21 habilidades de gestión del tiempo que todo profesional debe tener

Las habilidades de gestión del tiempo son críticas para el éxito.

Aprender a administrar su tiempo de manera efectiva lo ayudará a hacer más cada día de trabajo, aumentar la eficiencia y, en última instancia, aumentar el valor para su empresa.

En esta guía, te mostraré 21 habilidades de administración del tiempo que debes tener.

¿Listo? ¡Vamos a sumergirnos!

Las habilidades de gestión del tiempo más importantes

Entonces, ¿qué habilidades de gestión del tiempo son las más importantes?

1. Decir no.

En primer lugar, debe ser capaz de defenderse de los esfuerzos de los demás por utilizar su tiempo. Algunas tareas y responsabilidades en tu vida laboral no harán nada (o casi nada) para ayudarte a alcanzar tus propias metas.

Habrá clientes que no promuevan su negocio y deberes que no lo ayuden a aprender o crecer. Aprender a identificar estas posibles fuentes de pérdida de tiempo y decirles "no" puede ayudarlo a evitarlas, en lugar de dirigir su atención a las oportunidades que importan.

Este es uno de los consejos de gestión del tiempo más importantes para el trabajo, especialmente.

2. Establecimiento de metas.

También debe ser capaz de establecer y comprender sus propios objetivos. La gestión del tiempo puede significar diferentes cosas para diferentes personas, y si no está seguro de lo que quiere, no podrá probar en ninguna dirección definitiva.

Por ejemplo, supongamos que su objetivo principal es salir de la oficina a tiempo y, al mismo tiempo, realizar la misma cantidad de trabajo; si este es el caso, deberá concentrarse en mejorar su eficiencia.

Pero si su objetivo principal es mejorar la rentabilidad de su negocio, deberá optimizar su enfoque de manera diferente.

El establecimiento de objetivos también es importante a menor escala; por ejemplo, puede comprometerse a pasar tres horas menos en las redes sociales cada semana, para poder concentrarse en tareas más importantes.

3. Manejo del estrés.

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Todo el mundo se estresa en el trabajo, pero si sus niveles de estrés son demasiado altos, pueden afectar gravemente su rendimiento, lo que le impide concentrarse y, en algunos casos, hace que pierda días enteros debido a una enfermedad.

En consecuencia, controlar su estrés puede ayudarlo a administrar su tiempo.

Hay muchas estrategias que pueden reducir sus niveles de estrés, incluido el ejercicio físico, dormir más, la meditación y más tiempo libre.

4. Delegación.

Aprender cuándo delegar y cómo delegar es una de las habilidades de gestión del tiempo más importantes que deben dominar los profesionales.

Lo más probable es que haya tareas que haga todos los días que alguien con menos habilidades o con habilidades diferentes podría hacer igual de bien, y por menos dinero del que usted vale. También puede haber miembros de su equipo que tengan menos en su plato y puedan asumir el trabajo adicional. En estas situaciones, delegar la tarea es superior a intentar hacerlo uno mismo.

Asignar la tarea a la mejor persona posible y ser minucioso y claro en la descripción de la tarea puede ayudarlo a mejorar aún más.

5. Priorización.

La gestión del tiempo te obliga a priorizar adecuadamente. En términos generales, la mejor manera de hacer esto es evaluar tanto la urgencia como la importancia de cada tarea en su lista de tareas pendientes.

La urgencia se refiere a cuán apremiante es un asunto; ¿Es esto solo relevante en las próximas horas, o es algo que potencialmente podría esperar un mes? La importancia se refiere a qué tan vital es para su resultado final; ¿Te ayudará esto a alcanzar tus metas a largo plazo, o es trivial en el mejor de los casos?

Combinando estos factores, debería poder idear un sistema de pedidos que le permita abordar primero sus tareas más importantes.

6. Programación.

La programación puede parecer sencilla, pero hay dos elementos en la programación que pueden mejorar en gran medida la forma en que pasa su tiempo.

En primer lugar, está la lucha contra la Ley de Parkinson. La Ley de Parkinson es un adagio informal que establece que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”. En otras palabras, cuanto más tiempo dedique a una tarea, más tiempo le llevará realizarla; puede luchar contra esto programando agresivamente, con plazos ajustados.

En segundo lugar, encontrar el equilibrio entre rigidez y flexibilidad. Es importante programar tantas tareas como sea posible, para que sepa cómo planificar y ejecutar su día, pero también es importante dejar un margen de maniobra, en caso de que surjan nuevas prioridades o algunas tareas tarden más de lo previsto.

Este equilibrio será diferente para cada trabajo.

7. Enfoque.

Trabajará de manera más efectiva, completando tareas en menos tiempo, si esas tareas tienen toda su atención.

Si está distraído, aunque sea un poco, puede tardar hasta 23 minutos en recuperarse por completo. Del mismo modo, si intenta realizar múltiples tareas, disminuirá instantáneamente su efectividad en cada tarea que intente hacer malabarismos.

Aprender a concentrarse puede ser difícil, pero se vuelve mucho más fácil con la ayuda de la meditación consciente y cuando elimina las posibles distracciones en su entorno de trabajo.

8. Organización.

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No debería ser ningún secreto que las personas mejor organizadas terminan dedicando menos tiempo a las tareas. Saben exactamente dónde encontrar todos los archivos que necesitan y nunca pierden de vista cosas como notas de reuniones.

Existen métodos de organización que se aplican a diferentes áreas de su trabajo; por ejemplo, hemos escrito esta práctica guía sobre cómo organizarse mejor en Gmail. Sin embargo, las habilidades organizativas de alto nivel serán más útiles en general. Cree un sistema que se ajuste a su estilo de trabajo y sea coherente con él.

Un sistema adecuado de organización es uno de los consejos de gestión del tiempo más importantes para los estudiantes, específicamente.

9. Decisión.

Los esfuerzos de gestión del tiempo a menudo se ven obstaculizados por la indecisión. En algunas situaciones, es importante tomarse su tiempo, considerar todas las variables y solo finalizar su decisión cuando esté absolutamente seguro de ello.

En la mayoría de las situaciones, es mejor hacer una evaluación de alto nivel y luego avanzar en una dirección, ajustándose a lo largo del camino.

La decisión ahorra tiempo no solo porque le evita dudas excesivas, sino también porque le brinda la oportunidad de recopilar más información a medida que comienza su ejecución.

10. Paciencia (y oportunismo).

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Trabajar en las tareas más apropiadas y/o poderosas puede ayudarlo a usar su tiempo de manera más inteligente; esto a menudo requiere tanto paciencia como oportunismo. Por ejemplo, si está invirtiendo en bienes raíces, tendrá que saber qué tratos inmobiliarios dejar pasar, esperar su tiempo hasta aprovechar la oportunidad “perfecta”.

11. Motivación.

La productividad depende en gran medida de la motivación personal; las personas que están intrínsecamente motivadas siempre realizarán su trabajo más rápido (y de manera más completa) que sus contrapartes desmotivadas. Si eres capaz de motivarte lo suficiente, incluso cuando estás en un punto bajo, siempre podrás emplear tu tiempo de manera más eficiente.

El truco está en saber motivarse. Recuerda tus objetivos a largo plazo e intenta trazar una línea que conecte esta tarea con esos objetivos. También puede considerar recompensarse cuando se completa una tarea.

¡Experimente para ver qué funciona y asegúrese de consultar la lista de citas motivacionales para inspirarse!

12. Documentación.

La gestión del tiempo también requiere que documentes tu trabajo e ideas de manera eficiente. Por ejemplo, supongamos que se ha fijado una meta; ¿Has escrito este objetivo?

¿Lo estás rastreando? ¿O es simplemente algo que reside en tu imaginación? Los objetivos documentados tienen muchas más probabilidades de lograrse. Del mismo modo, querrá documentar su trabajo en curso de manera eficiente para mantenerse concentrado y trabajando productivamente.

Por ejemplo, querrá tomar notas detalladas de la reunión para poder consultarlas en el futuro.

13. Concisión.

El primero de los tres sellos distintivos de una comunicación eficiente es la concisión. Algunas personas intentan ahorrar tiempo apresurando sus palabras. En lugar de "perder" el tiempo pensando en su mensaje y editándolo a la perfección, se desparraman instintivamente y presionan enviar.

Sin embargo, esto es contraproducente. Escribir y hablar de forma concisa te llevará un poco más de tiempo, ya que tendrás que editar tu redacción, pero la inversión vale la pena.

Los destinatarios de sus mensajes no solo pasarán menos tiempo dialogando, sino que también evitará errores de comunicación, que son una fuente importante de pérdida de tiempo para todos los involucrados.

14. Claridad.

El segundo de los tres sellos distintivos de una comunicación eficiente es la claridad. La concisión lo ayudará a expresar su mensaje en menos palabras, pero la claridad eliminará las ambigüedades.

Por ejemplo, supongamos que hay un problema con un cliente insatisfecho que está tratando de resolver con un empleado. La frase “cuídate por favor” es concisa, pero también ambigua; ¿“cuídate” significa darle al cliente un descuento en su próxima compra? ¿Reembolsar el pedido? ¿O idear alguna solución por su cuenta?

Incluso si siente que la implicación es obvia, tomarse otro minuto para explicar las cosas puede ahorrarle muchos problemas.

15. Minuciosidad.

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El tercero de los tres sellos distintivos de una comunicación eficiente es la minuciosidad. La minuciosidad se trata de proporcionar información por adelantado, en lugar de enviarla por partes o dejar las cosas sin decir.

Esto es quizás más importante al hacer una solicitud o al asignar una tarea a uno de sus empleados; si su empleado no tiene todos los materiales que necesita para comenzar una tarea, se retrasará.

La minuciosidad, como la concisión, lleva más tiempo inicialmente, pero es una inversión; si se hace correctamente, le ahorrará mucho más tiempo del que cuesta inicialmente.

16. Estimación de tiempos.

La gestión del tiempo también significa aprender a estimar con precisión la cantidad de tiempo que llevará una tarea. Esto le ayudará de varias maneras.

Primero, podrá programar tareas y reuniones de manera más efectiva, asignándoles un intervalo de tiempo que no sea demasiado corto ni demasiado largo; esto puede ayudarlo a incluir más tareas en su jornada laboral sin abrumarlo.

Segundo, lo ayudará a aprender cuando esté trabajando de manera ineficiente; si excede significativamente su estimación de tiempo, sabrá que algo salió mal. La estimación del tiempo también puede ayudarlo a priorizar o aprender cuándo delegar; si una tarea te va a llevar mucho tiempo, pero no te ayudará a lograr tus objetivos, puedes encontrar la manera de salir de ella.

La estimación del tiempo es una de las habilidades de gestión del tiempo más difíciles de dominar debido a nuestra inclinación natural a subestimar la cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea.

En realidad, es un sesgo cognitivo conocido como la falacia de la planificación y nos afecta a todos.

17. Asignación de recursos.

La asignación de recursos también puede ayudarlo a completar tareas de manera más eficiente y perder menos tiempo. Los tipos de recursos que asigne dependerán de su función.

Por ejemplo, podría estar asignando empleados a diferentes tareas; si juega con las fortalezas de los empleados, podrá hacer más (como equipo) más rápido y dedicar menos tiempo a hacer correcciones.

También es importante no sobreasignar recursos, o terminará perdiendo el tiempo o dificultando otras tareas.

18. Delinear.

Hay muchas situaciones que requerirán sus habilidades de esquematización. En cada uno de ellos, el esquema servirá como un marco esquelético que guiará el resto de su trabajo. Si está escribiendo un libro electrónico, comenzar con un esquema de alto nivel de secciones y subsecciones lo ayudará a completarlo más rápido.

Si está organizando una reunión, delinear el curso de la reunión lo ayudará a mantenerse al día y perder menos tiempo. Al igual que con muchos elementos de esta lista, puede parecer un aumento en el gasto de tiempo, pero en última instancia es una inversión que le ahorrará tiempo a largo plazo.

19. Apertura al cambio.

La mayoría de las personas tienen cosas que les gustaría cambiar en su trabajo, como una cantidad abrumadora de correos electrónicos o sentirse siempre atrasados, pero son reacios a cambiar sus hábitos para marcar la diferencia.

El cambio engendra cambio, por lo que si desea mejorar sus habilidades de gestión del tiempo (y su experiencia laboral en general), debe estar dispuesto a adaptarse. Tenga la mente abierta sobre nuevas técnicas y nuevos enfoques, y no tenga miedo de cambiar su rutina principal.

Solo a través de estos ajustes aprenderá lo que realmente funciona.

20. Colaboración.

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La colaboración es una habilidad vaga para aprender, ya que puede colaborar de muchas maneras diferentes, en muchas tareas diferentes. Pero si quiere usar su tiempo sabiamente, necesita aprender a trabajar bien con los demás.

La buena comunicación puede ser de gran ayuda aquí, pero el fundamento más importante para una mejor colaboración es la adaptabilidad; diferentes personas tendrán diferentes preferencias, estilos y hábitos, y deberá hacer ajustes a los suyos para trabajar de manera eficiente con los demás. Aprenda cómo trabajan sus socios y atiéndalos cuando sea posible.

Para obtener ayuda, consulte mi guía sobre colaboración entre empleados.

21. Reflexión y análisis.

La mayor herramienta en su arsenal de gestión del tiempo es la reflexión. Piense en cómo está empleando su tiempo y mire los datos para analizar lo que va bien y lo que va mal. La mayoría de las personas ignoran las formas en que pierden el tiempo a diario y no entienden cómo es posible trabajar de manera más eficiente.

Al estudiar de cerca sus propios hábitos y buscar oportunidades, será mucho más capaz de encontrar nuevas salidas para el crecimiento. Solo asegúrese de tener una buena herramienta que lo ayude a seguir su progreso.

Medición de su progreso en la gestión del tiempo

Perfeccionar estas habilidades de gestión del tiempo mejorará la forma en que asigna y emplea su tiempo, pero ¿cómo puede estar seguro de que está progresando? ¿Realmente dedica menos horas a las tareas exigentes que ocupan su día?

Si no, ¿qué te detiene realmente?

La única manera de estar seguro es midiendo y analizando su progreso. Es importante realizar un seguimiento de cómo emplea su tiempo, cómo administra su trabajo y cómo mejora con el tiempo.

Existen muchas aplicaciones de administración del tiempo que pueden ayudarlo en esta tarea, pero una de las más efectivas (y más fáciles de aprender) es EmailAnalytics.

EmailAnalytics lo ayudará a rastrear cuántos correos electrónicos envía y recibe, sus tiempos de respuesta promedio y docenas de otras variables, todo con imágenes de datos útiles, para que pueda obtener intuitivamente nuevos puntos de partida.

Si está interesado en obtener más información sobre su propio progreso en la gestión del tiempo, ¡regístrese hoy mismo para obtener una prueba gratuita!