. Nuevamente, consulte con su gobierno local para obtener más información.

Las deducciones voluntarias de nómina incluyen cosas que el empleado ha acordado que se deduzcan de su cheque de pago. Esto puede incluir:

Primas de seguros de vida y salud.
Aportaciones a planes de jubilación.
Planes de compra de acciones para empleados.
Cuotas sindicales y otros gastos similares relacionados con el trabajo.

Similar a los requisitos de informes 1099-MISC, los impuestos sobre la nómina son un tema en sí mismo. Para muchas empresas, puede tener mucho sentido contratar a un contador o una agencia de nómina para que se encargue de los cálculos por usted. El simple hecho de aprender las reglas en constante cambio puede ser una distracción suficiente de su negocio que le impide hacer el trabajo que necesita para mantenerse en el negocio.

El simple hecho de aprender las reglas en constante cambio puede ser una distracción suficiente de su negocio que le impide hacer el trabajo que necesita para mantenerse en el negocio.Tweet

Finanzas empresariales

Cuando trabaje en su negocio de temas o complementos, es fácil usar su cuenta bancaria personal para cualquier ingreso y gasto relacionado con el negocio. Sin embargo, es importante que configure una cuenta bancaria separada que solo se use con fines comerciales.

Todos sus ingresos deben depositarse en esta cuenta, y cualquier gasto que tenga relacionado con su negocio debe pagarse con cargo a la cuenta.

Suscríbete y obtén una copia gratuita de nuestro libro.

11 técnicas comprobadas para aumentar su tasa de éxito de disputas de tarjetas de crédito en un 740%

¡Gracias por suscribirte!

- Acabamos de enviar su copia de '11 técnicas comprobadas para aumentar su tasa de éxito en disputas de tarjetas de crédito en un 740 %' a .

¿Tienes un error tipográfico en tu correo electrónico? haga clic aquí para editar la dirección de correo electrónico y enviar de nuevo.

Está bien poner dinero personal y eventualmente pagarlo usted mismo de la cuenta comercial. En realidad, eso es bastante común. Cuando se inicia un negocio, necesitará dinero, por lo que el propietario generalmente depositará dinero en la cuenta comercial. Esto se llama una inversión del propietario.

Cuando eventualmente necesite sacar dinero del negocio, es una buena idea poner los fondos directamente en su cuenta personal. Esto se llama sorteo de un propietario. Entonces, en este caso, te pagarás a ti mismo ($2,000), en lugar de pagar directamente por un artículo ($7.39 por un café en Starbucks).

Cuando evita usar su cuenta comercial para pagar artículos personales directamente, hace la vida mucho más fácil cuando llega el momento de hacer sus impuestos. En el momento de la declaración de impuestos, sabrá que los gastos e ingresos en su cuenta comercial son solo para fines comerciales. No hay necesidad de buscar docenas de otras transacciones personales en su extracto bancario al conciliar sus libros.

Impuestos de ventas

Es probable que su empresa venda un producto o servicio a sus clientes. En muchos casos, también hay impuestos sobre las ventas que debe recaudar.

En los Estados Unidos, no existe un impuesto sobre las ventas a nivel federal que se aplique en todo el país. La desventaja de esto es que los impuestos sobre las ventas que tenemos que recaudar varían de un estado a otro y, en algunos casos, de una ciudad a otra.

Para complicar aún más las cosas, cada impuesto local sobre las ventas se aplica a cosas diferentes. Por ejemplo, en algunas áreas los servicios no están sujetos a impuestos, mientras que los productos digitales sí lo están. Cada jurisdicción puede cobrar diferentes tasas de impuestos sobre las ventas en diferentes clases de artículos, por lo que el hecho de que algo esté sujeto a impuestos no significa que esté gravado con la misma tasa que todo lo demás.

Para obtener más información sobre las tasas de impuestos sobre las ventas, visite el sitio web del Instituto de Impuestos sobre las Ventas o la autoridad fiscal local.

IVA UE

El hecho de que sea una empresa con sede en los EE. UU. no significa que otros países no vayan a gravar las ventas que realice en sus jurisdicciones.

La Unión Europea cobra un Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) a la mayoría de las ventas que se realizan en la UE.

Pero espera, ¡no vendo en la UE, estoy ubicado en América!

Técnicamente, como proveedor de productos digitales para clientes en la UE, su empresa es responsable de cobrar el IVA y presentarlo a los gobiernos individuales. Sin embargo, el IVA no es un porcentaje fijo simple, ya que cada país tiene su propia tasa y su propia autoridad fiscal a la que debe someterse.

Si es una operación B2B, es posible que no necesite recaudar el IVA, ya que es responsabilidad del comprador pagar el IVA. Sin embargo, deberá recopilar y verificar el número de IVA del cliente para asegurarse de que no sea una persona que intenta evitar pagar el impuesto con un número de IVA falso.

El IVA no es un porcentaje fijo simple, ya que cada país tiene su propia tasa y su propia autoridad fiscal a la que debes presentarte.Tweet

Al igual que los impuestos sobre las ventas y los informes 1099-MISC, el IVA de la UE es un tema complicado que podría requerir su propia serie de publicaciones en el blog. Solo sepa que es su responsabilidad declarar y pagar el IVA a las autoridades fiscales europeas correspondientes. Sin embargo, usar una solución como Freemius para vender sus productos de WordPress lo libera de esa responsabilidad al manejarlo para su negocio.

Los impuestos son duros

Hay un dicho " si crees que contratar a un profesional es caro, espera a contratar a un aficionado ". Creo que ese dicho es especialmente aplicable cuando se decide si ocuparse o no de los asuntos relacionados con los impuestos comerciales por su cuenta. Hay multas por no presentar o retener suficiente dinero. Si eso no fue suficiente para asustar a alguien para que contratara a un contador fiscal profesional, también debe saber que las normas fiscales cambian todo el tiempo. Por lo tanto, incluso si tiene una buena comprensión de lo que su empresa es responsable este año, es muy probable que el próximo año traiga una serie de cambios completamente nuevos.

Si no está seguro de lo que su negocio es responsable desde una perspectiva fiscal, mi recomendación sería contratar a un CPA o contador fiscal para que lo guíe por el camino correcto.