10 consejos de productividad y gestión del tiempo para diseñadores web

Los diseñadores web a menudo trabajan en varios proyectos simultáneamente. Se enfrentan a muchos desafíos, como administrar varios sitios web, administrar clientes difíciles, encontrar nuevos clientes, fijar el precio de su trabajo correctamente y mantenerse al día con las tendencias de la industria. Además de todo, también tratan de mantener una vida personal feliz y saludable.

Esto plantea un problema cuando se trata de priorizar tareas y mantenerse al día con los plazos, y según un estudio, la gestión del tiempo es un problema común entre los diseñadores web.

Para ayudarlo a encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, y para asegurarse de cumplir con los plazos, le mostraremos 10 consejos efectivos para la administración del tiempo.

Existe una amplia variedad de cosas que pueden afectar su tiempo, concentración y energía, y su estrategia de administración del tiempo debe tener en cuenta cada una de ellas. Empecemos.

No importa qué tan claramente deletree los términos del trabajo, proporcione un cronograma, explique cuáles son los entregables del sitio web o recuerde al cliente cuántas revisiones recibe. Si no lo tiene todo por escrito, ¿qué cree que hará su cliente una vez que comience el trabajo?

O vas a lidiar con una avalancha de llamadas y correos electrónicos que te controlan o vas a tener un cliente que quiere empujar los límites del acuerdo porque no hay un acuerdo oficial. Ambos resultados requieren que redirija su atención a otros asuntos que no sean sus proyectos.

Pero un contrato y una declaración de trabajo (SOW) que el cliente ha firmado y tiene en su poder le ayudarán a gestionar las expectativas y reducir sus ansiedades sobre el proyecto.

Si alguna vez ha tenido curiosidad acerca de cuánto tiempo realmente le lleva construir un sitio web, un rastreador de tiempo le quitará las conjeturas. Hay varias razones por las que debería preocuparse por esto.

Por un lado, puede programar proyectos con confianza y proporcionar a los clientes las fechas de entrega si sabe cuánto tiempo lleva completar cada tarea y fase.

En segundo lugar, al reservar tiempo para la duración real de una tarea en lugar de una estimación, no tendrá que trasladar el trabajo de un día a otro. Si puede hacer todo cuando lo programó, no sentirá que tiene que trabajar hasta tarde o los fines de semana para intentar ponerse al día todo el tiempo.

Además, el seguimiento del tiempo puede ayudarlo a determinar el precio de su diseño web. Si bien debe cobrar en función del valor y no de las horas, aún desea asegurarse de tener un margen de ganancia lo suficientemente grande integrado en sus precios para que no solo esté alcanzando el punto de equilibrio o, lo que es peor, perdiendo dinero en sus trabajos.

¿Alguna vez ha visto historias en línea sobre cómo personas "exitosas" como Richard Branson y Tim Cook se despiertan cuando todavía está oscuro y piensan: "Prefiero dormir hasta tarde para tener éxito"?

El problema con esta lógica de que levantarse temprano equivale al éxito es que no es realmente lógico.

Cada persona es diferente, lo que significa que debe levantarse cuando se sienta descansado, programar sus horas de trabajo cuando esté en el modo de concentración máxima y solo trabajar la cantidad de horas que pueda administrar razonablemente.

Siempre que no impida su capacidad para hablar con clientes o prospectos en tiempo real, no hay nada de malo en trabajar durante el horario ideal de su cuerpo y mente. No olvides tener en cuenta los descansos.

Esta es una gran parte de la Técnica Pomodoro. Dice así:

• Establece un temporizador de 25 minutos.
• Inicie el temporizador y trabaje en una sola tarea sin interrumpir su concentración.
• Cuando suene el temporizador, deténgase y tómese un breve descanso.

Este ciclo se repetirá cuatro veces. Al final de ese tiempo, podrá tomar un descanso más largo. Entonces empezará de nuevo.

Si bien 25 minutos es la forma en que esta técnica en particular acumula el tiempo, nuevamente, es importante encontrar su ritmo ideal y la cantidad de descansos. Es posible que descubra que 25 minutos es un tiempo demasiado corto para completar las tareas de su sitio web y sería mejor configurar el temporizador en 60 minutos. Mientras no pierda la concentración, está bien.

Tener un plan establecido para cada día es un truco útil para administrar su tiempo.

Sin embargo, en lugar de tomar su creciente lista de proyectos y elegir en qué trabajará un día a la vez, programe sus tareas con anticipación. Esto se aplica tanto al trabajo del proyecto como a todo lo demás que tenga lugar durante la jornada laboral.

Aquí hay algunos consejos para diseñar su horario:

• Establezca reglas basadas en su horario ideal: los días de la semana en que trabajará y la duración de cada día.
• Programe sus tareas más difíciles a primera hora del día cuando se sienta listo y listo para enfrentar un desafío. A esto se le llama comer la rana.
• Coloque las tareas de administración de su empresa en el calendario y establezca un horario predecible para ellas, de modo que se convierta en un hábito abordarlas en un día y una hora establecidos.
• Reserve ciertos días y períodos de tiempo en los que quiera estar en el teléfono haciendo llamadas de descubrimiento con prospectos o discutiendo los hitos del proyecto con clientes existentes.
• Agregue citas o actividades personales a su agenda que ocurran durante la jornada laboral.

Si programa todo y asigna el tiempo apropiado para todo, no perderá tiempo retrocediendo o estresado por algo que olvidó hacer.

Llevando esto un paso más allá, sería increíblemente beneficioso guardar las plantillas de proceso en su software de administración de tareas.

De esa manera, en el momento en que se inicia un nuevo proyecto, todo lo que necesita hacer es duplicar la plantilla del proceso, personalizar las tareas pendientes en función del trabajo y comenzar a completar las tareas.

Esto es útil para todas las áreas de su flujo de trabajo, desde encontrar nuevos clientes de diseño web hasta incorporarlos, así como para tareas de diseño web y actividades posteriores al lanzamiento. También puede crear plantillas para trabajos que no sean proyectos.

Uno de los mayores beneficios de esto es la pieza de familiaridad. Cuanto más estructurado y predecible se vuelva su proceso, más fácil será concentrarse en el aspecto creativo de su trabajo en lugar de en la logística de la gestión de tareas.

Otro beneficio de la creación de plantillas de sus flujos de trabajo es que le permite tomar procesos más grandes y más largos y dividirlos en tareas más pequeñas y manejables. Eso eliminará cualquier abrumador o intimidación de su trabajo.

Si su rastreador de tiempo le dice que más del 50% de su día laboral está dedicado al trabajo de administración, entonces es hora de reevaluar lo que está haciendo.

Ahora, tú tienes dos opciones. Puede subcontratar estas tareas necesarias de gestión empresarial a un asistente y otros proveedores de servicios profesionales o puede automatizarlas con software. Si su empresa es relativamente pequeña y está tratando de ahorrar dinero, comience con la automatización.

Hay toneladas de herramientas disponibles, muchas de ellas gratuitas, que lo ayudarán a automatizar tareas aburridas, molestas y que a menudo consumen mucho tiempo relacionadas con:

• Gestión contable y fiscal
• Programación de reuniones
• Examinar prospectos
• Creación de contrato
• Facturación
• Seguimiento y comunicación con el cliente
• Marketing de medios sociales
• Y más

Nunca estará 100% libre de administrar su negocio, pero puede hacer que consuma mucho menos tiempo con procesos automatizados.

Ya sea que sea diseñador web o desarrollador web, es probable que tenga un conjunto de herramientas que utiliza en cada trabajo.

Si es diseñador, esta caja de herramientas puede incluir:

• Una herramienta de estructura de alambre
• Bosquejo o Photoshop
• Algunos temas de WordPress flexibles y potentes que funcionan bien para su base de clientes
• Una colección de complementos de WordPress que son esenciales para el sitio web de cada cliente.
• Una herramienta de prueba en varios navegadores

Si es un desarrollador, su caja de herramientas puede incluir:

• Marcos y bibliotecas
• Un IDE
• Un entorno de puesta en escena
• Github
• Herramientas de prueba del navegador

Al crear una caja de herramientas que puede usar en cada trabajo, puede trabajar más rápido y producir mejores resultados, ya que no pierde tiempo tratando de buscar herramientas para usar. En cambio, puedes hacer lo que amas y simplemente crear.

La persona promedio pasa 7 horas en línea todos los días. Desafortunadamente, Internet y la gran cantidad de dispositivos desde los que trabaja están esperando para distraer o poner un obstáculo en su camino durante ese tiempo.

Dependiendo de dónde provengan sus distracciones, hay varias formas de lidiar con esto.

Lo primero es usar la configuración de tiempo de pantalla de sus dispositivos para establecer límites específicos de aplicaciones y comunicaciones. De esa manera, solo recibirá nuevos correos electrónicos, recibirá mensajes de texto o llamadas o verá notificaciones automáticas en los momentos que haya designado (es decir, cuando no esté ocupado trabajando).

También puede utilizar herramientas de bloqueo de distracciones más resistentes para su bandeja de entrada de correo electrónico, redes sociales y aplicaciones.

No se olvide de las distracciones en el hogar. Si tienes a otras personas a tu alrededor, hazles saber que una puerta cerrada u otra señal significa que estás en el ritmo y no puedes ser interrumpido.

Si bien puede minimizar la frecuencia o la urgencia con que los clientes se comunican con usted estableciendo claramente todo en un contrato y SOW, habrá ocasiones en las que necesitarán ponerse en contacto durante el transcurso de un proyecto.

Sabiendo que ese será el caso, configure un solo canal de contacto que puedan usar.

Al igual que con los otros consejos de administración del tiempo de esta lista, dedique tiempo a registrarse en ese canal una vez al día. Si programa 30 minutos al final de su jornada laboral, fácilmente podría estar al tanto de estos mensajes y recibir una respuesta oportuna.

No olvide ser proactivo con estas comunicaciones. Al programar registros con sus clientes en diferentes hitos a lo largo del proyecto, es probable que no haya tantos mensajes con los que lidiar a diario.

Ésta es siempre una técnica de gestión del tiempo difícil de dominar. Como creador, quieres poder decir "¡Sí!" a cada prospecto y cliente.

La realidad, sin embargo, es que en realidad sólo les estás haciendo un flaco favor al decirles "sí" si no tienes la capacidad de aceptar lo que te piden.

Ese podría ser el caso si se trata de un proyecto o una solicitud:

• Para un cliente que sabe que va a llevar mucho tiempo administrar
• Eso está más allá de sus capacidades actuales o fuera de su timonera
• Eso excede el alcance del trabajo y no se le pagará más por
• Tendrías que hacerlo además de tu carga de trabajo habitual
• No te interesa, pero te sientes mal por no poder ayudarlos.

En pocas palabras: si un prospecto, un cliente actual o uno anterior le presenta una oportunidad, analice detenidamente lo que implica el proyecto y sea realista acerca de su capacidad para asumirlo.

Si hay algún tipo de negociación involucrada, es decir, pierde dinero, su tiempo libre o su cordura, simplemente diga “no”. Y si no están dispuestos a aceptar un “no” como respuesta, entonces sabrá que hizo lo correcto.

Los clientes que quieren que les haga un buen trabajo comprenden la importancia de la gestión del tiempo y la productividad y no querrán comprometer eso.

No inició un negocio de diseño web, por lo que podría verse abrumado por la administración y gestión de su negocio, proyectos y clientes. Lo hizo para poder crear sitios web increíbles para las personas que los necesitan.

Con estos consejos de administración del tiempo y trucos de productividad, se liberará de parte de esa carga y, al mismo tiempo, optimizará la mayor parte del resto como sea posible. Si está listo para implementar estas estrategias, nuestra lista de los 9 mejores consejos de administración del tiempo para diseñadores web es su próxima parada.