Comprender los criterios de éxito de la gestión de proyectos

Sin saber cuáles son los criterios de éxito de su proyecto, ¿puede realmente decir que su proyecto es exitoso? Todos quieren que su proyecto sea exitoso, pero pocos se toman el tiempo para definir lo que eso significa.

Supongamos que entregó un producto o servicio a tiempo y dentro del presupuesto, ¿es eso un éxito? Podría serlo, pero no si no cumple con las expectativas de las partes interesadas. Los criterios de éxito del proyecto son fundamentales para saber si, de hecho, el proyecto ha cumplido con esas métricas.

Cómo definir el éxito de la gestión de proyectos

El éxito de la gestión de proyectos se define por la eficiencia con la que un director de proyectos logra las metas y objetivos del proyecto. Por supuesto, desea presentar un proyecto antes de la fecha límite y por debajo del presupuesto. Se trata de utilizar los recursos limitados de la mejor manera posible. Pero al mismo tiempo, debe desarrollar buenas relaciones con todas las partes interesadas.

Las partes interesadas tienen expectativas que deben gestionarse. Todos los que están involucrados en el proyecto tienen una idea de cómo se ve el éxito, y es fundamental comprender y gestionar esas expectativas o, de lo contrario, habrá partes interesadas que sientan que el proyecto ha fallado independientemente de cumplir con los objetivos de presupuesto, cronograma y alcance.

Otro aspecto del éxito de la gestión de proyectos es la calidad del producto o servicio entregado. ¿A quién le importa si crea un widget que no funcionará pero lo entregará a tiempo y dentro del presupuesto aprobado? Debe administrar la calidad y nunca perder de vista los beneficios que son las metas y objetivos centrales del proyecto.

Eso no significa que definir el éxito de la gestión de proyectos sea fácil. Hay muchos factores a tener en cuenta y algunos de ellos no pueden evaluarse hasta mucho después de que el proyecto haya cerrado. Por lo tanto, es importante comprender que el éxito del proyecto y el éxito de la gestión de proyectos no son lo mismo.

Cómo evaluar el éxito de la gestión de proyectos

El éxito del proyecto se basa únicamente en la eficiencia con la que se gestiona el proyecto mientras se cumplen sus metas y objetivos. Dicho esto, hay seis métricas por las cuales se mide el éxito de cualquier proyecto:

1. Alcance: Lograr los resultados previstos del proyecto.
2. Cronograma: Cumplimiento de la fecha límite, incluidos todos los hitos.
3. Presupuesto: Entrega del proyecto por el monto acordado.
4. Satisfacción del equipo: Asegurarse de que el equipo se sienta satisfecho con el proyecto.
5. Satisfacción del cliente: obtenga comentarios positivos de clientes, patrocinadores, partes interesadas, etc.
6. Calidad: Alcanzar las expectativas de las partes interesadas.

Lo mejor de definir los criterios de éxito del proyecto es que no solo lo lleva a un proyecto exitoso, sino que también ayuda a proyectos futuros. El uso de criterios de éxito también puede verse como una práctica hacia la mejora continua aprendiendo de la experiencia.

¿Cuáles son los criterios de éxito del proyecto?

Como se señaló anteriormente, los criterios de éxito del proyecto y el éxito de la gestión del proyecto son ligeramente diferentes. Incluso estas diferencias pueden variar de una organización a otra, de un proyecto a otro e incluso de un equipo a otro. Pero básicamente, estamos tratando con dos tipos de éxito.

El primer tipo está relacionado con la gestión de proyectos. Se trata tanto de administrar el proyecto de manera eficiente como de alinearlo con los objetivos comerciales de la organización. Esto se puede hacer a través de reuniones periódicas, auditorías de proyectos, cumpliendo con el cronograma y los plazos, así como alcanzando la calidad esperada del producto o servicio.

El segundo tipo está relacionado con los entregables. Al medir este tipo de éxito, manténgase enfocado en lo que el proyecto prometió lograr. Desea alcanzar los objetivos descritos en el caso comercial del proyecto, como llevar el producto o servicio a los usuarios y satisfacer la satisfacción del cliente, etc.

¿Cuáles son los tres criterios de éxito para los proyectos?

Los tres criterios de éxito de un proyecto son el costo, el alcance y el tiempo (la triple restricción). Si bien los detalles pueden ser diferentes según la industria, la empresa o el objetivo del proyecto, el éxito vivirá o morirá en función de estos tres factores.

Si puede entregar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y lograr el alcance definido en los documentos del proyecto, eso es un éxito. Pero como hemos aprendido, a menudo hay más implicación y es mejor ser más específico.

Por ejemplo, no se trata simplemente de llevar el proyecto dentro o por debajo del presupuesto, sino también de crear valor para la inversión y obtener beneficios para las partes interesadas. Es mejor definir lo que significa el costo, el alcance y el tiempo más allá de la idea general para tener una mejor idea de lo que es un proyecto exitoso.

Tres cosas a tener en cuenta al realizar un seguimiento del éxito

Hemos estado discutiendo el éxito de la gestión de proyectos en abstracto. Si bien es importante definir los criterios de éxito del proyecto, no habla de lo que se debe hacer para ayudar a lograr el éxito. Hablemos de algunas de las reglas para mantener el proyecto en el camino del éxito:

1. Hitos

Definir hitos, que son fechas importantes en el proyecto, hace que el proyecto sea más manejable. La forma más obvia de establecer hitos es marcando el final de cualquier fase y el comienzo de la siguiente. Al realizar una prueba de evaluación después de cada fase, puede ver si está cumpliendo con el progreso planificado o no. Esto no solo ayuda con el seguimiento, sino que aumenta la moral del equipo cuando completan una fase importante del proyecto. Un equipo feliz es un equipo más productivo, lo cual es un indicador clave del éxito de la gestión de proyectos.

2. Comunicación

La comunicación engrasa las ruedas en todos los aspectos de la gestión de proyectos. Es fundamental contar con un plan de comunicación al inicio del proyecto. Cuanto más efectiva sea la comunicación entre los miembros del proyecto y las partes interesadas, es menos probable que haya problemas que causen retrasos. Mantener abiertas las líneas de comunicación es clave, pero también lo es usar informes para comunicar datos vitales del proyecto. Utilice informes de estado para verificar la restricción triple en tiempo real y realizar un seguimiento del progreso real frente al progreso planificado.

3. Utilice una herramienta de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos dinámico proporciona herramientas para establecer hitos y fomentar la colaboración donde los miembros del equipo pueden mantenerse en contacto. El uso de un software de gestión de proyectos robusto agrega eficiencia al proyecto, que es la definición misma del éxito de la gestión de proyectos.

Cómo ProjectManager ofrece el éxito del proyecto

ProjectManager es un software basado en la nube que brinda datos en tiempo real para mantenerlo al día tomando mejores decisiones. El seguimiento de su proyecto es tan importante como la definición de los criterios de éxito del proyecto. El uso de software de gestión de proyectos le brinda las herramientas para saber si está cumpliendo con la línea de base para el proyecto.

Hay varias formas de ver el rendimiento de su proyecto. Obtenga una vista de alto nivel con el tablero en vivo, que calcula automáticamente los datos de los informes de estado de su equipo y actualiza cuadros y gráficos fáciles de leer a tiempo, costos y más.

Profundice en los datos con informes de un solo clic sobre la variación del proyecto, la carga de trabajo y más. Los informes se pueden filtrar para mostrar solo lo que desea ver y luego se pueden compartir para actualizar a las partes interesadas.

Mantener a su equipo feliz y productivo es parte del éxito de la gestión de proyectos. Nuestras funciones de administración de recursos incluyen un gráfico de carga de trabajo codificado por colores que muestra cuántas tareas se asignan a cada miembro del equipo. Si algunos están sobreasignados, simplemente reasigna los recursos directamente desde la misma página.

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a planificar, monitorear e informar sobre su proyecto para ayudarlo a completarlo con éxito. Mantenga a las partes interesadas informadas mientras brinda a su equipo las herramientas que necesitan para trabajar mejor juntos. Únase a las decenas de miles de equipos y organizaciones como la NASA, el Servicio Postal de EE. UU. y el Bank of America que están entregando proyectos exitosos con nuestra herramienta y tome esta prueba gratuita de 30 días.