9 mejores herramientas de gestión del tiempo para diseñadores web

Nuestro tiempo es precioso. Es el único recurso del que no podemos obtener más. Podríamos iniciar un debate filosófico sobre este tema, explorando los entresijos de esta declaración, pero nos centraremos en el aspecto profesional del tiempo. Más específicamente, lo valioso que es el tiempo cuando lo gastas en el trabajo.

Nos pagan por nuestro trabajo, por las horas que dedicamos a diferentes proyectos. Cada minuto perdido podría haberse gastado en ganar más dinero. Por eso la gestión del tiempo es muy importante.

Sin embargo, cuando se trata del tema de las herramientas de gestión del tiempo, existe una tendencia a centrarse principalmente en el seguimiento del tiempo y las herramientas de gestión de tareas. Sin duda, son una parte importante, pero también hay otras herramientas que pueden ayudarlo a hacer un uso más eficiente de su tiempo. Herramientas que cubren temas como comunicaciones con el cliente, eliminadores de distracciones y otros.

Las siguientes 9 recomendaciones te ayudarán a eliminar todas aquellas áreas en las que los profesionales y, en particular, los diseñadores web, pierden mucho tiempo.

Con una buena gestión del tiempo, obtendrá una gran cantidad de beneficios:

• Dedique más tiempo al trabajo del cliente en lugar de a las tareas administrativas no facturables.
• Deje de trabajar muchas horas o los fines de semana para ponerse al día.
• Haga más y hágalo en un tiempo mucho más corto que antes.
• Deje de tomar las cosas del día a día y comience a trabajar con una mentalidad a largo plazo.
• Optimice su flujo de trabajo y gestione proyectos simultáneos con mayor facilidad.
• Tenga más confianza al aceptar nuevos clientes, programar proyectos y cumplir con los plazos.
• Siéntete menos estresado y, a su vez, aumenta la concentración y la creatividad.

Dicho esto, una buena estrategia de productividad solo es útil si tiene las herramientas adecuadas para implementarla y administrarla. Entonces, echemos un vistazo a las aplicaciones que necesitará:

No importa si eres diseñador web o desarrollador web. Al trabajar en línea todo el día, está expuesto a distracciones donde quiera que vaya: correo electrónico, redes sociales, sitios de noticias, aplicaciones móviles y más.

Freedom le brinda la capacidad de decidir cuándo puede navegar libremente por la web, qué sitios web o aplicaciones están fuera de los límites y en qué dispositivos restringir su acceso. A diferencia de otras aplicaciones de bloqueo de distracciones, esta funciona en todos los dispositivos principales.

Un posible inconveniente es que requiere un poco de configuración si desea obtener buenos resultados. Por ejemplo, Freedom tiene cuatro extensiones de navegador diferentes para instalar:

• Una pantalla verde relajante
• Un botón de pausa
• Un botón de límite de tiempo
• Un botón de información

También tiene un par de cosas que deben instalarse si lo usa en su teléfono inteligente. Si bien viene con una lista de sitios web de distracción prefabricada y límites de tiempo diarios, también necesitará dedicar tiempo a crear su propia lista de distracciones para bloquear.

Pero, una vez que haya configurado esto, podría ser muy útil, y no solo para cuando esté trabajando. Por ejemplo, si desea limitar qué tan tarde o temprano puede revisar su correo electrónico del trabajo o iniciar sesión en las redes sociales, puede establecer horarios restringidos y hacer que sean recurrentes.

Por supuesto, una herramienta tan buena no será de uso gratuito. Freedom cuesta $ 6,99 al mes en el plan mensual, $ 2,42 al mes en el plan anual o una tarifa fija de $ 129 por acceso permanente.

Cuando se trata de correo electrónico, es posible que necesite controles más refinados.

Por ejemplo, ¿qué puede hacer para enviar un correo electrónico si su acceso a Gmail está completamente restringido? Con Freedom, puede "reanudar" un sitio restringido, pero no quiere adquirir el hábito de hacerlo.

En su lugar, puede utilizar Boomerang para Gmail. Es una extensión del navegador que agrega algunas funciones únicas de administración de correo electrónico a Gmail.

La característica principal de esta extensión es la pausa de la bandeja de entrada. Todos los mensajes que lleguen se mantendrán a un lado en una cola. Solo cuando reanuda la pausa en su bandeja de entrada, ve todo lo que ingresó.

Además, Boomerang le permite programar sus correos electrónicos para más adelante. También puede programar un correo electrónico para que regrese a su bandeja de entrada cuando esté realmente disponible para manejarlo o para enviarle un recordatorio si no lo ha resuelto por completo.

El mayor inconveniente de esta herramienta es que solo funciona para Gmail.

Boomerang tiene un plan gratuito, pero su uso es limitado. Será mejor que se actualice al plan Personal por $ 4,99 al mes si es usuario de Gmail o al plan Pro por $ 14,99 al mes si usa G Suite.

Los rastreadores de tiempo son herramientas útiles para la gestión del tiempo, aunque quizás no por las razones que podría esperar.

Sí, un rastreador de tiempo como Toggl le ayuda a controlar cuántas horas trabaja y adónde va su tiempo. Pero digamos que realiza un seguimiento de su tiempo durante un mes. Obtendrá datos más que suficientes para ayudarlo a determinar cuánto tiempo toman sus tareas más comunes.

Si sabe exactamente cuánto tiempo toma cada tarea de un trabajo a otro, puede programar sus proyectos con mayor precisión y, lo que es más importante, cumplir con los plazos.

Además, puede hacer un mejor trabajo para asegurarse de cobrar la cantidad correcta de dinero por cada trabajo en el que trabaja.

El único inconveniente de usar Toggl Track es que los análisis no están disponibles a menos que actualice a uno de los planes premium, que comienza en $ 9 al mes.

Harvest es otra opción de seguimiento del tiempo, pero tiene más funciones que Toggl. Por ejemplo, puede:

• Conéctese a su software de generación de propuestas / contratos y cree automáticamente facturas para los hitos de su proyecto.
• Integre con el software de administración de tareas y realice un seguimiento de su tiempo sin tener que salir de la aplicación.
• Genere facturas a partir de su tiempo registrado y envíelas automáticamente a través de su software de procesamiento de pagos.

Si bien Harvest es una gran herramienta para el seguimiento del tiempo y simplificará parte de su trabajo administrativo, es una mejor herramienta de gestión del tiempo para las agencias de diseño. Por lo tanto, si actualmente tiene un equipo trabajando para usted o tiene la intención de contratarlo en el futuro, esta es la herramienta de seguimiento del tiempo a considerar.

El precio es simple. Son $ 12 al mes por usuario.

A medida que encuentre clientes potenciales con los que trabajar y dedique tiempo a hablar con ellos sobre sus servicios de diseño web, eventualmente llegará a un punto en el que le pedirán una propuesta.

Ésta es solo una de las muchas herramientas que AND.CO puede proporcionarle para ahorrar tiempo.

En esencia, AND.CO es un software de generación de propuestas y contratos. También simplifica todo el proceso. Todo lo que necesita hacer es ingresar detalles sobre quién es el cliente, cuáles son los términos del acuerdo y firmarlo.

El software se encarga de prepararle el resto de la documentación legal. Entonces, esa es solo una característica para ahorrar tiempo.

AND.CO también viene con un temporizador incorporado.

Si recuerda asociar su tiempo registrado a un contrato abierto, puede crear facturas para sus clientes sin problemas. Si está facturando por hora, claro.

Incluso si no puede usar esa función de facturación, está bien. AND.CO puede generar facturas basadas en los pagos por hitos que estipule en sus contratos; esto incluye el depósito inicial y el pago final una vez finalizados los entregables del sitio web.

De cualquier manera, te ayudará a que te paguen por el trabajo que realizas.

AND.CO tiene un plan gratuito. Sin embargo, si actualiza y paga los $ 18 / mes, puede eliminar la marca AND.CO de sus contratos y también editarlos (en caso de que haya cláusulas adicionales que desee agregar).

Este es un tipo de temporizador diferente a los que hemos visto en esta lista. Pomofocus es un temporizador creado específicamente para ayudar a los diseñadores web a utilizar la técnica Pomodoro.

El temporizador funciona durante 25 minutos. Al final, tomará un descanso de 5 minutos. Harás tres intervalos de esto. En el cuarto, tendrás un descanso más largo de 15 minutos.

Solo tenga en cuenta que su horario es suyo para crearlo.

Tradicionalmente, la Técnica Pomodoro usa 25 minutos de encendido y 5 minutos de apagado. Sin embargo, si cree que 25 minutos no son suficientes para realizar una cantidad sustancial de trabajo de diseño, puede cambiar la configuración.

Esta herramienta es de uso completamente gratuito, así que pruébelo y vea si ayuda a mejorar su enfoque.

Float es una herramienta de programación de proyectos, por lo que es un poco diferente al software de administración de tareas.

Un diferenciador importante es que le permite poner tareas en su calendario con una cantidad específica de tiempo asignada a ellas. Con muchas aplicaciones de administración de tareas, todo lo que puede hacer es establecer una fecha de inicio y finalización, lo que puede dificultar la programación de la cantidad correcta de trabajo cada día.

Con Float, sus tareas ocupan tanto espacio en su calendario como realmente ocuparán durante su día laboral, por lo que puede apilar tareas y distribuirlas en varios días si es necesario.

Otra gran característica es la configuración del horario.

Puede ocultar sus fines de semana, para no tener la tentación de hacer un trabajo de “desbordamiento” en ese momento. También puede establecer un límite en la cantidad de horas que trabaja cada día. Si estás tratando de estar más concentrado y ser más productivo durante el día, darte un límite como este definitivamente te ayudará.

En términos de desventajas, Float no va a hacer mucho en términos de gestión de clientes, procesos o documentación. Se trata estrictamente de desarrollar su horario ideal y cumplirlo.

Si esto es algo con lo que siente que necesita ayuda y le gusta la forma en que le permite programar tareas, cuesta $ 6 al mes por usuario o $ 10 si desea agregar un rastreador de tiempo.

Es realmente importante utilizar una herramienta de gestión de proyectos para garantizar que las cosas no se escapen y que trabaje de forma más eficiente al gestionar numerosos clientes y trabajos simultáneamente.

Ciertamente, hay muchas opciones excelentes para elegir. Sin embargo, Trello destaca por su flexibilidad. He aquí por qué eso es importante:

Tomemos 2020, por ejemplo, donde el 82% de los trabajadores autónomos dijeron que la pandemia los obligó a cambiar su forma de trabajar. Si está utilizando una herramienta de gestión de proyectos que no permite que su negocio y sus procesos giren rápidamente, lo ralentizará.

Trello te permite trabajar de la forma que más te convenga. Puede organizar su documentación y tareas con tarjetas. También puede crear tableros de plantillas (a partir de plantillas prefabricadas o las suyas propias) que le ahorran tiempo al iniciar nuevos trabajos o llevar a cabo procesos en su totalidad.

Con una suscripción premium, puede desbloquear potenciadores de Trello y administrar sus tareas desde diferentes vistas, como un calendario o una línea de tiempo.

Los power-ups también le permiten integrarse con su otro software comercial, como Google Drive, Dropbox y Slack. Además, los Power-ups te ayudan a automatizar tus tareas más comunes en Trello.

Debido a que Trello es parte del conjunto de productos de Atlassian, incluidos Jira y Confluence, tendrá acceso a un conjunto completo de útiles herramientas de diseño web cuando se registre.

Trello se puede usar de forma gratuita y hay muchas cosas que puede hacer con el plan gratuito. Sin embargo, si desea utilizar esto para optimizar su tiempo, la actualización de $ 5 por mes para Trello Gold o $ 10 por mes para Business Class vale la pena.

Desde el momento en que comenzó su negocio de diseño web, probablemente estaba pensando en todo el software que iba a necesitar para administrar su negocio.

Es probable que su lista de herramientas haya crecido bastante desde entonces. Es por eso que es posible que ni siquiera esté pensando en su software empresarial cuando se trata de su estrategia de gestión del tiempo. Está tan acostumbrado a usarlos como soluciones independientes para la programación de citas o contabilidad u otras tareas administrativas mundanas.

Sin embargo, apuesto a que la mayoría de esas herramientas tienen una lista de integraciones y también apuesto a que Zapier está en la mayoría de esas listas.

Eso es porque Zapier puede ayudarlo a conectar procesos entre sus herramientas más utilizadas. Por ejemplo, si observa el siguiente panel de Zapier, verá que tiene "Zaps" (flujos de trabajo conectados) preestablecidos entre mis aplicaciones más utilizadas:

Si no puede encontrar un flujo de trabajo prefabricado, cree el suyo propio. Por ejemplo, aquí hay una forma en la que puede conectar su temporizador Toggl a su software de contabilidad:

Hay muchas posibilidades aquí, así que hazlo paso a paso. Haga una lista de las tareas de administración que más tiempo consumen y las herramientas que usa para realizarlas (si las hay). Luego, comience a revisar Zapier para ver qué puede hacer para automatizar esos flujos de trabajo que consumen mucho tiempo.

Zapier es gratuito para utilizar hasta 5 Zaps y 50.000 tareas. Cualquier cosa más que eso requerirá una actualización. Los planes mensuales comienzan en $ 19.99.

Como puede ver, existen muchas herramientas de administración del tiempo para los diseñadores web, incluso si no están creadas explícitamente para la tarea de seguimiento del tiempo.

Muchos de estos le ayudarán a concentrarse en su trabajo, evitar acciones y distracciones innecesarias que consuman el tiempo.

Ahora que ha comenzado a pensar de manera más creativa sobre cómo ser más productivo, es hora de hacerlo realidad.