9 hojas de cálculo de Excel esenciales para el seguimiento de tareas, costos y tiempo

Su trabajo no va de acuerdo al plan. Nadie tiene suficiente tiempo o dinero para hacer sus tareas. Lo mejor que puede esperar es terminarlos rápidamente, ahorrando tanto tiempo y costos como sea posible.

Si se encuentra en este lugar, entonces puede buscar algunas plantillas de seguimiento de tareas, costos y tiempo para Excel. Hemos recopilado las 9 mejores hojas de cálculo de Excel de ProjectManager para el seguimiento que puede descargar y usar de forma gratuita.

1. Plantilla de panel

Un tablero es la forma en que realiza un seguimiento de su trabajo, incluido el tiempo dedicado a las tareas, lo que está gastando y si está progresando según lo planeado. La plantilla de tablero gratuita de ProjectManager para Excel le brinda una descripción general de cómo le está yendo en su trabajo. Esta información es vital para saber si está gastando de más o atrasándose en su horario.

La plantilla de tablero gratuita de ProjectManager tiene varios widgets que monitorean las métricas en su trabajo. Por ejemplo, hay un gráfico de tareas codificado por colores que muestra si sus tareas están completas, en progreso, no iniciadas o vencidas. También hay un gráfico de carga de trabajo para administrar equipos y asegurarse de que su carga de trabajo esté equilibrada.

Hay otro gráfico de tareas que mide la duración de las tareas, lo cual es útil para ver qué se está haciendo a tiempo y qué está tardando demasiado. Finalmente, hay un gráfico de barras de costos para ayudarlo a mantenerse dentro del presupuesto.

Esta plantilla de tablero de Excel puede administrar su trabajo, pero es un documento estático que debe actualizarse manualmente. El software de seguimiento de proyectos automatiza ese proceso. ProjectManager va un paso más allá al acumular datos en tiempo real, analizar los números y mostrarlos. Comience con ProjectManager gratis hoy.

No todos los programas de gestión de proyectos ofrecen los mismos paneles de proyectos. El panel de proyectos de ProjectManager viene equipado con las funciones adecuadas de gestión de proyectos para ayudarlo a realizar un seguimiento del tiempo, las tareas, los costos y más.

2. Plantilla de seguimiento de tareas

El rastreador de tareas gratuito de ProjectManager para la plantilla de Excel puede organizar su trabajo y realizar un seguimiento de él. Es similar a una lista de tareas pendientes, donde solo necesita agregar el trabajo y administrarlo. Tener una lista de tareas es el primer paso para controlar tu trabajo.

Esta hoja de cálculo de seguimiento de tareas captura todos los detalles de su trabajo. Agregue el nombre de la tarea e incluya tareas dependientes. Puedes asignártelo a ti mismo o a alguien de tu equipo.

A continuación, establezca la prioridad y cuándo espera terminar. Finalmente, hay una columna para marcar su estado, que es esencial para realizar un seguimiento de su trabajo. Tiene todo lo que necesita para realizar un seguimiento de sus tareas a un nivel básico con una hoja de cálculo de Excel.

3. Hoja de cálculo de presupuesto para seguimiento de costos

La gestión de costes en tu trabajo es tan importante como el cumplimiento de los plazos. La plantilla de presupuesto gratuita de ProjectManager para Excel lo ayuda a cumplir con su presupuesto mediante el seguimiento de todos sus detalles financieros en una hoja de cálculo.

Las tareas cuestan dinero. El presupuesto define los costos de los recursos que empleará para completar esas tareas. Primero, la plantilla de la hoja de cálculo tiene una lista numerada que corresponde a su estructura de desglose del trabajo (EDT). Luego, están los costos de mano de obra: horas planificadas versus horas reales, más el costo por hora. Los materiales se desglosan por unidades y costo por unidad.

También hay espacio para otras partidas en su presupuesto, que incluyen viajes, equipos, costos fijos y varios. Por último, hay columnas para recopilar el costo real y presupuestado de cada elemento de línea, luego un saldo que muestra si el elemento de línea está por encima o por debajo del presupuesto.

Relacionado: Cómo realizar un seguimiento de los gastos del proyecto

4. Plantilla de línea de tiempo

La plantilla de línea de tiempo gratuita de ProjectManager en Excel es perfecta para programar su proyecto de principio a fin en Excel. Es una manera de ver todas sus tareas y mantenerse al día. ¡Incluso puedes agregar hitos!

Para comenzar con esta plantilla de línea de tiempo gratuita, primero debe enumerar todas sus tareas y darles un nombre. Cada tarea debe tener una fecha de inicio y una fecha de finalización, además del tiempo que cree que llevará completarla.

Agrega todos esos datos al lado izquierdo de la plantilla, que es una hoja de cálculo de seguimiento normal. Luego, a la derecha, verás la línea de tiempo. Todas sus tareas ahora se presentan como barras horizontales en una línea de tiempo para que pueda ver cuánto tiempo llevará completar cada tarea.

Si desea llevar su planificación aún más lejos, actualice a un software en línea que le permita crear cronogramas en minutos. ProjectManager tiene cronogramas de proyectos en línea que se actualizan instantáneamente a medida que el equipo colabora en las tareas. Realice un seguimiento de los costos, la carga de trabajo, el progreso planificado frente al real y más. Comience gratis.

5. Hoja de cálculo del plan de acción

Administrar el trabajo significa delinear los pasos que debe completar para lograr sus objetivos. Utilice la hoja de cálculo del plan de acción gratuito de ProjectManager para Excel para realizar un seguimiento de las tareas y detallar la estrategia que utilizará para completar su trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.

Hemos dividido esta plantilla de plan de acción en tres secciones. Los primeros son los pasos de acción, que anotan la prioridad, enumeran las tareas, las fases y las asignaciones. También hay espacio para anotar el estado de sus tareas y realizar un seguimiento de su progreso.

La sección dos es una línea de tiempo, con fechas de inicio y de vencimiento, incluidas las horas planificadas. Finalmente, la sección tres se enfoca en los recursos; por ejemplo, qué departamento es responsable de qué tarea, qué materiales se necesitan y el costo de los recursos.

6. Plantilla de informe de estado

Saber dónde se encuentra en cualquier punto particular del ciclo de vida del proyecto es la forma en que administra el tiempo y los costos. Nuestra plantilla de informe de estado gratuita es una excelente herramienta para realizar un seguimiento de su progreso y mantenerse al día.

Esta plantilla gratuita de informe de estado se compone de cinco secciones: información del proyecto, resumen del estado del proyecto, salud del proyecto, descripción general de la gestión de riesgos y una conclusión que incluye recomendaciones para el futuro.

Un informe de estado es la piedra angular del seguimiento de su trabajo. Se utiliza tanto en la gestión de proyectos como en la gestión del trabajo porque les da a los gerentes una imagen de su progreso planificado frente al real. También es una herramienta poderosa cuando se presenta a las partes interesadas.

7. Hoja de cálculo de seguimiento de riesgos

No importa qué tan bien planificado esté su trabajo, hay incógnitas que pueden afectar su progreso. Use la hoja de cálculo de registro de riesgos gratuita de ProjectManager para ayudarlo a planificar los riesgos en su trabajo.

Este registro de riesgos gratuito para Excel tiene columnas para identificar el riesgo para que sea más fácil de rastrear. Hay una columna para describir el riesgo y explicar cómo afectará el trabajo que está haciendo si pasa de un riesgo a un problema real.

Para cada riesgo que identifique en la plantilla, puede agregar una respuesta al riesgo, que es la respuesta que tomará si el riesgo se actualiza. También puede anotar el nivel de riesgo. Luego, si está trabajando en equipo, puede asignar el riesgo para que ese miembro del equipo sea responsable de identificarlo y corregirlo.

8. Hoja de cálculo de seguimiento de cambios

Descargue la hoja de cálculo de seguimiento de cambios gratuita de ProjectManager para Microsoft Excel para gestionar los cambios cuando afecten a la gestión de su trabajo. Le ayudará a controlar el cambio para que no gaste demasiadas horas extra ni añada costes.

Una hoja de cálculo de Excel de registro de cambios es una de las plantillas de Microsoft Excel más importantes que ofrecemos. Es un documento que captura el cambio cuando ocurre. Puede numerar los cambios para un mejor seguimiento y anotar cuándo apareció el cambio por primera vez y quién lo descubrió o lo solicitó.

Luego puede priorizar el cambio, y usted o un miembro del equipo pueden tener la propiedad de verlo hasta su finalización. La hoja de cálculo de Excel realiza un seguimiento del cambio desde el descubrimiento hasta la recuperación y se asegura de que no se pierda ningún orden de cambio en las grietas.

9. Hoja de cálculo de seguimiento del tiempo

No hay mejor plantilla para realizar un seguimiento del tiempo que dedica a sus tareas que con la hoja de cálculo de seguimiento del tiempo libre de ProjectManager. Esta hoja de tiempo es ideal para usted o para los miembros del equipo, para registrar la cantidad de tiempo dedicado al trabajo.

La hoja de tiempo tiene espacio para su nombre o el nombre del empleado, en qué departamento está trabajando, quién es su supervisor y la tarifa de pago por hora que recibe. La plantilla recopila sus horas, como la hora de inicio y la hora de finalización de su jornada laboral. Incluso hay un lugar para agregar horas extras y almuerzo.

Luego, el total de la semana se suma y se multiplica por la tasa de pago para mostrar el monto total que se le debe al empleado. Finalmente, hay una línea para que el empleado la firme y el supervisor la revise y también la firme, si es correcta.

Use ProjectManager para realizar un seguimiento del tiempo, los costos y las tareas mejor que Excel

Las plantillas y las hojas de cálculo de Excel para el seguimiento son excelentes, pero como se indicó anteriormente, solo pueden hacer mucho. ProjectManager es un software de gestión del trabajo basado en la nube creado para equipos híbridos que conecta a todos, sin importar dónde trabajen, a qué hora, departamento o nivel de habilidad. Y lo hace en tiempo real, por lo que todos colaboran y trabajan en los datos más recientes.

Completar hojas de tiempo automáticamente

Tome las hojas de tiempo, por ejemplo. En lugar de que su empleado complete la hoja de tiempo, las hojas de tiempo de ProjectManager autocompletan sus tareas y actualizan el tiempo que han dedicado. Esto agiliza la nómina, pero también ofrece una ventana para rastrear el tiempo que dedican a sus tareas. De esa manera, sabrá si están cumpliendo con su cuota o no. Además, una vez enviadas, las hojas de horas están bloqueadas y seguras.

Trabaje de la manera que más le convenga

Las múltiples vistas de proyectos permiten que todos los miembros del equipo trabajen como quieran. Los gerentes pueden planificar con anticipación en diagramas de Gantt que muestran todas sus tareas en una línea de tiempo. La barra de duración que conecta las fechas de inicio y finalización de cada tarea mostrará automáticamente el progreso en función de la parte sombreada. Los equipos pueden usar listas de tareas, tableros kanban o calendarios si lo prefieren, todos los cuales están actualizados y muestran el progreso. No existe una herramienta más flexible disponible para la gestión del trabajo híbrido y el seguimiento del trabajo.

Genere informes con un solo clic en segundos

El seguimiento del tiempo, los costos y más es fácil con los informes de un solo clic de ProjectManager. Obtenga informes de estado, informes sobre tareas, hojas de tiempo, gastos y más. Estos informes toman datos complicados y los convierten en informes detallados y fáciles de leer para monitorear el progreso y más. Los informes también se pueden filtrar para ver solo los datos que desea y luego compartir para mantener actualizados a los interesados.

ProjectManager es un software de gestión del trabajo galardonado para equipos híbridos. Nuestra herramienta en tiempo real rastrea el tiempo, los costos y más para asegurarse de que siempre cumpla con el cronograma y nunca gaste más de su presupuesto. Únase a las más de 35 000 personas que utilizan nuestro software para realizar un seguimiento de las tareas, el costo y el tiempo. Comience con ProjectManager gratis hoy.