La importancia de capturar datos a través de formularios (y 5 opciones de formulario para startups)

Todos necesitamos datos sobre los usuarios que más nos importan.

En muchos casos, para que estos datos precisos tengan un impacto en nuestros esfuerzos comerciales y de marketing, necesitamos tener formularios de datos para recopilar y capturar información directamente en nuestros sitios web. Esto ayuda a automatizar la recopilación de datos, lo que ahorra tiempo y crea informes más precisos.

Puede hacer esto a través de varios complementos que puede agregar al sitio web de su empresa según sus necesidades y la industria (más sobre esto en un momento).

Una vez que haya configurado un formulario y los usuarios comiencen a completarlo, puede exportar los datos que recopila el formulario (las respuestas a las preguntas que presenta) para poder sacar las conclusiones que impulsan los esfuerzos comerciales y de marketing.

Paso uno: ¿Qué información se debe recopilar?

Hay varias cosas sobre las que puede recopilar datos, desde información demográfica simple hasta respuestas a preguntas de tipo más cualitativo. Por supuesto, nunca querrá pedir demasiada información en los formularios web, pero estos son un gran lugar para obtener el tipo de información que realmente necesita para hacer crecer su negocio de manera específica.

Desea que las preguntas sean lo más fáciles de responder posible, lo que significa que querrá un formulario que permita múltiples tipos de preguntas. Graham Charlton ha presentado una guía completa sobre cómo hacer que los formularios web largos sean más fáciles para que los usuarios lo ayuden si necesita un formulario más complejo.

Para concentrarse realmente en lo que es más importante y por qué está haciendo la pregunta en primer lugar, considere lo siguiente:

• ¿Por qué beneficiaría esta información a su negocio?
• ¿Cómo utilizará la información que recopile? ¿Lo publicará, lo usará para hacer avanzar su negocio, ambos?
• ¿De qué tipo de usuarios espera obtener respuestas?
• ¿Cuántos formularios busca tener completos para tomar decisiones?
• ¿Cómo mantendrá su empresa las respuestas actualizadas y aprenderá nueva información a medida que esté disponible?

Una vez que tenga una idea de qué tipo de información le gustaría obtener de sus formularios, puede comenzar a conceptualizar cómo podría usar esos datos.

Paso dos: la importancia (también conocido como el POR QUÉ)

Hay tantas razones diferentes por las que puede utilizar formularios web para recopilar datos. Algunos de estos incluyen formularios comerciales, formularios de recursos humanos, formularios de pedido / solicitud, tickets de servicio, informes, captura de firmas, donaciones / recaudación de fondos, pedidos en línea, informes de gastos, documentos de salida y anexos.

Para obtener más información sobre estos diferentes tipos de formularios, puede leer el blog de HelpSystems aquí.

La forma en que utilice los formularios en su sitio será muy específica para su industria y sus necesidades generales; realmente no hay una talla única para todos. Afortunadamente, existen tantos formularios de complementos que tiene muchos para elegir y, por lo general, los adapta haciendo las preguntas correctas para obtener la información que desea.

Su primer objetivo es averiguar el QUÉ (preguntas, la razón para tener un formulario, qué información se necesita), y luego puede averiguar cómo recopilarlo y utilizarlo para su beneficio.

A continuación se muestran cinco de mis formularios favoritos de captura de datos.

5 tipos de complementos de formularios de captura de datos

Los cinco complementos siguientes capturan algunos de nuestros formularios favoritos, pero de ninguna manera son exhaustivos. Con tantas opciones, cada una tiene sus pros y sus contras, por lo que la decisión correcta variará según el negocio.

(1) Formas de gravedad

Gravity Forms es realmente un buen complemento para formularios si está utilizando WordPress. Es bastante económico (a $ 39 / mes) y se usa ampliamente.

Una de las mejores características de GravityForms es que se integra bien con las herramientas y el software existentes que puede estar utilizando en su sitio, incluidos PayPal, MailChimp, Campaign Monitor, Emma, ​​HelpScout y Stripe (entre otros). Es fácil de usar y tiene muchas opciones, lo que lo hace muy versátil.

He usado GravityForms personalmente y encontré la experiencia del usuario tan intuitiva que pude aprender a aprender yo mismo.

(2) MobileCause

MobileCause es un complemento increíble para organizaciones sin fines de lucro u organizaciones que buscan realizar cualquier tipo de recaudación de fondos o trabajo de caridad. Hay tarifas de transacción del 0% hasta una cierta cantidad (discutida con la organización), lo que significa que no solo puede hacer el trabajo de manera efectiva, sino que puede hacer más bien sin tarifas adicionales.

MobileCause ha trabajado con grandes organizaciones como GoodWill, City of Hope, Boys and Girls Club y Habitat for Humanity, lo que lo convierte en uno de los complementos de formularios más reconocidos (y funcionales) para el trabajo sin fines de lucro. Esta es otra forma con la que he trabajado personalmente antes, y el servicio al cliente fue realmente lo que me vendió.

(3) Ensamblaje de formularios

Cuando esté considerando plataformas de software o complementos para formularios, debe asegurarse de elegir una que se pueda integrar fácilmente con otros programas, herramientas y funciones que esté utilizando sin problemas. Esto es especialmente cierto cuando se trata de CRM o herramientas de comercio electrónico.

FormAssembly es uno de los mejores para esto, se integra con programas como Salesforce y es utilizado por nombres altamente reconocidos como Amazon, Harvard University y Ace Hardware. En su sitio, Form Assembly hace un caso sólido de que esta herramienta de formulario es ideal para muchas industrias diferentes, incluidas las de atención médica, universidades y organizaciones sin fines de lucro.

Con un generador de formularios de arrastrar y soltar que es altamente receptivo, esta plataforma es difícil de superar en todos los ámbitos. Nuevamente, he usado esta opción de formulario (sin embargo, a un nivel muy elemental) y descubrí que hace el trabajo.

(4) Formas Ninja

Ninja Forms es otro complemento basado en WordPress que es ideal para construir formularios. Puedes ver un video sobre cómo funciona aquí.

Tiene la opción de crear formularios simples o complejos (nuevamente, dependiendo del tipo de datos que esté tratando de recopilar), y tienen una variedad de diseños prefabricados para que pueda elegir.

Una vez que un usuario completa el formulario, tiene la opción de conectarlo con un CRM de su elección (como Salesforce, Insightly o Stripe) o inscribir a alguien en su lista de correo integrando su plataforma de marketing por correo electrónico (MailChimp, Emma, etc).

(5) FormStack

Por último, pero ciertamente no menos importante, tenemos FormStack. FormStack pretende hacer que diseñar, publicar, administrar y optimizar sus formularios sea más fácil que nunca.

Nuevamente, puede conectar sus formularios en línea a su software CRM actual, plataforma de marketing por correo electrónico o procesador de pagos. Con más de 40 integraciones, puede utilizar las principales aplicaciones como Salesforce, MailChimp y PayPal con facilidad. ¡Además, la prueba de 14 días para que la bola ruede no duele!

No he usado esta opción personalmente, pero sería mi elección para las empresas que buscan recopilar una gran cantidad de datos simplemente debido a la prueba gratuita de 14 días.

La comida para llevar

La recopilación de los datos que desea o necesita de sus usuarios puede ser fundamental para el marketing y el crecimiento de su negocio, y los formularios son realmente la forma de lograrlo.

Con tantas opciones, sabemos que puede ser un poco abrumador, pero la clave realmente es establecer qué tipo de datos necesita recopilar, qué tipo de software / complementos ya está utilizando (y necesita integrar) y de qué tipo. del complemento de administración de formularios es realmente el mejor en su industria.

Automatizar sus datos de esta manera puede ser abrumador al principio, pero los beneficios duran todo el tiempo que desee.

¿Tiene un complemento de administración de formularios favorito? ¿Para qué espera crear formularios en su sitio? Háganos saber en la sección de comentarios.

Amanda DiSilvestro es redactora de HigherVisibility , una agencia de SEO de servicio completo y colaboradora de ClickZ. Puede conectarse con Amanda en Twitter y LinkedIn .