9 consejos para reuniones efectivas (con lista de verificación gratuita)

Las reuniones pueden ser divertidas y altamente efectivas, pero una ineficiente puede ser una pérdida de tiempo, especialmente si está ocupado. En nuestra búsqueda continua de cómo ser productivo en el mundo laboral híbrido, es importante que cada reunión valga la pena y tenga un impacto positivo en su función. Desafortunadamente, a menudo ese no es el caso.

Ya sea que se trate de una reunión de equipo rápida o una que requiera una lluvia de ideas o una discusión estratégica, hay algunas reglas que puede seguir para que sea exitosa. Este es especialmente el caso ahora que muchos de nosotros estamos solo en la oficina durante una parte de la semana o trabajando de forma remota.

Las organizaciones dedican aproximadamente el 15 por ciento de su tiempo a reuniones y un tercio de esas reuniones se consideran improductivas, según la investigación de Zippia. Curiosamente, una encuesta realizada por Dialpad encontró que más del 75 por ciento de las personas prefieren programar reuniones en un día u hora determinados, siendo los lunes el día más popular para programar reuniones y los miércoles los más largos.

Dirigir una reunión exitosa

¡No basta con reunir personas en una sala (real o en línea) y esperar lo mejor! Hemos investigado mucho aquí en el DMI sobre cómo funcionan las reuniones y la mejor manera de llevarlas a cabo. Compartimos con usted aquí 9 consejos simples para ayudarlo a realizar una reunión efectiva (virtual o de otro tipo).

1. Establece una agenda clara

Cuando está hambriento de tiempo y tiene mucho que hacer (como la mayoría de los especialistas en marketing), una reunión sin un propósito es un lastre. Envíe una agenda antes de la reunión para que las personas sepan qué esperar y si necesitan preparar alguna información.

También puede mostrarlo en una pantalla o incluso imprimirlo (para una reunión cara a cara) para que las cosas avancen sin problemas. Esto es particularmente importante para las reuniones en línea donde las personas trabajan de forma remota y pueden no estar en contacto con una campaña o proyecto.

Ayuda a encaminar la reunión de nuevo si se va por la tangente o se divide en discusiones más pequeñas. Por ejemplo, puedes decir “Esa es una gran idea, pero no para este momento. Vamos a agregarlo a la próxima reunión X para su discusión”.

“Con demasiada frecuencia, las reuniones pueden salirse por la tangente y el propósito se pierde, lo que puede ser frustrante para los asistentes. El facilitador debe compartir una agenda con anticipación para que los asistentes vengan preparados y cubran lo que se necesita en el tiempo asignado y evitar que las reuniones se acaben”. Orla Stack, Directora de Recursos Humanos del Instituto de Marketing Digital

2. Conozca los resultados deseados

Desde el principio, debe saber qué quiere obtener de la reunión. ¿Estás buscando ideas? ¿Necesitas que te aprueben un presupuesto? ¿Es para brindar apoyo a los miembros del equipo en un proyecto desafiante?

Sea claro sobre lo que quiere y trabaje durante la reunión para asegurarse de obtener resultados de la misma. Los últimos minutos de la reunión deben usarse para repasar los siguientes pasos y asignar personas para que los lleven a cabo. Le ayuda a establecer un plan de acción claro que todos conozcan.

También debe asegurarse de que todos los invitados tengan un papel que desempeñar o estén involucrados en el equipo o proyecto. No pierda el tiempo de nadie si podría estar haciendo otras cosas.

3. Encuentra el entorno adecuado

Hoy, con el trabajo remoto e híbrido, las reuniones pueden tener lugar en cualquier lugar. La clave es decidir el mejor medio para la reunión, si en línea es suficiente o si necesita tenerlo en persona.

Las reuniones operativas se pueden gestionar rápidamente en línea. Por ejemplo, una puesta al día o un sprint diario o semanal del equipo se puede gestionar fácilmente haciendo una mesa redonda y dejando tiempo para cualquier consulta al final.

Las reuniones de creación de negocios también se pueden administrar de forma remota siempre que tenga una agenda clara. Use la pantalla compartida para compartir presentaciones, diapositivas o imágenes para ayudar a garantizar que todos tengan acceso a la información.

Las reuniones de dirección estratégica se centran en la reflexión, las nuevas ideas y la lluvia de ideas, por lo que probablemente se adapten mejor a una reunión en persona. Piense en los colegas que deben involucrarse y vea qué puede funcionar para todos. Debe haber espacio para adaptarse a las situaciones de las personas (como avisar con suficiente anticipación para que los trabajadores remotos puedan viajar a la oficina), pero no pierda de vista el propósito y los resultados deseados.

Lea : 'Cómo administrar un equipo remoto (y las herramientas para ayudarlo a hacerlo)'

4. Prepara puntos de conversación

Si está dirigiendo una reunión que requiere ideas o una lluvia de ideas, debe traer a la mesa los puntos de conversación clave. Estos estarán dirigidos por el proyecto y los resultados, pero pueden actuar como una hoja de cuna durante la reunión si encuentra que las cosas se están desviando del tema.

Podría hacer preguntas en una pizarra y pedirle a la gente su opinión. Por ejemplo, si se trata de una reunión para analizar una campaña de marketing que tuvo un rendimiento inferior al esperado, haga preguntas como "¿Qué le gustó de la campaña?" O "¿Qué podríamos haber hecho mejor?"

Esta técnica puede brindarle muchas respuestas, pero le brinda la oportunidad de ver si hay un consenso en la sala que puede usar para alimentar otras campañas o impulsar el rendimiento.

5. Da a todos la oportunidad de hablar

Si bien todos tienen un rol y un título de trabajo, estos pueden dejarse de lado por el bien de la reunión. Puede ser limitante tratar de innovar o crear estrategias si todos se apegan a sus propias competencias, por ejemplo, el gerente de marketing solo puede hablar de marketing.

Tenga en cuenta quién está en la reunión y deje que la gente hable. Recuerda que todos somos diferentes. Algunas personas son más vocales, mientras que otras pueden necesitar insistencia para dar opiniones. Tome la iniciativa y haga preguntas a los miembros del equipo si cree que no han tenido la oportunidad de contribuir.

A menudo se trata de manejar personalidades, por lo que si siente que una o dos personas dominan la conversación, cambie de rumbo haciendo preguntas o abriendo la palabra. En una reunión en línea, piense en tener la cámara encendida, ya que es más agradable, use el silencio para que la persona que habla pueda hablar sin interrupciones y use la función de "manos arriba" o equivalente para permitir que las personas hagan preguntas o participen.

“La preparación contribuye a una mejor colaboración en las reuniones y la persistencia en el seguimiento genera mejores resultados después de las reuniones” Ken Fitzpatrick, director ejecutivo del Digital Marketing Institute

6. Fomentar ideas y soluciones

Si su reunión es para encontrar soluciones o generar ideas, comience así. Antes de la reunión, pida a las personas que escriban 2 o 3 ideas.

Luego pase alrededor de la mesa y pida a las personas que compartan esas ideas. Después de cada uno, pida opiniones y comentarios y luego anótelos (o haga que lo haga la persona designada para tomar notas). No te centres en la persona que dice la idea, sino en la idea misma.

Podrías hacer lo mismo con las soluciones a los desafíos. Por ejemplo, “Nos cuesta involucrar a los jóvenes de 18 a 25 años, ¿qué podemos hacer para llegar a ellos?”

Al pedirle a la gente que haga esto con anticipación, les ha dado tiempo para prepararse y no ser tomados por sorpresa. También permitirá que las personas menos inclinadas a hablar tengan la oportunidad de expresar su opinión.

7. Ten en cuenta el tiempo

Es muy fácil que las reuniones se extiendan a lo largo del tiempo. Si ha puesto un intervalo de tiempo en la agenda de las personas, recuerde que han planeado otras cosas en torno a él, por lo que es su responsabilidad tenerlo en cuenta.

Comience a tiempo y termine a tiempo, sea constante y los demás se darán cuenta de que deben respetar el horario de la reunión. Se trata de generar consistencia y garantizar que las personas sepan qué esperar en cada reunión, es decir, ¡no se cruzará con otro trabajo ni hará que alguien se pierda el comienzo de otra reunión!

Si tiene una reunión más larga, incluya algunos descansos, incluso para revisar rápidamente el correo electrónico o recargar un café, ya que les da a las personas la oportunidad de refrescarse y reagruparse.

“Nunca he sido fanático de las reuniones largas apretadas en las oficinas. (Estar de pie durante las reuniones) es una forma mucho más rápida de ponerse manos a la obra, tomar una decisión y cerrar el trato”. ricardo branson

8. Defina claramente los siguientes pasos y acciones

El resultado final de una reunión exitosa son pasos y acciones claros. Tómese el tiempo al final de cada reunión para aclarar los próximos pasos. Además, asegúrese de terminar con una nota positiva para que todos se vayan sintiéndose llenos de energía.

Esto debería implicar una tarea y luego alguien asignado a esa tarea. Deje que todos en la reunión contribuyan o si es obvio que cierta tarea es parte del rol de alguien, simplemente diga "¿Está bien si le asigno esa X?"

Después de la reunión, es importante compartir notas o resultados para que no haya problemas de comunicación y todos estén al tanto de las acciones de las que son responsables. Puede ser útil tener las notas en un documento o carpeta compartida para que todos puedan realizar un seguimiento de las últimas actualizaciones.

En palabras de Dave Behan de DMI, "uno de mis enfoques clave en las reuniones de proyectos es registrar tareas/resultados directamente en nuestro sistema de gestión de proyectos, ya sea para mí o para otra persona. Recogeremos esas acciones en el proyecto reuniones de revisión y esto garantiza que se les dé seguimiento y que los elementos no se escapen".

También debe incluir plazos para que las personas tengan un cronograma para trabajar. Si no se logra se puede discutir en la próxima reunión cuáles fueron las barreras y ver si esa persona requiere apoyo u orientación.

9. Pide retroalimentación

Si bien puede pensar que una reunión salió bien o que las actualizaciones diarias son muy productivas, es posible que otros no sientan lo mismo.

Elija una línea de tiempo con la que se sienta cómodo y pídales comentarios a las personas. Un mes suele ser un buen lapso de tiempo para dar a las personas la oportunidad de evaluar la eficacia de una reunión.

No presiones a nadie para que dé su opinión, simplemente ábrelo a todos y dale un giro positivo. Por ejemplo, “¿Hay algo que crea que haría que estas reuniones fueran mejores o más útiles para usted?”

También vale la pena ver a cuántas reuniones asiste la gente, como una auditoría de reunión. Algunas personas prefieren tener no más de tres reuniones al día para ser productivas. Así que pregúntese, ¿a las personas les resulta difícil trabajar y asistir a las reuniones?

Si es así, podría ser contraproducente y conducir a un desequilibrio que provoque estrés o agotamiento. En DMI instituimos una política de "miércoles sin reuniones" para ayudar a nuestro equipo a equilibrar el trabajo en el tiempo de reunión versus el trabajo de escritorio.

Lea : '10 estrategias para manejar el agotamiento' para obtener algunos consejos en esta área.

Llevar a cabo una reunión exitosa: lista de verificación

Las reuniones son una forma eficaz de fomentar la colaboración, comunicarse con los miembros de su equipo y generar nuevas ideas. Sin embargo, puede ser fácil desviarse y con el tiempo, lo que significa que una reunión no es tan efectiva como podría ser.

Aquí hay una lista de verificación útil que puede usar para ayudar a llevar a cabo reuniones exitosas.

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