El poder de una respuesta rápida: cómo la prontitud del correo electrónico salva el día

¿Qué pasaría si pudiera tener una mejor confianza y lealtad del cliente directamente al alcance de su mano?

Las empresas a menudo pasan muchos años tratando de cultivar esa confianza y lealtad. Desafortunadamente, muchas empresas pasan por alto la mejor manera de lograr este objetivo: elaborar una respuesta rápida a cada correo electrónico de los clientes.

La prontitud del correo electrónico puede salvar el día y realmente poner a su negocio (especialmente una empresa local) en el mapa. ¿Todavía no está convencido? Siga leyendo para descubrir nuestra guía completa sobre por qué es tan importante una respuesta rápida por correo electrónico.

Cortesía sencilla

A veces, la mejor razón para hacer algo es también la razón más simple. Y cuando se trata de por qué cada correo electrónico de un cliente necesita una respuesta rápida, gran parte se reduce a una simple cortesía.

Todos sabemos lo frustrante que puede ser cuando alguien no responde a un correo electrónico. Y muy pronto, estarás leyendo mucha intención en esa falta de respuesta. Puede pensar que la otra parte está siendo grosera, irrespetuosa y desdeñosa.

Esto es bastante malo cuando se trata de correos electrónicos personales o correos electrónicos internos de la empresa. Pero cuando se trata de clientes, no es probable que esperen eternamente una respuesta. ¡En cambio, es probable que lleven su negocio a su competencia!

Incluso si su correo electrónico es corto y directo (más sobre esto más adelante), reconocer rápidamente a los clientes es una forma de mostrarles cortesía y respeto.

Limpiar bandeja de entrada

Seamos realistas: a veces, no hay nada más estresante que descubrir cuántos correos electrónicos no leídos hay en tu bandeja de entrada.

Si no tiene cuidado, estos correos electrónicos seguirán acumulándose. Esto no solo perjudicará su productividad, sino que la simple vista de los números de su bandeja de entrada aumentando solo causará más estrés cada día.

¿Larga historia corta? Debe adquirir el hábito de responder los correos electrónicos (especialmente los de los clientes) tan pronto como lleguen. Los clientes generalmente esperan respuestas más cortas, por lo que no tomará mucho tiempo escribir una respuesta instantánea. Y mantendrá contentos a sus clientes mientras logra el sueño de todo trabajador: ¡una bandeja de entrada sin mensajes nuevos!

Apariencia de confiabilidad

Cuando se trata de su negocio y su marca, no es exagerado decir que su reputación lo es todo. Esta es la razón por la que las empresas invierten millones de dólares en campañas de marketing complejas: para construir su marca y mejorar su reputación. Pero una de las mejores maneras de construir su reputación no cuesta nada, y es proporcionar una respuesta rápida a todos los correos electrónicos de los clientes.

No importa cómo responda y cuánto (o qué poco) escriba, una respuesta rápida le dice a los clientes mucho sobre usted y su negocio. Muestra que eres rápido y confiable. Eventualmente, los clientes que noten su rápido servicio al cliente considerarán que su negocio es muy confiable.

Y esa confianza no provino de una costosa campaña de marketing. En cambio, todo se reduce a presionar el botón "enviar" de manera oportuna.

Mayor responsabilidad

Nos hemos centrado mucho en cómo una respuesta rápida por correo electrónico es beneficiosa para sus clientes. Pero también es beneficioso para ti porque te ayuda a hacer lo que creías imposible: elimina la procrastinación.

los esencia de la procrastinación se reduce principalmente a esas cuatro pequeñas palabras: "Lo haré más tarde". Pero cuando se trata de correos electrónicos de clientes, hacerlo “más tarde” es muy peligroso. En ese momento, su reputación ya se ha dañado y el cliente puede haber llevado su negocio a otra parte.

Sin embargo, imagina lo que sucede después de enviar una respuesta rápida como “Gracias por tomarte el tiempo de escribirnos. Voy a investigar su pregunta y responder lo antes posible”.

El cliente estará feliz de que hayas respondido tan rápido. Pero igual de importante, ahora ha hecho la promesa de investigar su problema. En lugar de olvidarse del correo electrónico o de su preocupación, se ha asegurado de que resolver su problema sea ahora una de sus prioridades inmediatas del día.

Y así, has vencido la procrastinación. Una respuesta rápida ayuda a aumentar su responsabilidad y reenfocar sus prioridades en torno a un mejor servicio al cliente.

Cómprate algo de tiempo

¿Cuál es el principal obstáculo para escribir una respuesta rápida a cada cliente? En algunos casos, es posible que le preocupe responder a los clientes que tienen preguntas complejas o problemas graves. Y la razón es que tomará algún tiempo elaborar la respuesta que merecen.

Pero como hemos señalado, una de las mejores cosas de una respuesta instantánea a los correos electrónicos de los consumidores es que puede ser corta. Y "corto" no significa "definitivo". Como mostró nuestro ejemplo anterior, simplemente puede agradecer al cliente por escribir y comprometerse a comunicarse con él lo antes posible.

Este tipo de correos electrónicos cortos de reconocimiento ayudan al cliente a sentirse visto y escuchado. Al mismo tiempo, la respuesta rápida le otorga algo de tiempo para buscar respuestas más completas a las preguntas e inquietudes de los clientes.

Desactivar situaciones volátiles

Hablando de preguntas e inquietudes de los clientes, aquí hay una verdad simple: sus clientes más felices y satisfechos son los que menos probabilidades tienen de enviarle un correo electrónico. En cambio, es mucho más probable que escuche de clientes que han tenido una experiencia negativa.

Debido a esto, una de las principales razones para enviar una respuesta rápida a los clientes es ayudar a calmar una situación volátil. En un nivel muy básico, esta estrategia funciona porque cuando un cliente ya está enojado, hacerlo esperar mucho tiempo por una respuesta solo lo enojará más.

Si quiere asegurarse de que su respuesta inicial suene apropiadamente neutral y respetuosa, puede usar una plantilla de correo electrónico y modifique su respuesta según sea necesario. Con plantilla o sin plantilla, su correo electrónico debe subrayar su respeto por el cliente y su deseo de resolver su problema.

En última instancia, es posible que no puedas hacer felices a todos. Pero responder rápidamente a las inquietudes de los clientes con cortesía y respeto es la piedra angular de un servicio al cliente de alta calidad.

Respuesta rápida a correos electrónicos: ¿Qué sigue?

Ahora sabe por qué es tan importante una respuesta rápida a los correos electrónicos de los clientes. Pero, ¿sabe quién puede llevar su marketing por correo electrónico al siguiente nivel?

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