La triple restricción en la gestión de proyectos: tiempo, alcance y costo

La triple restricción de la gestión de proyectos ha recibido muchos nombres: el Triángulo de gestión de proyectos, el Triángulo de hierro y el Triángulo de proyectos, lo que debería darle una idea de la importancia de la Triple restricción al gestionar un proyecto. Si está administrando un proyecto, entonces está trabajando con la Triple Restricción.

Por lo tanto, se puede argumentar fácilmente que la Triple Restricción podría ser el concepto más importante en la historia de la gestión de proyectos. Cuando se usa en combinación con un software de gestión de proyectos efectivo, puede brindarle la capacidad de llevar sus proyectos al éxito.

¿Qué es la triple restricción en la gestión de proyectos?

Entonces, ¿qué es la Triple Restricción? Eso es fácil, es un modelo de las limitaciones inherentes a la gestión de un proyecto. Esas restricciones son triples:

1. Costo: Las restricciones financieras de un proyecto, también conocido como el presupuesto del proyecto
2. Alcance: Las tareas requeridas para cumplir con los objetivos del proyecto.
3. Tiempo: el cronograma para que el proyecto llegue a su finalización.

Básicamente, la Triple Restricción establece que el éxito del proyecto se ve afectado por sus costos, tiempo y alcance. Como director de proyecto, puede mantener el control de la triple restricción equilibrando estas tres restricciones mediante compensaciones. Explicaremos cómo funcionan estas compensaciones en la siguiente sección.

Si bien es cierto que la Triple Restricción es una parte importante de cualquier proyecto exitoso, no determina el éxito. Los proyectos están hechos de muchas partes, más de las tres que componen la Triple Restricción. Es por eso que algunos expertos en gestión de proyectos han agregado tres restricciones más al modelo, para reflejar mejor las áreas más críticas de un proyecto. Aquí están:

• Calidad: Existen estándares de calidad para cada proyecto, ya sea que su entrega final sea un producto tangible o intangible. Los gerentes de proyecto necesitan un plan de gestión de calidad para controlar la calidad.
• Riesgo: El riesgo es inherente a cualquier proyecto. Es por eso que los gerentes de proyecto deben crear un plan de gestión de riesgos para explicar cómo se manejarán los riesgos del proyecto.
• Beneficio: Existen diferentes tipos de beneficio que se obtienen de un proyecto. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que las partes interesadas del proyecto obtengan el mejor beneficio financiero posible.

¿Cómo funciona la triple restricción?

Como se indicó anteriormente, los gerentes de proyecto pueden aumentar o reducir el costo, el tiempo y el alcance de un proyecto con compensaciones para mantenerlo dentro del cronograma y el presupuesto. Veamos cómo funcionan estas ventajas y desventajas del triángulo del proyecto con algunos ejemplos.

• Tiempo y alcance: puede reducir el alcance de su proyecto para reducir también la duración de su proyecto si se está retrasando. En el caso contrario, puede aumentar la duración de la línea de tiempo de su proyecto en caso de que las partes interesadas del proyecto presenten actividades adicionales para el proyecto.
• Costo y alcance: al reducir el alcance del proyecto, deberá ejecutar menos tareas, lo que significa menores costos. En el caso contrario, un mayor alcance del proyecto significa mayores costos.
• Costo y Tiempo: En algunos proyectos, el tiempo y el costo pueden estar directamente relacionados. Por ejemplo, los costos de alquiler de equipos o mano de obra son directamente proporcionales al tiempo que los necesita.

Todos estos escenarios están aplicando la Triple Restricción para administrar el proyecto, pero hay muchas más compensaciones posibles que pueden ocurrir en un proyecto, que también involucran calidad, riesgo y beneficio.

Mediante el uso de un panel de administración de proyectos, un gerente puede controlar el proyecto a medida que avanza. Las métricas como el cronograma, el costo y el alcance del proyecto son fáciles de rastrear. Con esta información, un gerente de proyecto puede identificar problemas y ajustar la Triple Restricción para evitar que esos problemas se conviertan en problemas. ProjectManager presenta un tablero en tiempo real que presenta todos los datos críticos del proyecto que afectan la restricción triple.

Cómo gestionar la triple restricción

La Triple Restricción parece simple, pero eso es solo en la superficie. Cada uno de los tres puntos de este triángulo se puede descomprimir para revelar un significado más profundo.

Costo

El compromiso financiero del proyecto depende de varias variables. Están los recursos involucrados, desde materiales hasta personas, que incluyen costos.

También están los costos fijos y variables inherentes a cualquier proyecto, como equipo o mano de obra, que deben ser calculados. Esto puede entrar en juego seriamente con el uso de trabajadores subcontratados o la subcontratación.

Esto es lo que hacen los gerentes de proyecto para controlar los costos:

• Estimar los costos de todas las tareas en el alcance del proyecto
• Crear un presupuesto de proyecto basado en los costos estimados del proyecto
• Utilice el presupuesto del proyecto como línea base de costos, que se emplea para controlar los costos durante la ejecución del proyecto.
• Controle todos los costos del proyecto para mantener los gastos por debajo del presupuesto del proyecto
• Ajustar el presupuesto del proyecto cuando sea necesario

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Alcance

Como se mencionó, el alcance del proyecto se refiere a todo el trabajo del proyecto requerido para completar el proyecto. La gestión de ese trabajo es fundamental para el éxito del proyecto. Al administrar el alcance, es fundamental que priorice sus tareas, lo que le permite planificar y asignar recursos de manera efectiva.

Para administrar el alcance, los gerentes de proyecto:

• Utilice un plan de gestión del alcance para definir claramente qué actividades del proyecto se realizarán
• Comparta el plan de gestión del alcance con todas las partes interesadas, para que todos estén en sintonía
• Utilice las órdenes de cambio para evitar el avance del alcance y realizar un seguimiento de todos los cambios realizados en el alcance del proyecto.
• Gestionar las expectativas de las partes interesadas para mantener el alcance del proyecto
• Utilice herramientas y técnicas de gestión de tareas para realizar un seguimiento de todas las actividades del proyecto en el alcance

Todas estas acciones de gestión del alcance que toman los directores de proyecto son esenciales porque la cantidad de tiempo que requerirá cada tarea es crítica para el costo y la calidad del producto final. Esto puede tener un gran impacto en el cronograma y el costo, especialmente si el proyecto es a gran escala.

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ProjectManager tiene funciones de administración de tareas que facilitan la asignación, clasificación y priorización de tareas. De esta manera, puede delegar todas las tareas críticas del proyecto a las personas adecuadas, lo que evita el temido aumento del alcance. Además, al ofrecer comentarios de tareas y uso compartido de archivos, habilitamos la colaboración en el nivel de tareas.

Tiempo

Básicamente, el cronograma del proyecto es el cronograma estimado asignado para completar el proyecto o producir el entregable final. Por lo general, esto se resuelve estimando primero el tiempo que llevará cada tarea del proyecto.

Se utiliza una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) para identificar todas las actividades del proyecto. Luego, los gerentes de proyecto pueden usar diferentes técnicas de programación, como el método de la ruta crítica o los diagramas PERT, para determinar la duración total del proyecto.

Esto es lo que hacen los gerentes de proyecto para controlar el cronograma del proyecto:

• Use un diagrama de Gantt para visualizar el cronograma del proyecto, defina secuencias de tareas y controle la duración de cada tarea
• Crear políticas, procedimientos y documentación para planificar, ejecutar y monitorear el cronograma del proyecto
• Asigne recursos de manera efectiva utilizando un cronograma de recursos para evitar cuellos de botella
• Compare la línea de base del cronograma con el progreso real para determinar si los proyectos van por buen camino

Ahora que hemos aprendido lo que hacen la mayoría de los gerentes de proyectos para controlar la restricción triple, aprendamos sobre las herramientas de administración de proyectos que puede usar para ayudarlo con este proceso.

Controlando la Restricción Triple con ProjectManager

Como se mencionó en la parte superior de la publicación, la triple restricción cuando se usa junto con un software de gestión de proyectos es la mejor manera de controlar su proyecto y llevarlo a un final exitoso. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con datos en tiempo real que brinda a los gerentes de proyectos el poder de administrar cada brazo de la triple restricción: costos, tiempo y alcance.

Costos

ProjectManager lo ayuda a realizar un seguimiento de los costos de su proyecto para asegurarse de que no está gastando de más. Puede crear presupuestos, agregar gastos de proyectos e ingresar tarifas por hora para todos sus recursos. El tablero en tiempo real rastrea el costo y otras cinco métricas en su proyecto e informa sobre ellas al instante en tablas y gráficos fáciles de leer. Esta es una manera fácil de controlar sus costos y asegurarse de que está alineado con su presupuesto. Ahora puede detectar problemas de presupuesto antes de que se conviertan en un problema.

Tiempo

Su horario puede escaparse de usted, pero no con ProjectManager. Cuando se actualizan las tareas, se reflejan instantáneamente en todo el software. Eso significa que sus informes y tablero son precisos y actuales. Incluso puede ver el progreso de tareas individuales en el gráfico de Gantt en línea, donde la barra de duración indica cuánto progreso se ha hecho en la tarea.

Las hojas de tiempo se sincronizan con las tareas del equipo, lo que facilita que los miembros del equipo seleccionen su tarea y simplemente la ingresen. Esto trae su tiempo a la hoja de horas, que luego se puede obtener una vista previa y aprobar con unos pocos clics.

Alcance

El alcance cambiará a lo largo del proyecto y ProjectManager tiene las herramientas para mantenerse flexible con esos cambios. Hay varias vistas de proyectos, por lo que puede cambiar del tablero de Gantt al tablero kanban para obtener visibilidad de su flujo de trabajo. Las tarjetas Kanban, que representan tareas, se establecen por prioridad, que puede cambiar a medida que cambia la relevancia de esas tareas.

Lo mejor de los tableros kanban es que están configurados para entregar tareas a los miembros del equipo solo cuando los recursos y la capacidad están ahí para completarlas. A medida que cambia el alcance del proyecto, el tablero kanban puede ajustarse rápidamente.

Si nota que los equipos están subasignados o sobreasignados, puede equilibrarlos en la página de carga de trabajo. La página de carga de trabajo tiene gráficos codificados por colores que muestran de un vistazo quién está sobrecargado de tareas y quién está disponible. Puede reasignar su trabajo rápida y fácilmente para mantener el proyecto dentro del alcance.

La Triple Restricción te ayudará a administrar tu proyecto. La planificación del cronograma, el alcance y el costo de su proyecto lo ayudará a alcanzar sus metas y objetivos. ProjectManager, un software de gestión de proyectos basado en la nube, le brinda las herramientas para usar este modelo de manera efectiva. Vea cómo nuestros tableros en tiempo real y diagramas de Gantt interactivos pueden ayudarlo con esta prueba gratuita de 30 días.