Cómo crear una hoja de ruta del proyecto (ejemplo incluido)

Debido a todos los componentes de un proyecto, es fácil que un gerente de proyecto se pierda en los detalles y pierda de vista el panorama general. Pero, ¿cómo puede ver todo el panorama del proyecto para asegurarse de que va en la dirección correcta? Mejor aún, ¿cómo puede explicar fácilmente a las partes interesadas cómo se desarrollará su proyecto sin tener que desglosar todo el plan de gestión del proyecto?

Una hoja de ruta del proyecto es la mejor manera de resumir el qué, el por qué y el cómo de su proyecto en un documento fácil de entender que se puede compartir con cualquier persona. Una hoja de ruta de gestión de proyectos es una herramienta única que tiene un propósito diferente a otros documentos de proyectos similares, como un acta de constitución del proyecto, un gráfico de hitos o un plan de proyecto.

¿Qué es una hoja de ruta del proyecto?

Una hoja de ruta del proyecto es una descripción general que establece los hitos, los entregables y los objetivos del proyecto. Su objetivo principal es proporcionar una representación visual de alto nivel de la línea de tiempo del proyecto y explicar sus fases. Debido a que actúa como una guía, la hoja de ruta del proyecto también es una excelente herramienta de comunicación que se puede utilizar para mantener informados a los interesados ​​en cualquier punto del ciclo de vida del proyecto.

Es el documento general que habla de la estrategia del proyecto y por qué se está empleando esa estrategia. Por lo tanto, la hoja de ruta del proyecto ayuda a los gerentes de proyectos a garantizar que todos los que trabajan en el proyecto comprendan el plan del proyecto, independientemente de en qué parte estén trabajando.

Debido a su simplicidad, las hojas de ruta de proyectos se utilizan comúnmente como herramientas de gestión de carteras de proyectos. Son muy útiles para los administradores de programas que necesitan supervisar varios proyectos simultáneamente. Con las hojas de ruta de los proyectos, pueden realizar un seguimiento de sus carteras de proyectos con facilidad.

La siguiente imagen muestra la herramienta de hoja de ruta del proyecto de ProjectManager que se utiliza para administrar una cartera de proyectos.

En la columna del nombre de la tarea, los administradores de programas pueden enumerar su cartera de proyectos y hacer zoom en cada proyecto para ver sus fases, tareas e hitos. Además, pueden seguir el progreso de cada tarea en tiempo real y comunicarse con los miembros del equipo.

Cómo crear una hoja de ruta del proyecto

En pocas palabras, una hoja de ruta del proyecto extrae información de su plan de proyecto para proporcionar una descripción general de su proyecto. La hoja de ruta del proyecto debe ser visual y manejable en longitud, de modo que pueda ser fácilmente digerida por todas las partes interesadas y los miembros del equipo involucrados en el proyecto. Si puede caber en una página, mejor aún. Piense en la hoja de ruta del proyecto como si fuera un mapa real. Le muestra a usted y a los miembros de su equipo todo el paisaje y pone su viaje en contexto.

Los componentes clave que necesitará para hacer una hoja de ruta del proyecto son los siguientes:

1. Resumen del proyecto

El objetivo principal de cualquier hoja de ruta del proyecto son las metas y objetivos de alto nivel del proyecto. No es necesario entrar en muchos detalles aquí, ya que las metas y los objetivos de su proyecto se explican en el acta de constitución del proyecto.

2. Riesgos del Proyecto

Indique los principales riesgos del proyecto que podrían hacer que su proyecto fracase o comprometer los elementos principales del plan del proyecto, como el alcance, el cronograma, las metas, las expectativas de las partes interesadas, la garantía de calidad, etc.

3. Resumen del horario

Dado que la hoja de ruta de su proyecto es una línea de tiempo visual de su proyecto, desea incluir una descripción general del cronograma. Esta descripción general del cronograma solo incluirá los hitos y entregables clave de su proyecto. También puede usar diagramas de Gantt para obtener una representación más detallada de la programación de su proyecto.

4. Dependencias

Nuevamente, solo desde una vista de alto nivel, tenga en cuenta los entregables importantes del proyecto y cómo están conectados. Crear la hoja de ruta de su proyecto con una herramienta de software de diagrama de Gantt que le permita vincular dependencias es la forma más fácil de representar dependencias.

5. Recursos

Tenga en cuenta los recursos que necesitará para realizar el proyecto. Estos incluyen los recursos humanos como su equipo de proyecto y los recursos físicos como equipos, materiales, etc.

6. Personas clave

Haga una lista de las personas clave en el equipo del proyecto y cómo comunicarse con ellas.

7. Reunión de lanzamiento

Conozca la hoja de ruta de gestión de proyectos y asegúrese de que las expectativas sean claras para todas las partes interesadas. (Asegúrese de tener preparada una agenda para la reunión inicial).

8. Tareas y asignaciones

Otro aspecto de la hoja de ruta del proyecto es la propiedad. Eso significa que se describen los roles y responsabilidades de todos los involucrados en el proyecto. La hoja de ruta del proyecto define quién está haciendo qué y luego se puede realizar un seguimiento de esas tareas y entregables. El software de gestión de proyectos le permite asignar tareas y utilizar herramientas de colaboración en equipo para facilitar este proceso.

Por supuesto, no todo se puede definir con tanta precisión, razón por la cual la hoja de ruta del proyecto tiene algo que se llama "tiempo difuso". Esta es una técnica de planificación de proyectos que permite que las tareas que no se pueden precisar claramente residan en un espacio de tiempo más flexible. Ahora están identificados y pueden ser rastreados sin temor a que se queden entre las grietas.

Ejemplo de hoja de ruta del proyecto

Para ilustrar mejor cómo crear una hoja de ruta del proyecto, echemos un vistazo más de cerca al ejemplo de la hoja de ruta del proyecto que mencionamos anteriormente.

La imagen de arriba muestra una hoja de ruta de gestión de proyectos finalizada. Ahora veamos cada uno de sus componentes.

• Fases del proyecto: La imagen de arriba muestra las etapas de "desarrollo" y "prueba" del "proyecto Tannen Tech". Están representados en la línea de tiempo del proyecto con las líneas azul y roja respectivamente.
• Hitos: Los íconos de diamantes representan los hitos del proyecto que marcan el final de cada fase.
• Tareas: Cada barra representa una tarea. Nuestra herramienta de hoja de ruta le permite realizar un seguimiento de su finalización con un porcentaje. También puede especificar los entregables del proyecto asociados con cada tarea.
• Dependencias: las flechas en la herramienta de hoja de ruta representan las dependencias entre tareas.
• Personas clave: puede asignar cada tarea a los miembros del equipo del proyecto que son responsables de ellas.
• Fechas: Las fechas son un componente crítico de las hojas de ruta del proyecto. Nuestra herramienta de hoja de ruta le permite establecer fechas para las tareas, hitos y fases de su proyecto.

Como puede ver, nuestra hoja de ruta del proyecto es muy similar a un diagrama de Gantt, pero la principal diferencia es que puede usar nuestra vista de diagrama de Gantt para crear una versión más detallada de proyectos individuales, mientras que nuestra herramienta de hoja de ruta del proyecto funciona mejor para la gestión de la cartera de proyectos.

Sugerencias para la hoja de ruta del proyecto

Aquí hay algunos consejos que creemos que pueden ser útiles al crear una hoja de ruta del proyecto:

• Debe comunicar rápida y fácilmente los objetivos y metas generales del proyecto.
• Las expectativas de las partes interesadas se gestionan asegurándose de que todos los involucrados en el proyecto comprendan la razón básica del proyecto.
• La comunicación es uno de los aspectos fundamentales de la hoja de ruta de un proyecto, y debería poder hablar con todos en el proyecto.
• La hoja de ruta del proyecto es una herramienta para ayudar a tomar decisiones importantes. Al mirar hacia atrás en la hoja de ruta del proyecto, el objetivo principal del proyecto es claro y esa información informará su toma de decisiones.
• La hoja de ruta del proyecto es un documento de gestión de proyectos versátil que se puede consultar a lo largo del ciclo de vida del proyecto, por lo que es importante mantenerlo actualizado. En cierto sentido, es un informe de estado general para aquellos que necesitan una actualización.
• Asegúrese de que la hoja de ruta del proyecto sea realista o, de lo contrario, habrá retrasos, sobrecostos y no se cumplirán las expectativas de las partes interesadas.
• Los miembros del equipo siempre deben compartir su progreso con el resto del equipo del proyecto para mantener a todos en sintonía y no corromper la integridad de la hoja de ruta del proyecto.
• No es lo mismo una hoja de ruta de un proyecto que una hoja de ruta de un producto. Aunque ambas son herramientas de planificación visual, las hojas de ruta de productos se utilizan específicamente para fines de desarrollo de productos.
• Aunque puede usar nuestra plantilla de hoja de ruta del proyecto o usar herramientas de diseño gráfico, deberá actualizar esos documentos estáticos cada vez que cambie su hoja de ruta de gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos automatiza este proceso y le ofrece características que las plantillas de hoja de ruta del proyecto no pueden ofrecer.
• Las hojas de ruta del proyecto también funcionan si está utilizando una metodología ágil para administrar su proyecto. Hay hojas de ruta ágiles que son compatibles con su proyecto ágil.

Herramientas de hoja de ruta del proyecto

Como hemos discutido anteriormente, las hojas de ruta del proyecto condensan la información del plan del proyecto y el cronograma del proyecto en una descripción general de alto nivel. Para ello, deben incluir objetivos, hitos, recursos y tareas del proyecto.

Estas son muchas cosas para realizar un seguimiento y mostrar en un formato fácil de entender que se puede compartir con todo el grupo del proyecto y acceder en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto. Esto puede ser abrumador sin las herramientas adecuadas. Por esta razón, los gerentes de proyectos necesitan un software de gestión de proyectos que tenga las funciones adecuadas de planificación de hojas de ruta.

Hay muchos productos de software de gestión de proyectos que abordan una o algunas partes de este todo más grande. La lucha es encontrar una solución integral que pueda actuar como una herramienta de planificación, que tenga una plataforma colaborativa que no solo ayude a compartir la hoja de ruta del proyecto, sino que simplifique que los equipos actualicen su estado y luego realicen un seguimiento de los hitos del proyecto para asegurarse de que estoy manteniendo el horario.

Nuestro software de gestión de proyectos tiene las funciones para la gestión diaria de proyectos, pero también los trazos generales necesarios para componer una hoja de ruta de proyecto para proyectos individuales o gestión de cartera de proyectos. Nuestros diagramas de Gantt en línea brindan una descripción general de alto nivel del proyecto, así como un lugar para recopilar y asignar tareas que luego pueden actualizar los gerentes de proyecto y los miembros del equipo en cualquier lugar y en cualquier momento.

El tablero en tiempo real luego refleja estos cambios a medida que ocurren, para que todos vean exactamente dónde está el proyecto y puedan abordar los problemas antes de que se conviertan en problemas. El tablero en tiempo real es una poderosa herramienta de gestión de proyectos que va más allá de la planificación de la hoja de ruta, ya que permite a los gerentes de proyectos realizar un seguimiento de su presupuesto, progreso, trabajo y tiempo.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube, lo que significa que los datos se recopilan en tiempo real y los equipos pueden acceder a las herramientas incluso si trabajan de forma remota. Nuestro software ofrece una plataforma colaborativa y la capacidad de comunicarse a nivel de tarea para garantizar que la hoja de ruta del proyecto siempre refleje la información más reciente. Vea cómo puede ayudarlo a crear una hoja de ruta del proyecto y administrar su ejecución con esta prueba gratuita de 30 días.