Comprender el proceso de revisión manual de campañas de ActiveCampaign

Si está enviando su primera campaña, es posible que no se dé cuenta de que ActiveCampaign tiene algunas protecciones de back-end para garantizar el cumplimiento de la legislación de correo electrónico (CAN-SPAM, CASL, GDPR), nuestros Términos de servicio (TOS) y el cumplimiento de las métricas de la industria ( tasas de quejas de spam, tasas de rebote, tasas de apertura). Estos procesos ayudan a proteger a ActiveCampaign y a nuestros clientes y son una parte vital para garantizar la mejor capacidad de entrega posible.

Jess Kaplan, analista senior de cumplimiento de correo electrónico, compartió por qué las revisiones manuales son un componente crítico del cumplimiento de correo electrónico en ActiveCampaign.

¿Qué es un proceso de revisión manual y por qué es importante?

Muchos proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) cuentan con sistemas para revisar el contenido antes de enviarlo. Si bien la mayoría de las campañas se aprueban automáticamente para enviar, algunas campañas de correo electrónico pueden desencadenar un proceso de revisión manual. Durante la revisión manual, uno de los analistas de cumplimiento de ActiveCampaign revisa la campaña para identificar si se debe aprobar para enviar o si es necesario contactar a nuestro cliente para obtener más información.

La mayoría de los clientes ni siquiera saben que se llevó a cabo el proceso de revisión. Sin embargo, hay algunos casos en los que una campaña puede experimentar un retraso en el envío mientras tratamos de trabajar con el cliente para recopilar información adicional. Los clientes saben si su campaña se está revisando manualmente porque habrá una alerta en el ícono de perfil en la parte inferior izquierda cuando inicien sesión en la cuenta de ActiveCampaign o la campaña puede tener un estado de "Análisis".

¿Por qué es necesario revisar las campañas antes de enviarlas?

Estos sistemas se implementan principalmente para evitar que los malhechores abusen de la plataforma y envíen correo malicioso. También tienen capas adicionales que pueden identificar errores que no solo podrían afectar la capacidad de recibir el correo en la bandeja de entrada, sino que también ayudan a prevenir quejas de spam elevadas, cancelaciones de suscripción e incluso eventos de bloqueo.

¿Cuáles son algunos de los errores más comunes que conducen a una revisión manual?

Los errores que comúnmente vemos en la revisión manual tienden a ser el resultado de apresurarse para sacar estas campañas. Las campañas se pueden programar sin verificar dos veces si el contenido se muestra correctamente, si las etiquetas de personalización son correctas o si se cuenta con direcciones postales completas para garantizar el cumplimiento de la legislación antispam. No es inusual que los remitentes utilicen accidentalmente una dirección de correo electrónico personal como la dirección 'De' en lugar de la dirección de correo electrónico comercial que normalmente se usa para las campañas.

Estas revisiones también pueden ayudarnos a identificar a los remitentes que luchan con métricas de envío deficientes. Si se envió una campaña sin realizar mejoras primero, es probable que tenga un impacto negativo en la capacidad de entrega. Cada vez que identificamos un problema que podría causar un impacto negativo en la capacidad de entrega y/o el cumplimiento de la legislación antispam, nos gusta llamar la atención del remitente. Brindamos orientación sobre cómo asegurarse de que estas campañas funcionen de manera óptima.

¿Hay algo que un remitente pueda hacer para ayudar a acelerar el proceso de revisión?

¡Absolutamente! Una de las mejores cosas que puede hacer es completar la encuesta de 3 preguntas que se muestra al importar una lista. Si bien completar la encuesta importada es opcional, si esta información se proporciona por adelantado, podría ayudar a evitar demoras debido a la necesidad de revisar los métodos de participación.

También es una buena idea que el propietario de la bandeja de entrada de 'Correo electrónico de notificación' esté atento a cualquier correo electrónico de ActiveCampaign alrededor del tiempo de envío en caso de que una campaña tenga información adicional pendiente debido a un problema identificado en el proceso de revisión. Las notificaciones de cumplimiento se envían al 'Correo electrónico de notificación' de la cuenta. Las preferencias de 'Correo electrónico de notificación' y 'Administrador' pueden ser diferentes.

¿Por qué un remitente podría necesitar proporcionar información de aceptación para una revisión manual?

El método de adquisición de un remitente se relaciona directamente con la entregabilidad positiva o la entregabilidad negativa.

Es más probable que los métodos de adquisición centrados en la suscripción reciban correo en la bandeja de entrada porque esos contactos han solicitado el correo electrónico de una empresa: lo están esperando. Los métodos de suscripción incluyen formularios de suscripción a boletines o contactos que marcaron una casilla para confirmar su suscripción a la campaña al realizar una compra en un sitio web.

Por el contrario, los métodos de adquisición que no incluyen la suscripción significan que se está enviando correo no solicitado. Si se entrega el correo, es probable que se ignore, se informe como correo no deseado o se filtre automáticamente a la carpeta de correo no deseado. En el peor de los casos, puede desencadenar un evento de lista de bloqueo, lo que hace que la entregabilidad sea casi imposible y crea un riesgo para otros remitentes de ActiveCampaign. Los métodos de adquisición sin suscripción incluyen comprar o compartir datos de contacto, recopilar información de contacto de sitios de redes o directamente desde el sitio web de una empresa.

Podemos solicitar información de suscripción para asegurarnos de que las campañas ayuden a un remitente en lugar de perjudicarlo, o a la plataforma ActiveCampaign.

¿Cuáles son algunas de las razones menos comunes por las que una campaña termina en revisión que en realidad podría tener el mayor impacto en la capacidad de entrega si se envía tal cual?

Debo decir que la primera sería nuestro volumen extremadamente alto de revisiones. Tendemos a ver esto con los remitentes nuevos en ActiveCampaign que pueden estar acostumbrados a enviar más de 100,000 campañas de contactos en su plataforma anterior. Cuando cambian a ActiveCampaign, no se dan cuenta de que es necesario aumentar su volumen con el tiempo ("prepararse") para volver a introducir su correo con la infraestructura de envío de ActiveCampaign.

Sin aumentar el volumen de envío con el tiempo, la campaña tiene un riesgo mucho mayor de rebotes y filtrado a la carpeta de correo no deseado. Cuando veamos esto, nos tomaremos un momento para comunicarnos con el remitente, brindarle materiales educativos sobre cómo esto podría dañar el éxito de su campaña y discutir cómo avanzar de manera segura con su envío. Nuestros remitentes de gran volumen deben leer nuestro artículo del Centro de ayuda sobre Entregabilidad dentro de los primeros 30 días para obtener información sobre el calentamiento y, si es necesario, consultar a los especialistas en entregabilidad de ActiveCampaign para obtener un cronograma de calentamiento más personalizado.

A veces nos encontramos con campañas en revisión manual que son violaciones de los Términos de servicio. Esto sería cuestiones como el contenido que no está permitido. Cuando cualquier cliente se registra, siempre es una buena idea familiarizarse con sus Términos de servicio para asegurarse de que se ajuste bien a su modelo de negocio.

La mayoría de estos pueden resolverse con un ajuste en el contenido de la campaña, pero dependiendo de cuánto tiempo lleve, podría causar un retraso en el envío durante un momento en el que no hay mucho espacio para campañas tardías, como durante las vacaciones. Cumplir con nuestros Términos de servicio no solo limita las posibilidades de que una campaña pase por una revisión manual, sino que también puede aumentar la capacidad de entrega.

¿Qué consejo le daría a nuestros lectores para ayudar a prevenir retrasos debido a la revisión manual?

¡Planifica con anticipación! Use una lista de verificación previa al envío. Unos minutos adicionales para verificar que la campaña está lista para enviarse podría ayudar a evitar un retraso. Considere una lista de verificación como esta:

Lista de verificación de la campaña: contactos de la parte I

• Comprenda sus métodos de suscripción y haga un plan de adquisición de clientes
• Verifique si necesita planificar para aumentar su volumen con el tiempo ('calentamiento')
• Recupere los suscriptores menos comprometidos con un plan de re-compromiso
• Gestión de participación: considere dejar de lado a sus contactos no comprometidos para que pueda llegar mejor a los contactos que desean participar en sus campañas.
• Prueba
• ¿El contenido se muestra correctamente?
  • ¿Están funcionando los enlaces?
  • ¿Funcionan las etiquetas de personalización?
  • ¿Se muestra una dirección postal completa en el pie de página?
  • ¿Se utiliza el enlace adecuado para darse de baja?
  • ¿Todos los contactos optaron por participar o interactuar con el contenido en los últimos 12 meses?
• Comprenda sus métricas de correo electrónico para saber cuándo se necesita mejorar (queja de spam, rebotes, tasas de apertura)