La guía definitiva sobre facturación para personas influyentes y creadores de contenido

Publicado: 2021-04-16

Acabas de cerrar todo con tu última asociación de marca (¡felicidades!). El contenido está aprobado y está en la herramienta de programación de Instagram de Tailwind, listo para publicarse pronto.

Ahora solo necesita enviar una factura a la marca para que le paguen... Pero preguntas importantes pueden ralentizar este proceso: ¿A quién debe enviar la factura? ¿Había un número de orden de compra? ¿Cuáles fueron las condiciones de pago de nuevo? Mi pago está atrasado, ¿cómo debo comunicar esto?

Si facturar y recibir pagos a veces se siente como una tarea, no se preocupe, no está solo.

A menos que tenga un agente que se encargue de la facturación y los pagos por usted, puede tomar tiempo y energía y volverse incómodo. Esta guía está escrita para proporcionar consejos y trucos que facilitan la facturación para minimizar los problemas de pago.

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Enviar siempre una factura

El envío de su factura debe ser el primer paso para recibir el pago. Siempre. Incluso cuando una marca, agencia o plataforma de influencers dice que no es necesario, es importante que envíes tus propias facturas. ¿Pero por qué?

Como creador, diriges tu propia pequeña empresa. Es importante tener un registro de todas sus ganancias para propósitos de impuestos y lo que se le debe para que le paguen. Los especialistas en marketing trabajan con docenas o incluso cientos de personas influyentes. ¡No es raro que los pagos a veces se retrasen o se olviden!

El seguimiento de su factura es tan importante como su envío. Si solo envía unas pocas facturas, puede administrar el seguimiento en hojas de Excel o Google. Una opción perfecta creada por creadores para facturar marcas es una herramienta llamada Lumanu. También rastrea sus facturas por usted. Freshbooks y QuickBooks son excelentes si desea una funcionalidad de contabilidad más avanzada, como la capacidad de ejecutar informes de antigüedad de cuentas por cobrar.

Independientemente de la elección, es importante capturar los aspectos básicos al realizar el seguimiento: número de factura, fecha de vencimiento, monto y, por supuesto, la marca y la información de contacto de quién paga. Hacer un seguimiento de estos conceptos básicos garantizará un proceso de facturación fluido para usted y su socio de marca.

Acordar las condiciones de pago antes de la colaboración

Las condiciones de pago siempre deben incluir:

Cuando te van a pagar. Un término estándar es “30 días después de que se publique el contenido” (es decir, 30 días netos después de que el contenido se publique). Aunque a la mayoría de los freelancers les encantaría que les paguen de inmediato, es estándar que los departamentos de AP en la mayoría de las grandes empresas implementen un proceso de X días netos (generalmente 30, 45 o incluso 60 días).
Cómo te van a pagar. Asegúrese de que le pagan en sus términos. Agregue una cláusula simple en su acuerdo que diga algo como -> "el creador recibirá un pago según las instrucciones de envío en la factura". Los problemas comunes que enfrentan los creadores incluyen a) Un proceso de registro requerido con un software de pago que no se activa hasta que llega el momento de pagarle (agregando días hasta que le pagan) y b) Cuando una marca insiste en pagar a través de PayPal y lo hace. no cubrir los honorarios.
Cuándo (y a quién) debe facturar. Asegúrese de enviar la factura a la persona adecuada y en el momento adecuado. Es común que las marcas pierdan la pista de los pagos de los influencers y que estos se pierdan en la bandeja de entrada del correo electrónico.

Las marcas son cada vez más flexibles a la hora de pagar a los freelancers, especialmente a los influencers de las redes sociales. Las mejores marcas se dan cuenta de que la colaboración se trata de asociaciones y la flexibilidad puede ser muy útil. Es una buena idea proponer los términos y métodos de pago que prefieras cuando interactúes con una marca. En última instancia, al administrar su negocio, querrá elegir cómo administrar su contabilidad. Esto comienza con la facturación de las marcas a través de la solución elegida.

Qué incluir en tu factura de influencer

Hay algunos conceptos básicos para hacerlo bien al crear una factura profesional. Puede configurar una plantilla de factura, descargar una plantilla de factura gratuita o utilizar una solución de software para crear y enviar facturas profesionales (por ejemplo, Lumanu, Freshbooks, Quickbooks). Lo bueno del software es que ayudará a rastrear el estado de la factura y brindará opciones de procesamiento de pago rápido.

Si está utilizando una solución de software, ellos se encargarán de esto por usted. Estos son los campos estándar que debe incluir en todas sus facturas:

Número de factura y fecha: incluya la fecha en que se envía su factura junto con un número de factura único en la parte superior de su factura. Un número único garantizará que pueda realizar un seguimiento de los pagos y será útil a efectos fiscales.
Su nombre completo e información de contacto: incluya su nombre legal completo o el nombre de su empresa. También incluya su dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Por lo general, su socio los necesita para configurar el pago en su sistema.
La información de contacto de su cliente: El nombre de la empresa y la información de contacto del pagador (nombre y dirección de correo electrónico).
Descripción: nombre de la campaña o título de la publicación: encajan bien como elementos de línea en su factura. Asegúrese de seguir las instrucciones enviadas por su socio o pregunte cómo les gustaría que se presente en la factura. Las líneas de pedido pueden indicar el nombre de la campaña, los resultados e información adicional que haga referencia a sus publicaciones patrocinadas. Puede incluir algunos subtotales de elementos de línea: costo mensual, tarifa por hora o costo por publicación. Si tiene que incluir el seguimiento del tiempo para que se le pague por hora, incluya la tarifa por hora y el subtotal.
Cantidad: cerca de la parte inferior de la factura de tu influencer, agrega la cantidad total en negrita.
Condiciones de pago/fecha de vencimiento: asegúrese de facturar según las condiciones de pago acordadas. Los términos de pago incorrectos son la principal razón por la que no se pagan las facturas. Los términos suelen ser X días netos o una fecha de vencimiento específica. SIEMPRE incluya la fecha de vencimiento real para eliminar confusiones.
Métodos de pago: el software automatizado proporcionará una variedad de formas de pago (ACH, PayPal, tarjeta de crédito, etc.). Si está utilizando su propia plantilla de factura, deletree las instrucciones de pago en la parte inferior de su factura. Ofrecer a las marcas varias opciones de pago ayuda a garantizar el pago con menos molestias.

Cuándo enviar tu factura de influencer

Como regla general, puede enviar facturas cuando completa los entregables de la campaña o por adelantado (cuando firma el acuerdo). Lo que realmente haga dependerá de sus negociaciones con su socio. Comprenda el proceso AP de su socio, ya que es posible que deba ajustar el tiempo para que se ajuste a su proceso o que él ajuste su proceso para que se ajuste a su tiempo.

Algunos términos típicos para las colaboraciones de marketing de influencers son:

30 días netos después de que se complete la entrega de la campaña
Neto 30/45/60/90 días a partir de la fecha de la factura: a veces puede trabajar con su contacto para facturar antes de la finalización de la campaña con la fecha de vencimiento después de la fecha de entrega esperada
50 % por adelantado y 50 % neto X días (según lo anterior)

Mantenga el correo electrónico de su factura conciso y al punto. En la línea de asunto, asegúrese de incluir la palabra "FACTURA", su nombre y una breve descripción. Esto ayudará al destinatario a identificar su correo electrónico y saber priorizarlo. En el correo electrónico incluya la cantidad y la fecha de vencimiento.

Cómo y cuándo hacer un seguimiento

Perseguir el pago inicial puede ser frustrante e incómodo, otra razón para usar una plataforma como Lumanu, que hará un seguimiento automático de las facturas por usted y le dará visibilidad del estado de pago de las solicitudes pendientes.

Antes de que venza su factura : asegúrese de que su contacto haya recibido la factura. Pida confirmación de recepción cuando se envíe la factura.

Cuando su factura vence: envíe un recordatorio amable antes de la fecha de vencimiento, un recordatorio de que el pago vence en 3 días ayuda a garantizar el pago a tiempo.

Cuando su factura está vencida : los pagos atrasados ocurren por una variedad de razones. Los departamentos de cuentas por pagar administran el flujo de efectivo y, a menudo, cuentan con un sistema de pagos. Es importante hacer un seguimiento con los detalles, incluido el vencimiento del pago y las opciones de pago.

Qué hacer con los "complementos" y los cambios en el alcance

¡Impresionante, su socio de marca quiere pagarle más dinero! O quieren pedir más cosas que están fuera de su acuerdo de forma gratuita; no está de más preguntar.

Cuando esto sucede, tiene un par de opciones: crear y enviar otra factura o cancelar la factura original y actualizar y volver a enviar con el alcance ampliado y el nuevo monto en dólares. Deberá asegurarse de crear un nuevo número de factura y enviar una cancelación de la factura anterior para que se le pague el monto correcto.

Soluciones de facturación de influencers recomendadas

Diseñado específicamente para creadores: Lumanu se creó desde cero para satisfacer las necesidades de facturación de personas influyentes. Es compatible con iPhone y han hecho que la facturación sea tan simple como Venmo. Además, nos encantan sus ganancias del año hasta la fecha, el seguimiento y el panel limpio para rastrear fácilmente el estado de pago. Es gratis crear y enviar facturas y cobran una tarifa de procesamiento que es más baja que PayPal, y los pagos se envían directamente a su cuenta bancaria. Lumanu Payments es "solo con invitación", Tailwind se complace en ofrecer acceso especial a Lumanu Payments.

Funciones avanzadas para el pequeño imperio: vale la pena echar un vistazo a Freshbooks si necesita un software de contabilidad y contabilidad completo. Estamos hablando de informes de antigüedad de cuentas por cobrar, entradas del libro mayor e informes completos de pérdidas y ganancias. Las campanas y silbatos adicionales le costarán una tarifa mensual baja junto con costos de procesamiento de pago más altos en las facturas.

Para el trabajador independiente que lo hace por sí mismo: la mayoría de las plantillas "gratuitas" en línea que encuentre a través de un sitio web luego cobrarán por el procesamiento de pagos (tiene que ganar dinero de alguna manera). Si desea crear y enviar sus propias plantillas, le recomendamos obtener una plantilla de factura de Microsoft Office en Word o Excel. Siempre puede abrir en Google docs también si no es un usuario de Office.

Ejemplo de plantilla de Microsoft:

Facturación simplificada

Administrar su pequeña empresa como un profesional independiente creativo ahora es más fácil, ¡esperamos! Al ejecutar un proceso consistente para asegurarse de que los términos de pago se acuerden por adelantado y se envíen las facturas precisas, pasará menos tiempo preocupándose por perseguir el pago y más tiempo creando. Hay muchos recursos disponibles para ayudarlo a hacer crecer su negocio y, en última instancia, su marca.

¡Psst! Este Pin se hizo en segundos con Tailwind Create. ¡Pruébelo usted mismo!